Danh sách việc cần làm (To do list) có thể là một phần cơ bản của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và thói quen làm việc thành công nếu được sử dụng đúng cách.
Có rất nhiều lợi ích đến từ việc tạo danh sách việc cần làm nhưng đây là 8 lợi ích hàng đầu mà bạn có thể tham khảo.
Định rõ phương hướng
Có hai con đường để bạn trải qua ngày làm việc của mình - hoặc tùy cơ ứng biến, việc gì đến sẽ xử lý hoặc lập danh sách các việc cần làm và thực hiện theo đó. Rõ ràng, có một danh sách việc cần làm giống như có thiết bị định vị GPS sẽ giúp bạn xác định rõ đường đi và đi đến đích một cách dễ dàng hơn.
Đưa ra các thứ tự ưu tiên
Danh sách việc cần làm là một công cụ quan trọng khi phải sắp xếp thứ tự ưu tiên. Nó giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và tránh sự phân tâm vào các nhiệm vụ ít quan trọng hơn vì chúng dễ hoàn thành hơn. Khi biết mình có việc quan trọng cần làm, bạn có nhiều khả năng sẽ tiếp tục và hoàn thành để nó không còn làm bạn cảm thấy lo lắng và căng thẳng.
Dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ
Nếu có một điều gì đó không được thực hiện trong danh sách việc cần làm của bạn ngày hôm nay, bạn có thể dễ dàng chuyển nó vào danh sách việc cần làm cho ngày mai. Bằng cách này, tất cả các nhiệm vụ sẽ không bị lãng quên. Ngoài ra, lên danh sách các việc cần làm cũng giúp bạn tạo được sự linh hoạt trong lịch trình hàng ngày.
Kết hợp các nhiệm vụ tương tự
Tạo danh sách việc cần làm là cách tuyệt vời để phối hợp các nhiệm vụ cùng nhau. Ví dụ, nếu bạn phải đến gặp mặt một khách hàng quan trọng và cũng cần ghé vào ngân hàng trên cùng một tuyến đường, thì những nhiệm vụ này có thể được thực hiện trong cùng một ngày. Bằng cách hợp nhất các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm, bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng khác.
Cảm giác hài lòng
Có thể nói, không có gì mang đến cảm giác thỏa mãn bằng việc nhìn thấy các việc trong “to do list” được thực hiện sau một ngày làm việc vất vả. Đối với một số người đây có thể là một lợi ích tâm lý nhỏ nhưng với nhiều người khác nó có tác động rất lớn, khiến họ tự tin hơn về khả năng hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày.
Hoàn thành nhiều việc hơn
Điều này xuất phát từ cảm giác hài lòng phía trên. Khoa học đã chứng minh rằng bất cứ khi nào bạn hoàn thành một nhiệm vụ nào đó trong danh sách việc cần làm, cơ thể của bạn sẽ tiết ra nhiều endorphin - là một chất trong não bộ có tác dụng tạo ra những cảm xúc tích cực, giúp cải thiện tâm trạng. Khi có cảm giác hưng phấn, bạn có nhiều khả năng sẽ tiếp tục làm các nhiệm vụ khác tiếp theo. Đó là lý do tại sao “to do list” giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn.
Ủy thác công việc
Nếu bạn thấy danh sách việc cần làm quá dài trong khi nhiệm vụ nào cũng khá quan trọng và cấp thiết, bạn có thể tìm những người khác để giúp bạn hoàn thành công việc hoặc ít nhất là báo cho cấp trên của bạn về tình hình đang diễn ra để có cách xử lý kịp thời.
Làm giảm căng thẳng
Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng việc chuyển các cảm xúc và lo lắng từ não bộ sang giấy giúp tâm trí của chúng ta loại bỏ những ý nghĩ đó và tập trung vào những thứ khác. Bằng cách có một danh sách việc cần làm trước mặt, bạn có thể giảm bớt sự lo lắng và căng thẳng khi cố gắng “tung hứng” tất cả những điều bạn cần nhớ cùng một lúc.
Một số mẹo khi tạo danh sách các việc cần làm
Cụ thể và đơn giản
Nhiều nhiệm vụ cần làm có thể bị bỏ qua nếu bạn chỉ viết ra một cách chung chung. Do đó, bạn nên chia các mục tiêu lớn lao thành các việc nhỏ nhất, cụ thể nhất để dễ dàng bắt tay vào thực hiện.
Thực tế
Đã bao nhiêu lần bạn cố gắng làm một điều gì đó và sau đó lập tức đưa ra quá nhiều nhiệm vụ rồi không hoàn thành bất cứ điều gì? Đây là điều nên tránh khi bắt đầu với thói quen lập danh sách việc cần làm hàng ngày. Với sự hào hứng ban đầu, chúng ta thường cố gắng đưa ra các nhiệm vụ phi thực tế vào danh sách. Hãy chống lại sự cám dỗ đó và bắt đầu từ từ. Khi đã quen dần và đạt được những thành công nhất định, bạn có thể tạo ra danh sách với nhiều nhiệm vụ hơn.
Dễ dàng tiếp cận mọi lúc mọi nơi
Bạn có thể tạo danh sách việc cần làm trong một cuốn sổ tay nhỏ hoặc trong điện thoại nhưng điều quan trọng là cần giữ chúng ở bên bạn suốt cả ngày. Nếu bạn không thể thêm, chỉnh sửa hoặc đánh dấu một nhiệm vụ đã thực hiện khi cần thì danh sách đó sẽ không giúp ích gì được cho bạn.
Huỳnh Trâm
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Nên nói về điểm mạnh của bản thân thế nào khi phỏng vấn?
- Nâng cao kỹ năng chăm sóc khách hàng qua điện thoại
- Độ phân tán dữ liệu dispersion là gì và ý nghĩa kinh tế?
- Sử dụng cử chỉ tay trong giao tiếp sao cho hiệu quả?
- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh BPR là gì?
- Thiết kế cơ sở tiếng Anh là gì và các thuật ngữ cần biết?
- AIFTA là gì, các lĩnh vực hợp tác và kết quả đạt được?
- 4 thử thách khi phân tích dữ liệu Marketing và cách xử lý
- 7 ngôn ngữ hình thể không thể thiếu khi chăm sóc khách hàng
- 7 điều người quản lý thời gian thông minh không bao giờ làm
- 8 kỹ năng đàm phán thương lượng cần thiết trong kinh doanh
- Ngành chăm sóc sức khỏe đòi hỏi các kỹ năng mềm nào?
- Các câu hỏi phỏng vấn về thái độ bạn dễ gặp nhất
- Reconcile trong kế toán là gì và có tầm quan trọng ra sao?
- 7 cách tối ưu hóa hiệu quả cho người lần đầu làm việc từ xa
- 8 bí quyết tự tạo động lực khi làm việc tại nhà
- 6 câu hỏi phỏng vấn xin việc bạn có thể gặp trong mùa Covid
- 7 mẹo làm việc tại nhà online dành cho nhân viên kinh doanh
- Nâng cao trách nhiệm của bản thân khi làm việc tại nhà
- 9 thói quen của người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
- Tạo không khí hài hước vui nhộn cho bài thuyết trình đúng cách
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng bằng các từ khóa đắt giá
- Lí do kiên trì nhẫn nại quan trọng với nhân viên kinh doanh
- Tip phỏng vấn: 8 “không” để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng
- “Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?” và cách trả lời chuẩn
- 5 kiểu khách hàng khó tính và lời khuyên khi ứng xử
- Tìm hiểu về cách trả lời câu hỏi “Sở thích của bạn là gì?”
- Nghỉ phép tiếng Anh là gì? Cách xin nghỉ phép chuẩn
- Sales Representative là gì? Tìm hiểu cụ thể về công việc Sales Representative
- Nghề nghiệp là gì? Vai trò của định hướng nghề nghiệp
- Cống hiến là gì? 4 dấu hiệu của nhân viên có tinh thần cống hiến
- Tự học là gì? Các phương pháp tự học hiệu quả
- Trình bày kỹ năng nghề nghiệp khi tìm việc thế nào cho thú vị?
- LinkedIn là gì? Mẹo tạo hồ sơ ghi điểm nhà tuyển dụng
- Ngoại thương là gì? Học Ngoại thương ra trường làm gì?
- Trách nhiệm là gì? Làm gì để trở thành người có trách nhiệm?
- 8 mục tiêu phát triển nghề nghiệp trong năm 2021
- Công văn tiếng Anh là gì? Các yêu cầu trong soạn thảo công văn tiếng Anh
- Credential là gì? Cách thể hiện chuyên nghiệp trong CV
- Để làm tốt công việc hành chính nhân sự, bạn cần kỹ năng nào?
- Support là gì? Tìm hiểu về công việc support và các vấn đề liên quan
- Gợi ý hay để trả lời câu hỏi “Điểm mạnh của bạn là gì?”
- All rights reserved là gì? Hiểu đúng để bảo vệ bản quyền sáng tạo của bạn
- CBM là gì? Ví dụ dễ hiểu về cách tính CBM
- Kinh nghiệm tìm việc: 7 sai lầm không nên mắc phải
- Trình độ chuyên môn là gì? Cách trình bày trên CV hiệu quả
- Bộc trực là gì? 6 biểu hiện của người có tính bộc trực
- Nhất quán là gì? Vì sao nhất quán là yếu tố giúp bạn thành công?
- Làm ca xoay là gì? Điều cơ bản bạn cần biết về ca xoay và ca gãy
- Kỹ năng tư duy logic: tầm quan trọng và 4 cách để rèn luyện
- HTKK là gì? Hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm HTKK
- Người lãnh đạo là gì? 10 yếu tố hình thành nên người lãnh đạo tuyệt vời
- Sở trường là gì? Cách trả lời ghi điểm khi được hỏi về sở trường
- Lạc quan là gì? 5 cách để trở nên lạc quan hơn trong công việc
- Sắp xếp công việc hiệu quả: đặc điểm và cách thể hiện khi tìm việc
- Tư duy phản biện là gì và dấu hiệu của người có tư duy phản biện?
- Tỉ mỉ, cẩn thận: tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả
- Best regards là gì? Cách sử dụng Best regards và các lời chào kết thúc email khác
- “Mẹo” nêu ưu nhược điểm của bản thân thuyết phục nhà tuyển dụng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản – những điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
- Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
- Cách phát triển bản thân hiệu quả để có một năm mới thành công
- Dự đoán công danh sự nghiệp của 12 chòm sao trong năm 2020
- Cách để làm việc thông minh hơn trong năm 2020
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 6 kỹ năng viết email công việc ai cũng cần biết
- 7 yếu tố cần xem xét khi lựa chọn vị trí thực tập
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 5 lỗi phổ biến khi tạo danh sách các việc cần làm
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- Trễ giờ: lí do bạn không nên mắc phải và cách xử lý
- 7 cách du lịch giúp cải thiện sự nghiệp của bạn
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 lỗi phỏng vấn khiến bạn đánh rơi công việc mơ ước
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 bước trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- 8 điều tối kị trong giai đoạn thử việc
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- 6 ngôn ngữ cơ thể nên có trong mọi buổi phỏng vấn
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp
- 7 Cách Để Thoát Khỏi “Khủng Hoảng” Tuổi Trung Niên
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- 6 thay đổi nhỏ giúp bạn thêm yêu công việc của mình
- 4 bước cơ bản phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Tái tạo năng lượng sau một ngày làm việc căng thẳng
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- 5 cách cho thấy bạn đã sẵn sàng cho vị trí quản lý
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- Những sai lầm phổ biến khi đi thực tập
- 15 từ khóa bạn cần khi ứng tuyển cho các vị trí cấp cao
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- 5 sai lầm có thể phá hỏng sự nghiệp của bạn
- Để thành công, cần rèn luyện những thói quen nào?
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- 6 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định hiệu quả hơn
- 12 Nguyên tắc Đạo đức dành cho Chuyên viên Kinh doanh
- Làm sao để hạnh phúc trong công việc?
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- 5 cách để trở thành người “không thể thay thế” tại công ty
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- 9 điều gây cản trở cho sự nghiệp của người phụ nữ
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- 7 kỹ năng lãnh đạo tạo dấu ấn khác biệt
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)
- Giá trị bản thân là gì? Cách hiệu quả giúp bạn xác định giá trị bản thân