Trợ lý Giám đốc làm gì, ngày làm việc của họ diễn ra thế nào?

Trợ lý Giám đốc làm gì? Ngày làm việc của họ có thú vị hay chỉ toàn đầu bù tóc rối? Ai có thể phù hợp với vai trò này?

Trong xã hội hiện đại, vị trí Trợ lý Giám đốc đã không còn là khái niệm xa lạ với bất cứ ai. Họ chính là nhân vật vẫn được ví von như “cánh tay đắc lực” của sếp. Về việc là cánh tay phải hay cánh tay trái đương nhiên còn phải xem sếp thuận tay nào. Rất nhiều người ngưỡng mộ họ vì tác phong chuyên nghiệp và phong thái hét ra lửa, dưới một người trên trăm người. Sự thật có đúng như vậy không?

“Đằng sau mỗi Giám đốc thành công là một trợ lý đặc biệt. Trợ lý Giám đốc làm gì? Đóng vai trò là người gác cổng và người giải quyết vấn đề, trách nhiệm của họ vượt xa công việc hành chính cơ bản.”

Hãy cùng theo chân chị Ngọc Minh, một Trợ lý Giám đốc dày dặn kinh nghiệm để xem ngày làm việc điển hình ở vị trí này sẽ như thế nào nhé!

Trợ lý Giám đốc làm gì?

Bước vào phòng làm việc lúc 7h45, điều mà chị Minh quan tâm đầu tiên không phải là bật máy tính, nhâm nhi cà phê lướt tin tức mà là chuẩn bị phòng làm việc và trà nước thật tươm tất.

Đọc đến đây xin đừng trợn mắt bĩu môi vì cảm thấy sai sai đấy nhé. Nhiều bạn trẻ sẽ nghĩ rằng “Thời buổi nào rồi còn phải rót nước pha trà cho sếp” nhưng thực tế việc này không phải là cái gì đó vụn vặt như bạn vẫn tưởng mà nó thuộc về khái niệm “tôn trọng” dành cho cấp trên và cũng là yếu tố thể hiện cấp bậc, địa vị của người lãnh đạo. Thử hỏi nếu bạn không lo lắng việc đó, chẳng lẽ sếp lại phải tự mình dọn phòng, pha trà?

Tuy nhiên, đừng vội hiểu lầm rằng trợ lý phải tự tay cầm chổi quét phòng hay pha trà cho sếp. Họ có quyền đưa ra chỉ thị để cấp dưới thực hiện công việc đó và nhiệm vụ chính của họ là “nghiệm thu” thành quả, đảm bảo phòng làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và thức uống yêu thích của sếp đã sẵn sàng trước khi sếp xuất hiện ở phòng làm việc mà thôi.

Sau khi đã đảm bảo không gian gọn gàng, giờ mới là lúc khởi động. Trước khi tập trung vào công việc, chị Ngọc Minh dành 10 phút vào buổi sáng để rà soát lại checklist nhằm đảm bảo một ngày làm việc tích cực và hiệu quả cho cả mình lẫn sếp.

Như chị chia sẻ, khi làm cánh tay cho giám đốc hoặc các thành viên cấp cao khác trong công ty, bạn có trách nhiệm chuẩn bị mọi thứ cần thiết để họ có thể làm việc hiệu quả nhất. Đó là lí do chị không thể bỏ qua việc kiểm tra hoạt động trong ngày của sếp và sắp xếp nó thành một lịch trình làm việc khoa học nhất dựa trên mức độ ưu tiên cũng như sự thuận tiện về thời gian và địa lý. Bình thường, chị luôn hoàn thành công việc này trước ít nhất một ngày để khi bắt đầu ngày mới, mọi thứ đều đã sẵn sàng để vào guồng quay ngay lập tức. Sáng sớm nay, sếp nhắn tin báo có sự thay đổi nên chị phải sắp xếp lại lịch trình một chút.  

9 giờ, chị Ngọc Minh cùng sếp tham dự cuộc họp với nhóm bán hàng. Vừa theo dõi thông tin để làm báo cáo, chị vừa canh thời gian để nhắc sếp đến kịp cuộc gặp gỡ với khách hàng quan trọng sau đó… Đối diện với câu hỏi Trợ lý giám đốc làm gì, có ai đó nói rằng trợ lý là những người gác cổng thời gian của giám đốc, quả là không sai tí nào.

Trong khi sếp tiếp khách bên ngoài thì chị được về văn phòng để chuẩn bị bài thuyết trình mà sếp cần vào cuối tuần. Nhưng làm gì có chuyện “chạy một mạch đến đích”. Rất khó để trợ lý có thể tập trung hoàn toàn vào công việc mà không bị làm phiền. Mới mở PowerPoint thì điện thoại đã reo. Đầu dây bên kia là một giọng hối hả “Chị ơi, tài liệu X để ở đâu? Vừa gác máy thì có người chạy xộc đến “Sếp có ở văn phòng vào chiều nay không em?”… Đó là chưa kể khi sếp cần gấp tài liệu gì đó cần chị gửi ngay.

Bạn tưởng rằng như vậy đã là bận rộn ư? Chưa đâu, khi sếp đi công tác xa mới gọi là đầu bù tóc rối. Chị Minh kể: Không chỉ phải chuẩn bị xe đưa rước, đặt vé máy bay và khách sạn, chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ liên quan, chuẩn bị bài phát biểu và những báo cáo cần thiết mà mình còn phải xử lý các sự cố từ xa mà sếp gặp phải. Chẳng hạn có lần sếp báo về thẻ không thanh toán được ở nước ngoài, mình ở đây phải chạy đôn chạy đáo liên hệ từ kế toán đến ngân hàng để sếp kịp trả tiền cho buổi ăn trưa.

Nhìn vào danh sách công việc này chắc bạn đã hiểu, để trở thành một trợ lý giỏi, bạn nhất định phải là người cực kỳ đa năng, có kiến thức trong nhiều lĩnh vực khác nhau, nhiệt huyết và sẵn sàng dành phần lớn quỹ thời gian của mình cho công việc. Có như vậy bạn mới có thể đảm bảo giám đốc vẫn còn “sống sót” giữa núi việc vào cuối ngày và giúp mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. Đó là định nghĩa sự thành công và hài lòng trong công việc của chị Ngọc Minh và chị chắc rằng các trợ lý khác cũng sẽ hoàn toàn đồng ý.

Trả lời câu hỏi một ngày làm việc điển hình của trợ lý diễn ra thế nào, chị Minh chốt lại: “Không bao giờ thực sự có một ngày điển hình vì các trợ lý thường được giao các nhiệm vụ và công việc khác nhau, những gì chúng mình làm sẽ thay đổi theo từng ngày. Nơi làm việc của chúng mình cũng có thể là trên máy bay hoặc ghế sau ô tô. Mọi thứ thay đổi thường xuyên nhưng có một điều mình chắc chắc là: Đừng mong đợi một ngày làm việc thông thường từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều”.

Ở địa vị của giám đốc, họ không cần thiết phải tự mình ra mặt và giải quyết tất cả mọi việc, đặc biệt là những công việc không quá quan trọng. Lúc đó, trợ lý sẽ là người thay thế đưa ra các thông báo, quyết sách và điều phối nhân sự giải quyết các công việc tồn đọng. Lời của trợ lý cũng chính là chỉ thị của giám đốc. Vì lẽ đó, bạn luôn cảm thấy họ là những người vô cùng quyền lực và được mọi người nể trọng. Nói rằng trợ lý là người dưới một người, trên trăm người cũng chẳng sai.

Trợ lý giám đốc đích thực là một vị trí vô cùng quyền lực với mức lương đáng ngưỡng mộ. Tuy nhiên, khi hiểu Trợ lý Giám đốc làm gì bạn có thể thấy rằng không phải ai cũng có thể trở thành một trợ lý giỏi và trụ vững ở vị trí đó trong thời gian dài. Có câu: “Làm bạn với vua như chơi với hổ” nên để trở thành một trợ lý xuất sắc, ngoài năng lực bạn còn phải có một tinh thần thép. Muốn ngồi ở vị trí không ai ngồi được, bạn phải chịu được những áp lực mà không ai chịu được. Bạn hiểu mà, thế giới vẫn luôn vận hành theo quy luật bù trừ như vậy đấy.

Trang Đoàn