To-do list là gì? Lợi ích của to-do list trong công việc

Bạn đã từng nghe đến khái niệm “to-do list” nhưng chưa thực sự hiểu rõ to-do list là gì? Đó là một công cụ hữu ích giúp bạn tổ chức công việc, quản lý thời gian và đạt được hiệu suất cao hơn.

Ngay bây giờ, chúng ta sẽ cùng khám phá sâu hơn về to-do list, làm thế nào để sử dụng nó một cách thông minh và trở thành một người luôn nói không với 2 chữ “trễ deadline” nhé!

To-do list là gì?

“To-do list hay danh sách công việc cần làm là phương pháp đơn giản và hiệu quả để quản lý công việc, sắp xếp thời gian và đạt được mục tiêu đề ra.”

To-do list là một danh sách ghi chép các nhiệm vụ, công việc hoặc mục tiêu cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Với to-do list, bạn có thể ghi lại tất cả công việc cần làm, từ những việc nhỏ như trả lời email cho đến những dự án lớn hơn như hoàn thành báo cáo.

Bạn cũng có thể sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, đặt mục tiêu cụ thể cho từng nhiệm vụ và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc. To-do list giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng, tránh bỏ sót hay trì hoãn. Nó cũng giúp bạn giảm stress và tăng hiệu suất làm việc.

Ví dụ, khi bạn muốn sắp xếp một buổi họp, bạn có thể ghi “sắp xếp buổi họp” là một mục tiêu trên to-do list của mình, sau đó thêm các công việc con như liên hệ với các thành viên, đặt lịch và chuẩn bị tài liệu. Khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ, bạn có thể đánh dấu đã hoàn thành hoặc xóa khỏi danh sách.

Lợi ích của to-do list

Với mức độ phổ biến ở hầu hết các nơi làm việc và trong mọi ngành nghề, bạn có thắc mắc lợi ích của to-do list là gì? Dưới đây là câu trả lời dành cho bạn.

Xác định và tổ chức công việc hiệu quả

Khi sử dụng to-do list, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy toàn bộ công việc cần làm và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Điều này giúp bạn tránh bị lạc hướng và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Ví dụ, bạn có một ngày bận rộn với hàng loạt công việc như gặp gỡ khách hàng, hoàn thành báo cáo và chuẩn bị cho một cuộc họp quan trọng. Nếu không có to-do list, bạn có thể dễ dàng quên mất một công việc nào đó hoặc lãng phí thời gian cho những việc không quan trọng.

Tuy nhiên, khi tạo ra một to-do list, bạn có thể ghi lại tất cả những công việc cần làm và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Bạn có thể đặt những nhiệm vụ cấp bách như gọi điện cho khách hàng trước, sau đó làm báo cáo và cuối cùng chuẩn bị cho cuộc họp. Bằng cách này, bạn có thể làm việc hiệu quả và đảm bảo không bỏ sót công việc nào.

Tăng hiệu suất công việc

To-do list là gì? Nó không chỉ giúp bạn tổ chức công việc một cách rõ ràng mà còn là một công cụ hiệu quả để tăng hiệu suất làm việc nếu được sử dụng đúng cách.

Khi bạn có một to-do list chi tiết, bạn có thể tập trung vào công việc hiện tại mà không bị phân tâm bởi những việc khác. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ và đánh dấu nó trong danh sách, bạn sẽ có cảm giác thành công, nhẹ nhõm và tiếp tục chuyển sang công việc tiếp theo. Điều này giúp bạn duy trì sự tập trung và tiết kiệm thời gian hoàn thành công việc.

Ngoài ra, to-do list còn giúp bạn theo dõi tiến độ công việc và đạt được mục tiêu đề ra. Bạn có thể thấy được những công việc nào đã hoàn thành và những công việc nào còn tồn đọng. Việc này không chỉ mang lại động lực mà còn giúp bạn điều chỉnh kế hoạch làm việc nếu cần thiết.

Mang lại tính cam kết cao hơn trong công việc

Khi viết ra những nhiệm vụ cần hoàn thành và nhìn thấy chúng mọi lúc, bạn sẽ tự đặt cam kết với chính mình về việc hoàn thành chúng.

Hãy tưởng tượng bạn viết vào to-do list mục tiêu “hoàn thành bài viết trong vòng 2 giờ”. Khi bạn nhìn thấy mục tiêu đó, bạn sẽ cảm thấy sự cam kết và quyết tâm để hoàn thành công việc trong thời gian quy định. Điều này giúp bạn tránh lơ là, trì hoãn và tập trung hoàn toàn vào mục tiêu.

Thực tế cho thấy, khi cam kết với to-do list, bạn sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn và tự hào khi hoàn thành công việc. Từ việc nhỏ như hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày đến các việc lớn như đạt được mục tiêu dài hạn, to-do list giúp bạn tạo ra sự cam kết cao hơn trong việc thực hiện. Bằng cách tổ chức công việc và đặt cam kết với chính mình, bạn tạo ra một tinh thần nỗ lực và định hướng để tiến tới thành công.

Cách tạo to-do list hiệu quả

To-do list nghe qua có vẻ hàn lâm nhưng thực tế thì việc tạo ra nó hoàn toàn không có gì phức tạp. Bạn có thể viết ra trên giấy ghi chú hoặc sử dụng ứng dụng trên điện thoại hay máy tính để viết ra danh sách công việc mà bạn cần phải hoàn thành.

Để xây dựng một to-do list khoa học, bạn có thể tiến hành theo 2 bước như sau:

• Bước 1: Ghi lại tất cả công việc cần làm. Hãy chia thành các danh mục như: cá nhân, học tập, công việc văn phòng và nhiều hơn nữa (nếu cần). Sau đó, liệt kê các công việc chi tiết hơn và sắp xếp các công việc phù hợp với từng danh mục.
• Bước 2: Xác định thứ tự ưu tiên cho từng công việc và sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới. Bạn có thể phân loại theo các cấp độ như: rất quan trọng, thời gian có hạn hoặc đơn giản là sử dụng các ký hiệu bằng số hoặc bảng chữ cái để nhận biết thứ tự ưu tiên của từng công việc.

Ngoài các ứng dụng to-do list có sẵn trên điện thoại hoặc các ứng dụng văn phòng như Word, Excel, bạn cũng có thể tìm hiểu và sử dụng các ứng dụng to-do list do các nhà phát triển sáng tạo để quản lý công việc một cách chi tiết hơn.

Một số ứng dụng to-do list hiện có trên thị trường cung cấp các tính năng bổ sung như đồng bộ lịch trình với điện thoại, nhắc nhở bạn về thời gian và chia sẻ ghi chú với đồng nghiệp hoặc bạn bè khi cùng tham gia vào một dự án chung. Đặc biệt, một trong những tiện ích tuyệt vời của to-do list là bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và cập nhật các công việc một cách nhanh chóng, tiện lợi.

Các ứng dụng to do list hiệu quả

TickTick là một ứng dụng to-do list đang phát triển nhanh chóng, cung cấp nhiều tính năng trên mọi nền tảng. Có một phím tắt trên các phiên bản dành cho máy tính để bàn cũng như các thông báo và tiện ích được ghim trên thiết bị di động, giúp bạn nhanh chóng thêm tác vụ trước khi quay lại công việc đang làm. Nhiệm vụ có thể được tổ chức bằng cách sử dụng danh sách, thẻ và ngày đến hạn, đồng thời cũng có khả năng thêm nhiệm vụ con vào bất kỳ nhiệm vụ nào. 

Google Task. Nếu bạn là kiểu người luôn mở Gmail trên máy tính, thì khó có ứng dụng nào tiện dụng hơn Google Task. Google Task có ngày đến hạn, danh sách, mô tả, nhiệm vụ phụ và khả năng “Gắn dấu sao” cho nhiệm vụ. Bạn có thể kéo một email vào Google Tasks để biến nó thành một nhiệm vụ. Bạn cũng có thể xem các nhiệm vụ của mình trên Lịch Google nếu muốn.

Any.do là ứng dụng đi động giúp bạn nhanh chóng thêm các tác vụ, sắp xếp chúng thành danh sách và thêm ngày đến hạn. Nhưng nó chỉ thực sự tỏa sáng với tính năng “Lập kế hoạch cho ngày của tôi” hàng ngày, tính năng này buộc bạn phải lên lịch khi nào bạn sẽ hoàn thành các nhiệm vụ để bạn nhớ làm mọi việc.

To-do list là gì? Đó là một công cụ hữu ích trong việc quản lý công việc, sắp xếp thời gian và đạt được mục tiêu. Thông qua việc sử dụng to-do list, bạn có thể tổ chức công việc một cách hiệu quả, giảm stress và tăng hiệu suất làm việc. Hãy bắt đầu tạo ra to-do list ngay hôm nay và trở thành một người có thể kiểm soát mọi công việc của chính mình.

Trang Đoàn