AOP là gì? 7 bước xây dựng AOP hiệu quả trong kinh doanh

AOP là yếu tố then chốt, tác động lớn đến hoạt động bền vững và hiệu quả một doanh nghiệp. Để hiểu rõ AOP là gì và cách xây dựng AOP hiệu quả, hãy cùng CareerLink tìm hiểu qua nội dung sau đây nhé.

AOP là gì?

“AOP hay Annual Operating Plan là kế hoạch hoạt động hàng năm, gồm chi tiết về các mục tiêu và định hướng lối đi cho doanh nghiệp trong suốt một năm.”

Nhờ AOP, doanh nghiệp luôn trong thế chủ động và sẵn sàng đối mặt với các tình huống có thể xảy ra, hạn chế rủi ro và đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra theo đúng kế hoạch đề ra ban đầu.

AOP bao gồm những yếu tố nào?

Một bản AOP chuẩn bao gồm các thông tin về mục tiêu, nhiệm vụ, chiến lược… cho từng phòng ban trong doanh nghiệp. AOP không chỉ xác định đường lối hoạt động của đội nhóm mà còn có khả năng dự đoán, phân tích ngân sách, chi phí của doanh nghiệp. Dựa vào AOP các nhà quan lý có thể theo dõi tiến độ của các phòng ban dễ dàng hơn, đảm bảo doanh nghiệp vận hành một cách nghiêm túc, đúng quy trình và đạt được hiệu quả tối ưu.

Vai trò của AOP

Trong kinh doanh

• Hỗ trợ doanh nghiệp xác định đầy đủ và đúng đắn các mục tiêu, tạo cơ sở để các bộ phận làm việc hướng đến mục tiêu chung, tối ưu lợi ích cho doanh nghiệp.
• Giúp các cấp lãnh đạo, quản lý dễ dàng đánh giá, giám sát hoạt động của các phòng ban và có phương hướng xử lý nếu có vấn đề xảy ra.
• Đảm bảo tiến độ thực hiện các mục tiêu đúng với thời gian đề ra.
• Tạo tiền đề để phân tích và dự đoán, đưa ra kế hoạch cho các hoạt động vào những năm tiếp theo.

Đối với Marketer và business ower

AOP giúp các Marketer và business ower hoàn thiện kỹ năng lập kế hoạch, đề ra chiến lược góp phần tạo nên bức tranh tổng thể về một năm hoạt động của doanh nghiệp. Họ cũng sẽ ước tính, định hình về khả năng tài chính của doanh nghiệp để đưa ra các chiến lược thu chi phù hợp, đảm bảo đạt được lợi nhuận tối đa.

Hậu quả khi không sử dụng AOP

Được xem là yếu tố quan trọng trong việc định hướng hoạt động cho toàn bộ doanh nghiệp trong vòng 1 năm nên nếu bỏ qua việc này sẽ gây tác động tiêu cực cho hoạt động kinh doanh. Vậy hậu quả của việc không thực hiện AOP là gì?

• Không có mục tiêu rõ ràng, đầy đủ sẽ khiến cho các hoạt động của các phòng ban mất đi sự đồng nhất và liền mạch.
• Việc thực hiện các kế hoạch sẽ trở nên lan man, dễ chệch hướng nếu không có mục tiêu.
• Nhiệm vụ trong từng giai đoạn, từng phòng ban không được phân chia hợp lý dẫn đến xung đột hoặc trùng lặp, gây lãng phí thời gian và công sức.
• Việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả của các hoạt động gặp khó khăn.
• Không có phương án xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra dẫn đến kết quả không mong muốn.

7 bước xây dựng AOP hiệu quả trong kinh doanh

Xác định rõ tình hình doanh nghiệp

Đây là bước đầu tiên để vạch ra chiến lược hoàn chỉnh. Xác định rõ tình hình doanh nghiệp, biết mình đang ở đâu và mong muốn điều gì là rất quan trọng vì các nhà lãnh đạo cần nghiên cứu chính xác thông tin về đối thủ cạnh tranh, thị trường qua nhiều hoạt động khác nhau. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi họp giữa lãnh đạo và nhân viên để cùng đánh giá, vạch ra hướng đi phù hợp.

Nhìn lại những năm trước

Phân tích kết quả từ năm trước sẽ giúp doanh nghiệp tránh đi vào vết xe đỗ. Có thể sử dụng các báo cáo tài chính, ngân sách để giúp vạch ra hướng đi cơ bản khi xây dựng AOP cho năm mới.

Bên cạnh đó, việc đánh giá lại các hoạt động trước đây còn giúp doanh nghiệp biết đươc những giai đoạn cao điểm cần tập trung ngân sách, nguồn lực và các hoạt động để có thể lên kế hoạch cho AOP toàn diện nhất.

Đặt ra các mục tiêu thực tế

Khi xây dựng AOP hay bất cứ kế hoạch nào khác, việc đưa ra các mục tiêu thực tế là điều rất quan trọng. Để xây dựng mục tiêu hiệu quả, doanh nghiệp cần:

• Đặt tối đa 5 mục tiêu để các bộ phận có thể tập trung dễ dàng hơn.
• Đánh giá quá trình hoạt động hiện tại của các phòng ban.
• Xác định và loại bỏ những điều không mang lại hiệu quả.
• Xác định điều gì cần thay đổi, cải tiến để tối ưu hóa năng suất.
• Đánh giá cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp và đề xuất thay đổi nếu cần.
• Xác định những mục tiêu cụ thể để giúp hoạt động doanh nghiệp mang lại hiệu quả cao hơn.

Tìm hiểu và đặt KPI

Từ các mục tiêu đã được xác định ở bước trên, doanh nghiệp sẽ đưa ra các chỉ số đo lường hiệu quả để từ đó xây dựng KPI cho từng phòng ban và nhân viên.

KPI sẽ giúp các bộ phận và nhân viên tập trung vào những yếu tố quan trọng, từ đó kết quả đạt được sẽ cao hơn.

Tạo ngân sách hàng tháng

Để duy trì khả năng tài chính và dễ quản lý hoạt động thu chi trong một năm, doanh nghiệp cần chia nhỏ ngân sách theo từng tháng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể lập ngân sách cho từng tình huống như tăng giá vốn, thời điểm không có lợi nhuận hay mua thêm tài sản dài hạn để đảm bảo ngân sách không bị bội chi.

Chuẩn bị cho các rủi ro có thể gặp phải

Việc dự đoán chính xác các trở ngại, rủi ro có thể xảy ra sẽ giúp doanh nghiệp có những giải pháp dự phòng kịp thời nhằm hạn chế tổn thất, góp phần duy trì tiến độ và hiệu quả thực hiện AOP.

Kiểm tra, theo dõi thường xuyên

Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện AOP sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thiện của các mục tiêu AOP. Doanh nghiệp cũng sẽ nhanh chóng phát hiện ra các tác nhân gây trở ngại và cải thiện kịp thời.

Với chia sẻ AOP là gì cùng với các bước xây dựng AOP hiệu quả, hi vọng bạn có thể áp dụng vào thực tế và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đừng quên truy cập vào CareerLink.vn để theo dõi những bài viết thú vị khác cùng các thông tin việc làm hấp dẫn nhé.

Thu Trang