procurement-manager-la-gi

Procurement Manager là gì? Công việc cụ thể của vị trí này ra sao? Vì sao nhiều người mơ ước trúng tuyển vào vị trí này đến vậy? Đọc ngay nội dung bài viết dưới đây và bạn sẽ tìm ra được đáp án.

 

Procurement Manager là gì?

 

Để hiểu được Procurement Manager là gì, chúng ta cần biết nghĩa của từng thành tố trong cụm từ. Theo đó, “Procurement” trong tiếng Anh mang nghĩa là “thu mua”, còn “Manager” được hiểu là “người quản lý”. Như thế, thuật ngữ “Procurement Manager” chỉ đến một chức danh nghề nghiệp ở vị trí lãnh đạo trong công ty, cụ thể là Quản lý mua hàng.

 

Đây là vị trí việc làm phổ biến ở nhiều công ty sản xuất hàng hóa hoặc nhà hàng, khách sạn. Vị trí Quản lý mua hàng là người giám sát và theo dõi nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào cho quy trình sản xuất - một khâu then chốt để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Bởi vậy vị trí này rất quan trọng, họ không chỉ đứng ra thương lượng giá cả với bên đối tác, quản lý chi tiêu nguyên vật liệu mà còn quản lý mua sắm trang thiết bị dùng cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

 

Phân biệt Procurement với các thuật ngữ dễ gây nhầm lẫn

 

Qua tìm hiểu Procurement Manager là gì, bạn sẽ thấy rằng thuật ngữ này na ná với một vài thuật ngữ khác trong lĩnh vực kinh tế. Cụ thể, có 2 thuật ngữ mà nhiều người thường nhầm lẫn nhất với Procurement là Sourcing và Purchasing.

 

Sự khác nhau giữa Sourcing với Procurement Manager là gì?

 

Sourcing trong tiếng Anh được hiểu theo nghĩa chuẩn là tìm kiếm nguồn hàng. Người làm công việc Sourcing có trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá và lên danh sách các đối tác tiềm năng cho công ty. Đây chỉ là một khâu nhỏ trong quá trình mua hàng và hỗ trợ cho việc mua hàng thuận lợi hơn.

Trong khi Procurementlại là thu mua hàng hóa. Nghĩa là Procurement Manager dựa trên danh sách do người tìm kiếm nguồn hàng cung cấp (cũng có khi họ kiêm luôn vai trò Sourcing) để xem xét và lựa chọn đối tác cung ứng phù hợp nhất với công ty. Bên cạnh việc lựa chọn đối tác cung ứng, người Quản lý mua hàng còn kiêm nhiệm nhiều công việc khác có liên quan đến các khâu và bộ phận mua hàng.

 

Sự khác nhau giữa Purchasing với Procurement Manager là gì?

 

So với Sourcing, thuật ngữ Purchasing dễ nhầm lẫn với Procurement hơn cả. Bởi vì Purchasing trong tiếng Anh cũng có nghĩa là mua hàng. Vậy điểm khác nhau giữa Purchasing với Procurement Manager là gì?

 

Xét về bản chất, Purchasing tuy cũng được hiểu là mua hàng nhưng mang nghĩa hẹp hơn so với Procurement. Nói một cách đơn giản, Purchasing dùng để chỉ người thực hiện công việc mua về một loại hàng hóa và dịch vụ nào đó cho doanh nghiệp. Như vậy Purchasing chỉ là một khâu nhỏ nằm trong chuỗi quy trình mua hàng lớn gọi là Procurement. Người Quản lý mua hàng (Procurement Manager) có vai trò và nhiệm vụ lớn hơn nhiều so với nhân viên Purchasing.

 

Công việc cụ thể của một Procurement Manager là gì?

 

Muốn hiểu rõ hơn về vị trí việc làm này, bạn đọc cần nắm bắt công việc cụ thể của một Procurement Manager là gì. Trên thực tế, với cương vị là một Quản lý mua hàng, Procurement Manager sẽ đảm trách nhiều nhiệm vụ trọng yếu dưới đây:

 

- Xây dựng chiến lược và kế hoạch mua hàng cho công ty;

- Đảm bảo tính ổn định và duy trì hoạt động mua hàng cho công ty;

- Tìm kiếm các nguồn hàng mới sao cho công ty được lợi nhất;

- Tiến hành thu thập thông tin, xem xét và đo lường số liệu đánh giá về hiệu quả của các nhà cung ứng trên thị trường. Từ đó tạo ra cơ sở dữ liệu đáng tin cậy để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp với công tuy;

- Trực tiếp thương lượng với đối tác cung ứng về giá cả, điều kiện, số lượng… của nguyên vật liệu;

- Đàm phám các điều khoản trong hợp đồng mua hàng với đối tác cung ứng và đại diện công ty ký hợp đồng;

- Lên kế hoạch và tổ chức các buổi đấu thầu để chọn lựa được nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu lẫn điều kiện tài chính của công ty;

 - Trực tiếp giám sát, kiểm tra nguồn hàng cung ứng của đối tác về các mặt: số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng căn cứ theo thỏa thuận đã ký kết trên hợp đồng.

- Khiếu nại hoặc yêu cầu đối tác cung ứng bồi thường nếu có sai sót so với điều khoản hợp đồng.

- Kiểm kê và quản lý hàng tồn kho để đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp không bị gián đoạn hay ứ đọng nguyên vật liệu.

 

Sau khi tìm hiểu công việc cụ thể của một Procurement Manager là gì, bạn sẽ thấy rằng đây là một vị trí có nhiều trọng trách trong công ty. Công việc chính của vị trí này nhìn chung là lên kế hoạch tìm kiếm nguồn hàng, thực hiện kiểm soát và quản lý các khâu mua hàng sao cho tối ưu và hiệu quả nhất đối với công ty.

 

Kỹ năng cần có ở một Procurement Manager là gì?

 

Để đảm nhận nhiều công việc phức tạp kể trên đòi hỏi người Quản lý mua hàng cần hội tụ nhiều kỹ năng cần thiết. Vậy các kỹ năng cần có ở một Procurement Manager là gì? Đó là:

 

Kỹ năng thương lượng

 

Đây là kỹ năng cần thiết nhất, cũng là kỹ năng quan trọng nhất để đánh giá một Procurement Manager có làm việc hiệu quả hay không. Procurement Manager có kỹ năng thương lượng tốt sẽ đem về cho công ty các hợp đồng mua hàng có lợi, vừa được hưởng chi phí thấp vừa có chất lượng cao.

 

Kỹ năng quản lý tài chính

 

Một người Procurement Manager giỏi cần có kỹ năng quản lý tài chính tốt. Nhờ đó, họ sẽ quản lý hiệu quả ngân sách công ty và thực hiện mua hàng thành công với số ngân sách hiện có. Từ đó họ giúp đảm bảo được quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty đi vào quỹ đạo ổn định, thậm chí gia tăng lợi nhuận.

 

Kỹ năng quản lý rủi ro

 

Kỹ năng quản lý rủi ro giúp người Quản lý mua hàng có tầm nhìn xa trông rộng. Nhờ có kỹ năng này, Quản lý mua hàng có thể xem xét về giá cả của nhà cung ứng trong sự đối chiếu với điều kiện của công ty để cân nhắc rủi ro, qua đó đưa ra lựa chọn đối tác phù hợp. Ngoài ra, họ còn có khả năng đoán định các rủi ro có thể xảy đến trong quá trình giao dịch mua hàng để kịp thời ngăn chặn hoặc chuyển sang phương án dự phòng.

 

Kỹ năng lãnh đạo

 

Với vai trò một người quản lý, Procurement Manager không chỉ kiểm soát các khâu của quy trình mua hàng mà còn thâu tóm toàn bộ nhân sự trong bộ phận mua hàng. Muốn cho công việc được trôi chảy và hiệu quả, Procurement Manager cần phải có kỹ năng lãnh đạo tốt. Kỹ năng này giúp người Quản lý mua hàng tạo ra được sự kết nối, đoàn kết và tương tác hiệu quả giữa các nhân viên. Thông qua đó, quá trình mua hàng sẽ trở nên thuận lợi, suôn sẻ và đẩy mạnh hiệu suất công việc.

 

Những thách thức của Procurement Manager là gì?

 

Thu mua ngày càng trở thành một chức năng quan trọng trong chiến lược của doanh nghiệp nhằm cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả. Procurement Manager chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng, giảm thiểu rủi ro, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, có nhiều thách thức phải đối mặt hàng ngày.

 

Quản lý chi tiêu và hạn chế chi phí

 

Đối với các Procurement Manager, họ cần phải có một đội ngũ mạnh mẽ và năng lực trong suốt quá trình thu mua và tìm nguồn cung ứng đầu cuối để đảm bảo chi phí được kiểm soát. Nếu không có đội ngũ chuyên trách tìm nguồn cung ứng chất lượng, các yêu cầu thường không được nắm bắt hoặc xem xét chính xác và lãng phí tiền vào các sản phẩm và dịch vụ có đặc điểm kỹ thuật cao không cần thiết.

 

Nếu không có một đội ngũ quản lý quy trình và việc tuân thủ hợp đồng của nhà cung cấp, thìvượt quá chỉ tiêu sẽ trở thành một vấn đề. Cuối cùng, nếu không có con người, quy trình hoặc công nghệ để đo lường và theo dõi chi tiêu hiện tại, thì sẽ có tình trạng chi tiêu quá mức, nghĩa là vào thời điểm bất kỳ ai nhận thấy chi tiêu vượt quá ngân sách, thì đã quá muộn.

 

Dữ liệu không chính xác

 

Dữ liệu không chính xác là một trong những thách thức lớn mà các Procurement Manager phải đối mặt. Với quy trình mua sắm trở nên tự động, có một số nền tảng và chương trình độc lập để quản lý quy trình này. Do các chương trình này không được liên kết nên việc nhập dữ liệu chủ yếu được thực hiện thủ công dẫn đến lỗi. Với dữ liệu không chính xác và không đáng tin cậy, các doanh nghiệp không thể đưa ra quyết định mua sắm đúng đắn hoặc tạo đơn đặt hàng vì điều này có thể dẫn đến lượng hàng tồn kho dư thừa, thiếu hàng tồn kho, quy trình phê duyệt có thể bị đình trệ và các thách thức thu mua bổ sung khác có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

 

Tuân thủ hợp đồng  

 

Một thách thức khác trong thu mua là sự tuân thủ hợp đồng của các nhà cung cấp. Với rất nhiều nhà cung cấp khác nhau, rất khó để kiểm tra xem liệu các nhà cung cấp có hoàn thành nghĩa vụ của họ hay không. Các báo cáo cho biết 29% doanh nghiệp nói rằng việc tuân thủ phải được cải thiện.

 

Cần quản lý rủi ro tốt hơn

 

Một thách thức lớn khác trong quá trình thu mua là rủi ro cung ứng. Một số rủi ro lớn theo sau chuỗi cung ứng bao gồm quản lý hợp đồng nhà cung cấp duy nhất, rủi ro thị trường (tính sẵn có của sản phẩm, biến động giá), gian lận tiềm ẩn (trộm cắp hoặc gian lận hóa đơn), chi phí, chất lượng, rủi ro giao hàn...

 

Các Procurement Manager phải xác định các nhà cung cấp tốt nhất để đảm bảo cung cấp hàng hóa và dịch vụ ổn định và chất lượng. Họ cũng phải liên tục giám sát các nhà cung cấp để đảm bảo rằng tất cả các nhu cầu và tiêu chuẩn giao hàng được đáp ứng. Giảm thiểu rủi ro là một mối quan tâm chính trong chức năng mua sắm thường bị bỏ qua và tất cả những rủi ro này có tác động đáng kể đến lợi nhuận.

 

Qua những chia sẻ về Procurement Manager là gì cùng các khía cạnh liên quan ở trên, có lẽ bạn đọc đã hiểu rõ hơn về vị trí việc làm này. Nếu bạn đang là một nhân viên thuộc bộ phận mua hàng, Procurement Manager là một “chiếc ghế” hấp dẫn mà bạn nên đặt mục tiêu hướng tới.

 

Pha Lê

  •  
     

Tư vấn nghề nghiệp - Cẩm nang khác