Outsource là gì? Lợi ích khi lựa chọn dịch vụ outsource?

By CareerLinkĐăng ngày:

Outsource là gì? Outsource là một hình thức được rất nhiều doanh nghiệp ưu ái lựa chọn ở thời điểm hiện tại để đem lại hiệu quả sản xuất, kinh doanh cao hơn. Vậy, bạn đã hiểu được bao nhiêu về outsource? Ngay sau đây hãy cùng tìm hiểu về những vấn đề outsource là gì? Tại sao doanh nghiệp sử dụng dịch vụ outsource và ưu – nhược điểm của hình thức outsource là như thế nào nhé.

Outsource là gì

Outsource là gì?

Outsource hay Outsourcing là một thuật ngữ tiếng Anh, có nghĩa là dịch vụ thuê ngoài. Hiểu một cách đơn giản, outsource là hình thức sử dụng những nguồn lực bên ngoài (thường là những đơn vị/ cá nhân có chuyên môn cao trong các lĩnh vực được thuê) để thực hiện những hạng mục công việc mà đáng nhẽ ra nhân viên trong công ty cần đảm nhận hoặc thực hiện những nhiệm vụ, dự án, sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Trong một số trường hợp, outsource còn chỉ việc chuyển những nhân viên trong doanh nghiệp sang các công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài.

“Outsource là hoạt động kinh doanh trong đó một công ty thuê một bên thứ ba để thực hiện các nhiệm vụ, xử lý các hoạt động hoặc cung cấp dịch vụ cho công ty”

Lợi ích khi lựa chọn dịch vụ outsource là gì?

Trước đây, outsource được sử dụng chủ yếu nhằm mục đích giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, outsource không thể coi là một hình thức tiết kiệm chi phí mà đây chính là một trong những giải pháp giúp công ty khắc phục tình trạng thiếu hụt nhân lực, giúp doanh nghiệp có thể đáp ứng được số lượng đơn hàng lớn dù nhân sự của công ty không đủ.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn sử dụng outsource với những lý do phổ biến sau:

  • Có thời gian tập trung vào việc nâng cao chuyên môn chính của doanh nghiệp.
  • Đem lại hiệu quả nhanh hơn và cao hơn nhờ việc hợp tác với các chuyên gia thuê ngoài.
  • Tiếp cận được các công nghệ tiên tiến mà không cần phải đầu tư số vốn lớn.
  • Tăng hiệu suất lao động nhờ tận dụng tối đa nguồn nhân lực thuê ngoài.

Ưu – nhược điểm của Outsource là gì?

Ưu điểm

– Chuyên môn hóa cao: các công ty outsource thường chỉ tập trung vào một lĩnh vực duy nhất, họ có kinh nghiệm dày dặn và có thể phát triển năng lực tốt nhất trong lĩnh vực đó. Do đó, hiệu quả mà họ đem lại cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực này sẽ tốt hơn so với việc sử dụng nhân sự nội bộ.

– Giảm thiểu tối đa chi phí vận hành: chi phí khi sử dụng các đơn vị thuê ngoài thường thấp hơn rất nhiều so với chi phí đào tạo, hỗ trợ nhân viên nội bộ thực hiện công việc, chưa kể sự hỗ trợ tốt nhất cho nhân lực nội bộ cũng không chắc có thể đem lại hiệu quả công việc cao hơn so với sử dụng các chuyên gia thuê ngoài. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không phải chi trả chi phí như bảo hiểm, lương thưởng cho các nhân sự thuê ngoài.

– Được tiếp cận các công nghệ hiện đại với chi phí tối ưu: đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến công nghệ thì sự lạc hậu chính là con đường nhanh nhất dẫn đến suy tàn. Tuy nhiên, việc đầu tư cho công nghệ mới thì vô cùng tốn kém và sử dụng dịch vụ outsource sẽ giúp doanh nghiệp được tiếp cận và sử dụng các công nghệ hiện đại nhất mà không tốn quá nhiều chi phí.

– Nâng cao hiệu suất lao động của doanh nghiệp: khi sử dụng nguồn lực bên ngoài, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn, cần tính bảo mật cao hơn cho đội ngũ nhân sự nội bộ. Việc sử dụng song song hai nguồn nhân lực chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, thậm chí có thể vượt tiến độ công việc đã đề ra.

– Tiết kiệm không gian làm việc: các đơn vị Outsource hoạt động hoàn toàn độc lập vớidoanh nghiệp, do đó doanh nghiệp không cần phải cung cấp không gian làm việc hay cơ sở vật chất cho đội ngũ thuê ngoài. Với những công ty có quy mô nhỏ hoặc những công ty không có dư không gian làm việc thì điều này sẽ đem lại lợi ích không, thay vì thuê thêm nhân viên nội bộ và phải sắp xếp chỗ làm việc, trang bị máy móc/ thiết bị cho họ thì doanh nghiệp có thể lựa chọn outsource mà không cần chuẩn bị bất cứ thứ gì.

– Đảm bảo công việc vận hành hiệu quả: quá trình hợp tác với các đơn vị outsource dựa trên hợp đồng với các điều khoản cụ thể nên đội ngũ thuê ngoài bắt buộc phải tuân thủ các cam kết đã đặt ra về thời gian, chất lượng và kết quả thực hiện công việc. Do đó, doanh nghiệp có thể yên tâm rằng các hạng mục công việc sẽ luôn được hoàn thành một cách hoàn mỹ nhất.

Nhược điểm

Với những ưu điểm trên thì nhược điểm của outsource là gì? Câu trả lời sẽ có ngay sau đây.

– Vấn đề bảo mật thông tin: trong quá trình hợp tác, tuy rằng đôi bên sẽ có cam kết không sử dụng và tiết lộ thông tin doanh nghiệp nhưng không ít doanh nghiệp vẫn cảm thấy không thực sự an tâm về vấn đề này.

– Tính trách nhiệm: Không phải đơn vị outsource nào cũng đảm bảo tuân thủ tiến độ công việc theo thời hạn đã thoả thuận từ trước. Thực tế vẫn tồn tại một số đơn vị thiếu trách nhiệm, ảnh hưởng xấu đến tiến độ và chất lượng công việc của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần dành nhiều thời gian để tìm hiểu và lựa chọn thật kỹ càng trước khi đưa ra quyết định hợp tác với một đơn vị outsource nào đó.

– Chất lượng công việc: sự bất cẩn khi lựa chọn đơn vị hợp tác sẽ dẫn đến trường hợp các đơn vị thuê ngoài có lỗ hổng về chuyên môn, chưa thực sự am hiểu về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp và mục đích của công việc dẫn đến chất lượng công việc bị giảm sút, không đúng với yêu cầu của doanh nghiệp.

– Chi phí: Trong một số trường hợp, đặc biệt là khi hợp đồng giữa hai bên quy định không chặt chẽ, đơn vị thuê ngoài có thể phát sinh thêm nhiều chi phí trong quá trình thực hiện công việc, khiến doanh nghiệp phải chi trả thêm những khoản chi phí không mong muốn, vượt xa ngân sách đã đề ra trước đó.

Tips để outsource thành công

Với các mẹo sau đây, bạn sẽ có nhiều khả năng outsource thành công.

Xác định mục tiêu thuê ngoài: Bạn cần phải rõ ràng về lý do tại sao bạn muốn thuê ngoài và mục tiêu bạn muốn đạt được.

Nêu rõ nhu cầu của bạn: Đánh giá nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp: bộ phận nào hưởng lợi nhiều nhất, bạn cần outsource trong bao lâu, bạn cần bao nhiêu người và trình độ chuyên môn của họ là gì… Những câu hỏi này sẽ giúp xác định nhu cầu của bạn từ đó có thể trao đổi rõ ràng với bên cung cấp dịch vụ.

Ghi lại các quy trình: Ghi lại quy trình làm việc của phòng ban mà bạn dự định thuê ngoài. Cung cấp thông tin chi tiết cho nhóm thuê ngoài của bạn để họ có thể hiểu cách bạn muốn hoàn thành công việc. Bạn có thể sử dụng sơ đồ, trình chiếu hoặc video để minh họa từng bước.

Thông báo cho nhân viên trong doanh nghiệp: việc thuê ngoài sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức, vì vậy bạn cũng cần truyền đạt chiến lược của mình với họ. Hãy cho họ biết lý do bạn chọn thuê ngoài và nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng khi có những nhân viên có thể bị ảnh hưởng bởi quyết định. Bạn cũng có thể thu được thông tin chi tiết có giá trị từ nhân viên về chiến lược outsoure của mình.

Dự trù chi tiêu đột xuất: “Chi phí ẩn” là lý do phổ biến khiến việc thuê ngoài không đáp ứng được kỳ vọng của một số doanh nghiệp. Việc thuê dịch vụ outsource chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giảm đáng kể các chi phí bất ngờ này.

Tích cực theo dõi tiến độ: Bạn cần thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) rõ ràng cho nhóm thuê ngoài của mình. Các KPI này cho phép bạn theo dõi chặt chẽ tiến độ của họ và xác định các cách để điều chỉnh hiệu suất của họ nếu KPI không được đáp ứng.

Bảo mật nghiêm ngặt: Trong quá trình outsource, bạn cần hết sức chú ý đến việc bảo mật dữ liệu. Hãy dành thời gian thảo luận sâu về vấn đề này với bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ tiềm năng nào. Cả hai bạn nên làm việc cùng nhau để đặt ra các quy tắc nghiêm ngặt về bảo mật dữ liệu và sở hữu trí tuệ.

Qua bài viết này, tin chắc rằng bạn đã hiểu được outsource là gì và cần lưu ý những gì khi sử dụng dịch vụ outsource để tránh được những xung đột không đáng có trong quá trình hợp tác.

Trang Đoàn

Về Tác Giả

CareerLink
doanh nghiệpmẹo hay

Sao chép thành công