Recap là gì? Cách viết recap đúng chuẩn

Recap được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau từ kinh doanh, học thuật đến giải trí… nhưng bạn đã hiểu đầy đủ recap là gì, vì sao cần recap cũng như kỹ năng cần thiết khi viết recap? Nếu chưa thì cùng tìm hiểu qua nội dung sau đây nhé. 

Recap là gì? 

“Recap hay tóm tắt là bản giải thích ngắn gọn điều gì đó bằng cách chỉ đưa ra những điểm chính”.

Mục đích của recap là giúp người đọc nắm bắt được các điểm nổi bật mà không cần phải xem toàn bộ nội dung từ đầu đến cuối. 

Lý do cần đến Recap là gì?

Tiết kiệm thời gian

Thay vì mất thời gian đọc toàn bộ nội dung, recap sẽ giúp người đọc tiết kiệm thời gian mà vẫn hiểu được vấn đề được đề cập. 

Nâng cao hiệu suất làm việc

Thông qua việc recap nội dung của các quyết định và vấn đề được thảo luận trong các cuộc họp, mọi người sẽ hiểu rõ nhiệm vụ và các bước cần phải làm tiếp theo, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và hạn chế nhầm lẫn. 

Ghi nhớ thông tin lâu hơn

Việc đọc hoặc viết lại recap giúp ghi nhớ thông tin lâu hơn so với việc đọc qua toàn bộ một lần. 

Dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ

Dù là recap ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ các điểm quan trọng, điều này giúp người đọc dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện. Đây là lí do vì sao recap là điều không thể thiếu với các dự án dài hạn. 

Truyền đạt thông tin hiệu quả

Một bản recap chất lượng sẽ giúp nhiều người cùng nắm bắt các thông tin cần thiết mà không cần phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. 

Hỗ trợ quá trình đưa ra quyết định

Recap cung cấp cái nhìn tổng quan về nội dung chính đã được thảo luận và điều cần thực hiện tiếp theo. Dựa vào đây mọi người có thể đưa ra các quyết định hiệu quả. 

Kỹ năng cần thiết khi viết Recap

Kỹ năng quan sát và lắng nghe

Để recap đúng thông tin, người viết cần có khả năng quan sát và lắng nghe tốt để nắm bắt các thông tin cốt lõi trong các cuộc họp hoặc sự kiện. 

Kỹ năng tổng hợp và khái quát thông tin

Kỹ năng giúp bạn có thể chắt lọc thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, xác định các điểm chính, loại bỏ các chi tiết thừa và tóm tắt thông tin súc tích mà vẫn đầy đủ ý nghĩa.

Kỹ năng trình bày và tổ chức thông tin

Người viết Recap cần biết cách sắp xếp thông tin logic và rõ ràng để tạo cấu trúc chuyên nghiệp, dễ dàng theo dõi. 

Cách viết recap đúng chuẩn

Bước 1: Xác định mục tiêu cần Recap

Trước khi bắt đầu, bạn cần xác định nội dung cần recap là gì. Thông tin cần truyền tải là gì? Người đọc recap là ai? Trả lời những câu hỏi này giúp bạn tập trung và không bỏ lỡ các nội dung quan trọng. 

Bước 2: Thu thập thông tin cần thiết

Cần bảo đảm bạn có đầy đủ thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trước khi bắt đầu viết recap, chẳng hạn như biên bản họp, video, file ghi âm hoặc nguồn thông tin có liên quan. 

Bước 3: Cấu trúc Recap 

Tiêu đề: Nêu rõ trọng điểm của Recap là gì.

Giới thiệu: giới thiệu ngắn về sự kiện hoặc cuộc họp như mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ, sứ mệnh,…

Địa điểm và thời gian: Viết địa chỉ và khung thời gian tổ chức sự kiện hoặc cuộc họp.

Thành phần tham dự (nếu có): có thể chia thành từng nhóm hay bộ phận để dễ dàng thống kê. 

Các điểm chính: Liệt kê các điểm chính đã được thảo luận hoặc quyết định.

Kết luận: Tóm tắt lại các kết luận và hành động tiếp theo.

Bước 4: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu

Các cau recap cần ngắn gọn và sử dụng từ ngữ đơn giản, phù hợp với người đọc để đảm bảo thông tin được hiểu một cách dễ dàng và chính xác. 

Bước 5: Kiểm tra và chỉnh sửa Recap

Sau khi viết xong, hãy nhìn lại bản recap một lần nữa để đảm bảo không có lỗi chính tả, diễn đạt thiếu chính xác. Bạn có thể nhờ người khác xem qua để có thêm phản hồi.

Những lỗi thường gặp khi viết Recap

Thiếu thông tin quan trọng

Recap là việc ghi lại các thông tin quan trọng, nếu thiếu các điểm chính, người đọc sẽ hiểu sai và bị sót thông tin. Vì thế, bạn cần ghi chép đầy đủ và cẩn thận kiểm tra lại trước khi gửi đi.

Dài dòng, thiếu trọng điểm

Recap nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Việc viết quá dài dòng, lặp lại hoặc chèn các thông tin không cần thiết sẽ giảm hiệu quả của bản tóm tắt, làm mất thời gian của người đọc.

Thiếu logic và liên kết

Cũng như viết một đoạn văn, recap cũng cần đảm bảo tính logic và liên kết. Nếu thiếu mất điều này, người đọc sẽ gặp khó khi theo dõi.

Không rõ ràng

Sử dụng cấu trúc phức tạp hoặc từ ngữ chuyên ngành sẽ khiến người đọc khó hiểu, làm giảm hiệu quả của Recap. Bạn nên dùng từ ngữ đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu để tất cả mọi người có thể hiểu được thông tin một cách chính xác. 

Ví dụ Recap cuộc họp chuyên nghiệp

Recap cuộc họp kinh doanh

Tiêu đề: Recap cuộc họp kinh doanh ngày 02/01/2025

Giới thiệu: Cuộc họp kinh doanh vào ngày 02/01/2025 với sự tham gia của CEO và trưởng bộ phận Sales và Marketing để thảo luận về mục tiêu kinh doanh quý I năm 2025.

Các điểm chính

1. Mục tiêu kinh doanh quý I năm 2025

Tăng doanh số 15% so với quý IV của năm 2024.

Mở rộng thị trường sang các tỉnh miền Đông.

Cải thiện dịch vụ khách hàng để tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng.

2. Chiến lược Marketing mới

Tăng cường các chiến dịch quảng cáo trên Facebook và Instagram nhằm tăng độ nhận diện thương hiệu. 

Triển khai các chương trình khuyến mãi hấp dẫn vào các dịp lễ lớn để thu hút khách hàng mới. 

Hợp tác với các KOLs để quảng bá sản phẩm và thương hiệu.

3. Đánh giá hiệu quả Marketing hiện tại

Chiến dịch Email Marketing: tỷ lệ mở emmail 25% và tỷ lệ chuyển đổi 5%.

Quảng cáo Google Ads: đạt hiệu quả với ROI 150%.

4. Kế hoạch cải thiện dịch vụ khách hàng

Thực hiện các buổi đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống cho đội ngũ nhân viên.

Nâng cấp hệ thống CRM để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả hơn.

Tổng kết

Thống nhất các mục tiêu kinh doanh quý I năm 2025 và các chiến lược Marketing mới. Các thành viên đã đồng ý với kế hoạch cải thiện dịch vụ khách hàng để đạt được các mục tiêu đề ra.

Phân công thực hiện

Lê Văn A (Sales Manager): 

Lập kế hoạch chi tiết cho việc mở rộng thị trường (Deadline: 15/01/2025). 

Theo dõi và báo cáo tiến độ doanh số hàng tuần.

Trần Thị B (Marketing Manager): 

Triển khai chiến dịch quảng cáo trên Facebook và Instagram (Deadline: 15/01/2025). 

Liên hệ và hợp tác với KOLs X (Deadline: 20/01/2025).

Lê Văn C (Customer Service Manager): 

Thực hiện các buổi đào tạo nhân viên (Deadline: 05/01/2025). 

Nâng cấp hệ thống CRM và báo cáo tiến độ (Deadline: 30/01/2025).

Recap là gì đã được giải thích qua nội trung trên đây. Có thể thấy rằng recap là kỹ năng rất cần thiết và hữu ích. Rèn luyện khả năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc và tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Cùng truy cập vào CareerLink.vn để tìm hiểu thêm nhiều kỹ năng khác và tham khảo các thông tin tuyển dụng mới nhất nhé. 

Thu Trang

Sao chép thành công