Operation là gì? Tố chất cần có của Operation chuyên nghiệp

Operation là gì? Có thể bạn cảm thấy khá xa lạ với khái niệm operation nhưng cái tên “Bộ phận Vận hành” thì chắc hẳn là quen thuộc hơn nhiều đúng không nào? Nhìn chung, operation là một bộ phận đặc biệt quan trọng, có thể được ví như cơ quan đầu não của cả doanh nghiệp. Vậy, operation là gì và cần những tố chất nào để trở thành một operation chuyên nghiệp? Hãy cùng CareerLink đi tìm đáp án trong bài viết hôm nay nhé.

Operation là gì?

“Operation có nghĩa là vận hành. Khi được dùng trong lĩnh vực kinh doanh, operation chính là tên của một bộ phận chức năng đảm nhận nhiệm vụ lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động liên quan đến quá trình vận hành, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.”

Bộ phận Operation có thể ví như “cơ quan đầu não” trong một doanh nghiệp, có tác động không nhỏ đến quá trình phát triển của doanh nghiệp. Các chiến lược, kế hoạch, những định hướng phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn đều được tạo nên bởi bộ phận operation.

Bên cạnh đó, bộ phận operation còn có trách nhiệm quản lý các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp để đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động hiệu quả nhất có thể.

Nhiệm vụ chính của bộ phận operation là gì?

Qua định nghĩa chắc phần nào bạn cũng đã mường tượng về operation là gì, tuy nhiên hãy tìm hiểu rõ hơn qua các nhiệm vụ chính của operation nhé.

Lập kế hoạch kinh doanh: như đã nói ở trên, nhiệm vụ trọng yếu nhất của bộ phận operation là lập ra các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn, dài hạn và các kế hoạch hoạt động hàng năm cho toàn bộ doanh nghiệp, đảm bảo những kế hoạch đó phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ khác nhau.

Tổ chức thực hiện các kế hoạch: Sau khi các kế hoạch kinh doanh được phê duyệt, bộ phận operation sẽ phải trực tiếp tổ chức, chỉ đạo và giám sát việc thực hiện các kế hoạch đặt ra. Bên cạnh đó, operation phải đưa ra các tiêu chí đánh giá và tiến hành đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch.

Tổ chức các hoạt động tìm kiếm thị trường, tiếp thị sản phẩm: nhằm giới thiệu các sản phẩm mới của doanh nghiệp đến với đông đảo khách hàng/ người tiêu dùng, từ đó mở rộng và phát triển thị trường, thúc đẩy doanh số, tăng hiệu quả kinh doanh.

Xây dựng các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho nhân viên: phát triển nguồn nhân lực chính là chìa khóa để xây dựng một doanh nghiệp bền vững và ngày càng lớn mạnh. Do đó, các chương trình đào tạo nâng cao kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ cho toàn bộ đội ngũ nhân viên luôn được doanh nghiệp chú trọng và thường xuyên tiến hành để mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Và nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch đào tạo cho đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp không ai khác, sẽ do chính bộ phận operation đảm nhận.

Bên cạnh bốn nhiệm vụ chính kể trên, bộ phận Operation trong doanh nghiệp hiện còn thực hiện các công việc khác theo chỉ thị của cấp trên. Có thể thấy, khối lượng công việc của bộ phận operation trong doanh nghiệp cực kỳ lớn và đó cũng là một trong những lý do khiến họ trở nên quan trọng.

Nhiệm của phòng Operation trong doanh nghiệp bán lẻ

• Quản lý lượng hàng tồn kho hiệu quả;
• Thương lượng mức giá với các điều khoản mua hàng tốt hơn để tăng lợi nhuận;
• Cân bằng được mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các bên liên quan như công ty sản xuất, nhà cung cấp và khách hàng để đảm bảo bán được nhiều hàng nhất.

Nhiệm vụ của phòng Operation trong doanh nghiệp sản xuất

• Lập kế hoạch sản xuất:  Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất, phòng operation sẽ xác định hàng hóa sẽ được sản xuất như thế nào, nơi sản xuất sẽ diễn ra và cơ sở sản xuất sẽ được bố trí như thế nào.

• Kiểm soát sản xuất. Khi quy trình sản xuất đang được tiến hành, phòng operation phải liên tục lên lịch và giám sát các hoạt động tạo nên quy trình đó. Họ phải thu hút và trả lời phản hồi và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết. Ở giai đoạn này, họ cũng giám sát việc mua nguyên liệu thô và xử lý hàng tồn kho.

• Kiểm soát chất lượng. Cuối cùng, phòng operation trực tiếp tham gia vào các hoạt động để đảm bảo rằng hàng hóa được sản xuất theo thông số kỹ thuật và các tiêu chuẩn chất lượng được duy trì.

Nhiệm vụ của phòng Operation trong doanh nghiệp dịch vụ

• Tương tác với khách hàng và các vấn đề khách hàng khác.
• Xem xét các quy trình hiện hữu, kiểm soát các hoạt động liên quan đến quản trị kinh doanh.

Những yêu cầu bắt buộc đối với người làm ở vị trí Operation là gì?

Trình độ chuyên môn

Có thể bằng cấp không phải là yếu tố quyết định năng lực nhưng kiến thức chuyên môn chính là tiền đề để bạn thực hiện công việc một cách bài bản và thành thục. Một số công việc chỉ cần bạn học hỏi qua, cộng với sự nhanh nhẹn là có thể làm được nhưng với những ngành nghề đặc thù thì bạn bắt buộc phải được đào tạo bài bản mới có thể tồn tại được. Do đó, đáp ứng được yêu cầu về kiến thức chuyên môn đầu vào chính là điều kiện tối thiểu để bạn được làm việc trong bộ phận Operation của một doanh nghiệp.

Kinh nghiệm làm việc

Các doanh nghiệp khác nhau sẽ có yêu cầu kinh nghiệm làm việc khác nhau. Điều này cũng tùy thuộc vào vị trí mà bạn ứng tuyển là gì. Đối với vị trí quản lý bộ phận Operation, nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên có kinh nghiệm từ 3 – 5 năm ở vị trí tương đương. Với vị trí nhân viên, có thể chỉ yêu cầu sự hiểu biết và kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên.

Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình

Với đặc thù công việc của bộ phận Operation, sẽ thật thiếu sót nếu họ thiếu đi kỹ năng giao tiếp và thuyết trình bởi vì họ sẽ phải đi khảo sát thị trường, tìm hiểu nhu cầu/ thị hiếu của người dùng và phải thuyết trình trước cấp trên để thuyết phục cấp trên tin tưởng vào kế hoạch kinh doanh của mình. Có thể nói, đối với bộ phận Operation, giao tiếp và thuyết trình chính là hai kỹ năng giúp họ thành công hơn trong sự nghiệp.

Kỹ năng làm việc nhóm

Không có công việc nào là làm việc độc lập cả, dù ít hay nhiều thì mọi vị trí công việc đều cần đến quá trình hợp tác. Do đó, kỹ năng làm việc nhóm chính là một trong những yêu cầu bắt buộc để đem lại hiệu quả công việc cao hơn, tiết kiệm thời gian hơn.

Kỹ năng lập kế hoạch

Operation là bộ phận gắn liền với những bản kế hoạch. Vì lẽ đó, kỹ năng lập kế hoạch chính là điều kiện cần và đủ để họ luôn hoàn thành tốt nhất mọi nhiệm vụ được giao, đảm bảo không bỏ sót công việc mà còn làm việc hiệu quả và khoa học hơn.

Chịu được áp lực công việc

Khối lượng công việc lớn thường đi đôi với áp lực cực lớn. Áp lực đến từ thời gian, từ công việc, từ lãnh đạo,… khiến họ đôi khi không có thời gian để nghỉ ngơi. Chính vì vậy, khả năng làm việc dưới áp lực chính là một trong những tố chất không thể thiếu ở những người làm việc trong bộ phận Operation.

Sau bài viết này chắc hẳn bạn đã nắm được những thông tin cơ bản nhất như Operation là gì và tầm quan trọng của bộ phận Operation trong một doanh nghiệp đúng không nào? Nếu bạn có hứng thú và muốn trở thành một nhân viên thuộc bộ phận Operation thì hãy truy cập ngay vào CareerLink để tìm kiếm những cơ hội việc làm hấp dẫn nhất nhé!

Trang Đoàn