Executive Assistant Là Gì? Công Việc Và Kỹ Năng Cần Có Của Executive Assistant

Chắc hẳn bạn đã từng một lần nghe đến nhưng chưa biết rõ Executive Assistant là gì. Trên thực tế đây là một chức danh nghề nghiệp quen thuộc tại các doanh nghiệp. Để giúp bạn hiểu hơn về Executive Assistant, bài viết sau đây sẽ cung cấp một số thông tin cơ bản liên quan đến lĩnh vực nghề nghiệp này.

Executive Assistant là gì?

Executive Assistant (còn có một tên gọi khác là “Assistant Manager”) là khái niệm dùng để chỉ vị trí trợ lý giám đốc. Đây là người luôn túc trực, hỗ trợ chính cho giám đốc trong việc điều hành mọi vấn đề ở công ty. Thậm chí, họ cũng có thể đại diện cho giám đốc giải quyết một số công việc nhất định. Nói cách khác Executive Assistant được ví như “cánh tay đắc lực” của giám đốc.

Nắm trong tay nhiều vai trò và trách nhiệm, Executive Assistant cần phải có kiến thức và kỹ năng vững vàng. Đồng thời, họ cũng phải giàu kinh nghiệm và linh hoạt, nhạy bén trong việc xử lý các tình huống.

Nơi làm việc và mức lương cơ bản của Executive Assistant

Thông thường, Executive Assistant sẽ làm việc tại các văn phòng. Những thiết bị, công cụ làm việc quen thuộc của họ chính là máy tính và điện thoại. Tại các công ty, doanh nghiệp, trường học, bệnh viện… đều có tuyển dụng vị trí Executive Assistant.

Với lượng công việc khá “dày đặc”, mức lương cơ bản cho một Executive Assistant rơi vào khoảng 450.000 – 500.000 VND cho mỗi ngày làm việc. Nếu đi vào so sánh, mức lương của vị trí Executive Assistant sẽ cao gấp rưỡi mức lương cơ bản của những nhân viên thông thường.

Xem thêm: Tuyển Dụng Trợ Lý Giám Đốc tại Careerlink

Nhiệm vụ hàng ngày của Executive Assistant là gì?

Để được hưởng mức lương hấp dẫn nêu trên, nhiệm vụ hàng ngày của một Executive Assistant là gì? Trên thực tế, Executive Assistant bắt đầu một ngày làm việc của mình với những công việc cơ bản như xem xét các thư từ đến và đi, các cuộc điện thoại… Bên cạnh đó, họ sẽ quản lý và sắp xếp cho giám đốc một lịch trình làm việc khoa học và logic. Ngoài ra, họ cũng có thể đại diện giám đốc để đứng ra liên lạc với các tổ chức, phân công nhiệm vụ cho các cá nhân dưới quyền. Cuối cùng, họ chuẩn bị, soạn thảo và nộp một số tư liệu quan trọng, cần thiết.

Công việc của Executive Assistant là gì?

Các công việc của Executive Assistan là gì? Với vai trò là trợ lý giám đốc, Executive Assistant sẽ phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau. Cụ thể là:

Hỗ trợ giám đốc xử lý và sắp xếp thông tin

Executive Assistant là người sẽ đứng ra nhận tiếp nhận mọi thông tin, sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự trước sau (tùy vào sự ưu tiên) và trình giám đốc. Đồng thời, Executive Assistant cũng sẽ cung cấp thông tin cùng những tài liệu quan trọng, cần thiết của công ty cho giám đốc khi được thông báo.

Đại diện cho giám đốc xử lý công vụ trong một số tình huống nhất định

Trong một số tình huống nhất định, Executive Assistant có thể đại diện cho giám đốc tham gia các cuộc họp hay gặp gỡ đối tác. Vị trợ lý này cũng có thể đưa ra một số quyết định quan trọng khi vắng mặt giám đốc trong phạm vi quyền hạn của mình.

Kiểm tra và trả lời email

Executive Assistant kiểm tra, sàng lọc và trả lời những thư từ, email trong ngày. Đồng thời họ cũng phải cập nhật thông tin liên hệ của toàn thể doanh nghiệp, công ty.

Soạn thảo báo cáo

Một trong những công việc thường ngày của Executive Assistant là chuẩn bị, soạn thảo và trình giám đốc những tư liệu quan trọng, những bản báo cáo, những bài thuyết trình… Chúng được “thành hình” dựa trên dữ liệu bản thân đã thu thập từ trước ở nhiều nguồn khác nhau.

Sắp xếp lịch họp cho giám đốc

Executive Assistant cũng sắp xếp giúp các cuộc họp diễn ra dễ dàng, suôn sẻ và nhanh chóng nhất. Cụ thể, Executive Assistant sẽ xây dựng các nội dung trong chương trình họp, ghi chép lại tất cả nội dung cuộc họp vào biên bản và gửi đến từng cá nhân có liên quan. Ngoài ra, Executive Assistant cũng là người lựa chọn thời gian và địa điểm họp sao cho phù hợp nhất. Nếu giám đốc cần phải đi công tác ở những nơi xa, Executive Assistant cũng sẽ lựa chọn và sắp xếp chỗ nghỉ ngơi cho giám đốc.

Theo dõi và hỗ trợ quản lý tiến độ dự án

Nhắc đến công việc của Executive Assistant là gì thì không thể bỏ qua việc theo dõi sát sao các dự án, kế hoạch, nhiệm vụ… giúp chúng diễn ra thuận lợi, đáp ứng đúng những mục tiêu và thời hạn đã đặt ra. Bên cạnh đó, Executive Assistant còn là người giữ tất cả các tài liệu (kể cả tài liệu giấy lẫn tài liệu điện tử), các loại báo cáo, các dạng hồ sơ của toàn bộ doanh nghiệp, công ty. Ngoài ra, Executive Assistant cũng quản lý mảng cơ sở vật chất. Họ có thể quyết định thay thế những thiết bị hư, đặt mua những thiết bị mới thay thế.

Hơn ai hết, Executive Assistant phải nắm rõ mục tiêu và phương hướng hoạt động của doanh nghiệp. Tất cả những việc làm của Executive Assistant phải hướng đến hỗ trợ mục tiêu và phương hướng ấy. Ở một số tình huống, trợ lý còn kết hợp cùng kế toán của doanh nghiệp quản lý cả về ngân sách, về các hoạt động thu – chi.

Kỹ năng quan trọng đối với một Executive Assistant là gì?

Để trở thành một Executive Assistant chuyên nghiệp, các Executive Assistant cần phải trau dồi và rèn luyện cho bản thân một số kỹ năng quan trọng:

Kỹ năng lãnh đạo

Chỉ đứng sau giám đốc, tất nhiên, một trong những kỹ năng quan trọng nhất của một Executive Assistant chính là kỹ năng lãnh đạo. Nếu không có kỹ năng này, tiếng nói của Executive Assistant sẽ không có giá trị. Họ cũng không thể giải quyết được những tình huống, những vấn đề đột nhiên phát sinh trong công ty, doanh nghiệp một cách có hiệu quả.

Kỹ năng đưa ra quyết định

Là người đại diện cho giám đốc, chắc hẳn các Executive Assistant phải tự đưa ra một số quyết định. Nếu không có kỹ năng này, họ có thể khiến một số dự án, kế hoạch, công việc của doanh nghiệp dang dở. Một Executive Assistant bắt buộc phải nhanh nhạy và thông minh, sắc sảo trong mọi quyết định.

Kỹ năng giao tiếp

Executive Assistant thường phải báo cáo, thuyết trình hoặc thay mặt giám đốc gặp gỡ, thương thuyết cùng đối tác. Khi kỹ năng giao tiếp tốt, Executive Assistant có thể hoàn thành mọi việc nhanh chóng, dễ dàng và tạo được thiện cảm với người đối diện.

Tinh thần trách nhiệm

Trách nhiệm luôn gắn liền với mỗi Executive Assistant. Họ luôn phải đứng ra gánh vác phần lớn trách nhiệm của công ty, doanh nghiệp. Chính vì thế, kỹ năng chịu trách nhiệm là một trong những kỹ năng quan trọng bậc nhất nếu bản thân muốn trở thành một Executive Assistant chuyên nghiệp, thành công.

Executive Assistant cần có phẩm chất gì?

Nếu đảm nhiệm vị trí Executive Assistant, mỗi cá nhân cần rèn luyện cho bản thân những phẩm chất cơ bản như trung thực, liêm chính, thận trọng… Không một nhà lãnh đạo nào có thể thành công nếu cứ mãi giữ bản chất gian dối, tham lam. Ngoài ra, vì phải đối mặt với rất nhiều trách nhiệm và công việc, Executive Assistant luôn phải thận trọng, cẩn thận khi tiếp nhận và xử lý mọi tình huống.

Ngoài ra, họ cũng cần lịch sự, hòa nhã, luôn thể hiện thái độ tích cực với tất cả cá nhân trong công ty. Sự thân thiện này sẽ góp phần rất lớn để một Executive Assistant dễ dàng thành công.

Vậy là thắc mắc Executive Assistant là gì? cũng như các khía cạnh của công việc này đã được lý giải. Nhìn chung đây một công việc đáng mơ ước với mức lương hấp dẫn. Tuy nhiên, vị trí này cũng đòi hỏi nhiều nỗ lực, cố gắng vì phải gánh vác nhiều trách nhiệm lớn lao.

Pha Lê