Chief of Staff là gì? Trách nhiệm cụ thể của Chief of Staff

Là một vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp bất kể quy mô, Chief of Staff không chỉ hỗ trợ lãnh đạo cấp cao mà còn giúp điều hành doanh nghiệp hiệu quả và đi đến thành công. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu Chief of Staff là gì và tại sao vai trò này lại quan trọng đến vậy. 

Chief of Staff là gì?

“Chief of Staff là người hỗ trợ lãnh đạo cấp cao đồng thời quản lý chiến lược, điều phối hoạt động và là cầu nối giữa CEO và các phòng ban trong doanh nghiệp.”

Họ như “bộ não thứ hai” của CEO giúp họ xử lý các tình huống phức tạp và đưa ra quyết định chiến lược. Điều này đòi hỏi họ phải có kiến thức sâu rộng, chú ý đến chi tiết và khả năng giải quyết vấn đề cũng như đảm bảo các bộ phận hoạt động hài hòa, giúp CEO tập trung vào các vấn đề quan trọng mà không bị phân tâm bởi các vấn đề hàng ngày. 

Sự khác biệt của Chief of Staff với các vai trò CXO Chief Executive Officer khác

Dù cùng hỗ trợ lãnh đạo cấp cao nhưng Chief of Staff có nhiều điểm khác với Chief Executive Officer khác, cụ thể: 

Chief of Staff và CEO (Chief Executive Officer): Chief of Staff cung cấp các thông tin cần thiết, đề xuất chiến lược và giúp CEO quản lý các vấn đề hàng ngày để CEO có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Chief of Staff như một “bộ lọc thông tin” giúp CEO không bị quá tải bởi những chi tiết nhỏ nhặt nhưng vẫn có đủ thông tin để ra quyết định quan trọng.

Chief of Staff và COO (Chief Operating Officer): COO quản lý các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, triển khai các chiến lược kinh doanh đã được phê duyệt. Trong khi đó, Chief of Staff hỗ trợ CEO trong việc theo dõi việc thực hiện các chiến lược đó, giúp đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra một cách hiệu quả. 

Chief of Staff và CFO (Chief Financial Officer): CFO quản lý các vấn đề về tài chính của doanh nghiệp, quản lý ngân sách và đảm bảo sức khỏe tài chính. Chief of Staff không quản lý trực tiếp về tài chính nhưng cần hiểu về nó để hỗ trợ CEO trong việc ra quyết định chiến lược liên quan. 

Chief of Staff và CMO (Chief Marketing Officer): CMO lên kế hoạch và triển khai các chiến lược Marketing và xây dựng thương hiệu. Chief of Staff giúp kết nối chiến lược marketing với các mục tiêu kinh doanh lớn hơn. Ví dụ, nếu doanh nghiệp đang mở rộng thị trường mới, Chief of Staff sẽ làm việc cùng CMO để đưa ra các chiến lược tiếp thị phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp đồng thời hỗ trợ CEO trong việc điều phối nguồn lực và các hoạt động cần thiết khác. 

Trách nhiệm cụ thể của Chief of Staff

Để hiểu rõ hơn Chief of Staff là gì, hãy cùng tìm hiểu các trách nhiệm của họ sau đây nhé.

Điều phối và Quản lý dự án

Chief of Staff cần đảm bảo các dự án thực hiện đúng tiến độ, đáp ứng đúng tiến độ, các nguồn lực được phân bố hợp lý và dự án hoàn thành đúng hạn, không vượt quá ngân sách dự kiến.

Trong quá trình quản lý dự án, Chief of Staff phải xử lý các vấn đề phát sinh và điều chỉnh để đảm bảo dự án hoàn thành đúng mục tiêu. Họ cũng là người báo cáo về tiến độ dự án cho các lãnh đạo cấp cao và đề xuất các biện pháp cải thiện nếu cần. 

Tư vấn chiến lược và hỗ trợ ra quyết định

Chief of Staff đóng vai trò như một “quân sư” hỗ trợ cho CEO đưa ra các quyết định chiến lược, phân tích tình huống phức tạp và lựa chọn phương án tối ưu. 

Họ sẽ thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, biến các thông tin phức tạp thành các báo cáo dễ hiểu giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình và ra quyết định sáng suốt. 

Chief of Staff cũng tham gia đánh giá các rủi ro và cơ hội như môi trường cạnh tranh, xu hướng thị trường và công nghệ để dự đoán về kết quả có thể xảy ra của các quyết định chiến lược. Dựa trên các phân tích và đánh giá, Chief of Staff sẽ đưa ra các ý tưởng giải pháp cho ban lãnh đạo. 

 Quản lý thông tin và truyền thông nội bộ

Một trong những trách nhiệm quan trọng của Chief of Staff là cầu nối giữa CEO và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Họ giúp CEO truyền đạt tầm nhìn và chiến lược đến các cấp dưới, đảm bảo các bộ phận đều hiểu rõ mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Khi có sự cố về giao tiếp nội bộ, chẳng hạn thông tin chưa chính xác hay thiếu minh bạch thì Chief of Staff sẽ là người giải quyết. 

Xây dựng và duy trì quan hệ đối ngoại

Ngoài ra, Chief of Staff còn chịu trách nhiệm xây dựng và củng cố các mối quan hệ đối ngoại của doanh nghiệp như đối tác kinh doanh (đảm bảo các thỏa thuận hợp tác mang lại lợi ích cho cả hai), khách hàng (đảm bảo yêu cầu và nhu cầu của khách hàng được đáp ứng), nhà đầu tư, cổ đông (chuẩn bị báo cáo, cung cấp thông tin minh bạch về hoạt động của doanh nghiệp) và các cơ quan chính phủ. 

Hỗ trợ CEO quản lý thời gian và lịch trình

Chief of Staff giúp sắp xếp lịch trình cho CEO, đảm bảo rằng các cuộc họp và công việc hàng ngày của CEO được tổ chức một cách hợp lý và hiệu quả. Điều này bao gồm điều phối và phân chia nhiệm vụ cho các bộ phận để đảm bảo CEO có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao nhất. Họ cũng chuẩn bị tài liệu và thông tin cần thiết cho các buổi họp cũng như các cuộc gặp gỡ mà CEO tham gia. 

Thách thức và giải pháp cho vai trò Chief of Staff

Thách thức trong việc định vị vai trò

Chief of Staff có thể gặp khó khăn trong việc xác định vị trí của mình trong doanh nghiệp, nhất là khi không có định nghĩa rõ ràng về nhiệm vụ và trách nhiệm của họ. Để vượt qua điều này, họ cần làm việc với CEO để xác định rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm của mình đồng thời không ngừng chứng minh giá trị của mình thông qua kết quả cụ thể. 

Thách thức trong việc quản lý mối quan hệ

Chief of Staff cần duy trì mối quan hệ tốt đẹp với CEO bằng cách giao tiếp rõ ràng và hiệu quả, hiểu rõ nhu cầu, mong đợi và hỗ trợ các ưu tiên của họ và giải quyết bất kỳ vấn đề phát sinh nhanh chóng và kịp thời để duy trì môi trường làm việc tích cực và hợp tác. 

Thách thức trong việc quản lý thay đổi

Chief of Staff có thể gặp khó khăn trong việc quản lý phản đối từ nhân viên, đảm bảo mọi việc diễn ra đúng hạn và không gây ảnh hưởng đến hoạt động chung cũng như đối mặt với vấn đề thiếu nguồn lực hoặc hỗ trợ. 

Để giải quyết vấn đề này, Chief of Staff nên có kế hoạch chi tiết từ các bước thực hiện đến nguồn lực cần thiết và các tiêu chí đo lường thành công. Họ cũng cần giao tiếp rõ ràng với tất cả các bên liên quan và hỗ trợ kịp thời để giúp nhân viên thích ứng với sự thay đổi. 

Thách thức trong việc quản lý rủi ro

Chief of Staff có thể gặp khó khăn trong việc dự đoán và đánh giá rủi ro, đặc biệt là khi phải xử lý nhiều rủi ro cùng xảy ra một lúc. Họ cũng có thể gặp khó khăn trong công việc do thiếu dữ liệu hoặc thông tin cần thiết để đưa ra quyết định về quản lý rủi ro. Điều này đòi hỏi Chief of Staff có kế hoạch quản lý rủi ro toàn diện, và làm việc chặt chẽ với các phòng ban để đảm bảo các biện pháp hạn chế rủi ro được thực hiện đúng và đầy đủ. 

Thách thức trong việc duy trì sự cân bằng công việc

Với khối lượng công việc khá lớn, Chief of Staff có thể cảm thấy áp lực và gặp khó khăn trong việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Để tạo sự cân bằng tốt hơn, Chief of Staff cần thiết lập ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, đồng thời quản lý căng thẳng bằng cách thư giãn và duy trì lối sống lành mạnh. 

Trên đây chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu về Chief of Staff là gì cũng như trách nhiệm và thách thức gặp phải ở vai trò này. Nếu bạn đang tìm việc liên quan đến vị trí Chief of Staff, hãy truy cập vào CareerLink để tham khảo các thông tin tuyển dụng phù hợp nhé. 

Thu Trang

Sao chép thành công