Applicant tracking system là gì? Lợi ích và cách thức hoạt động

Bằng cách sử dụng hệ thống ATS hàng đầu, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng tìm kiếm và lọc sơ yếu lý lịch cũng như thông tin ứng viên khác, giảm thời gian tuyển dụng và đảm bảo công ty của họ thuê được những người giỏi nhất cho từng vị trí. Vậy Applicant tracking system là gì, cách hoạt động ra sao? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé.

Applicant tracking system là gì? Lợi ích và cách thức hoạt động

Applicant tracking system là gì?

“Applicant tracking system (ATS) là Hệ thống theo dõi ứng viên được các nhà tuyển dụng sử dụng để quản lý và hợp lý hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng.”

Nói cách khác, applicant tracking system như một người gác cổng kỹ thuật số giúp bạn tìm nguồn ứng viên, thu hút, đánh giá và tuyển dụng những ứng viên tốt nhất. ATS hiện là xương sống của tuyển dụng hiệu quả.

Các chức năng chính của applicant tracking system bao gồm:

  • Quét CV, chọn ra những hồ sơ phù hợp với tiêu chí tuyển dụng – có thể là kỹ năng, trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm.
  • Xếp hạng ứng viên dựa trên mức độ phù hợp với mô tả công việc
  • Giúp dễ dàng theo dõi ứng viên đang ở giai đoạn nào của quá trình tuyển dụng.  
  • Có thể chia sẻ ghi chú, đưa ra phản hồi và cộng tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm của mình.
  • Đảm bảo luôn tuân thủ luật tuyển dụng, nhờ đó có thể tập trung vào việc tìm kiếm ứng viên phù hợp.

Lợi ích của hệ thống theo dõi ứng viên Applicant tracking system

Một số lợi ích lớn nhất mà các doanh nghiệp nhận được khi sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên bao gồm:

Tiết kiệm thời gian

Từ lúc xác định được nhu cầu tuyển dụng đến khi dường như tìm được ứng viên phù hợp, bạn sẽ xử lý rất nhiều việc quan trọng như tìm nguồn ứng viên, sàng lọc, gửi email, phỏng vấn… Những nhiệm vụ nhỏ, tưởng chừng như nhỏ nhặt như gửi email phản hồi sẽ mất nhiều thời gian hơn theo cấp số nhân khi số lượng ứng viên tăng lên.

ATS có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể với các tính năng như đăng lên các trang tuyển dụng hàng đầu chỉ bằng một cú nhấp chuột. Các tác vụ khác có thể được tự động hóa bằng ATS bao gồm lên lịch phỏng vấn, gửi email tiếp theo và nhắc nhở ứng viên về các bước sơ bộ trong quy trình ứng tuyển. Điều này giúp bạn có nhiều thời gian tập trung vào những nhiệm vụ có ý nghĩa nhất, như thực hiện các cuộc phỏng vấn.

Cải thiện sự cộng tác cho nhóm tuyển dụng

Do có nhiều nhiệm vụ liên quan nên việc nhiều người hoặc phòng ban tham gia vào quá trình tuyển dụng là điều khá phổ biến. Bên cạnh các nhiệm vụ hành chính, việc mời các nhà quản lý và thành viên nhóm có liên quan tham gia vào quá trình ra quyết định cũng là một cách hiệu quả để bảo vệ và phát huy văn hóa công ty. ATS cung cấp không gian cộng tác để đánh giá ứng viên, đưa ra phản hồi và hơn thế nữa.

Chấm dứt sự thiên vị trong tuyển dụng

ATS đảm bảo rằng mọi ứng viên đều trải qua các bước giống nhau, điều này bảo vệ ứng viên và nhà tuyển dụng khỏi nguy cơ thiên vị vô thức. Việc loại bỏ những thành kiến vô thức trong quá trình tuyển dụng sẽ mang về các ứng viên đa dạng hơn. Dữ liệu cho thấy lực lượng lao động của bạn càng đa dạng thì tổ chức của bạn sẽ càng nhận được nhiều sự đổi mới và phát triển.

Tăng tốc tuyển dụng

Quá trình tuyển dụng chậm chạp có thể giết chết ngay cả chương trình thu hút nhân tài hiệu quả nhất. Người tìm việc không muốn chờ đợi quá lâu để nhận phản hồi từ nhà tuyển dụng. Và với việc sử dụng ATS giúp hợp lý hóa quy trình, mọi việc sẽ diễn ra nhanh chóng hơn.

Cải thiện trải nghiệm của ứng viên

Trải nghiệm của ứng viên có tác động trực tiếp đến việc họ có chấp nhận lời mời làm việc hay không. ATS có thể giúp công ty nâng cao trải nghiệm của ứng viên bằng cách theo dõi trạng thái của ứng viên trong quy trình và tạo ra các cơ chế liên lạc rõ ràng. Với thông tin sẵn có này, nhóm tuyển dụng có thể thiết lập một đầu mối liên hệ duy nhất cho mỗi ứng viên, gửi lời nhắc tại mọi thời điểm trong quy trình và thậm chí cá nhân hóa email phản hồi tự động cho một ứng viên cụ thể.

Là một người tìm việc, không có gì gây tụt mood hơn việc nộp đơn xin việc và nhận lại sự im lặng. Ngay cả khi bạn không có ý định tuyển dụng một ứng viên, bạn vẫn nợ họ một phản hồi lịch sự – đó là cách tốt nhất và phản ánh tích cực về thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn.

Hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên ATS hoạt động như thế nào?

Cùng với tìm hiểu lợi ích của Applicant tracking system là gì, chúng ta sẽ đi sâu vào cách nó hoạt động. Quá trình làm việc của ATS được cụ thể qua 5 bước sau

Lọc hồ sơ dựa vào từ khóa

Sẽ là một vấn đề lớn nếu bạn có hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn hồ sơ cần phải sàng lọc cho nhiều cơ hội việc làm. Bạn sẽ phải sàng lọc thủ công để có cái nhìn thoáng qua về việc ứng viên có đủ trình độ và kinh nghiệm cần thiết hay không.

ATS sẽ thực hiện công việc nặng nhọc này. Nó sẽ quét và lọc CV ứng viên dựa trên các tiêu chí cụ thể như từ khóa, kỹ năng và kinh nghiệm, thậm chí nó còn xếp hạng ứng viên dựa trên mức độ họ phù hợp với mô tả công việc.

Sử dụng câu hỏi loại trừ

Câu hỏi loại trừ là những câu hỏi đơn giản đòi hỏi câu trả lời ngắn. Nếu ứng viên không trả lời những câu hỏi này theo tiêu chuẩn của công ty bạn, hồ sơ của họ sẽ tự động bị gạt sang một bên. Nếu trả lời đúng, hồ sơ sẽ qua vòng tiếp theo. Bạn có thể chọn bỏ qua bước sử dụng câu hỏi loại trừ này khi cần.

Sắp xếp hồ sơ ứng viên

Bây giờ là lúc lấy ra những thông tin quan trọng từ CV của ứng viên và đặt nó ngay ngắn trước mặt bạn. Bạn có thể ghi lại những ghi chú ngắn ngay trên hồ sơ của ứng viên để giúp việc cộng tác với nhóm dễ dàng hơn.  

Lúc này bạn có thể “quét qua CV bằng cách nhập từ khóa để tìm hiểu sâu hơn về trình độ học vấn, kỹ năng cụ thể hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác mà bạn cho là quan trọng để lên lịch phỏng vấn phù hợp.

Theo dõi ứng viên

ATS giúp bạn theo dõi ứng viên đang ở giai đoạn nào trong quá trình tuyển dụng, vòng phỏng vấn đầu tiên, vòng thứ hai hoặc đã hoàn tất. Ngay cả ứng viên không vượt qua vòng loại, họ vẫn sẽ ở trong cơ sở dữ liệu tuyển dụng của bạn cho các vị trí trong tương lai.

Phản hồi kịp thời

Sau khi đã có kết quả, bạn có thể phản hồi cho các bên liên quan một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn thông qua ATS.

Vì sao ATS đáng sợ với các ứng viên?

Lí do hầu hết các ứng viên đều “sợ” Applicant tracking system là gì? Trong hầu hết các trường hợp, ATS sẽ nằm trong phạm vi cài đặt của bạn trong quá trình sàng lọc. Điều này có nghĩa là một số ứng viên xuất sắc có thể bị loại khỏi cuộc đua vì họ chỉ có 4 so với 5 kỹ năng mà bạn yêu cầu hoặc kém một năm so với số năm kinh nghiệm mà bạn mong muốn hay thiếu một từ khóa tìm kiếm chính xác. Nói cách khác, ATS không thể nhận ra khả năng hay tiềm năng của ứng viên vì dù sao nó cũng hoạt động dựa trên các thuật toán được thiết lập chặt chẽ.

Làm gì để vượt qua hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên Applicant Tracking System?

Chèn vào các từ khóa phù hợp vào CV

Hoạt động của ATS dựa vào từ khóa nên nhất thiết CV của bạn phải có các từ khóa mà nhà tuyển dụng sẽ dựa vào đó để tìm kiếm. Đó là các từ khóa liên quan đến ỹ năng, trình độ, kinh nghiệm hoặc các phẩm chất đặc biệt được thể hiện rõ trong mô tả công việc. 

Các từ khóa này nên xuất hiện xuyên suốt trong CV xin việc. Nói như thế không có nghĩa là cố tình nhồi nhét khiến CV trở nên chật chội. Nếu bạn đang nghĩ đến việc bôi trắng các từ khóa thì nên dừng lại ngay. Nếu điều này giúp bạn vượt qua ATS nhưng khi đến tay nhà tuyển dụng, hồ sơ của bạn cũng bị loại không thương tiếc.

Sử dụng các thiết kế CV chuyên nghiệp

Đầu tiên là sử dụng các CV có thiết kế đơn giản, truyền thống. Đừng sử dụng các CV quá sáng tạo vì chúng có thể sẽ khiến ATS khó đọc và hồ sơ sẽ bị loại ngay từ vòng đầu. Hạn chế hình ảnh, biểu đồ, cột vì sẽ khiến thông tin trở nên lộn xộn, khó hiểu. Tốt nhất, CV của bạn chỉ nên là văn bản.

Tiếp theo là đảm bảo đề mục rõ ràng và phông chữ dễ đọc. Để vượt qua ATS thì bạn nên sử dụng các đề mục thông dụng như Trình độ học vấn, Kinh nghiệm làm việc, Kỹ năng.

Ngoài ra, bạn nên dùng các phông chữ thông thường như Arial, Times New Roman, Helvetica với kích cỡ 10-12pt sẽ có lợi hơn sử dụng các phông chữ mới lạ gây khó cho ATS.

Một điều quan trọng nữa là nếu hệ thống không bắt buộc thì nên lưu file CV dưới dạng .docx thuận lợi để ATS phân tích hơn là .pdf.

Kiểm tra kỹ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp

Giống như một phương trình toán học hay khoa học, một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến đáp án sai. Tương tự, một lỗi ngữ pháp hoặc chính tả đơn giản cũng đủ lý do để ATS từ chối CV của bạn.

Vậy nên, hãy chỉnh sửa CV cho phù hợp trước khi nhấn gửi. Bạn có thể nhờ bạn bè hoặc thành viên gia đình đọc qua để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót điều gì.

Trên đây chúng ta đã cùng tìm hiểu về hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên Applicant Tracking System là gì cùng các vấn đề liên quan. Hãy truy cập Careerlink.vn để tìm hiểu thêm nhiều thuật ngữ thú vị trong lĩnh vực tuyển dụng và việc làm nhé.

Huỳnh Trâm

Về Tác Giả

CareerLink

Sao chép thành công