Thông tin là gì? Các dạng thông tin trong doanh nghiệp

Bạn có hiểu thông tin là gì trong khi hàng ngày đang tiếp xúc rất nhiều từ công việc đến đời sống? Nếu chưa thì bây giờ hãy cùng tìm hiểu nhé.

Thông tin là gì?         

Thông tin (information) là kiến ​​thức về một chủ đề, vấn đề, sự kiện hoặc quá trình cụ thể. Thông tin có thể được lấy từ nhiều nguồn khác nhau: bạn có thể được cho biết thông tin, ví dụ như thông qua một bài giảng hoặc một chương trình truyền hình, hoặc bạn có thể tìm thấy thông tin thông qua việc tự nghiên cứu.

Dạng thông tin	Đặc điểm	Ví dụ trong doanh nghiệp	Công cụ quản lý
Thông tin chiến lược	Phục vụ lãnh đạo cấp cao, dài hạn, có độ nhạy cảm cao	Kế hoạch M&A, chiến lược thâm nhập thị trường mới, ngân sách 5 năm	BI Dashboard, Board Portal
Thông tin chiến thuật	Phục vụ quản lý cấp trung, ngắn – trung hạn	Báo cáo doanh thu hàng quý, KPI phòng ban, phân tích đối thủ cạnh tranh	ERP, CRM, Power BI
Thông tin vận hành	Phục vụ tác nghiệp hàng ngày, khối lượng lớn	Đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, bảng chấm công, ticket hỗ trợ kỹ thuật	ERP, HRM, Helpdesk software
Thông tin cấu trúc (Structured)	Có định dạng cố định, dễ lưu trữ và truy vấn	Cơ sở dữ liệu khách hàng, bảng tính tài chính, dữ liệu giao dịch	SQL Database, Excel, ERP
Thông tin phi cấu trúc (Unstructured)	Không có định dạng cố định, chiếm ~80% dữ liệu doanh nghiệp	Email, hợp đồng PDF, bản ghi âm cuộc họp, bài đăng mạng xã hội	SharePoint, Confluence, AI OCR

Kỹ năng quản lý và phân tích thông tin đang trở thành yêu cầu cốt lõi cho hầu hết các vị trí quản lý cấp trung trở lên; bạn có thể khám phá việc làm quản lý điều hành trên CareerLink để xem doanh nghiệp đang đòi hỏi năng lực xử lý thông tin như thế nào.

Sự khác biệt giữa dữ liệu và thông tin là gì?

Dữ liệu chỉ đơn giản là dữ kiện hoặc số liệu – các bit thông tin, nhưng không phải là thông tin. Khi dữ liệu được xử lý, giải thích, tổ chức, cấu trúc hoặc trình bày để làm cho chúng có ý nghĩa hoặc hữu ích, chúng được gọi là thông tin. Thông tin cung cấp ngữ cảnh cho dữ liệu.

Dữ liệu và thông tin được gắn với nhau một cách phức tạp, cho dù người ta đang công nhận chúng là hai từ riêng biệt hay sử dụng chúng thay thế cho nhau, như hiện nay. Việc chúng có được sử dụng thay thế cho nhau hay không phần nào phụ thuộc vào cách sử dụng dữ liệu.

Ví dụ về dữ liệu và thông tin 

– Lịch sử của các bài viết nhiệt độ trên toàn thế giới trong 100 năm qua là dữ liệu. Nếu dữ liệu này được tổ chức và phân tích để tìm ra rằng nhiệt độ toàn cầu đang tăng lên, thì đó chính là thông tin.

– Số lượng khách truy cập vào một trang web là một ví dụ về dữ liệu. Việc phát hiện ra rằng lưu lượng truy cập từ TPHCM đang tăng lên trong khi lưu lượng truy cập từ Hà Nội đang giảm là một thông tin có ý nghĩa.

Thông thường, dữ liệu được yêu cầu để sao lưu một tuyên bố hoặc kết luận (thông tin) bắt nguồn hoặc suy ra từ nó. Ví dụ, trước khi một loại thuốc được FDA chấp thuận, nhà sản xuất phải tiến hành các thử nghiệm lâm sàng và đưa ra nhiều dữ liệu để chứng minh rằng thuốc đó là an toàn.

Thông tin là dữ liệu được xử lý, có tổ chức được trình bày trong một ngữ cảnh nhất định và hữu ích cho con người.

Một trong những ứng dụng quan trọng nhất của thông tin trong doanh nghiệp là phân tích số liệu tài chính; bài viết standard deviation là gì, công thức tính và ứng dụng hướng dẫn cách dùng độ lệch chuẩn để đo lường và diễn giải thông tin định lượng một cách chính xác.

Tại sao bạn cần thông tin?

Hiểu được thông tin là gì, vậy bạn đã biết vì sao thông tin lại quan trọng hay không? Trong xã hội ngày nay, nhu cầu tiếp cận và sẵn sàng thông tin là rất lớn và cấp thiết. Thông tin cần thiết cho các mục đích khác nhau như:

– Thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, hoạch định chính sách cần thiết cho các nhà hoạch định chính sách, người ra quyết định, nhà quản lý…

– Thông tin sẽ có tác động củng cố / chuyển hóa đối với con người khi tiếp nhận nó. Rất nhiều thay đổi có thể được nhận thức trong tâm trí / thái độ của con người đối với việc thu thập thông tin, vì nó làm tăng khả năng hiểu biết cá nhân cho người nhận.

– Thông tin tạo ra thông tin mới. Đây là kiến ​​thức / thông tin hiện có giúp tạo ra thông tin mới, kiến thức mới, lý thuyết mới…

– Trên thực tế, các nhà khoa học và học giả tận dụng hoặc sử dụng thông tin để tạo ra một tài liệu khác, như báo cáo nghiên cứu, luận án / luận văn, sách, bài báo, bài báo hội thảo…

– Người dùng thuộc nhiều ngành nghề và công việc khác nhau như bác sĩ, kỹ sư, nhà khoa học, học giả… thu nhận và áp dụng thông tin để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả và hiệu quả hơn, tức là ứng dụng thông tin cho các mục đích thực tế.

– Thông tin giúp quản lý tốt hơn về nhân lực, vật tư, sản xuất, tài chính, tiếp thị…

– Thông tin mới của một lĩnh vực giúp xác định những lỗ hổng / thiếu sót trong lĩnh vực và xác định các vấn đề nghiên cứu sẽ được khám phá hoặc thực hiện.

– Thông tin giúp tránh sự trùng lặp của nghiên cứu.

– Thông tin kích thích quá trình suy nghĩ của người dùng, đặc biệt là các học giả.

– Thông tin giúp các nhà khoa học, kỹ sư, học giả… có sự hiểu biết đầy đủ về những tiến bộ hiện tại trong lĩnh vực của họ và cập nhật chúng.

Các dạng thông tin trong doanh nghiệp

Có ba loại thông tin cơ bản mà nhà quản lý cần:

Thông tin chiến lược

Thông tin này có thể giúp các nhà quản lý cấp cao đưa ra các quyết định dài hạn về “bức tranh lớn”. Ví dụ:

– Chúng ta có nên mở một chi nhánh mới?

– Chúng ta có nên cung cấp một dòng sản phẩm mới?

– Chúng ta có nên thay đổi cấu trúc hoạt động của mình?

Thông tin chiến thuật

Thông tin này có thể giúp các nhà quản lý cấp trung đưa ra các quyết định có thể bao gồm:

– Chúng ta có nên sử dụng một công cụ tiếp thị mới?

– Chúng ta có cần đặt các mục tiêu năng suất khác nhau không?

– Chúng ta có cần thay đổi giờ làm việc để linh hoạt hơn?

Thông tin hoạt động

Thông tin này được các Trưởng nhóm và các nhóm sử dụng để đưa ra các quyết định bao gồm:

– Chúng ta có nên thêm người vào ca tối không?

– Chúng ta có thể làm gì để cải thiện hiệu suất?

– Chúng ta có nên cơ cấu lại hệ thống giám sát các cuộc gọi đến của khách hàng không?

Các nguồn thông tin

Thông tin đến từ nhiều nguồn khác nhau, chính thức và không chính thức.

Nguồn chính thức

Các nguồn thông tin chính thức có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức và bao gồm: nội bộ, hệ thống máy tính (nhân sự, kế toán, khách hàng, kiểm kê, mua hàng), hồ sơ nhân viên, sổ sách kế toán, báo cáo thường niên, tài liệu kinh doanh, tạp chí chuyên nghiệp, sách báo, khảo sát, báo cáo của ngành…

Nguồn không chính thức

Thông tin từ các nguồn không chính thức có thể bao gồm các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp vào bữa trưa hoặc từ bạn bè hoặc các cộng sự khác bên ngoài công ty của bạn.

Giờ đây chắc hẳn bạn đã hiểu hơn về thông tin là gì cũng như tầm quan trọng và nguồn tìm kiếm thông tin rồi phải không? Ai nắm nhiều thông tin hơn người đó sẽ dẫn đầu. Vì vậy, hãy luôn tìm kiếm và cập nhật thông tin để luôn đạt được sự tiến bộ nhé.

Huỳnh Trâm