Khi công việc từ xa trở nên phổ biến trong thời kỳ dịch bệnh thì email là một công cụ thiết yếu để cộng tác, giao tiếp… Tuy nhiên, việc giao tiếp qua email có thể khá khó khăn bởi vì có một mặt trái là mọi người nhận được rất nhiều email hàng ngày. Và với rất nhiều email trong hộp thư đến của một người, sẽ ít có cơ hội email của bạn sẽ được đọc ngay lập tức.
Vậy làm sao để người nhận có thể mở và đọc email của bạn mà không gặp khó khăn khi phải lục tìm trong hộp thư đến? Mặc dù không thể kiểm soát cách thức và thời điểm trả lời email của người nhận nhưng bạn vẫn có thể giúp mọi người dễ dàng biết được những gì bạn cần qua 8 mẹo sau.
Viết một chủ đề bắt mắt
Nếu muốn người nhận mở và đọc email của mình, trước tiên bạn phải thu hút sự chú ý của họ. Bằng cách viết một chủ đề email hấp dẫn, bạn sẽ có thể khiến họ mở ra đầu tiên khi lướt qua hộp thư đến.
Dưới đây là một số cách để viết các dòng tiêu đề email bắt mắt và chắc chắn sẽ thu hút sự chú ý của người nhận.
- Cụ thể và súc tích;
- Sử dụng các động từ mạnh;
- Chứa các con số hoặc câu hỏi;
- Tạo ra sự khẩn cấp, quan trọng;
- Khiến người nhận cảm thấy đặc biệt.
Đưa thông tin quan trọng lên trước
Việc tiết lộ những gì bạn muốn ở phần cuối email là không nên. Bạn không phải đang viết một cuốn tiểu thuyết có phần kết thúc gây sốc.
Nhiều người làm việc từ xa có xu hướng đưa ra lí do, sau đó là đặt ra câu hỏi. Đây là cách viết email thiếu chuyên nghiệp. Thay vào đó, hãy đưa ra câu hỏi trước với lời giải thích sau đó để người nhận có thể hiểu lí do trong ngữ cảnh của câu hỏi và gửi phản hồi phù hợp hơn.
“Nếu không lưu ý các quy tắc giao tiếp qua email, thông điệp bạn muốn truyền đạt sẽ không đạt được mục đích và không bao giờ đến được hộp thư đến của người nhận.”
Rõ ràng và đặt thời hạn khi gửi yêu cầu
Khi giao tiếp qua email, cụ thể là yêu cầu người nhận làm một điều gì đó, hãy nói rõ những gì bạn đang tìm kiếm và chính xác ai cần làm điều đó. Đừng phụ thuộc vào sự may rủi hoặc cho rằng mặc nhiên sẽ có người làm việc đó.
Thêm vào đó, đừng ngại cho người nhận biết thời hạn và nếu cần, hãy liên hệ với họ qua điện thoại, trong trường hợp họ chỉ kiểm tra email vài lần một ngày.
Ngoài ra, khi đặt thời hạn, hãy nhớ:
- Lên kế hoạch trước;
- Đặt thời hạn phù hợp cho cả người gửi và người nhận;
- Không bao giờ đưa ra thời hạn vào phút chót.
Cho người nhận một thời hạn hợp lý sẽ làm tăng tỷ lệ hoàn thành, so với việc liên tục thúc giục.
Tạo cấu trúc rõ ràng cho email có nội dung dài
Nếu bạn phải viết một email dài, hãy ghi rõ tiêu đề cho từng phần và sử dụng các gạch đầu dòng hoặc số để làm nổi bật từng mối quan tâm / ý tưởng của bạn. Điều này cùng với việc sử dụng khoảng trắng hợp lý sẽ giúp việc đọc email dễ dàng hơn nhiều.
Hiểu email và tin nhắn nhanh là hai thứ khác nhau
Trên thực tế, tin nhắn là công cụ giao tiếp nhanh chóng và mọi người có nhiều khả năng phản hồi hơn khi sử dụng thiết bị di động. Tuy nhiên, với email, họ sẽ có xu hướng đọc chúng trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay. Chính vì điều này nên người nhận có thể sẽ không phản hồi nhanh chóng như đối với tin nhắn.
Ngoài ra, khi gửi email, hãy xem xét quy tắc ba email: Nếu điều gì đó không được giải quyết trong ba lần trao đổi email, hãy gọi điện thoại.
Sử dụng chức năng Undo send
Có thể bạn đã trải qua tình huống này: nhấn gửi email, sau đó phát hiện ra lỗi đánh máy ngay khi khung email biến mất. Để tránh điều này, hãy lên lịch gửi email, sử dụng tính năng Undo send (thu hồi thư đã gửi) và ghi địa chỉ của người nhận sau cùng để giúp bạn có thêm những giây phút suy ngẫm trước khi gửi đi điều gì đó có thể khiến bạn hối tiếc sau này.
Đừng viết khi mệt mỏi hoặc vội vàng
Đừng gây nguy hiểm cho các mối quan hệ công việc của bạn bằng cách cố gắng trả lời email khi bạn không ở trong trạng thái tinh thần tốt. Thay vào đó, hãy gửi một lời xác nhận nhanh và cho biết rằng bạn cần suy nghĩ về câu trả lời.
Sử dụng phản hồi tự động
Đôi khi, thỉnh thoảng bạn phải rời khỏi máy tính. Do đó, việc tạo phản hồi tự động sẽ giúp mọi người biết rằng bạn đang bận và sẽ đọc email khi quay lại máy tính.
Khi thiết lập phản hồi tự động, hãy ghi nhớ các mục tiêu sau:
- Bạn có chắc chắn trả lời khi quay trở lại không?
- Bạn có muốn người gửi gọi cho bạn ngay lập tức, nếu có trường hợp khẩn cấp không?
- Có lý do nào để bạn làm việc không theo giờ bình thường, ví dụ như chăm sóc con nhỏ?
Hãy giữ email chuyên nghiệp và tích cực, vì người nhận (tức là sếp, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác) sẽ nhớ cách bạn giao tiếp qua email. Trên thực tế, các mối quan hệ có thể trở nên tốt đẹp hoặc bị phá vỡ qua email, do đó, hãy làm cho tất cả các tương tác email của bạn là những email chất lượng, cụ thể là đơn giản, dễ hiểu, tránh sai lỗi chính tả để nhận về các phản hồi chính xác và nhanh nhất.
Pha Lê
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Tip phỏng vấn: 8 “không” để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng
- “Điểm danh” các kỹ năng thiết yếu cho công việc lễ tân
- Thế nào là lắng nghe khách hàng hiệu quả?
- “Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?” và cách trả lời chuẩn
- 5 kiểu khách hàng khó tính và lời khuyên khi ứng xử
- Tìm hiểu về cách trả lời câu hỏi “Sở thích của bạn là gì?”
- Nghỉ phép tiếng Anh là gì? Cách xin nghỉ phép chuẩn
- Sales Representative là gì? Tìm hiểu cụ thể về công việc Sales Representative
- Nghề nghiệp là gì? Vai trò của định hướng nghề nghiệp
- Cống hiến là gì? 4 dấu hiệu của nhân viên có tinh thần cống hiến
- Tự học là gì? Các phương pháp tự học hiệu quả
- Trình bày kỹ năng nghề nghiệp khi tìm việc thế nào cho thú vị?
- LinkedIn là gì? Mẹo tạo hồ sơ ghi điểm nhà tuyển dụng
- Ngoại thương là gì? Học Ngoại thương ra trường làm gì?
- Trách nhiệm là gì? Làm gì để trở thành người có trách nhiệm?
- 8 mục tiêu phát triển nghề nghiệp trong năm 2021
- Công văn tiếng Anh là gì? Các yêu cầu trong soạn thảo công văn tiếng Anh
- Credential là gì? Cách thể hiện chuyên nghiệp trong CV
- Để làm tốt công việc hành chính nhân sự, bạn cần kỹ năng nào?
- Support là gì? Tìm hiểu về công việc support và các vấn đề liên quan
- Gợi ý hay để trả lời câu hỏi “Điểm mạnh của bạn là gì?”
- All rights reserved là gì? Hiểu đúng để bảo vệ bản quyền sáng tạo của bạn
- Trình độ chuyên môn là gì? Cách trình bày trên CV hiệu quả
- Bộc trực là gì? 6 biểu hiện của người có tính bộc trực
- Nhất quán là gì? Vì sao nhất quán là yếu tố giúp bạn thành công?
- Làm ca xoay là gì? Điều cơ bản bạn cần biết về ca xoay và ca gãy
- Kỹ năng tư duy logic: tầm quan trọng và 4 cách để rèn luyện
- HTKK là gì? Hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm HTKK
- Người lãnh đạo là gì? 10 yếu tố hình thành nên người lãnh đạo tuyệt vời
- Sở trường là gì? Cách trả lời ghi điểm khi được hỏi về sở trường
- Lạc quan là gì? 5 cách để trở nên lạc quan hơn trong công việc
- Sắp xếp công việc hiệu quả: đặc điểm và cách thể hiện khi tìm việc
- Tư duy phản biện là gì và dấu hiệu của người có tư duy phản biện?
- Tỉ mỉ, cẩn thận: tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả
- Best regards là gì? Cách sử dụng Best regards và các lời chào kết thúc email khác
- “Mẹo” nêu ưu nhược điểm của bản thân thuyết phục nhà tuyển dụng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản – những điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
- Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
- Cách phát triển bản thân hiệu quả để có một năm mới thành công
- Dự đoán công danh sự nghiệp của 12 chòm sao trong năm 2020
- Vì sao bạn nên cải thiện kỹ năng quản lý thời gian?
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 6 kỹ năng viết email công việc ai cũng cần biết
- Kỹ năng giao tiếp với khách hàng: 7 cách để cải thiện
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 5 lỗi phổ biến khi tạo danh sách các việc cần làm
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- 5 lợi ích khi ước lượng thời gian cho việc cần làm
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- Trễ giờ: lí do bạn không nên mắc phải và cách xử lý
- 7 cách du lịch giúp cải thiện sự nghiệp của bạn
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 lỗi phỏng vấn khiến bạn đánh rơi công việc mơ ước
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 bước trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- 8 điều tối kị trong giai đoạn thử việc
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- 6 ngôn ngữ cơ thể nên có trong mọi buổi phỏng vấn
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp
- 7 Cách Để Thoát Khỏi “Khủng Hoảng” Tuổi Trung Niên
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- 6 thay đổi nhỏ giúp bạn thêm yêu công việc của mình
- 4 bước cơ bản phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Tái tạo năng lượng sau một ngày làm việc căng thẳng
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- 5 cách cho thấy bạn đã sẵn sàng cho vị trí quản lý
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- Những sai lầm phổ biến khi đi thực tập
- 15 từ khóa bạn cần khi ứng tuyển cho các vị trí cấp cao
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- 5 sai lầm có thể phá hỏng sự nghiệp của bạn
- Để thành công, cần rèn luyện những thói quen nào?
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- 6 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định hiệu quả hơn
- 12 Nguyên tắc Đạo đức dành cho Chuyên viên Kinh doanh
- Làm sao để hạnh phúc trong công việc?
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- 5 cách để trở thành người “không thể thay thế” tại công ty
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- 9 điều gây cản trở cho sự nghiệp của người phụ nữ
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- 7 kỹ năng lãnh đạo tạo dấu ấn khác biệt
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)
- Giá trị bản thân là gì? Cách hiệu quả giúp bạn xác định giá trị bản thân
