Giao tiếp qua email, thế nào là chuyên nghiệp?

Khi công việc từ xa trở nên phổ biến trong thời kỳ dịch bệnh thì email là một công cụ thiết yếu để cộng tác, giao tiếp… Tuy nhiên, việc giao tiếp qua email có thể khá khó khăn bởi vì có một mặt trái là mọi người nhận được rất nhiều email hàng ngày. Và với rất nhiều email trong hộp thư đến của một người, sẽ ít có cơ hội email của bạn sẽ được đọc ngay lập tức.

Vậy làm sao để người nhận có thể mở và đọc email của bạn mà không gặp khó khăn khi phải lục tìm trong hộp thư đến? Mặc dù không thể kiểm soát cách thức và thời điểm trả lời email của người nhận nhưng bạn vẫn có thể giúp mọi người dễ dàng biết được những gì bạn cần qua 8 mẹo sau.

Viết một chủ đề bắt mắt

Nếu muốn người nhận mở và đọc email của mình, trước tiên bạn phải thu hút sự chú ý của họ. Bằng cách viết một chủ đề email hấp dẫn, bạn sẽ có thể khiến họ mở ra đầu tiên khi lướt qua hộp thư đến.

Dưới đây là một số cách để viết các dòng tiêu đề email bắt mắt và chắc chắn sẽ thu hút sự chú ý của người nhận.

–       Cụ thể và súc tích;

–       Sử dụng các động từ mạnh;

–       Chứa các con số hoặc câu hỏi;

–       Tạo ra sự khẩn cấp, quan trọng;

–       Khiến người nhận cảm thấy đặc biệt.

Đưa thông tin quan trọng lên trước

Việc tiết lộ những gì bạn muốn ở phần cuối email là không nên. Bạn không phải đang viết một cuốn tiểu thuyết có phần kết thúc gây sốc.

 Nhiều người làm việc từ xa có xu hướng đưa ra lí do, sau đó là đặt ra câu hỏi. Đây là cách viết email thiếu chuyên nghiệp. Thay vào đó, hãy đưa ra câu hỏi trước với lời giải thích sau đó để người nhận có thể hiểu lí do trong ngữ cảnh của câu hỏi và gửi phản hồi phù hợp hơn.

“Nếu không lưu ý các quy tắc giao tiếp qua email, thông điệp bạn muốn truyền đạt sẽ không đạt được mục đích và không bao giờ đến được hộp thư đến của người nhận.”

Rõ ràng và đặt thời hạn khi gửi yêu cầu

Khi giao tiếp qua email, cụ thể là yêu cầu người nhận làm một điều gì đó, hãy nói rõ những gì bạn đang tìm kiếm và chính xác ai cần làm điều đó. Đừng phụ thuộc vào sự may rủi hoặc cho rằng mặc nhiên sẽ có người làm việc đó. 

Thêm vào đó, đừng ngại cho người nhận biết thời hạn và nếu cần, hãy liên hệ với họ qua điện thoại, trong trường hợp họ chỉ kiểm tra email vài lần một ngày.

Ngoài ra, khi đặt thời hạn, hãy nhớ:

–       Lên kế hoạch trước;

–       Đặt thời hạn phù hợp cho cả người gửi và người nhận;

–       Không bao giờ đưa ra thời hạn vào phút chót.

Cho người nhận một thời hạn hợp lý sẽ làm tăng tỷ lệ hoàn thành, so với việc liên tục thúc giục.

Tạo cấu trúc rõ ràng cho email có nội dung dài

Nếu bạn phải viết một email dài, hãy ghi rõ tiêu đề cho từng phần và sử dụng các gạch đầu dòng hoặc số để làm nổi bật từng mối quan tâm / ý tưởng của bạn. Điều này cùng với việc sử dụng khoảng trắng hợp lý sẽ giúp việc đọc email dễ dàng hơn nhiều.

Hiểu email và tin nhắn nhanh là hai thứ khác nhau

Trên thực tế, tin nhắn là công cụ giao tiếp nhanh chóng và mọi người có nhiều khả năng phản hồi hơn khi sử dụng thiết bị di động. Tuy nhiên, với email, họ sẽ có xu hướng đọc chúng trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay. Chính vì điều này nên người nhận có thể sẽ không phản hồi nhanh chóng như đối với tin nhắn.

Ngoài ra, khi gửi email, hãy xem xét quy tắc ba email: Nếu điều gì đó không được giải quyết trong ba lần trao đổi email, hãy gọi điện thoại.

Sử dụng chức năng Undo send

Có thể bạn đã trải qua tình huống này: nhấn gửi email, sau đó phát hiện ra lỗi đánh máy ngay khi khung email biến mất. Để tránh điều này, hãy lên lịch gửi email, sử dụng tính năng Undo send (thu hồi thư đã gửi) và ghi địa chỉ của người nhận sau cùng để giúp bạn có thêm những giây phút suy ngẫm trước khi gửi đi điều gì đó có thể khiến bạn hối tiếc sau này.

Đừng viết khi mệt mỏi hoặc vội vàng

Đừng gây nguy hiểm cho các mối quan hệ công việc của bạn bằng cách cố gắng trả lời email khi bạn không ở trong trạng thái tinh thần tốt. Thay vào đó, hãy gửi một lời xác nhận nhanh và cho biết rằng bạn cần suy nghĩ về câu trả lời.

Sử dụng phản hồi tự động

Đôi khi, thỉnh thoảng bạn phải rời khỏi máy tính. Do đó, việc tạo phản hồi tự động sẽ giúp mọi người biết rằng bạn đang bận và sẽ đọc email khi quay lại máy tính.

Khi thiết lập phản hồi tự động, hãy ghi nhớ các mục tiêu sau:

–       Bạn có chắc chắn trả lời khi quay trở lại không?

–       Bạn có muốn người gửi gọi cho bạn ngay lập tức, nếu có trường hợp khẩn cấp không?

–       Có lý do nào để bạn làm việc không theo giờ bình thường, ví dụ như chăm sóc con nhỏ?

Hãy giữ email chuyên nghiệp và tích cực, vì người nhận (tức là sếp, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác) sẽ nhớ cách bạn giao tiếp qua email. Trên thực tế, các mối quan hệ có thể trở nên tốt đẹp hoặc bị phá vỡ qua email, do đó, hãy làm cho tất cả các tương tác email của bạn là những email chất lượng, cụ thể là đơn giản, dễ hiểu, tránh sai lỗi chính tả để nhận về các phản hồi chính xác và nhanh nhất.

Pha Lê