Asana là gì và vì sao nhiều bảng việc chết dần chỉ sau vài tuần

Đội của bạn vừa chuyển việc giao nhận từ nhóm chat sang một phần mềm quản lý công việc, và câu hỏi đầu tiên của người chưa dùng bao giờ thường là Asana là gì. Phần đáng bàn không nằm ở các nút bấm, mà ở chỗ cùng một công cụ có đội dùng được nhiều năm, đội khác bỏ sau ba tuần.

1. Asana là gì và công việc được sắp xếp ra sao

Asana là nền tảng quản lý công việc cho đội nhóm, do Dustin Moskovitz và Justin Rosenstein sáng lập năm 2008 từ một công cụ nội bộ họ dựng khi còn làm tại Facebook, bản thương mại ra mắt tháng 4 năm 2012 và niêm yết trên sàn New York Stock Exchange với mã ASAN năm 2020 theo hình thức niêm yết trực tiếp (direct listing), không qua đợt chào bán cổ phiếu lần đầu (IPO) truyền thống. Khác với danh sách việc cần làm cá nhân, mọi đầu việc trong Asana đều hiển thị cho cả đội cùng thấy.

– Dự án (project) gom các đầu việc phục vụ cùng một mục tiêu hoặc một quy trình.

– Đầu việc (task) là đơn vị nhỏ nhất có người thực hiện và hạn hoàn thành.

– Đầu việc con (subtask) tách việc lớn thành các phần giao được cho nhiều người.

– Phân mục (section) chia dự án theo giai đoạn hoặc theo nhóm nội dung.

Cùng một dự án trong Asana có thể xem theo nhiều kiểu mà dữ liệu bên dưới không đổi: dạng danh sách khi bạn cần nhìn thứ tự việc, dạng bảng theo cột khi công việc chạy qua các trạng thái, dạng lịch khi hạn chót là thứ đáng quan tâm, dạng dòng thời gian khi việc này phụ thuộc việc kia.

2. Mỗi đầu việc cần đúng một người chịu trách nhiệm và một hạn chót

Đây là nguyên tắc quan trọng hơn mọi tính năng. Asana gán mỗi đầu việc cho một người, và đó là chủ ý chứ không phải hạn chế: một việc có hai người phụ trách thì trên thực tế không ai phụ trách. Nếu cần nhiều người cùng làm, hãy tách thành các đầu việc con, mỗi phần một chủ, thay vì ghi tên cả nhóm vào mô tả.

Hạn chót cũng vậy: đầu việc không có ngày hết hạn sẽ trôi đi vì không gì đẩy nó lên trước mắt ai. Nguyên tắc một chủ sở hữu cho mỗi việc không riêng của Asana, các công cụ cùng nhóm cũng dựng quanh ý tưởng đó, như mô tả trong bài cách dùng ClickUp quản lý công việc.

Một bảng việc đầy đầu việc không có chủ và không có hạn chót chỉ là danh sách ước muốn của cả đội.

3. Công cụ không sửa được vấn đề quy trình

Nhiều đội kỳ vọng chuyển sang phần mềm mới thì việc tự chạy trơn tru. Thực tế ngược lại: nếu trước đó không ai rõ ai làm gì, bạn nhập tất cả vào Asana rồi vài tuần sau không ai cập nhật, bảng biến thành nghĩa địa công việc với hàng trăm đầu việc quá hạn không ai dám đóng. Mọi người quay về chat, còn phần mềm bị kết luận là không phù hợp.

Quy ước tối thiểu	Vì sao cần	Dấu hiệu đang bị bỏ qua
Mỗi đầu việc có một người thực hiện	Việc không có chủ thì không ai đẩy đi tiếp	Nhiều đầu việc trống ô người thực hiện
Mỗi đầu việc có hạn chót thật	Không có hạn thì việc trôi đi	Đầu việc quá hạn nhiều tuần vẫn mở
Tên đầu việc bắt đầu bằng động từ	Người đọc biết ngay phải làm gì	Đầu việc chỉ ghi một danh từ như “báo cáo”
Cập nhật tiến độ ngay trong đầu việc	Lịch sử nằm gọn một chỗ	Phải hỏi trong chat mới biết tiến độ
Đóng đầu việc khi đã xong	Bảng phản ánh đúng khối lượng đang chạy	Danh sách phình to mà không ai đóng

Năm quy ước này không cần tính năng nào hỗ trợ, chúng chỉ cần cả đội cùng theo. Người dựng và giữ bộ quy ước thường là quản lý dự án (Project Manager) chứ không phải bộ phận công nghệ thông tin. Bạn có thể xem nhóm việc làm CNTT – phần mềm trên CareerLink để thấy yêu cầu về công cụ quản lý công việc xuất hiện trong mô tả tuyển dụng ra sao.

4. Ranh giới giữa đầu việc và tin nhắn

Ranh giới khá đơn giản: thứ gì có người làm và có hạn thì đưa vào Asana, còn thứ chỉ để hỏi nhanh hoặc thông báo thì để ở chat. Giao việc bằng tin nhắn tiện cho người giao và bất lợi cho người nhận, vì yêu cầu trôi mất trong dòng hội thoại.

Cách đổi thói quen không phải là cấm nhắn tin. Khi có người giao việc trong chat, hãy tạo một đầu việc tương ứng rồi trả lời bằng đường dẫn tới đầu việc đó. Làm vài lần, cả đội quen dần.

5. Khi nào một đội cần công cụ như vậy và khi nào chưa cần

Không phải nhóm nào cũng cần phần mềm quản lý công việc. Một đội ba người ngồi cạnh nhau, làm một loại việc lặp lại, vẫn chạy tốt với bảng tính chung. Nhu cầu dùng Asana xuất hiện khi số người tăng, khi công việc đi qua nhiều khâu bàn giao, hoặc khi người mới cần tra lịch sử một hồ sơ mà không phải đi hỏi từng người.

6. Câu hỏi thường gặp

1. Asana khác gì một bảng tính chia sẻ?

Bảng tính lưu được danh sách nhưng không gắn trao đổi, tệp đính kèm và lịch sử thay đổi vào từng việc. Khi số việc và số người tăng, phần theo dõi ai làm gì là chỗ bảng tính đuối.

2. Có nên gán một đầu việc cho nhiều người không?

Không nên, vì trách nhiệm bị pha loãng. Nếu nhiều người cùng làm, hãy tách thành đầu việc con và giao mỗi phần cho một người, rồi thêm những người còn lại vào danh sách theo dõi.

3. Bảng việc đã quá tải và lộn xộn thì xử lý thế nào?

Hãy dọn theo đợt thay vì làm lại từ đầu: lọc đầu việc quá hạn, đóng phần đã xong, gán chủ cho phần còn thiếu và dời hạn cho phần còn chạy. Sau đó thống nhất lại quy ước với cả đội.

Nhìn lại, câu trả lời cho Asana là gì không dừng ở một phần mềm có dự án và đầu việc. Đó là nơi cách làm việc của đội được viết thành quy ước: ai chịu trách nhiệm, đến khi nào, tiến độ cập nhật ở đâu. Công cụ giữ giúp bạn phần ghi nhớ, phần kỷ luật vẫn thuộc về con người. Hãy bắt đầu bằng một dự án thật.

Nội dung trong bài mang tính tham khảo, tổng hợp từ tài liệu hướng dẫn công khai của nhà cung cấp; tính năng và cách tổ chức có thể thay đổi theo thời điểm và theo gói dịch vụ mà tổ chức của bạn sử dụng.

Minh An