Việc hiểu rõ thủ tục kiểm soát là gì và cách thức thực hiện sẽ giúp bạn ứng dụng trong công việc của mình một cách hiệu quả hơn.
Thủ tục kiểm soát là gì?
Thủ tục kiểm soát được định nghĩa là các qui chế và chính sách do ban lãnh đạo doanh nghiệp thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.
Mục tiêu của thủ tục kiểm soát bao gồm:
- Giúp đảm bảo việc thực hiện chính xác các chính sách, quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính
- Đảm bảo việc các quy trình và chính sách nhân sự của công ty được nhân viên tuân thủ đúng và đầy đủ.
- Đảm bảo các hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp theo quy định.
“Thủ tục kiểm soát giúp giảm thiểu mọi rủi ro cho công ty, giảm thiểu số lượng sai sót và đảm bảo hoạt động vận hành hiệu quả theo bất kỳ quy tắc hoặc quy định nào đã đặt ra.”
Ưu điểm của thủ tục kiểm soát
Một doanh nghiệp có các thủ tục kiểm soát tốt sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng phát hiện các rủi ro của doanh nghiệp một cách đầy đủ, chính xác và qua đó, được ngăn kịp thời, giảm các tổn thất đến mức tối thiểu.
Bên cạnh đó, dù nghiêng về việc kiểm soát nội bộ, nhưng một doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát được vận hành một cách hữu hiệu sẽ giúp nâng cao uy tín đối với các đối tác và khách hàng của mình.
Nguyên tắc để thiết lập thủ tục kiểm soát phù hợp
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp, bạn cần tuân thủ đúng nguyên tắc. Vậy các nguyên tắc để thiết lập thủ tục kiểm soát là gì?
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Thủ tục kiểm soát nhằm mục tiêu kiểm tra sự tuân thủ của nhân viên đối với các quy trình. Vì vậy, quy trình càng cụ thể với sự phân công rõ ràng giữa các bộ phận và các nhân viên trong cùng một bộ phận sẽ là nền tảng chính để thực hiện các thủ tục kiểm soát. Điều này cũng tránh việc chồng chéo và đổ trách nhiệm khi xử lý các nghiệp vụ công ty hoặc khi có sự cố xảy ra.
Đồng thời, việc phân nhiệm các vị trí có sự liên kết với nhau sẽ tạo ra tiến trình kiểm soát tự động. Kết quả do nhân viên A tạo ra sẽ được kiểm tra và sử dụng bởi nhân viên B, hạn chế sự sai sót và rủi ro khi có một nhân viên nào cố tình gian lận để trục lợi.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Với nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ tránh được các tình huống xảy ra do lạm quyền hoặc các sai phạm cố ý. Ví dụ người mua hàng cho công ty không thể là một, người thực hiện nhiệm vụ và người chịu trách nhiệm phê duyệt không phải cùng một người. Thậm chí không được có mối quan hệ gia đình giữa nhân viên kế toán và quản lý trực tiếp.
Vì vậy, khi công ty rơi vào tình trạng thiếu nhân sự và cần kiêm nhiệm, Ban Quản trị cần chú ý đến các yếu tố này để tránh thất thoát.
Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền
Mỗi cấp quản lý khác nhau thường sẽ được cấp quyền sử dụng, phê duyệt khác nhau về hạn mức tài chính, tuyển dụng nhân sự và các thông tin trong hệ thống của một doanh nghiệp.
Ví dụ như quản lý cấp trung sẽ được phê duyệt mua sắm mức 10 triệu đồng trở xuống, quản lý cấp cao hơn sẽ được phê duyệt mua sắm từ 10 đến 20 triệu và quản lý cấp cao là trên 20 triệu.
Trong tài chính – kế toán, một thực hành khác đảm bảo nguyên tắc này là ủy nhiệm chi thường được ký bởi ít nhất hai người trong doanh nghiệp.
Vì vậy, nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền phù hợp với từng cấp quản lý là một điều rất cần thiết để giảm thiểu các tình huống vô ý hay cố ý vi phạm các quy định của doanh nghiệp.
Cách ứng dụng thủ tục kiểm soát hiệu quả trong quản trị
Bên cạnh các nguyên tắc, doanh nghiệp cũng cần áp dụng những cách thức sau đây để có thể đảm bảo thủ tục kiểm soát được ứng dụng hiệu quả.
- Các nhân viên ở các cấp khác nhau cần thường xuyên cập nhật thông tin đầy đủ, chính xác cho các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp, tổ chức.
- Xây dựng hệ thống truyền thông và văn hóa doanh nghiệp về sự liêm chính.
- Xây dựng quy trình/ đường dây nóng để nhân viên các cấp có thể báo cáo những nghi ngờ về hành vi sai phạm mà không sợ gây mất đoàn kết.
- Thường xuyên hướng dẫn cho nhân viên mới và củng cố cho nhân viên cũ về các quy định để có thể tuân thủ, tránh những vi phạm không cố ý.
- Lắp đặt các tủ khóa, két sắt hoặc hệ thống bảo vệ thông tin nhằm ngăn ngừa các sự cố chống phá, đánh cắp dữ liệu.
- Chuẩn bị kế hoạch ngăn ngừa rủi ro, thiên tại để hạn chế các mất mát về tài sản, thông tin, chứng từ trong các trường hợp bất khả kháng.
- Thiết lập các hoạt động kiểm tra chéo/ xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập và định kỳ kiểm tra đột xuất giữa các bộ phận để nâng cao tinh thần trách nhiệm và giải trình của nhân viên trong doanh nghiệp.
Thủ tục kiểm soát muốn thực hiện thành công cần sự tham gia và thực hành của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp từ các cấp quản lý đến mỗi nhân viên. Chỉ khi mỗi nhân viên thấy được những lợi ích của thủ tục kiểm soát thì hệ thống này mới được triển khai thành không.
Ngoài ra, bất kì hệ thống nào cũng cần được thường xuyên rà soát, điều chỉnh cho phù hợp với bối cảnh từng doanh nghiệp và theo các giai đoạn khác nhau.
Mong là những kiến thức tổng hợp về thủ tục kiểm soát là gì trên đây sẽ thật sự giúp ích cho bạn.
Hà Phương
Kiến thức kinh tế - Cẩm nang khác
- Bảo lãnh guarantee là gì? Phân loại và ưu nhược điểm
- 6 câu hỏi phỏng vấn chuyên viên tuyển dụng dễ gặp nhất
- Vốn huy động là gì? Vai trò và cách huy động vốn phổ biến
- Capitalization là gì? Ý nghĩa và các yếu tố ảnh hưởng
- Marketplace là gì, khác gì với cửa hàng trực tuyến?
- Equity financing là gì? Phân loại, ưu và nhược điểm
- Assessment là gì? Các thuật ngữ liên quan đến assessment
- Absenteeism là gì và thường gặp trong những trường hợp nào?
- Business communication là gì và làm sao để đạt hiệu quả cao?
- Phương pháp so sánh là gì và lợi ích của việc áp dụng?
- Bút tệ là gì? Các hình thái và vai trò của bút tệ
- Nhập khẩu ủy thác tiếng Anh là gì và những điều cần biết
- Bidding documents là gì và thường được sử dụng khi nào?
- Thuyết thị trường hiệu quả Efficient market hypothesis là gì?
- Định giá động dynamic pricing là gì, ưu nhược điểm ra sao?
- Vay tín chấp tiếng Anh là gì? Có gì khác so với vay đảm bảo?
- Downgrade là gì trong lĩnh vực chứng khoán?
- Đàm phán trong kinh doanh là gì? Cách để đàm phán thành công
- Chiến lược 5 whys là gì và cách áp dụng hiệu quả
- Employee turnover là gì? Nguyên nhân và giải pháp khắc phục
- Shareholders là gì? Đặc điểm và quyền lợi của shareholder
- Turnkey project là gì? Ưu nhược điểm của turnkey project?
- Holding period return là gì và công thức tính
- Quan điểm dựa trên nguồn lực Resource based view là gì?
- Ministry of Industry and Trade là gì, trách nhiệm ra sao?
- Leasing là gì? Vai trò và các điều khoản của Leasing
- Laissez faire là gì? Đặc điểm và cách áp dụng hiệu quả
- Equivalent Annual Cost EAC là gì? Ý nghĩa và công thức tính
- Nhà đầu cơ speculator là gì và có gì khác với nhà đầu tư
- Đơn vị sự nghiệp có thu là gì? Đặc điểm và phân loại
- Discounted cash flow là gì? Ưu và nhược điểm ra sao?
- Thâm hụt kép là gì? Mối quan hệ giữa thâm hụt kép và vàng
- Thu nhập chịu thuế tiếng Anh là gì và thuật ngữ liên quan
- Too big to fail là gì và cách để ngăn chặn
- Chi phí biến đổi variable cost là gì và các loại phổ biến
- Quyền được hưởng vesting là gì, lợi ích và bất lợi ra sao?
- Tài sản được quản lý AUM là gì và hoạt động ra sao?
- Quy mô sản xuất là gì? Cách lựa chọn quy mô sản xuất phù hợp
- Predictive analytics là gì và vì sao lại quan trọng?
- Operating lease là gì và có gì khác biệt với finance lease?
- Nhà bán lẻ là gì? Chức năng và vai trò của nhà bán lẻ
- Mô hình tăng trưởng kinh tế là gì và các loại hình nổi tiếng
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm tiếng Anh là gì?
- Hostile takeover là gì? Dấu hiệu nhận biết và giải pháp
- Tìm hiểu forum seeding là gì và vai trò gì trong marketing
- Fiscal policy là gì? Ưu nhược điểm của fiscal policy
- Contingency plan là gì và thực hiện thế nào cho hiệu quả?
- Arithmetic mean là gì và các vấn đề liên quan thường gặp
- 7 cách mở đầu thư ứng tuyển nhàm chán nên tránh sử dụng
- Tách rời tương quan Decoupling là gì và diễn ra khi nào?
- General partner là gì, có gì khác so với Limited partner?
- Truy thu thuế tiếng Anh là gì và các khái niệm liên quan
- Penny là gì? Ưu nhược điểm của cổ phiếu penny
- Trái khoán tín dụng debenture là gì? Khác gì với trái phiếu?
- Par value là gì? Mệnh giá cổ phiếu và mệnh giá trái phiếu
- Mã số thuế Tax Identification Number là gì?
- Bảo hộ thương mại là gì? Tác động và cách thực hiện
- Financial accounting là gì? Khác gì so với kế toán quản trị?
- Công nghệ gen là gì? Ảnh hưởng của công nghệ gen
- Brand name là gì? Nguyên tắc đặt brand name hiệu quả
- Lean Startup là gì? Có lợi thế gì so với Startup?
- Lạm phát inflation là gì? Cách đo lường chỉ số lạm phát
- Chi phí dồn tích Accrued Expense là gì trong kế toán?
- Phân phối độc quyền Exclusive Distributor là gì?
- Free float là gì? Tại sao free float lại quan trọng?
- Tiếp thị đa cấp Multi level marketing MLM là gì?
- Khu chế xuất Export Proccessing Zone – EPZ là gì?
- Rào cản thương mại là gì? Các hình thức phổ biến và tác động
- Information system là gì, có đặc trưng và vai trò ra sao?
- Án lệ case law là gì và phân tích án lệ là gì?
- Gợi ý cách tập trung cao độ vào một việc
- Hội nhập kinh tế quốc tế là gì? Lợi ích khi gia nhập ra sao?
- FMCG là gì? Sự khác biệt giữa FMCG và Retail
- Định chế tài chính là gì? Vai trò của định chế tài chính
- Nhóm ngành Sector là gì? Những thông tin cơ bản bạn cần biết
- Năng lực cốt lõi core competencies là gì và tiêu chí xác định
- Hợp đồng mua bán điện PPA là gì? Ưu nhược điểm ra sao?
- Tagline là gì? Vì sao tagline lại quan trọng?
- Third party là gì? Third party transaction là gì?
- Fixed cost là gì? Tác động của fixed cost đến lợi nhuận
- Capital goods là gì? Có gì khác so với Consumer goods?
- Áp dụng phương pháp Pomodoro để làm việc tại nhà hiệu quả
- 6 câu hỏi phỏng vấn ngân hàng khó và cách trả lời “ăn” điểm
- Công ty mẹ tiếng Anh là gì? Đặc điểm nổi bật của công ty mẹ
- Tìm hiểu thông quan hải quan Customs Clearance là gì
- Pareto Chart là gì, có ý nghĩa như thế nào với doanh nghiệp?
- Dividend Payout Ratio là gì? Công thức, ý nghĩa Payout Ratio
- Compliance Officer là gì? Nhiệm vụ công việc ra sao?
- Accountability là gì, có khác biệt gì với responsibility?
- Request for Information RFI là gì? Khi nào nên sử dụng RFI?
- Bán chéo là gì? Lợi ích của bán chéo đối với doanh nghiệp
- Sản phẩm du lịch là gì, thành phần và đặc điểm cơ bản
- LIBOR là gì? Vai trò của Libor đến thị trường tài chính
- EPE là gì? Điều kiện và thủ tục thành lập doanh nghiệp EPE
- Outsourcing là gì? Lợi ích và hạn chế khi outsource
- SG&A là gì? Vai trò của SG&A trong quản lý doanh nghiệp
- D/P at sight là gì và có gì khác với D/A?
- Null hypothesis là gì, khác gì với alternative hypothesis?
- Remittance là gì và được thực hiện ra sao trong giao dịch?
- Exchange là gì trong thị trường chứng khoán?
- Coefficient of Variation là gì? Vai trò và ưu, nhược điểm
- NPV là gì? Ưu nhược điểm và công thức tính
- Khấu hao lũy kế Accumulated Depreciation là gì và cách tính
- Retained Earnings là gì và sử dụng thế nào cho hiệu quả?
- Động lực là gì? Vì sao cần tạo động lực cho nhân viên?
- Giá trị sổ sách là gì? Vai trò của giá trị sổ sách
- Công ty offshore là gì? Ưu, nhược điểm của công ty offshore
- Truyền thông nội bộ là gì? Lợi ích và cách cải thiện
- Variance là gì? Công thức tính variance và ứng dụng
- Machine Learning là gì? Ứng dụng của Machine Learning
- Thông tin là gì? Các dạng thông tin trong doanh nghiệp
- Carbon footprint là gì? Cách đơn giản giảm khí thải carbon
- Confidence Interval là gì - khái niệm và cách tính chuẩn xác
- Mortgage là gì? Thế chấp và khoản vay khác nhau thế nào?
- Mục tiêu SMART là gì? Các ứng dụng và tầm quan trọng
- Comparative Advantage là gì? Cách xác định lợi thế so sánh
- Back office là gì? Tầm quan trọng và các vị trí liên quan
- Bình quân gia quyền là gì? Ứng dụng và cách tính chuẩn xác
- Kim ngạch là gì? Cách tính kim ngạch xuất khẩu
- Holding Company là gì? Ưu nhược điểm của Holding Company
- SWOT là gì? Vì sao cần tiến hành phân tích SWOT?
- Tài khoản đối ứng là gì, tầm quan trọng và mục đích sử dụng
- VN30 là gì? Giải đáp các thắc mắc liên quan đến VN30
- Tỷ lệ nợ xấu là gì? Mục đích và cách tính tỷ lệ nợ xấu
- Hệ số tương quan (Correlation Coefficient) là gì và ứng dụng
- Chỉ số giá tiêu dùng CPI là gì? Ý nghĩa và cách xác định
- Data Flow Diagram là gì? Thành phần và các bước xây dựng
- Standard deviation là gì? Công thức tính và ứng dụng
- Lợi nhuận biên là gì? Công tính thức lợi nhuận biên
- Neural network là gì? Vai trò và ứng dụng của neural network
- Tổng doanh thu là gì? Các loại doanh thu và cách tính
- Interest rate là gì? Các loại lãi suất phổ biến
- Barcode là gì? Giải đáp các thắc mắc về barcode
- Quy mô thị trường là gì? Tầm quan trọng và cách xác định
- P&L là gì? Các thành phần quan trọng của một P&L
- Thuế môn bài là gì? Quy định về thuế môn bài bạn cần biết
- PCI là gì? Tất tần tật những lĩnh vực mà PCI biểu thị
- YTD là gì? Lợi ích và cách tính YTD cho doanh nghiệp
- Equity là gì? Tìm hiểu các hình thức equity trong tài chính
- Lead time là gì? Ý nghĩa, vai trò và các vấn đề liên quan
- End To End là gì? Vai trò và đặc điểm của quy trình đầu cuối
- Cash flow là gì? Cách giúp quản lý Cash flow hiệu quả
- Dự án là gì, tính năng và các bước thực hiện dự án
- Biểu đồ Gantt là gì? Lợi ích của biểu đồ Gantt trong quản lý
- Debit note là gì? Cách phân biệt Debit note và Credit note
- Thư xin việc cho sinh viên mới ra trường: 7 lỗi nên tránh
- LLC là gì? Ưu và nhược điểm của công ty trách nhiệm hữu hạn
- Lợi nhuận gộp là gì? Cách tính lợi nhuận gộp đơn giản