Thủ tục kiểm soát là gì và được ứng dụng thế nào?

Việc hiểu rõ thủ tục kiểm soát là gì và cách thức thực hiện sẽ giúp bạn ứng dụng trong công việc của mình một cách hiệu quả hơn.

Thủ tục kiểm soát là gì?

Thủ tục kiểm soát được định nghĩa là các qui chế và chính sách do ban lãnh đạo doanh nghiệp thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.

Mục tiêu của thủ tục kiểm soát bao gồm:

–       Giúp đảm bảo việc thực hiện chính xác các chính sách, quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính

–       Đảm bảo việc các quy trình và chính sách nhân sự của công ty được nhân viên tuân thủ đúng và đầy đủ.

–       Đảm bảo các hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp theo quy định.

“Thủ tục kiểm soát giúp giảm thiểu mọi rủi ro cho công ty, giảm thiểu số lượng sai sót và đảm bảo hoạt động vận hành hiệu quả theo bất kỳ quy tắc hoặc quy định nào đã đặt ra.”

Ưu điểm của thủ tục kiểm soát

Một doanh nghiệp có các thủ tục kiểm soát tốt sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng phát hiện các rủi ro của doanh nghiệp một cách đầy đủ, chính xác và qua đó, được ngăn kịp thời, giảm các tổn thất đến mức tối thiểu.

Bên cạnh đó, dù nghiêng về việc kiểm soát nội bộ, nhưng một doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát được vận hành một cách hữu hiệu sẽ giúp nâng cao uy tín đối với các đối tác và khách hàng của mình.

Nguyên tắc để thiết lập thủ tục kiểm soát phù hợp

Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp, bạn cần tuân thủ đúng nguyên tắc. Vậy các nguyên tắc để thiết lập thủ tục kiểm soát là gì?

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Thủ tục kiểm soát nhằm mục tiêu kiểm tra sự tuân thủ của nhân viên đối với các quy trình. Vì vậy, quy trình càng cụ thể với sự phân công rõ ràng giữa các bộ phận và các nhân viên trong cùng một bộ phận sẽ là nền tảng chính để thực hiện các thủ tục kiểm soát. Điều này cũng tránh việc chồng chéo và đổ trách nhiệm khi xử lý các nghiệp vụ công ty hoặc khi có sự cố xảy ra.

Đồng thời, việc phân nhiệm các vị trí có sự liên kết với nhau sẽ tạo ra tiến trình kiểm soát tự động. Kết quả do nhân viên A tạo ra sẽ được kiểm tra và sử dụng bởi nhân viên B, hạn chế sự sai sót và rủi ro khi có một nhân viên nào cố tình gian lận để trục lợi.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Với nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ tránh được các tình huống xảy ra do lạm quyền hoặc các sai phạm cố ý. Ví dụ người mua hàng cho công ty không thể là một, người thực hiện nhiệm vụ và người chịu trách nhiệm phê duyệt không phải cùng một người. Thậm chí không được có mối quan hệ gia đình giữa nhân viên kế toán và quản lý trực tiếp.

Vì vậy, khi công ty rơi vào tình trạng thiếu nhân sự và cần kiêm nhiệm, Ban Quản trị cần chú ý đến các yếu tố này để tránh thất thoát.

Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền

Mỗi cấp quản lý khác nhau thường sẽ được cấp quyền sử dụng, phê duyệt khác nhau về hạn mức tài chính, tuyển dụng nhân sự và các thông tin trong hệ thống của một doanh nghiệp.

Ví dụ như quản lý cấp trung sẽ được phê duyệt mua sắm mức 10 triệu đồng trở xuống, quản lý cấp cao hơn sẽ được phê duyệt mua sắm từ 10 đến 20 triệu và quản lý cấp cao là trên 20 triệu.

Trong tài chính – kế toán, một thực hành khác đảm bảo nguyên tắc này là ủy nhiệm chi thường được ký bởi ít nhất hai người trong doanh nghiệp.

Vì vậy, nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền phù hợp với từng cấp quản lý là một điều rất cần thiết để giảm thiểu các tình huống vô ý hay cố ý vi phạm các quy định của doanh nghiệp.

Cách ứng dụng thủ tục kiểm soát hiệu quả trong quản trị

Bên cạnh các nguyên tắc, doanh nghiệp cũng cần áp dụng những cách thức sau đây để có thể đảm bảo thủ tục kiểm soát được ứng dụng hiệu quả.

–       Các nhân viên ở các cấp khác nhau cần thường xuyên cập nhật thông tin đầy đủ, chính xác cho các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp, tổ chức.

–       Xây dựng hệ thống truyền thông và văn hóa doanh nghiệp về sự liêm chính.

–       Xây dựng quy trình/ đường dây nóng để nhân viên các cấp có thể báo cáo những nghi ngờ về hành vi sai phạm mà không sợ gây mất đoàn kết.

–       Thường xuyên hướng dẫn cho nhân viên mới và củng cố cho nhân viên cũ về các quy định để có thể tuân thủ, tránh những vi phạm không cố ý.

–       Lắp đặt các tủ khóa, két sắt hoặc hệ thống bảo vệ thông tin nhằm ngăn ngừa các sự cố chống phá, đánh cắp dữ liệu.

–       Chuẩn bị kế hoạch ngăn ngừa rủi ro, thiên tại để hạn chế các mất mát về tài sản, thông tin, chứng từ trong các trường hợp bất khả kháng.

–       Thiết lập các hoạt động kiểm tra chéo/ xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập và định kỳ kiểm tra đột xuất giữa các bộ phận để nâng cao tinh thần trách nhiệm và giải trình của nhân viên trong doanh nghiệp.

Thủ tục kiểm soát muốn thực hiện thành công cần sự tham gia và thực hành của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp từ các cấp quản lý đến mỗi nhân viên. Chỉ khi mỗi nhân viên thấy được những lợi ích của thủ tục kiểm soát thì hệ thống này mới được triển khai thành không.

Ngoài ra, bất kì hệ thống nào cũng cần được thường xuyên rà soát, điều chỉnh cho phù hợp với bối cảnh từng doanh nghiệp và theo các giai đoạn khác nhau.

Mong là những kiến thức tổng hợp về thủ tục kiểm soát là gì trên đây sẽ thật sự giúp ích cho bạn.

Hà Phương