Trong nhiều lĩnh vực nghề nghiệp, email có thể là phương tiện giao tiếp chính giữa các nhân viên, khách hàng và đối tác. Viết email có vẻ như là một nhiệm vụ cực kỳ đơn giản nhưng khi biết được những hậu quả của việc làm sai, nó có thể đột nhiên trở nên khá khó khăn. Gửi các thông tin sai lệch đến khách hàng tiềm năng sẽ gây hiểu lầm, làm tổn thất đến kết quả kinh doanh là những gì có thể xảy ra nếu bạn không dành thời gian để viết nội dung đúng cách và kiểm tra kỹ lưỡng.
Cho dù bạn viết thư cho đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng hoặc đối tác, hãy cố gắng tạo ra mối quan hệ tốt đẹp và thu hút sự chú ý của họ. Dưới đây là 6 điều cần nhớ giúp bạn tận dụng tối đa email của mình.
Tối ưu hóa dòng chủ đề
Giống như bạn nhận được vô số email mỗi ngày, những người khác cũng vậy. Nếu bạn nhận được một email không có dòng chủ đề hoặc chủ đề có vẻ không liên quan, bạn sẽ là gì? Nhiều khả năng bạn sẽ phớt lờ chúng. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn liên hệ với các doanh nghiệp với hy vọng tạo ra mối quan hệ đối tác hoặc biến họ trở thành các khách hàng tiềm năng.
Một dòng chủ đề email tốt giống như một tựa đề hấp dẫn của một quyển sách. Nó tạo cảm giác cho người đọc thấy rằng họ nên đọc email của bạn. Do đó, hãy luôn có một dòng chủ đề tóm tắt ngắn gọn và rõ ràng nội dung của tin nhắn. Ví dụ, thay vì viết “Tóm tắt cuộc họp”, bạn nên viết “Nội dung cuộc họp thứ Hai ngày 14.10, 3 giờ chiều, phòng số 2”.
Đặt điểm chính của bạn trong câu đầu tiên
Đừng đặt điểm quan trọng nhất ở đâu đó giữa email của bạn, mà hãy trình bày ở ngay câu đầu tiên. Sau đó, sử dụng phần còn lại của văn bản để giải thích hoặc mở rộng. Đề cập trực tiếp đến vấn đề giúp người đọc biết lý do tại sao bạn gửi email ngay lập tức đồng thời cũng thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ.
Giữ email ngắn gọn
Như đã nói, mỗi người đều có thể nhận được rất nhiều email mỗi ngày, vì vậy bạn không nên làm mất thời gian của họ. Viết email ngắn gọn và chính xác, để thu hút chú ý của họ và cung cấp cho họ thông tin họ cần một cách dễ dàng.
Tích cực
Cân nhắc sử dụng các từ mang ý nghĩa tích cực như hữu ích, câu hỏi hay, đồng ý, cùng nhau, vui mừng, lẫn nhau, cơ hội... và hạn chế sử dụng các từ như bận rộn, khủng hoảng, thất bại, không thể, lãng phí, vất vả... Những từ ngữ bạn sử dụng thể hiện thái độ của bạn với công việc và cuộc sống, vì vậy hãy sử dụng ngôn ngữ của bạn một cách khôn ngoan.
Lịch sự
Email là một phương thức giao tiếp ít chính thức hơn, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không cần phải kiểm tra giọng văn của mình. Thái độ lịch sự trong email không gây hao tốn bất cứ điều gì ngoài vài giây gõ phím nhưng sẽ tạo ra một thế giới hoàn toàn khác biệt. Hãy lịch sự với người nhận và đảm bảo rằng bạn thân thiện trong giọng văn và các từ ngữ sử dụng. Sử dụng các từ như “Vui lòng và “Cảm ơn” sẽ tạo sự dễ chịu, giúp bạn tạo dựng được mối quan hệ tốt với người nhận và nếu đó là khách hàng tiềm năng thì họ sẽ mở ra cho doanh nghiệp của bạn cơ hội mới mỗi ngày.
Chỉnh sửa và hiệu đính
Hãy thật cẩn thận với chữ in hoa, dấu câu, chính tả và ngữ pháp cơ bản. Mặc dù chúng có thể được chấp nhận trong các email không chính thức, nhưng lại rất quan trọng trong các email trao đổi với khách hàng, với các lãnh đạo cấp cao vì chúng là một phần quan trọng của hình ảnh bạn đang tạo dựng. Hãy dành thời gian cần thiết để chỉnh sửa những gì bạn đã viết trước khi nhấn nút “Gửi đi”. Điều này bao gồm chính tả, cấu trúc câu và dấu câu cũng như lối diễn đạt. Một email được viết tốt nói rất nhiều điều về bạn với tư cách là một nhân viên chuyên nghiệp và là đại diện của doanh nghiệp. Trong thế giới bận rộn ngày nay, rất dễ dàng để gửi các email mà không cần kiểm tra các lỗi cơ bản, vì vậy hãy nỗ lực để chỉnh sửa.
Email là một cách đơn giản để giao tiếp, nhưng nó cũng có thể gây ra nhiều vấn đề rắc rối. Sử dụng những lời khuyên này có thể giúp cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp qua email của bạn và giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp.
Pha Lê
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Thiết kế cơ sở tiếng Anh là gì và các thuật ngữ cần biết?
- AIFTA là gì, các lĩnh vực hợp tác và kết quả đạt được?
- 4 thử thách khi phân tích dữ liệu Marketing và cách xử lý
- 7 ngôn ngữ hình thể không thể thiếu khi chăm sóc khách hàng
- 8 kỹ năng trả lời câu hỏi hiệu quả và thuyết phục
- 8 kỹ năng đàm phán thương lượng cần thiết trong kinh doanh
- Ngành chăm sóc sức khỏe đòi hỏi các kỹ năng mềm nào?
- Các câu hỏi phỏng vấn về thái độ bạn dễ gặp nhất
- Sử dụng thời gian hợp lý khi làm việc tại nhà
- 7 cách tối ưu hóa hiệu quả cho người lần đầu làm việc từ xa
- 8 bí quyết tự tạo động lực khi làm việc tại nhà
- 6 câu hỏi phỏng vấn xin việc bạn có thể gặp trong mùa Covid
- 7 mẹo làm việc tại nhà online dành cho nhân viên kinh doanh
- Giao tiếp qua email, thế nào là chuyên nghiệp?
- Thiếu tập trung khi làm việc tại nhà, nên làm gì?
- Nâng cao trách nhiệm của bản thân khi làm việc tại nhà
- 9 thói quen của người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
- Tạo không khí hài hước vui nhộn cho bài thuyết trình đúng cách
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng bằng các từ khóa đắt giá
- Lí do kiên trì nhẫn nại quan trọng với nhân viên kinh doanh
- Tip phỏng vấn: 8 “không” để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng
- “Điểm danh” các kỹ năng thiết yếu cho công việc lễ tân
- Thế nào là lắng nghe khách hàng hiệu quả?
- “Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?” và cách trả lời chuẩn
- 5 kiểu khách hàng khó tính và lời khuyên khi ứng xử
- Tìm hiểu về cách trả lời câu hỏi “Sở thích của bạn là gì?”
- Nghỉ phép tiếng Anh là gì? Cách xin nghỉ phép chuẩn
- Sales Representative là gì? Tìm hiểu cụ thể về công việc Sales Representative
- Nghề nghiệp là gì? Vai trò của định hướng nghề nghiệp
- Cống hiến là gì? 4 dấu hiệu của nhân viên có tinh thần cống hiến
- Tự học là gì? Các phương pháp tự học hiệu quả
- Trình bày kỹ năng nghề nghiệp khi tìm việc thế nào cho thú vị?
- LinkedIn là gì? Mẹo tạo hồ sơ ghi điểm nhà tuyển dụng
- Ngoại thương là gì? Học Ngoại thương ra trường làm gì?
- Trách nhiệm là gì? Làm gì để trở thành người có trách nhiệm?
- 8 mục tiêu phát triển nghề nghiệp trong năm 2021
- Công văn tiếng Anh là gì? Các yêu cầu trong soạn thảo công văn tiếng Anh
- Credential là gì? Cách thể hiện chuyên nghiệp trong CV
- Để làm tốt công việc hành chính nhân sự, bạn cần kỹ năng nào?
- Support là gì? Tìm hiểu về công việc support và các vấn đề liên quan
- Gợi ý hay để trả lời câu hỏi “Điểm mạnh của bạn là gì?”
- All rights reserved là gì? Hiểu đúng để bảo vệ bản quyền sáng tạo của bạn
- Trình độ chuyên môn là gì? Cách trình bày trên CV hiệu quả
- Bộc trực là gì? 6 biểu hiện của người có tính bộc trực
- Nhất quán là gì? Vì sao nhất quán là yếu tố giúp bạn thành công?
- Làm ca xoay là gì? Điều cơ bản bạn cần biết về ca xoay và ca gãy
- Kỹ năng tư duy logic: tầm quan trọng và 4 cách để rèn luyện
- HTKK là gì? Hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm HTKK
- Người lãnh đạo là gì? 10 yếu tố hình thành nên người lãnh đạo tuyệt vời
- Sở trường là gì? Cách trả lời ghi điểm khi được hỏi về sở trường
- Lạc quan là gì? 5 cách để trở nên lạc quan hơn trong công việc
- Sắp xếp công việc hiệu quả: đặc điểm và cách thể hiện khi tìm việc
- Tư duy phản biện là gì và dấu hiệu của người có tư duy phản biện?
- Tỉ mỉ, cẩn thận: tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả
- Best regards là gì? Cách sử dụng Best regards và các lời chào kết thúc email khác
- “Mẹo” nêu ưu nhược điểm của bản thân thuyết phục nhà tuyển dụng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản – những điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
- Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
- Cách phát triển bản thân hiệu quả để có một năm mới thành công
- Dự đoán công danh sự nghiệp của 12 chòm sao trong năm 2020
- Vì sao bạn nên cải thiện kỹ năng quản lý thời gian?
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 7 yếu tố cần xem xét khi lựa chọn vị trí thực tập
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 5 lỗi phổ biến khi tạo danh sách các việc cần làm
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- 8 lợi ích khi tạo danh sách các việc cần làm
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 điều nên biết trước khi làm việc tại startup
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 mẹo quản lý thời gian dành cho nữ nhân viên bận rộn
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- 7 điều khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp khi tìm việc
- 5 lí do nên ngừng so sánh công việc của mình với người khác
- Mẹo tìm kiếm công việc cho người hướng nội
- 6 điều nên làm nếu bạn “ghét” công việc mới
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- Cần làm gì trong 6 tháng đầu ở công việc mới?
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- Tự quảng bá bản thân để thăng tiến trong sự nghiệp
- 3 điều cần nhớ khi cảm thấy “đuối” với công việc mới
- Từ chối nhận thêm việc thế nào để tránh mất lòng sếp?
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp
- 8 tuyệt chiêu tạo thiện cảm trong giao tiếp
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- Bạn nên làm gì trong ngày đầu tiên nhận việc?
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- Những cú sốc dành cho lính mới công sở
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- Tạo dấu ấn với nhà tuyển dụng bằng thư cảm ơn
- 5 đặc điểm của một ứng viên ấn tượng
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- Luyện kỹ năng thuyết trình một cách dễ dàng nhất
- Làm thế nào để phát triển kỹ năng lãnh đạo (Phần 1)
- Hướng dẫn cách lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả
- 10 điều cần thiết để phát triển kỹ năng đàm phán
- Hướng dẫn cách lập kế hoạch cho bản thân trong 5 năm tới
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- Tư duy tích cực – chìa khoá của thành công
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- Làm thế nào để thành công trong tuần đầu tiên của công việc mới?
- Rèn luyện kỹ năng học và tự học hiệu quả
- Làm việc nhóm hiệu quả và 8 kỹ năng không thể thiếu
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- Kỹ năng giải quyết xung đột trong môi trường công sở
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)