Trong công việc, không đáp ứng đúng thời hạn có nghĩa là không được đánh giá cao, không được thăng chức, mất đi tiền thưởng, khiến khách hàng khó chịu, hủy hợp đồng, thậm chí là mất việc...
Để cảm thấy tự tin rằng một công việc sẽ được thực hiện vào đúng hoặc trước thời gian đã hẹn, bạn cần tránh 4 lý do phổ biến khiến bạn luôn trễ thời hạn sau đây.
Quản lý thời gian
Hầu hết mọi người đều đánh giá chưa hợp lý về thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Họ quên bao gồm thời gian bị gián đoán, thời gian phục hồi để lấy lại sự tập trung sau khi bị quấy rầy, giờ nghỉ trưa hoặc những lúc họ không thể tập trung...
Để có được cái nhìn thực tế hơn về việc bạn mất bao lâu để làm việc gì đó, hãy bắt đầu chú ý đến thời gian bạn dành cho các hoạt động trong suốt ngày làm việc. Đồng nghiệp có thường xuyên làm gián đoạn công việc của bạn không, nếu có thì trong bao lâu? Mất bao lâu để bạn lấy lại tập trung sao sự xáo trộn này? Tâm trí bạn có xu hướng khó tập trung vào thời điểm nào trong ngày?
Thời gian nghỉ trưa trung bình của bạn là bao lâu? Sau hai hoặc ba tuần ghi lại các hoạt động này, bạn sẽ có sự hiểu biết chính xác hơn về việc bạn dành bao nhiêu thời gian để thực sự làm việc và các việc ngoài lề khác.
Song song đó, bạn cũng nên nhân đôi thời gian ước tính để hoàn thành một nhiệm vụ. Nếu bạn nghĩ rằng sẽ làm điều gì đó trong 10 phút, hãy nói rằng bạn sẽ cần 20 phút. Nếu bạn cho rằng cần 1 ngày để hoàn thành công việc, hãy nói rằng bạn cần thời gian gấp đôi.
Ngoài ra, cần nhớ rằng đồng nghiệp và khách hàng của bạn cũng có thể đang ước lượng sai thời gian cần thiết để hoàn thành công việc của họ. Vậy nên, nếu bạn đang chờ đợi các tài liệu từ đồng nghiệp, hãy chắc chắn “trừ hao” thời gian nhằm đảm bảo công việc của bạn hoàn thành đúng thời hạn.
Thứ tự ưu tiên
Không thực hiện theo thứ tự ưu tiên phù hợp thường là nguyên nhân của việc trễ thời hạn. Khi còn đi học, việc ưu tiên đi chơi với bạn bè hoặc xem tivi hơn là hoàn thành bài tập về nhà sẽ khiến bạn bị điểm thấp. Nhưng trong thế giới làm việc, việc không biết thứ tự ưu tiên sẽ dẫn đến nhiều hậu quả xấu hơn bởi nó ảnh hưởng đến cả bản thân bạn lẫn tập thể doanh nghiệp.
Do đó, hãy dành một vài phút buổi sáng để lên kế hoạch cho ngày làm việc của bạn. Điều này đồng nghĩa với việc thực hiện các công việc quan trọng nhất vào khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày của bạn. Ngay cả khi bạn không theo dõi lịch trình một cách sát sao thì việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cũng giúp bạn chú ý và nhận thức chính xác những gì cần làm.
Kiểm soát các yếu tố gây xao nhãng
Việc sa đà vào một trang web hài hước, một cuộc trò chuyện với đồng nghiệp về kỳ nghỉ sắp tới hoặc các tin tức nóng hổi trên diễn đàn có thể dễ dàng khiến bạn mất tập trung vào các thời hạn quan trọng. Không có quyết tâm bỏ qua những cám dỗ này, bạn sẽ không hoàn thành công việc đúng hạn hoặc đạt được các mục tiêu lớn hơn, có lợi hơn.
Nếu chỉ nói với chính mình rằng “Tôi đang lãng phí thời gian” thì chưa đủ để hạn chế hành vi của bạn, mà cần phải thực hiện các bước chủ động hơn. Chẳng hạn như ẩn đi các biểu tượng, tắt các thiết bị, đeo tai nghe hoặc làm bất cứ điều gì cần thiết khác để tránh sự phiền nhiễu “dẫn dụ” bạn ra khỏi công việc.
Giao tiếp
Thường xuyên cập nhật về tình hình công việc của bạn và quản lý tốt kỳ vọng của đồng nghiệp hoặc cấp trên có thể giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn. Bởi khi đó bạn có thể đưa ra tín hiệu nếu có nguy cơ bỏ lỡ thời hạn để cấp trên thực hiện các điều chỉnh cần thiết và bạn có thể tìm thấy người có thể giúp bạn đáp ứng tốt hơn thời hạn đưa ra.
Ngoài ra, giao tiếp thường xuyên còn giúp bạn thiết lập tốt hơn các ưu tiên của mình, giúp bạn có trách nhiệm, tìm hiểu thông tin và kỹ năng quan trọng liên quan đến công việc và quản lý tốt thời gian. Nếu bạn có nhiều khả năng không hoàn thành công việc đúng hạn, thì sự im lặng là một cách để gây khó khăn cho người đang chờ đợi kết quả công việc của bạn.
Dựa trên thời gian thực hiện của dự án dài hay ngắn, mà việc giao tiếp thường xuyên có thể là hàng giờ, hàng ngày hoặc vài ngày một lần. Hãy đưa ra những mong đợi về việc giao tiếp thường xuyên này khi bắt đầu công việc để mọi người cảm thấy thoải mái với tần suất tương tác. Ngoài ra, vào thời điểm bạn biết sẽ có sự chậm trễ, hãy chia sẻ điều đó với những người thích hợp để có được sự hỗ trợ sớm nhất có thể.
Huỳnh Trâm
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Vì sao bạn nên cải thiện kỹ năng quản lý thời gian?
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 6 kỹ năng viết email công việc ai cũng cần biết
- Kỹ năng giao tiếp với khách hàng: 7 cách để cải thiện
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 5 lỗi phổ biến khi tạo danh sách các việc cần làm
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- 5 lợi ích khi ước lượng thời gian cho việc cần làm
- 8 lợi ích khi tạo danh sách các việc cần làm
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 điều nên biết trước khi làm việc tại startup
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 mẹo quản lý thời gian dành cho nữ nhân viên bận rộn
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- 7 điều khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp khi tìm việc
- 5 lí do nên ngừng so sánh công việc của mình với người khác
- Mẹo tìm kiếm công việc cho người hướng nội
- 6 điều nên làm nếu bạn “ghét” công việc mới
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- Cần làm gì trong 6 tháng đầu ở công việc mới?
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- Tự quảng bá bản thân để thăng tiến trong sự nghiệp
- 3 điều cần nhớ khi cảm thấy “đuối” với công việc mới
- Từ chối nhận thêm việc thế nào để tránh mất lòng sếp?
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp
- 8 tuyệt chiêu tạo thiện cảm trong giao tiếp
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- Bạn nên làm gì trong ngày đầu tiên nhận việc?
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- Những cú sốc dành cho lính mới công sở
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- Tạo dấu ấn với nhà tuyển dụng bằng thư cảm ơn
- 5 đặc điểm của một ứng viên ấn tượng
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- Luyện kỹ năng thuyết trình một cách dễ dàng nhất
- Làm thế nào để phát triển kỹ năng lãnh đạo (Phần 1)
- Hướng dẫn cách lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả
- 10 điều cần thiết để phát triển kỹ năng đàm phán
- Hướng dẫn cách lập kế hoạch cho bản thân trong 5 năm tới
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- Tư duy tích cực – chìa khoá của thành công
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- Làm thế nào để thành công trong tuần đầu tiên của công việc mới?
- Rèn luyện kỹ năng học và tự học hiệu quả
- Làm việc nhóm hiệu quả và 8 kỹ năng không thể thiếu
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- Kỹ năng giải quyết xung đột trong môi trường công sở
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)
