Trong công việc, không đáp ứng đúng thời hạn có nghĩa là không được đánh giá cao, không được thăng chức, mất đi tiền thưởng, khiến khách hàng khó chịu, hủy hợp đồng, thậm chí là mất việc...
Để cảm thấy tự tin rằng một công việc sẽ được thực hiện vào đúng hoặc trước thời gian đã hẹn, bạn cần tránh 4 lý do phổ biến khiến bạn luôn trễ thời hạn sau đây.
Quản lý thời gian
Hầu hết mọi người đều đánh giá chưa hợp lý về thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Họ quên bao gồm thời gian bị gián đoán, thời gian phục hồi để lấy lại sự tập trung sau khi bị quấy rầy, giờ nghỉ trưa hoặc những lúc họ không thể tập trung...
Để có được cái nhìn thực tế hơn về việc bạn mất bao lâu để làm việc gì đó, hãy bắt đầu chú ý đến thời gian bạn dành cho các hoạt động trong suốt ngày làm việc. Đồng nghiệp có thường xuyên làm gián đoạn công việc của bạn không, nếu có thì trong bao lâu? Mất bao lâu để bạn lấy lại tập trung sao sự xáo trộn này? Tâm trí bạn có xu hướng khó tập trung vào thời điểm nào trong ngày?
Thời gian nghỉ trưa trung bình của bạn là bao lâu? Sau hai hoặc ba tuần ghi lại các hoạt động này, bạn sẽ có sự hiểu biết chính xác hơn về việc bạn dành bao nhiêu thời gian để thực sự làm việc và các việc ngoài lề khác.
Song song đó, bạn cũng nên nhân đôi thời gian ước tính để hoàn thành một nhiệm vụ. Nếu bạn nghĩ rằng sẽ làm điều gì đó trong 10 phút, hãy nói rằng bạn sẽ cần 20 phút. Nếu bạn cho rằng cần 1 ngày để hoàn thành công việc, hãy nói rằng bạn cần thời gian gấp đôi.
Ngoài ra, cần nhớ rằng đồng nghiệp và khách hàng của bạn cũng có thể đang ước lượng sai thời gian cần thiết để hoàn thành công việc của họ. Vậy nên, nếu bạn đang chờ đợi các tài liệu từ đồng nghiệp, hãy chắc chắn “trừ hao” thời gian nhằm đảm bảo công việc của bạn hoàn thành đúng thời hạn.
Thứ tự ưu tiên
Không thực hiện theo thứ tự ưu tiên phù hợp thường là nguyên nhân của việc trễ thời hạn. Khi còn đi học, việc ưu tiên đi chơi với bạn bè hoặc xem tivi hơn là hoàn thành bài tập về nhà sẽ khiến bạn bị điểm thấp. Nhưng trong thế giới làm việc, việc không biết thứ tự ưu tiên sẽ dẫn đến nhiều hậu quả xấu hơn bởi nó ảnh hưởng đến cả bản thân bạn lẫn tập thể doanh nghiệp.
Do đó, hãy dành một vài phút buổi sáng để lên kế hoạch cho ngày làm việc của bạn. Điều này đồng nghĩa với việc thực hiện các công việc quan trọng nhất vào khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày của bạn. Ngay cả khi bạn không theo dõi lịch trình một cách sát sao thì việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cũng giúp bạn chú ý và nhận thức chính xác những gì cần làm.
Kiểm soát các yếu tố gây xao nhãng
Việc sa đà vào một trang web hài hước, một cuộc trò chuyện với đồng nghiệp về kỳ nghỉ sắp tới hoặc các tin tức nóng hổi trên diễn đàn có thể dễ dàng khiến bạn mất tập trung vào các thời hạn quan trọng. Không có quyết tâm bỏ qua những cám dỗ này, bạn sẽ không hoàn thành công việc đúng hạn hoặc đạt được các mục tiêu lớn hơn, có lợi hơn.
Nếu chỉ nói với chính mình rằng “Tôi đang lãng phí thời gian” thì chưa đủ để hạn chế hành vi của bạn, mà cần phải thực hiện các bước chủ động hơn. Chẳng hạn như ẩn đi các biểu tượng, tắt các thiết bị, đeo tai nghe hoặc làm bất cứ điều gì cần thiết khác để tránh sự phiền nhiễu “dẫn dụ” bạn ra khỏi công việc.
Giao tiếp
Thường xuyên cập nhật về tình hình công việc của bạn và quản lý tốt kỳ vọng của đồng nghiệp hoặc cấp trên có thể giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn. Bởi khi đó bạn có thể đưa ra tín hiệu nếu có nguy cơ bỏ lỡ thời hạn để cấp trên thực hiện các điều chỉnh cần thiết và bạn có thể tìm thấy người có thể giúp bạn đáp ứng tốt hơn thời hạn đưa ra.
Ngoài ra, giao tiếp thường xuyên còn giúp bạn thiết lập tốt hơn các ưu tiên của mình, giúp bạn có trách nhiệm, tìm hiểu thông tin và kỹ năng quan trọng liên quan đến công việc và quản lý tốt thời gian. Nếu bạn có nhiều khả năng không hoàn thành công việc đúng hạn, thì sự im lặng là một cách để gây khó khăn cho người đang chờ đợi kết quả công việc của bạn.
Dựa trên thời gian thực hiện của dự án dài hay ngắn, mà việc giao tiếp thường xuyên có thể là hàng giờ, hàng ngày hoặc vài ngày một lần. Hãy đưa ra những mong đợi về việc giao tiếp thường xuyên này khi bắt đầu công việc để mọi người cảm thấy thoải mái với tần suất tương tác. Ngoài ra, vào thời điểm bạn biết sẽ có sự chậm trễ, hãy chia sẻ điều đó với những người thích hợp để có được sự hỗ trợ sớm nhất có thể.
Huỳnh Trâm
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Có nên từ chối công việc không thuộc về mình?
- Bất động sản tiếng Anh là gì và các thuật ngữ phổ biến?
- Làm việc thông minh hay làm việc chăm chỉ: đâu là chân lý?
- 7 cách thể hiện tinh thần ham học hỏi khi phỏng vấn
- 9 mẹo thuyết trình bán hàng giúp chốt giao dịch nhanh hơn
- Bí kíp loại bỏ thói quen trì hoãn công việc ngay hôm nay
- Giao tiếp bằng mắt chiếm trọn thiện cảm của người đối diện
- Nhận biết 7 tín hiệu khách hàng tiềm năng sẵn sàng chi tiền
- Nên nói về điểm mạnh của bản thân thế nào khi phỏng vấn?
- Nâng cao kỹ năng chăm sóc khách hàng qua điện thoại
- Độ phân tán dữ liệu dispersion là gì và ý nghĩa kinh tế?
- Sử dụng cử chỉ tay trong giao tiếp sao cho hiệu quả?
- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh BPR là gì?
- Thiết kế cơ sở tiếng Anh là gì và các thuật ngữ cần biết?
- AIFTA là gì, các lĩnh vực hợp tác và kết quả đạt được?
- 4 thử thách khi phân tích dữ liệu Marketing và cách xử lý
- 7 ngôn ngữ hình thể không thể thiếu khi chăm sóc khách hàng
- 7 điều người quản lý thời gian thông minh không bao giờ làm
- 8 kỹ năng đàm phán thương lượng cần thiết trong kinh doanh
- Ngành chăm sóc sức khỏe đòi hỏi các kỹ năng mềm nào?
- Các câu hỏi phỏng vấn về thái độ bạn dễ gặp nhất
- Reconcile trong kế toán là gì và có tầm quan trọng ra sao?
- 7 cách tối ưu hóa hiệu quả cho người lần đầu làm việc từ xa
- 8 bí quyết tự tạo động lực khi làm việc tại nhà
- 6 câu hỏi phỏng vấn xin việc bạn có thể gặp trong mùa Covid
- 7 mẹo làm việc tại nhà online dành cho nhân viên kinh doanh
- Nâng cao trách nhiệm của bản thân khi làm việc tại nhà
- 9 thói quen của người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
- Tạo không khí hài hước vui nhộn cho bài thuyết trình đúng cách
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng bằng các từ khóa đắt giá
- Lí do kiên trì nhẫn nại quan trọng với nhân viên kinh doanh
- Tip phỏng vấn: 8 “không” để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng
- “Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?” và cách trả lời chuẩn
- 5 kiểu khách hàng khó tính và lời khuyên khi ứng xử
- Tìm hiểu về cách trả lời câu hỏi “Sở thích của bạn là gì?”
- Nghỉ phép tiếng Anh là gì? Cách xin nghỉ phép chuẩn
- Sales Representative là gì? Tìm hiểu cụ thể về công việc Sales Representative
- Nghề nghiệp là gì? Vai trò của định hướng nghề nghiệp
- Cống hiến là gì? 4 dấu hiệu của nhân viên có tinh thần cống hiến
- Tự học là gì? Các phương pháp tự học hiệu quả
- Trình bày kỹ năng nghề nghiệp khi tìm việc thế nào cho thú vị?
- LinkedIn là gì? Mẹo tạo hồ sơ ghi điểm nhà tuyển dụng
- Ngoại thương là gì? Học Ngoại thương ra trường làm gì?
- Trách nhiệm là gì? Làm gì để trở thành người có trách nhiệm?
- 8 mục tiêu phát triển nghề nghiệp trong năm 2021
- Công văn tiếng Anh là gì? Các yêu cầu trong soạn thảo công văn tiếng Anh
- Credential là gì? Cách thể hiện chuyên nghiệp trong CV
- Để làm tốt công việc hành chính nhân sự, bạn cần kỹ năng nào?
- Support là gì? Tìm hiểu về công việc support và các vấn đề liên quan
- Gợi ý hay để trả lời câu hỏi “Điểm mạnh của bạn là gì?”
- All rights reserved là gì? Hiểu đúng để bảo vệ bản quyền sáng tạo của bạn
- CBM là gì? Ví dụ dễ hiểu về cách tính CBM
- Kinh nghiệm tìm việc: 7 sai lầm không nên mắc phải
- Trình độ chuyên môn là gì? Cách trình bày trên CV hiệu quả
- Bộc trực là gì? 6 biểu hiện của người có tính bộc trực
- Nhất quán là gì? Vì sao nhất quán là yếu tố giúp bạn thành công?
- Làm ca xoay là gì? Điều cơ bản bạn cần biết về ca xoay và ca gãy
- Kỹ năng tư duy logic: tầm quan trọng và 4 cách để rèn luyện
- HTKK là gì? Hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm HTKK
- Người lãnh đạo là gì? 10 yếu tố hình thành nên người lãnh đạo tuyệt vời
- Sở trường là gì? Cách trả lời ghi điểm khi được hỏi về sở trường
- Lạc quan là gì? 5 cách để trở nên lạc quan hơn trong công việc
- Sắp xếp công việc hiệu quả: đặc điểm và cách thể hiện khi tìm việc
- Tư duy phản biện là gì và dấu hiệu của người có tư duy phản biện?
- Tỉ mỉ, cẩn thận: tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả
- Best regards là gì? Cách sử dụng Best regards và các lời chào kết thúc email khác
- “Mẹo” nêu ưu nhược điểm của bản thân thuyết phục nhà tuyển dụng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản – những điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
- Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
- Cách phát triển bản thân hiệu quả để có một năm mới thành công
- Dự đoán công danh sự nghiệp của 12 chòm sao trong năm 2020
- Cách để làm việc thông minh hơn trong năm 2020
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 6 kỹ năng viết email công việc ai cũng cần biết
- 7 yếu tố cần xem xét khi lựa chọn vị trí thực tập
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 5 lỗi phổ biến khi tạo danh sách các việc cần làm
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- Trễ giờ: lí do bạn không nên mắc phải và cách xử lý
- 7 cách du lịch giúp cải thiện sự nghiệp của bạn
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 lỗi phỏng vấn khiến bạn đánh rơi công việc mơ ước
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 bước trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- 8 điều tối kị trong giai đoạn thử việc
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- 6 ngôn ngữ cơ thể nên có trong mọi buổi phỏng vấn
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp
- 7 Cách Để Thoát Khỏi “Khủng Hoảng” Tuổi Trung Niên
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- 6 thay đổi nhỏ giúp bạn thêm yêu công việc của mình
- 4 bước cơ bản phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Tái tạo năng lượng sau một ngày làm việc căng thẳng
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- 5 cách cho thấy bạn đã sẵn sàng cho vị trí quản lý
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- Những sai lầm phổ biến khi đi thực tập
- 15 từ khóa bạn cần khi ứng tuyển cho các vị trí cấp cao
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- 5 sai lầm có thể phá hỏng sự nghiệp của bạn
- Để thành công, cần rèn luyện những thói quen nào?
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- 6 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định hiệu quả hơn
- 12 Nguyên tắc Đạo đức dành cho Chuyên viên Kinh doanh
- Làm sao để hạnh phúc trong công việc?
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- 5 cách để trở thành người “không thể thay thế” tại công ty
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- 9 điều gây cản trở cho sự nghiệp của người phụ nữ
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- 7 kỹ năng lãnh đạo tạo dấu ấn khác biệt
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)
- Giá trị bản thân là gì? Cách hiệu quả giúp bạn xác định giá trị bản thân
