Biết cách thuyết trình hay và giao tiếp tốt là một thành phần thiết yếu của sự thành công trong nghề nghiệp và vai trò quản lý.

Từ “quản lý” gợi lên cho tôi rất nhiều điều. Đó là một người đứng đầu muốn thuyết phục nhân viên ủng hộ con đường của họ. Họ có thể là một nhà thám hiểm, xông pha mở đường để mọi người tự tin đi theo. Và họ cũng là người phát triển các chiến lược để giúp nhân viên vượt qua đối thủ cạnh tranh.

Trở thành một nhà quản lý có nghĩa là giúp đỡ người khác và chính họ, làm những điều đúng đắn. Một nhà quản lý không chỉ là người nói ra điều họ muốn làm và chờ đợi mọi người thực hiện mà họ còn đặt ra mục tiêu, truyền cảm hứng cho sự đổi mới, thúc đẩy hành động tích cực và giúp nhóm tìm ra con đường dẫn đến thành công. Cách duy nhất để đạt được bất kỳ điều nào trong số này là thông qua giao tiếp rõ ràng, hay nói cách khác quản lý cần trau dồi kỹ năng nói trước công chúng.

Đây có thể nói là kỹ năng đáng sợ nhất. Nó ám ảnh con người ta từ trước, trong và cả sau khi buổi nói chuyện kết thúc. Vậy bạn có thể làm gì để cải thiện khả năng nói trước đám đông và nói rộng ra là kỹ năng quản lý của mình? Dưới đây là một số điểm chính mà các diễn giả đã gom góp được trong nhiều năm làm nghề và muốn chia sẻ với bạn.

“Biết cách thuyết trình hay rất quan trọng để phát triển khả năng lãnh đạo vì nó giúp bạn truyền đạt ý tưởng của mình cho người khác một cách hiệu quả.”

Chia sẻ của các diễn giả về cách thuyết trình hay

“Đừng làm loãng thông điệp của bạn. Mục tiêu là điều cần thiết để có một bài thuyết trình hay” – Diễn giả Nguyễn Minh Chiến.

Nếu trộn màu vàng và xanh dương, bạn sẽ có màu xanh lá cây. Nếu trộn màu vàng và đỏ, bạn sẽ có màu cam. Nhưng nếu bạn trộn màu đỏ, xanh lá cây, xanh dương và một số màu khác, bạn sẽ có một mớ hỗn độn. Nói chuyện và thuyết trình cũng giống vậy. Quá nhiều ý tưởng sẽ làm loãng những gì bạn nói và làm rối thông điệp muốn truyền tải.

Mẹo thuyết trình đầu tiên của tôi là luôn có một mục tiêu trong tâm trí. Mục tiêu sẽ giúp xác định cấu trúc và như một sợi chỉ chạy xuyên suốt toàn bộ bài thuyết trình.

Khi bạn có điều đó cần trình bày trước nhiều người, đừng vội lao vào thiết kế các trang trình chiếu PowerPoint mà hãy xác định điều bạn muốn đạt được thông qua buổi nói chuyện ấy. Bạn muốn giới thiệu sản phẩm mới hay bạn muốn nhân viên hào hứng với kế hoạch mới của công ty? Bạn muốn người nghe cảm thấy gì? Bạn muốn bật mí điều gì? Bạn muốn để họ khám phá điều gì? Có lẽ đó là một phát hiện thú vị, dữ liệu nghiên cứu quan trọng, xu hướng mới hoặc một khoảnh khắc “aha”. Hãy xác định rõ và để nó dẫn lối cho bạn.  

“Ngắn gọn, đơn giản và rõ ràng hơn là sự uyên bác phức tạp” – Diễn giả Đỗ Tuyết Nga

Khi Steve Jobs giới thiệu iPod với thế giới, ông có thể đã nói điều gì đó như: “Hôm nay, chúng tôi xin giới thiệu một máy nghe nhạc di động mới chỉ nặng 170gr, có kích thước bằng lon cá mòi và có dung lượng lớn, thời lượng pin dài ấn tượng và tốc độ truyền nhanh như chớp”. Nhưng không, ông đã nói: “iPod. Một ngàn bài hát trong túi của bạn.”

Hoặc khi mô tả MacBook Air, ông có thể nói “MacBook Pro nhỏ hơn, nhẹ hơn với màn hình LED 13,3 inch bóng loáng, độ phân giải 1280 x 800 pixel đảm bảo hình ảnh sắc nét và bàn phím rất “nịnh tay”. Thay vào đó, ông bước lên sân khấu với một chiếc phong bì, lôi cuốn sổ ra và chỉ nói: “MacBook Air là gì? Tóm lại, đó là cuốn sổ mỏng nhất thế giới”.

Rõ ràng, cách sử dụng ngôn từ đơn giản, rõ ràng, trực tiếp, dễ hiểu, dễ nhớ là cực kỳ ấn tượng phải không?

Giờ thì hãy xem một trong những bài thuyết trình gần đây của bạn. Nó có nổi bật với các tiêu đề đơn giản, cụ thể, có thể đặt làm status được không? Nội dung có đơn giản mà một đứa trẻ 7 tuổi có thể hiểu không? Bạn có đặt dữ liệu và số liệu thống kê đúng ngữ cảnh theo cách rõ ràng và dễ nhớ không? Bạn đã lược bỏ tất cả các biệt ngữ, kể cả những thuật ngữ bị lạm dụng, vô nghĩa như “tích hợp”, “nền tảng”, “dẫn đầu”, “sức mạnh tổng hợp”…?

Những ý tưởng phức tạp rất khó hiểu và dễ quên. Khi thuyết trình ở vai trò quản lý, bạn cần làm cho sự phức tạp trở nên đơn giản nhất có thể.

“Kể câu chuyện của bạn trong 3 màn” – Diễn giả Bùi Thanh Lan

Trái ngược với cách trình bày theo lối mòn “Chào mọi người, tên tôi là…, công ty tôi hoạt động ở lĩnh vực… hôm nay tôi ở đây để nói về… sản phẩm/dịch vụ công ty tôi có nhiều điểm khác biệt… và lí do nên mua sản phẩm/đầu tư vào công ty tôi ngay bây giờ…”, các diễn giả nổi tiếng dựa vào cấu trúc 3 màn. Giống như một vở kịch có diễn biến, cao trào và kết cục thì các bài nói của họ sẽ đưa người nghe vào cuộc hành trình thú vị gồm 3 giai đoạn: lí do vì sao người nghe nên quan tâm, ý tưởng hoặc sản phẩm sẽ giúp cuộc sống của họ tốt đẹp hơn như thế nào và họ cần thực hiện hành động gì.

Cách thuyết trình hay này có hiệu quả vì điều đầu tiên bạn cần làm khi đứng trước đám đông là khiến họ quan tâm.

“Dẫn dắt người nghe bằng thông điệp, không phải bằng một bộ slide” – Diễn giả Dương Hữu Thành

Giống như người say sử dụng cột đèn để tựa vào hơn là soi sáng, hầu hết mọi người sử dụng PowerPoint để lặp lại thông tin hơn là minh họa cho lập luận của chính mình.  

Nếu bạn sử dụng slide trong bài nói, hãy đảm bảo rằng chúng hoạt động hiệu quả. Đây là những bí mật mà những diễn giả giỏi nhất sử dụng:

• Tạo các slide sau khi chuẩn bị bài nói, chứ không phải trước đó;
• Sử dụng các slide dưới dạng trực quan (ưu tiên hình ảnh, sơ đồ hơn chữ). Các slide nên là công cụ ghi chú để nhấn mạnh các điểm chính hơn là lặp lại những gì đang được nói;
• Kiểm tra xem mỗi slide có thể được đọc và hiểu trong 3 giây để khán giả có thể quay lại lắng nghe bạn hay không.

“Tập luyện tạo nên sự hoàn hảo” – Diễn giả Nguyễn Thị Mỹ Hảo

Trong tất cả những cách thuyết trình hay, đây chắc chắn là điều thường bị bỏ quên nhất. Bạn đã bao giờ nghĩ rằng “Lẽ ra mình nên chuẩn bị kỹ lưỡng hơn” hay “Có lẽ mình nên viết ra mọi thứ hoặc đọc trực tiếp”. Bạn có thắc mắc tại sao những suy nghĩ như vậy lại xuất hiện trong đầu mình không?

Điều này là do bạn chưa luyện tập kỹ hoặc thậm chí có thể không chắc chắn về bài thuyết trình. Có quá nhiều cảm xúc xuất hiện cùng lúc như hồi hộp, lo lắng quá mức khiến đầu óc bạn hoàn toàn trống rỗng.

Chúng ta đều biết rằng luyện tập tạo nên sự hoàn hảo. Bạn sẽ không bao giờ chạy marathon mà không cần luyện tập. Vậy thì không có lí do gì mà không chuẩn bị kỹ càng cho bài nói quan trọng.

Khi tập luyện cho bài thuyết trình, bạn sẽ có thêm sự tự tin vì đã quen với các thông điệp, biết mình còn thiếu sót ở đâu để sửa chữa, từ đó làm cho nội dung hoàn thiện hơn bằng cách cắt bỏ những thứ không cần thiết. Ngoài ra còn có thể làm chủ ngôn ngữ cơ thể và hoàn thành đúng thời gian cho phép.

Thời gian bạn cần để luyện tập là bao lâu ư? Nếu bài thuyết trình kéo dài 20 phút, bạn có thể diễn tập liên tục trong 80 phút. Theo đó, nếu 30/40/50 phút thuyết trình sẽ tương đương 90 phút/100 phút/110 phút tập luyện.   

Việc diễn tập cũng có thể phụ thuộc vào mức độ hài lòng của bạn và do đó thời gian có thể khác nhau. Tóm lại, bạn càng luyện tập nhiều thì kết quả càng tốt.

Từ việc trình bày trước nhân viên hoặc khách hàng đến việc đưa ra bài phát biểu quan trọng hoặc giao tiếp với nhà đầu tư, các nhà quản lý đang liên tục thực hiện một số hình thức phát biểu trước công chúng. Nó không hề dễ dàng nhưng vẫn có cách thuyết trình hay giúp chúng ta trở thành người nói thu hút nếu chịu khó tập luyện.

Hãy hít một hơi thật sâu và bắt đầu – tôi biết bạn có thể làm được!

Pha Lê