Thư Ký/ Trợ Lý Ban Giám Đốc

1. Tham mưu, giúp việc Trưởng Ban trong việc xây dựng và theo dõi hoạt động và chương trình làm việc của Trưởng Ban/ BOD:

• Lập và theo dõi lịch làm việc hàng ngày của Trưởng Ban/ BOD
• Sắp xếp và nhắc nhở các cuộc hẹn của Trưởng Ban/ BOD.
• Sắp xếp lịch trình và nội dung các chuyến đi công tác trong và ngoài nước của Trưởng Ban/ BOD; chuẩn bị visa, passport, vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón và các thứ cần thiết khác trong phạm vi được yêu cầu.
• Tổng hợp các báo cáo từ các Khối/Ban/Phòng theo chỉ đạo của Trưởng Ban/ BOD.
• Nắm rõ quy trình làm việc của các phòng ban/ bộ phận tại Công ty (hoặc Tập đoàn) để giải quyết một cách nhanh nhất các công việc phát sinh và các quy định của Công ty (hoặc Tập đoàn).
• Quản lý danh sách, số điện thoại, địa chỉ các Công ty, cơ quan hoặc cá nhân có nhu cầu liên hệ thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác.
• Nghe và xử lý nhanh, chính xác các cuộc điện thoại từ bên ngoài hoặc từ các bộ phận khác gọi đến cho Trưởng Ban/ BOD.

2. Giám sát việc thực hiện chỉ đạo Trưởng Ban/ BOD:

• Có trách nhiệm truyền đạt các chỉ đạo của Trưởng Ban/ BOD đến với các bộ phận khác trong Công ty, đồng thời theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chỉ đạo của Trưởng Ban và thu thập phản hồi của các bộ phận để báo cáo với Trưởng Ban/ BOD.
• Tổng hợp, phân tích, theo dõi các báo cáo từ các Khối/Ban/Phòng.

3. Các công việc khác:

• Thực hiện công việc theo phân nhiệm của Trưởng Ban/ BOD.
• Thực hiện các dự án đặc biệt khi được yêu cầu.
• Thực hiện quan hệ ngoại giao với các cơ quan chức năng khi được phân công.
• Sắp xếp, chuẩn bị tài liệu và làm thư ký cho các cuộc họp của Trưởng Ban/ BOD hoặc được phân công.
• Tháp tùng Trưởng Ban/ BOD đi công du các tỉnh và các nước theo chỉ đạo.
• Thực hiện công việc trình ký và đóng dấu hồ sơ.
• Chịu trách nhiệm việc soạn thảo công văn, thư từ, tài liệu và truyền tải thông tin cho các bộ phận theo quy định và yêu cầu của Tập đoàn. Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo yêu cầu của Trưởng Ban/ BOD trong mọi trường hợp.
• Phát hiện và cảnh báo kịp thời trường hợp các vấn đề không tuân thủ pháp luật và quy định hoạt động của công ty. Đánh giá chính xác và đề xuất các phương án, biện pháp giải quyết cụ thể hiệu quả và phù hợp.

Lưu ý: Vị trí Thư Ký đang được tuyển dụng cho Tập đoàn (01 nhân sự) & Công ty thành viên (01 nhân sự)