Công chứng hồ sơ xin việc ở đâu: nơi làm, giấy tờ cần mang và mức phí

Nhiều người cầm xấp bằng cấp đi hỏi khắp nơi: công chứng hồ sơ xin việc làm ở đâu cho nhanh. Thực ra, sao y giấy tờ trong hồ sơ là thủ tục chứng thực bản sao, làm được ở UBND cấp xã hoặc văn phòng công chứng. Bài viết giải thích nơi làm, giấy tờ cần mang, phí, thời gian và các lỗi khiến bạn phải làm lại.

Trước hết, hãy xác định đúng thủ tục.

1. “Công chứng” hồ sơ xin việc thực chất là chứng thực

Người tìm việc thường gọi chung mọi việc đóng dấu sao y là công chứng hồ sơ xin việc. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và 280/2025/NĐ-CP), xác nhận bản sao đúng với bản chính là chứng thực bản sao từ bản chính. Công chứng là việc của công chứng viên, chủ yếu cho hợp đồng, giao dịch và bản dịch. Văn phòng công chứng cũng được chứng thực bản sao.

Nếu chưa có bộ hồ sơ, bài Hồ sơ xin việc mua ở đâu để có giá rẻ và đầy đủ giấy tờ? giúp bạn chọn đúng loại.

Gọi sai tên thủ tục không sao, nhưng hiểu đúng giúp bạn đến đúng quầy.

2. Chứng thực hồ sơ xin việc ở đâu

Từ 01/07/2025, thẩm quyền chứng thực bản sao nằm ở UBND cấp xã, phường, đặc khu, thường tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã. Nghị định 280/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/11/2025, bỏ giới hạn nơi cư trú với chứng thực bản sao và chữ ký. Người ở trọ có thể làm ngay ở phường nơi tạm trú, không phải về quê. Bảng dưới so sánh các nơi làm.

Nơi thực hiện	Giấy tờ phù hợp	Cần mang theo	Phí, thời gian tham khảo
UBND cấp xã, phường	Bằng, bảng điểm, giấy khai sinh, chứng chỉ; chữ ký sơ yếu lý lịch	Bản chính, bản photo, giấy tờ tùy thân hoặc VNeID	Theo phí Bộ Tài chính; thường trả trong ngày
Văn phòng công chứng	Bản sao, chữ ký, bản dịch	Bản chính, giấy tờ tùy thân	Phí quy định kèm thù lao niêm yết; nhiều nơi làm cuối tuần
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài	Giấy tờ của người đang ở nước ngoài	Bản chính, hộ chiếu	Theo biểu phí lãnh sự
Nộp trực tuyến	Bản sao điện tử chứng thực từ bản chính	Tài khoản định danh điện tử mức 2	Tùy địa phương triển khai

Các mức trên chỉ là tham khảo, theo niêm yết của nơi thực hiện. UBND cấp xã phù hợp khi cần vài bản với chi phí thấp, còn văn phòng công chứng tiện cho người làm ca.

3. Giấy tờ thường cần chứng thực và cần mang gì

Nhà tuyển dụng thường yêu cầu bản sao chứng thực giấy tờ học vấn và nhân thân, còn đơn xin việc chỉ cần bản viết tay hoặc in. Với tin trong mục việc làm lao động phổ thông, nhiều nhà máy vẫn nhận hồ sơ giấy, nên bạn hãy đọc phần “hồ sơ gồm” để biết cần sao giấy tờ nào, bao nhiêu bản.

– Bằng tốt nghiệp, bảng điểm và chứng chỉ nghề cần mang bản chính để đối chiếu.

– Giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính hoặc xin bản sao từ sổ gốc nơi đã đăng ký.

– Thẻ Căn cước có thể photo hai mặt trên một trang, dù nhiều nơi đã chấp nhận VNeID.

– Sơ yếu lý lịch được chứng thực chữ ký, tức xác nhận chữ ký chứ không xác nhận nội dung.

Riêng giấy khám sức khỏe là bản chính do cơ sở y tế cấp nên không cần chứng thực.

Sơ yếu lý lịch có được ký trước không

Khi chứng thực chữ ký, bạn phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Vì vậy, hãy điền sẵn nội dung, dán ảnh nhưng để trống chỗ ký. Nếu lỡ ký ở nhà, nhiều nơi sẽ yêu cầu ký lại trên bản mới.

Một số nơi chỉ đối chiếu bản chính khi bạn nhận việc.

4. Phí, thời gian và chuyện bản sao “hết hạn sau 6 tháng”

Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, phí chứng thực bản sao là 2.000 đồng/trang, từ trang thứ ba 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản, tính theo số trang bản chính. Bạn thường nhận kết quả trong ngày; nộp sau 15 giờ thì nhận vào ngày làm việc tiếp theo, còn hồ sơ nhiều trang có thể được hẹn lâu hơn.

Nhiều người tin rằng bản sao chứng thực “hết hạn sau 6 tháng”. Quy định về chứng thực không đặt ra thời hạn sử dụng chung cho bản sao; mốc 6 tháng là yêu cầu riêng của một số nơi tiếp nhận. Vì vậy, hãy đọc kỹ thông báo tuyển dụng thay vì làm lại theo lời đồn.

5. Dịch vụ “lấy ngay” và giấy tờ từ nước ngoài

Các điểm nhận công chứng hồ sơ xin việc “lấy liền” ngoài cổng hoặc qua mạng xã hội có thể dùng dấu, lời chứng không hợp lệ. Bạn còn phải giao ảnh chụp căn cước, bằng cấp cho người lạ, trong khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 xếp đây là dữ liệu cần bảo vệ. Bản sao không hợp lệ có thể khiến hồ sơ bị loại.

Làm đúng thủ tục từ đầu giúp hồ sơ không bị trả về.

6. Câu hỏi thường gặp

1. Có thể chứng thực hồ sơ xin việc ở nơi tạm trú không? Có. Từ 01/11/2025, bạn có thể chứng thực bản sao tại bất kỳ UBND cấp xã nào.

2. Chứng thực bản photo bằng tốt nghiệp có cần mang bản gốc không? Có, cán bộ cần bản chính để đối chiếu với bản photo trước khi đóng dấu.

3. Văn phòng công chứng có làm hồ sơ xin việc không? Có, họ được chứng thực bản sao và chữ ký, kèm thù lao niêm yết.

Thủ tục này chỉ mất vài giờ nếu bạn biết mình cần gì. Thực chất, công chứng hồ sơ xin việc là chứng thực bản sao và chữ ký, làm được tại UBND cấp xã gần nơi ở hoặc văn phòng công chứng. Hãy hỏi trước yêu cầu của nhà tuyển dụng, mang bản chính, để trống chỗ ký sơ yếu lý lịch và tránh dịch vụ lấy ngay không rõ nguồn.

Nội dung mang tính tham khảo; quy định chứng thực và mức phí có thể thay đổi theo văn bản mới, bạn nên hỏi trực tiếp nơi thực hiện.

Minh An