Mục Lục
Trong cuộc sống hiện đại, feedback là khái niệm mà bất cứ ai trong chúng ta đều nghe, ghi nhớ, sử dụng một cách vô cùng tự nhiên và thường xuyên. Với những người làm việc trong ngành dịch vụ, việc xử lý các feedback cũng tiêu tốn không ít thời gian và tâm huyết. Thế nhưng có bao giờ bạn thử định nghĩa feedback là gì? Ngay sau đây hãy cùng tìm hiểu về khái niệm này nhé!
Feedback tiếng Việt là gì?
Theo từ điển tiếng Anh, feedback có nghĩa là sự phản hồi. Feedback có thể là khen, cũng có thể là chê, có thể là những góp ý mang tính xây dựng nhưng cũng có thể là những lời chê bai đầy tiêu cực.
Trong hoạt động kinh doanh, feedback là những phản hồi, nhận xét, cảm nhận của khách hàng sau khi sử dụng một sản phẩm, dịch vụ nào đấy, thường được gửi qua các công cụ trực tuyến khác nhau như email, bình luận, đánh giá, tin nhắn hoặc gọi điện.
Hiện nay, các đơn vị sản xuất, kinh doanh cũng thường xuyên tổ chức các hoạt động nhằm thu thập feedback của khách hàng về các sản phẩm/dịch vụ mà họ cung cấp ra thị trường. Nếu tiếp nhận và xử lý feedback một cách nghiêm túc, khéo léo, họ có thể hoàn thiện các sản phẩm/dịch vụ của mình hơn nữa để chúng đến gần hơn với người tiêu dùng. Ngược lại, nếu không có sự tiếp thu và sửa đổi, các sản phẩm/dịch vụ có thể bị người tiêu dùng tẩy chay và nhanh chóng bị đào thải khỏi thị trường.
Do đó, dù là feedback tốt hay xấu chúng ta đều phải đón nhận và có những động thái, những cách ứng xử phù hợp để thể hiện sự văn minh và tinh thần cầu thị.
“Feedback có nghĩa là phản hồi là nhận xét về một sản phẩm, dịch vụ hoặc sự kiện cụ thể. Trong kinh doanh, phản hồi là tài liệu chính thức được sử dụng làm cơ sở để cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.”
Feedback trên Facebook là gì?
Feedback trên Facebook là những bình luận chia sẻ trải nghiệm của họ về việc sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên Facebook của doanh nghiệp đó hoặc Facebook của chính họ.
Chụp feedback là gì?
Khi khách hàng vừa ý với sản phẩm và gửi lại những phản hồi tốt cho shop, shop chụp hình đoạn tin nhắn đó để đăng lên các mạng xã hội nhằm khiến các khách hàng khác tin tưởng và ủng hộ hơn. Đây chính là hành động chụp feedback.
Feedback loop là gì?
Feedback loop có nghĩa là vòng phản hồi là một phần của hệ thống trong đó một phần (hoặc tất cả) đầu ra của hệ thống được sử dụng làm đầu vào cho các hoạt động trong tương lai.
Phản hồi đến từ đâu?
Phản hồi có thể đến từ hầu hết mọi người trong doanh nghiệp. Điều này bao gồm phản hồi được đưa ra bởi đồng nghiệp, nhân viên, lãnh đạo và khách hàng. Tìm hiểu thêm về các nguồn thông tin phản hồi mà các tổ chức sử dụng bên dưới.
Phản hồi từ đồng nghiệp
Đây là khi một người cung cấp phản hồi cho đồng nghiệp khi họ ở cùng cấp độ trong một công ty. Phản hồi này có thể là vui vẻ hoặc đôi khi là trung thực một cách tàn nhẫn.
Phản hồi của nhân viên
Loại phản hồi này là khi cấp dưới đưa ra phản hồi cho sếp của họ. Phản hồi này có thể liên quan đến việc tự đánh giá về hiệu suất của họ hoặc ý kiến về cách quản lý đang thực hiện.
Phản hồi của người giám sát
Không có gì ngạc nhiên khi điều này liên quan đến việc các nhà quản lý đưa ra phản hồi cho những người dưới quyền họ. Điều này có thể xảy ra trong quá trình đánh giá hiệu suất hoặc có thể xảy ra trong môi trường thân mật hơn.
Phản hồi của khách hàng
Điều này đòi hỏi phải nhận phản hồi từ những người bên ngoài tổ chức. Như hầu hết các chủ doanh nghiệp có thể chứng thực, loại phản hồi này có thể là một trong những phản hồi khó khăn nhất (nhưng mang tính xây dựng).
Các loại feedback
Hiểu feedback gì, chúng ta có thể hiểu có các loại feedback sau đây.
Phản hồi tích cực
Phản hồi tích cực được sử dụng để củng cố các hành vi mong muốn và để công nhận một công việc được thực hiện tốt. Ví dụ về phản hồi tích cực bao gồm lời khen về một dự án được thực hiện tốt, sự công nhận hoặc đánh giá cao đối với một công việc được thực hiện tốt.
Phản hồi tiêu cực
Phản hồi tiêu cực được sử dụng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và hướng dẫn thay đổi hành vi. Điều quan trọng là trình bày phản hồi tiêu cực theo cách mang tính xây dựng và tập trung vào các hành vi hoặc kết quả cụ thể cần cải thiện. Phản hồi tiêu cực nên được cân bằng với phản hồi tích cực để giúp mọi người thấy rằng phản hồi tập trung vào tương lai chứ không dựa trên những sai lầm trong quá khứ.
Những giá trị feedback đem lại trong công việc và cuộc sống
Nhận ra những điều thiếu sót và khắc phục nó
Không chỉ giới hạn trong các sản phẩm/dịch vụ mà mỗi cá nhân cũng thường xuyên phải đón nhận những lời feedback để kịp thời nhận ra những thiếu sót, khắc phục nó để hoàn thiện bản thân và trở thành một phiên bản tốt nhất có thể của chính mình. Việc lắng nghe feedback cũng cần có sự chọn lọc và một tinh thần thép để gạt bỏ những lời chê bai tiêu cực và tiếp thu những góp ý chân thành.
Với những feedback mang tính đóng góp, xây dựng, nếu bạn biết lắng nghe và sẵn sàng sửa đổi, nó sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong công việc và cuộc sống. Nhờ việc nhận ra những điểm thiếu sót của bản, bạn có thể cải thiện nó trước khi quá muộn, trau dồi thêm kỹ năng và kinh nghiệm để tiến xa hơn trong tương lai.
Tương tự, trong hoạt động kinh doanh việc tiếp thu có chọn lọc những lời feedback chân thành và thiện chí sẽ giúp bạn cải tiến những sản phẩm/dịch vụ của mình để phù hợp với nhu cầu, sở thích của khách hàng hơn và thành công hơn.
Phát huy những ưu điểm của bản thân/sản phẩm/dịch vụ
Nếu bạn chưa tự tin ở bản thân, chưa tự tin ở sản phẩm/dịch vụ của mình thì bên cạnh những điểm thiếu sót, những lời feedback cũng sẽ giúp bạn phát hiện ra những điểm tốt của bản thân/sản phẩm/dịch vụ và phát huy nó để đem lại thành công lớn hơn nữa. Nên nhớ, không phải lúc nào bạn cũng nhận biết điểm mạnh của bản thân mà những người ngoài cuộc mới có thể phát hiện những tố chất tiềm ẩn trong bạn.
Rất nhiều người chỉ chăm chăm vào những điểm yếu với mong muốn cải thiện nó và trở nên hoàn hảo hơn mà không hề hay biết rằng những ưu điểm cũng cần được phát huy. Nếu làm tốt điều đó, nó sẽ trở thành vũ khí lợi hại giúp bạn chinh phục những nấc thang cao hơn trong lộ trình chạm tay đến thành công.
Đo lường mức độ hài lòng của khách hàng
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trong ngành dịch vụ đều mong muốn thu thập feedback khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của mình thông qua các cuộc khảo sát. Bởi họ hiểu được rằng feedback chính là công cụ hữu ích để đo lường sự hài lòng của khách hàng và từ những phản hồi đó họ có thể hoàn thiện và phát triển hơn nữa, thu hút được nhiều khách hàng hơn, doanh thu và lợi nhuận cũng sẽ tốt hơn.
Cách xử lý khi nhận được feedback là gì?
Mong mỏi nhận được feedback khách hàng nhưng khi nhận được những feedback tiêu cự thì lập tức xù lông và hành xử/nói năng một cách thô lỗ, thiếu cảm soát chính là tình trạng mà rất nhiều người đang gặp phải, đặc biệt là những đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ. Điều đó tuyệt đối cấm kỵ nếu bạn muốn duy trì hoạt động kinh doanh và tạo dựng ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng. Xử lý feedback là một nghệ thuật và bạn có thể phải trả giá bằng rất nhiều bài học.
Nội dung dưới đây sẽ trả lời câu hỏi cách nên xử lý feedback là gì.
Không phản ứng quá tiêu cực
Feedback cũng có loại thiện chí, loại tiêu cực và cảm xúc nóng giận, bất bình trước những lời tiêu cực là phản xạ tự nhiên của con người. Tuy nhiên, bạn không nên đáp trả tiêu cực bằng sự tiêu cực. Hãy luôn phản hồi lại ý kiến của khách hàng cho dù đó là ý kiến tiêu cực nhất và cảm ơn họ vì đã dành thời gian đóng góp với lời lẽ chân thành nhất.
Tránh feedback xấu ảnh hưởng đến tâm trạng
Bị ảnh hưởng tâm trạng bởi những phản hồi xấu là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, hãy rạch ròi giữa công việc và cuộc sống, luôn nêu cao tinh thần cầu thị để tiếp nhận những lời phê bình, giữ thái độ lịch sự, cư xử văn minh bởi vì tâm trạng của bạn sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hành vi và lời nói của bạn.
Nghiêm túc suy ngẫm về những lời feedback
Nếu nhận được những feedback tiêu cực, bạn hãy tìm hiểu rõ vấn đề, xác minh tính chính xác và xử lý một cách thật khéo léo, tuyệt đối không giải quyết theo cảm xúc nhất thời. Với những feedback tích cực thì quá dễ dàng, chỉ cần đưa ra lời cảm ơn hoặc có thể là những phần quà nhỏ cho khách hàng. Còn những feeback mang tính công kích, xúc phạm cá nhân mà không mang tính đóng góp xây dựng, bạn nên bỏ qua hoặc đáp trả một cách mạnh mẽ nhưng tuyệt đối không đánh mất văn hoá.
Cố gắng cải thiện thiếu sót
Nếu đã nhận ra những thiếu sót của bản thân/sản phẩm/dịch vụ, hãy cố gắng cải thiện nó nhanh nhất có thể để đem đến một phiên bản hoàn hảo hơn. Tuyệt đối không nhận ra rồi để đó mà không có động thái điều chỉnh, sửa đổi, khiến người khác phải chán ghét.
Khi đã hiểu feedback là gì hẳn bạn cũng hiểu việc xử lý feedback một cách khéo léo không chỉ thể hiện thái độ tôn trọng khách hàng, tôn trọng người đối diện mà còn thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp của bạn và giúp bạn quảng bá hình ảnh sản phẩm/thương hiệu của mình một cách có hiệu quả nhất.
Trang Đoàn