Chứng từ kế toán là gì? Tầm quan trọng và trình tự xử lý

Những người đang học và làm nghề kế toán – tài chính hiểu rất rõ về chứng từ kế toán. Còn bạn, bạn có biết gì về khái niệm này không? Nếu không, hãy cùng tìm hiểu chứng từ kế toán là gì, phân loại, nội dung và trình tự xử lý nhé.

Chứng từ kế toán là gì?

“Chứng từ kế toán là các tài liệu, giấy tờ ghi chép chi tiết quá trình giao dịch kinh tế như mua bán hàng hóa, xuất nhập hàng, chi phí liên quan đến sản xuất kinh doanh làm căn cứ ghi sổ kế toán”.

Mục đích chính của chứng từ kế toán là cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và minh bạch về các khoản giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Một số loại chứng từ kế toán của các doanh nghiệp như hợp đồng, biên lai, hóa đơn, chứng từ xuất nhập kho, giấy tờ ngân hàng…

Các loại chứng từ kế toán theo quy định

Chứng từ kế toán được chia ra làm nhiều loại với nội dung khác nhau. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán phổ biến hiện nay:

Chứng từ kế toán theo mục đích sử dụng

– Loại chứng từ ghi sổ: Được dùng để ghi chép vào các loại sổ kế toán như sổ quỹ, sổ cái, sổ nhật ký.

– Loại chứng từ báo cáo: Được dùng để lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo công nợ phải trả.

Chứng từ kế toán theo tính chất của giao dịch

– Loại chứng từ thu: liên quan đến các giao dịch thu tiền hàng như hóa đơn bán hàng, giấy biên nhận tiền mặt.

– Loại chứng từ chi: các hóa đơn liên quan đến các giao dịch chi như tiền như mua hàng, phiếu chi tiền mặt.

– Loại chứng từ chứng từ chuyển khoản: Liên quan đến các giao dịch chuyển khoản tiền tệ như sao kê tài khoản ngân hàng, biên lai chuyển khoản.

Chứng từ kế toán theo loại hình doanh nghiệp

– Loại chứng từ kế toán DN thương mại: dùng cho các DN hoạt động trong lĩnh vực thương mại, bán buôn, bán lẻ, sản xuất, vận tải, dịch vụ…

– Loại chứng từ kế toán DN dịch vụ: dùng cho các DN cung cấp dịch vụ như bảo hiểm, công ty tư vấn, dịch vụ…

– Loại chứng từ kế toán DN công cộng: dùng cho cơ quan, doanh nghiệp công cộng như trường học, bệnh viện, cơ quan hành chính công.

Chứng từ kế toán gồm những nội dung gì?

Mỗi một loại chứng từ kế toán lại sẽ có nội dung khác nhau. Tuy nhiên các mẫu chứng từ kế toán thường in sẵn đều có nội dung cơ bản gần như giống nhau. Nhìn chung, các loại chứng từ kế toán sẽ gồm có những nội dung:

– Tên và số hiệu:tên của chứng từ kế toán sẽ thể hiện nội dung ghi trong chứng từ. Mục đích, đối tượng. Số hiệu thể hiện được thứ tự, số lượng chứng từ.

– Ngày, tháng, năm lập: trên mỗi chứng từ kế toán đều có phần kê khai ngày, tháng năm lập rõ ràng và cụ thể.

– Tên, địa chỉ của doanh nghiệp hoặc cá nhân: nhằm tạo sự minh bạch, rõ ràng và công khai thì trên chứng từ kế toán cần ghi rõ tên người đại diện, tên công ty; cá nhân, công ty bán lẻ.

– Nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh: nội dung ghi trên chứng từ thể hiện các hoạt động trao đổi, hoạt động mua bán hoặc trao đổi đã được diễn ra.

– Số lượng, đơn giá và thành tiền: những con số này được thể hiện đầy đủ trên chứng từ kế toán: tổng số tiền thu, chi, thuế của chứng từ kế toán được ghi bằng số và bằng chữ đầy đủ.

– Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt và đóng dấu: Phần chữ ký cũng khá quan trọng bởi nếu chứng từ kế toán không có chữ ký và đóng dấu thì sẽ không hợp lệ, không có giá trị pháp lý.

Tầm quan trọng của chứng từ kế toán

Mỗi một loại chứng từ kế toán đều có tầm quan trọng trong việc ghi chép và kiểm soát các giao dịch tài chính. Cùng tìm hiểu vai trò của chứng từ kế toán là gì nhé.

– Thực hiện công việc kế toán ban đầu: lập chứng từ kế toán là bước khởi điểm của tổ chức công tác kế toán, kiểm soát tài chính. Nếu thiếu chứng từ, doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện được các bước kế toán ban đầu và toàn bộ công tác kế toán tiếp theo.

– Ghi nhận nghiệp vụ: Lập chứng từ kế toán để xác nhận rằng đã hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Điều này đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp các giao dịch, hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

– Cung cấp số liệu làm căn cứ cho ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán là căn cứ để kế toán ghi vào sổ nghiệp vụ phát sinh. Những số liệu này giúp cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch: ngày tháng, số tiền, đối tượng. Từ đó giúp xác định đúng vị trí, phân loại tài sản, các khoản thu, chi, nợ phải trả trong sổ kế toán.

– Chịu trách nhiệm trước pháp luật: Việc lập chứng từ kế toán cũng giúp ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của mình. Đây là bằng chứng về việc thực hiện đúng quy định, tuân thủ các quy tắc, quy phạm pháp luật liên quan đến chế độ kế toán.

Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán

Dưới đây sẽ là quy trình xử lý – luân chuyển kế toán các bạn có thể tham khảo. Nó gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Tiến hành lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ

– Chứng từ kế toán phải được lập 1 lần, nội dung ghi đầy đủ, rõ ràng và chính xác.

– Viết chứng từ bằng bút mực, không được viết tắt, không sửa chữa hay tẩy xóa.

– Đối với chứng từ nhiều liên, cần phải lập đủ số liên quy định và ghi thống nhất nội dung.

Bước 2: Dịch chứng từ kế toán

– Nếu chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch thuật nội dung sang tiếng Việt.

– Các tài liệu đi kèm không cần dịch thuật trừ khi được yêu cầu.

Bước 3: Kiểm tra tính đúng đắn, sự chính xác của chứng từ

– Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung ghi chép trên chứng từ.

– Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và chính xác các nghiệp vụ kế toán ghi trên chứng từ.

– Kiểm tra độ chính xác của số liệu và thông tin ghi trên chứng từ.

– Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ của doanh nghiệp.

Bước 4: Tổ chức luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán

– Chứng từ kế toán được luân chuyển đến các bộ phận liên quan để cung cấp thêm thông tin cần thiết.

– Xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán cho từng loại, quy định đường đi, thời gian và nhiệm vụ của người nhận.

– Cải tiến công tác kế toán nhằm mục đích giảm số lượng chứng từ, đơn giản hóa nội dung và nhanh chóng hợp lý hóa thủ tục.

Bước 5: Bảo quản, lưu trữ hoặc hủy chứng từ

– Chứng từ kế toán mang đi bảo quản, lưu trữ cần phải được sắp xếp, phân loại và đóng gói cẩn thận.

– Đảm bảo việc bảo quản an toàn, tránh hỏng hoặc mất mát; thuận tiện cho việc sử dụng.

– Chứng từ kế toán là tài liệu gốc có giá trị pháp lý cao nên cần được bảo quản lưu trữ đúng theo quy định.

Toàn bộ nội dung về chứng từ kế toán là gì và những thông tin liên quan đã được trình bày chi tiết ở trên. Đừng quên truy cập vào CareerLink để cập nhật các thuật ngữ khác cùng các thông tin tuyển dụng hấp dẫn nhé.  

Thúy Vui