“Nhân viên mua hàng hả? Chỉ là đặt mua những thứ mà công ty cần, rất thích hợp với những ai có “máu” mua sắm, vô địch cấp quốc gia về bộ môn chốt sales”. Đó là suy nghĩ của hầu hết mọi người khi nói về vị trí nhân viên mua hàng hay thu mua. Nhưng thực tế họ có rất nhiều việc cần làm trước khi đặt hàng và công việc không chỉ dừng lại khi nhận được hàng. Để đáp ứng những nhiệm vụ này đòi hỏi họ cần các kỹ năng khác nhau, từ kỹ thuật, đàm phán đến giao tiếp, phân tích và ra quyết định. Đó là lý do vì sao trong các cuộc phỏng vấn nhân viên mua hàng thường “vật vã” trước những câu hỏi khó nhằn.

Hãy cùng nghe chia sẻ của người trong nghề về những câu hỏi phỏng vấn khiến họ ấn tượng và cách họ phản hồi, biết đâu bạn cũng sẽ gặp phải tình huống tương tự.

Bạn nghĩ ngày làm việc của nhân viên thu mua sẽ thế nào?

“Với những ai đã từng làm nhân viên thu mua thì câu hỏi này “bày cỗ trước mặt” và việc của bạn chỉ là ngồi vào “xơi”. Nhưng đây là điều mình được hỏi khi mới vừa ra trường và chưa hề biết bất cứ kinh nghiệm thực tế nào về lĩnh vực này. Cũng may là mình đã đọc rất kỹ mô tả công việc và liên tưởng đến việc mua một món hàng nào đó cho bản thân nên có thể kể vanh vách các nhiệm vụ của một nhân viên mua hàng bao gồm tìm hiểu từ nhiều nguồn cung, xác minh thông số kỹ thuật và giá cả, xin ý kiến của cấp trên, đặt hàng, theo dõi và đôn đốc đơn hàng, so sánh hàng nhận được với hàng đã đặt, xử lý các lô hàng có lỗi với nhà cung cấp… xen vào đó là luôn tìm tòi các nguồn cung mới, sản phẩm mới có nhiều tính năng hoặc tiết kiệm hơn…” Thu Trần, Purchasing Officer kể lại.

“Theo kinh nghiệm của mình, công việc hàng ngày của nhân viên mua hàng có thể thay đổi rất nhiều, tùy thuộc vào ngành nghề, số lượng và chủng loại mặt hàng cần mua sắm, cũng như giá mỗi mặt hàng. Nhiều vị trí sẽ đòi hỏi bạn phải dành cả ngày trên điện thoại và máy tính cũng có vị trí sẽ cần bạn trực tiếp đến gặp các nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng tại chỗ và cố gắng đàm phán các giao dịch tốt nhất tại công ty. Do đó, để trả lời câu hỏi này, bạn hãy bám sát vào mô tả công việc và chốt bằng một câu rằng bạn biết mình sẽ làm rất nhiều việc và bạn không ngại làm những việc đó”, cô gợi ý.

“Khi phỏng vấn vị trí nhân viên mua hàng, bạn không chỉ phải cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn sở hữu những kỹ năng cần thiết mà còn có động lực và sự nhiệt tình khiến bạn trở thành người đáng được chọn.”

Bạn cho rằng điều gì quan trọng hơn – giá cả hay chất lượng của sản phẩm?

Ngọc Ngân, Nhân viên thu mua lĩnh vực nhà hàng khách sạn chia sẻ: “Để trả lời đúng câu hỏi này, bạn cần hiểu rõ ngành nghề đang ứng tuyển. Chẳng hạn, nếu bạn làm việc cho một cửa hàng lưu niệm, bạn có thể ưu tiên mức giá rẻ hơn. Chất lượng không thành vấn đề với hầu hết các du khách, họ chỉ muốn những món quà lưu niệm để đánh dấu cho thời gian vui vẻ của chuyến đi và hẳn nhiên là không muốn trả nhiều tiền để mua.

Mặt khác, nếu là nhân viên mua hàng ở một nhà hàng 5 sao sang trọng và đẳng cấp bậc nhất thì chất lượng nên là điều bạn chú trọng hơn. Giá cả thường không phải là mối quan tâm của những người dùng bữa trong các nhà hàng “chanh xả”. Nguyên liệu đắt tiền ư? Món ăn đó sẽ có giá cao hơn.

Tóm lại là hãy xem môi trường bạn làm việc để biết giá cả hay chất lượng quan trọng hơn. Nếu bạn không chắc cũng không sao. Câu trả lời an toàn lúc này là cố gắng cân bằng giữa giá cả và chất lượng”.  

Bạn nghĩ rằng có nên dành thời gian và chi phí để đích thân đến thăm các nhà cung cấp không?

Cũng giống như câu hỏi trên, Minh Nghĩa – Giám sát thu mua cho rằng câu trả lời sẽ tùy vào lĩnh vực mà ứng viên ứng tuyển và sản phẩm muốn mua là gì. Anh nói: “Như trong tình huống của tôi từng làm việc ở đại lý phân phối sản phẩm chăm sóc sức khỏe của các thương hiệu nước ngoài và việc hợp tác này diễn ra lâu dài, thì dành thời gian và tiền bạc để đến thăm các nhà máy sản xuất chắc chắn là hợp lý. Điều này giúp tôi xem xét được chất lượng sản xuất, các điều kiện vệ sinh trong nhà máy cùng những thứ khác. Hơn nữa, nói chuyện và thỏa thuận trực tiếp vẫn cần thiết trong kinh doanh để tránh các hiểu lầm và tạo mối quan hệ gần gũi hơn.

Tuy nhiên, tình hình sẽ khác khi tôi cần đặt vỏ hộp cho sản phẩm. Vì mục đích Marketing nên công ty tôi thiết kế vỏ hộp riêng chứ không dùng bao bì của nhà sản xuất. Trong tình huống này, tôi chỉ cần gửi bản thiết kế ghi rõ kích thước, hình dáng đến cơ sở sản xuất và chờ họ gửi mẫu đến chứ không cần đích thân đến xem xét.

Nói chung là bạn cần hiểu về ngành nghề của mình và một chút khả năng phân tích để xem đâu là điều cần ưu tiên thời gian cũng như công sức nhiều hơn.”

Bạn nghĩ khía cạnh khó khăn nhất của công việc này là gì?

“Lúc được hỏi điều này thì mình lúng túng lắm nhưng giờ va chạm nhiều hơn nên cách nhìn cũng rộng hơn. Theo kinh nghiệm của mình thì bảo đảm lượng hàng tồn kho vừa đủ khi hoạt động với dòng tiền hạn chế là điều khó khăn nhất. Tuy vậy, đối với nhiều người thì điều đáng sợ nhất là đàm phán với nhà cung cấp, vì họ không thích mặc cả, hoặc không giỏi trong việc đó hay cũng có thể là làm việc với các sếp có kỳ vọng không thực tế (chỉ thích giá rẻ trong khi chất lượng phải tốt nhất chẳng hạn)…

Bạn có thể chọn bất cứ điều nào để trả lời nhưng hãy đảm bảo là bạn không bỏ của chạy lấy người mà vẫn đảm nhận việc đó (mặc dù bạn cho là khó) bởi vì bạn hiểu đó là một phần không thể thiếu trong công việc” – Mai Phạm, Chuyên viên thu mua của công ty sản xuất hàng gia dụng góp ý kiến.

Hãy tưởng tượng rằng bạn thực sự muốn mua sản phẩm từ một nhà cung cấp nhất định, nhưng không thể trả mức giá mà họ yêu cầu, bạn sẽ làm gì?

“Với câu hỏi này thì bạn có khá nhiều lựa chọn trả lời. Ví dụ, bạn có thể đề xuất họ trở thành đối tác lâu dài để đổi lấy mức giá tốt hơn, hoặc thực hiện các quảng cáo miễn phí cho họ trên trang web cũng như các nền tảng xã hội của mình và đề cập rằng bạn sử dụng sản phẩm của họ trong quá trình sản xuất. Hay các giải pháp khác như đặt hàng số lượng lớn nếu có thể… Điều quan trọng nhất ở đây là thể hiện rằng bạn là một nhân viên mua hàng không dễ dàng bỏ cuộc và sẽ cố gắng hết sức để tìm ra cách giải quyết tối ưu.” – Ngọc Mỹ, Purchasing Manager chia sẻ.

Pha Lê