Contingency plan là gì và thực hiện thế nào cho hiệu quả?

Contingency plan là gì? Contingency plan hay kế hoạch dự phòng là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh liên tục tổng thể của bạn vì chúng giúp đảm bảo doanh nghiệp của bạn sẵn sàng cho bất cứ điều gì xảy ra.

Kế hoạch dự phòng – contingency plan là gì?

Chuyện gì xảy ra nếu…? Đó là câu hỏi ám ảnh tất cả các nhà quản lý. Tất nhiên, có một triệu khả năng có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Nhưng việc hoạch định kế hoạch dự phòng ít nhất sẽ giúp bạn chuẩn bị cho những điều chưa biết.

Kế hoạch dự phòng là một quá trình hành động mà doanh nghiệp của bạn sẽ thực hiện nếu một sự kiện hoặc tình huống bất ngờ xảy ra.

Đôi khi một trường hợp dự phòng có thể là tích cực – chẳng hạn như một dòng tiền bất ngờ – nhưng thuật ngữ này thường đề cập đến một sự kiện tiêu cực ảnh hưởng đến danh tiếng, tài chính hoặc khả năng duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ về sự kiện tiêu cực bao gồm hỏa hoạn, lũ lụt, hoặc sự cố mạng nghiêm trọng.

Việc lập kế hoạch dự phòng như một chiến lược chủ động, trong khi quản lý khủng hoảng là một chiến lược mang tính phản ứng. Kế hoạch dự phòng giúp bạn chuẩn bị cho những gì có thể xảy ra, kế hoạch quản lý khủng hoảng giúp bạn xử lý hiệu quả sau khi sự cố xảy ra.

“Contingency plan là gì? Đó là một quá trình hành động được lên kế hoạch trước để giúp doanh nghiệp ứng phó hiệu quả với một sự kiện hoặc tình huống quan trọng có thể xảy ra hoặc không thể xảy ra trong tương lai.”

Tại sao kế hoạch dự phòng lại quan trọng?

Một kế hoạch dự phòng là rất quan trọng vì nếu không có, bạn đang đặt doanh nghiệp của mình vào rất nhiều rủi ro có thể tránh được. Dưới đây là một số lý do tại sao mọi doanh nghiệp cần có kế hoạch dự phòng:

Giảm thiểu thiệt hại

 Khi có kế hoạch B, bạn sẽ có thể phản ứng tốt hơn với các sự kiện và giảm thiểu thiệt hại. Ví dụ, nếu bạn đã có sẵn kế hoạch quản lý thiên tai, bạn có thể nhanh chóng thực hiện kế hoạch đó trong trường hợp có hỏa hoạn. Điều này giúp bạn nhanh chóng sơ tán khỏi tòa nhà mà không gây tổn hại cho bạn và nhân viên.

Khả năng xử lý được cải thiện

Lý do chính để lập kế hoạch là khả năng phản ứng được cải thiện mà nó mang lại. Vì một kế hoạch dự phòng rõ ràng đưa ra các bước hành động cần thực hiện để vượt qua trở ngại, bạn có thể nhanh chóng xử lý tình huống mà không cần suy nghĩ về nó quá nhiều hoặc tệ hơn là hoảng sợ.

Làm thế nào để lập kế hoạch dự phòng một cách dễ dàng?

Cách để tạo một Contingency plan là gì? Hãy làm theo các bước sau.

Một kế hoạch kinh doanh dự phòng hiệu quả dựa trên nghiên cứu và động não tốt. Dưới đây là các bước bạn cần làm theo trong một quy trình lập kế hoạch dự phòng.

Động não và liệt kê những rủi ro chính

Bạn không thể lường trước điều gì đó nếu không thực sự biết mình đang chuẩn bị cho những gì. Tập hợp nhóm của bạn lại và suy nghĩ về các yếu tố tiềm năng có thể có tác động tiêu cực đến doanh nghiệp hoặc dự án sắp tới của bạn.

Như đã đề cập ở phần contingency plan là gì, có hàng triệu rủi ro có thể xảy ra. Hãy xem xét tất cả các rủi ro có thể xảy ra đối với doanh nghiệp của bạn, bao gồm lỗi bảo mật, thiên tai, thay đổi nhân sự đột ngột…

Trong quá trình này, cần đảm bảo có sự tham gia của các nhà quản lý, trưởng nhóm, các chuyên gia về chủ đề, tức là những người từ tất cả các bộ phận để đảm bảo bạn đang chuẩn bị cho toàn bộ doanh nghiệp chứ không chỉ nhóm của bạn.

Bạn có thể sử dụng bản đồ tư duy để sắp xếp và phân loại các rủi ro và chia sẻ với mọi người để có thêm đề xuất hoặc phản hồi.

Sắp xếp mức độ rủi ro

Khi bạn đã hoàn tất việc tạo danh sách các rủi ro có thể xảy ra, đã đến lúc bắt đầu sắp xếp mức độ rủi ro dựa trên tác động của chúng.

Mặc dù bạn có thể chuẩn bị cho một hỏa hoạn, nhưng nếu khu vực của bạn hiếm khi xảy ra, bạn cần để điều này sang một bên và tập trung nhiều hơn vào các sự cố có khả năng xảy ra cao hơn.

Xác định và thu thập nguồn lực

Tiếp theo, lập danh sách các tài nguyên quan trọng mà công ty có thể sử dụng trong thời gian xảy ra sự cố. Nguồn lực có thể là bất cứ thứ gì, từ nhân sự và công cụ đến phần mềm và số liên hệ khẩn cấp. Ưu tiên danh sách này theo thứ tự quan trọng.

Bắt đầu tạo kế hoạch dự phòng cho mọi sự kiện

Những rủi ro khác nhau sẽ đòi hỏi những phương án dự phòng khác nhau. Khi bạn đã sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách các rủi ro tiềm ẩn, bạn cũng nên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các kế hoạch của mình và lập các kế hoạch dự phòng cho những mối đe dọa tiềm ẩn đáng kể nhất đối với doanh nghiệp của bạn. Trọng tâm chính của bạn nên là giảm thiểu tổn thất.

Kế hoạch dự phòng của bạn nên bao gồm hướng dẫn từng bước về những việc cần làm trong trường hợp sự kiện đã xảy ra và cách xử lý tình huống. Hơn nữa, nó cũng nên bao gồm thông tin về các nhân sự chủ chốt để tiếp cận bao gồm thông tin liên hệ của họ.

Chia sẻ kế hoạch với nhóm

Khi đã lập các kế hoạch dự phòng, hãy đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan quan trọng đều có thể tiếp cận chúng một cách dễ dàng. Bạn có thể lưu trữ các kế hoạch dự phòng trong hệ thống quản lý tài liệu và đảm bảo mọi nhân viên đều có quyền truy cập.

Xem lại kế hoạch

Một kế hoạch dự phòng tốt là một kế hoạch được liên tục xem xét lại, cho phép các nhà quản lý thực hiện những thay đổi thích hợp khi cần thiết. Khi có nhân viên mới, phần mềm, quy trình hoặc cách thức kinh doanh mới, kế hoạch dự phòng của bạn phải được cập nhật để phản ánh đúng tình trạng.

Qua các thông tin trên đây hi vọng bạn đã hiểu contingency plan là gì. Hãy truy cập careerlink.vn để tìm hiểu thêm nhiều thuật ngữ kinh tế khác nhé.

Trâm Nguyễn