Contingency plan là gì? Contingency plan hay kế hoạch dự phòng là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh liên tục tổng thể của bạn vì chúng giúp đảm bảo doanh nghiệp của bạn sẵn sàng cho bất cứ điều gì xảy ra.
Kế hoạch dự phòng - contingency plan là gì?
Chuyện gì xảy ra nếu…? Đó là câu hỏi ám ảnh tất cả các nhà quản lý. Tất nhiên, có một triệu khả năng có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Nhưng việc hoạch định kế hoạch dự phòng ít nhất sẽ giúp bạn chuẩn bị cho những điều chưa biết.
Kế hoạch dự phòng là một quá trình hành động mà doanh nghiệp của bạn sẽ thực hiện nếu một sự kiện hoặc tình huống bất ngờ xảy ra.
Đôi khi một trường hợp dự phòng có thể là tích cực - chẳng hạn như một dòng tiền bất ngờ - nhưng thuật ngữ này thường đề cập đến một sự kiện tiêu cực ảnh hưởng đến danh tiếng, tài chính hoặc khả năng duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ về sự kiện tiêu cực bao gồm hỏa hoạn, lũ lụt, hoặc sự cố mạng nghiêm trọng.
Việc lập kế hoạch dự phòng như một chiến lược chủ động, trong khi quản lý khủng hoảng là một chiến lược mang tính phản ứng. Kế hoạch dự phòng giúp bạn chuẩn bị cho những gì có thể xảy ra, kế hoạch quản lý khủng hoảng giúp bạn xử lý hiệu quả sau khi sự cố xảy ra.
“Contingency plan là gì? Đó là một quá trình hành động được lên kế hoạch trước để giúp doanh nghiệp ứng phó hiệu quả với một sự kiện hoặc tình huống quan trọng có thể xảy ra hoặc không thể xảy ra trong tương lai.”
Tại sao kế hoạch dự phòng lại quan trọng?
Một kế hoạch dự phòng là rất quan trọng vì nếu không có, bạn đang đặt doanh nghiệp của mình vào rất nhiều rủi ro có thể tránh được. Dưới đây là một số lý do tại sao mọi doanh nghiệp cần có kế hoạch dự phòng:
Giảm thiểu thiệt hại
Khi có kế hoạch B, bạn sẽ có thể phản ứng tốt hơn với các sự kiện và giảm thiểu thiệt hại. Ví dụ, nếu bạn đã có sẵn kế hoạch quản lý thiên tai, bạn có thể nhanh chóng thực hiện kế hoạch đó trong trường hợp có hỏa hoạn. Điều này giúp bạn nhanh chóng sơ tán khỏi tòa nhà mà không gây tổn hại cho bạn và nhân viên.
Khả năng xử lý được cải thiện
Lý do chính để lập kế hoạch là khả năng phản ứng được cải thiện mà nó mang lại. Vì một kế hoạch dự phòng rõ ràng đưa ra các bước hành động cần thực hiện để vượt qua trở ngại, bạn có thể nhanh chóng xử lý tình huống mà không cần suy nghĩ về nó quá nhiều hoặc tệ hơn là hoảng sợ.
Làm thế nào để lập kế hoạch dự phòng một cách dễ dàng?
Cách để tạo một Contingency plan là gì? Hãy làm theo các bước sau.
Một kế hoạch kinh doanh dự phòng hiệu quả dựa trên nghiên cứu và động não tốt. Dưới đây là các bước bạn cần làm theo trong một quy trình lập kế hoạch dự phòng.
Động não và liệt kê những rủi ro chính
Bạn không thể lường trước điều gì đó nếu không thực sự biết mình đang chuẩn bị cho những gì. Tập hợp nhóm của bạn lại và suy nghĩ về các yếu tố tiềm năng có thể có tác động tiêu cực đến doanh nghiệp hoặc dự án sắp tới của bạn.
Như đã đề cập ở phần contingency plan là gì, có hàng triệu rủi ro có thể xảy ra. Hãy xem xét tất cả các rủi ro có thể xảy ra đối với doanh nghiệp của bạn, bao gồm lỗi bảo mật, thiên tai, thay đổi nhân sự đột ngột…
Trong quá trình này, cần đảm bảo có sự tham gia của các nhà quản lý, trưởng nhóm, các chuyên gia về chủ đề, tức là những người từ tất cả các bộ phận để đảm bảo bạn đang chuẩn bị cho toàn bộ doanh nghiệp chứ không chỉ nhóm của bạn.
Bạn có thể sử dụng bản đồ tư duy để sắp xếp và phân loại các rủi ro và chia sẻ với mọi người để có thêm đề xuất hoặc phản hồi.
Sắp xếp mức độ rủi ro
Khi bạn đã hoàn tất việc tạo danh sách các rủi ro có thể xảy ra, đã đến lúc bắt đầu sắp xếp mức độ rủi ro dựa trên tác động của chúng.
Mặc dù bạn có thể chuẩn bị cho một hỏa hoạn, nhưng nếu khu vực của bạn hiếm khi xảy ra, bạn cần để điều này sang một bên và tập trung nhiều hơn vào các sự cố có khả năng xảy ra cao hơn.
Xác định và thu thập nguồn lực
Tiếp theo, lập danh sách các tài nguyên quan trọng mà công ty có thể sử dụng trong thời gian xảy ra sự cố. Nguồn lực có thể là bất cứ thứ gì, từ nhân sự và công cụ đến phần mềm và số liên hệ khẩn cấp. Ưu tiên danh sách này theo thứ tự quan trọng.
Bắt đầu tạo kế hoạch dự phòng cho mọi sự kiện
Những rủi ro khác nhau sẽ đòi hỏi những phương án dự phòng khác nhau. Khi bạn đã sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách các rủi ro tiềm ẩn, bạn cũng nên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các kế hoạch của mình và lập các kế hoạch dự phòng cho những mối đe dọa tiềm ẩn đáng kể nhất đối với doanh nghiệp của bạn. Trọng tâm chính của bạn nên là giảm thiểu tổn thất.
Kế hoạch dự phòng của bạn nên bao gồm hướng dẫn từng bước về những việc cần làm trong trường hợp sự kiện đã xảy ra và cách xử lý tình huống. Hơn nữa, nó cũng nên bao gồm thông tin về các nhân sự chủ chốt để tiếp cận bao gồm thông tin liên hệ của họ.
Chia sẻ kế hoạch với nhóm
Khi đã lập các kế hoạch dự phòng, hãy đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan quan trọng đều có thể tiếp cận chúng một cách dễ dàng. Bạn có thể lưu trữ các kế hoạch dự phòng trong hệ thống quản lý tài liệu và đảm bảo mọi nhân viên đều có quyền truy cập.
Xem lại kế hoạch
Một kế hoạch dự phòng tốt là một kế hoạch được liên tục xem xét lại, cho phép các nhà quản lý thực hiện những thay đổi thích hợp khi cần thiết. Khi có nhân viên mới, phần mềm, quy trình hoặc cách thức kinh doanh mới, kế hoạch dự phòng của bạn phải được cập nhật để phản ánh đúng tình trạng.
Qua các thông tin trên đây hi vọng bạn đã hiểu contingency plan là gì. Hãy truy cập careerlink.vn để tìm hiểu thêm nhiều thuật ngữ kinh tế khác nhé.
Trâm Nguyễn
Kiến thức kinh tế - Cẩm nang khác
- Bảo lãnh guarantee là gì? Phân loại và ưu nhược điểm
- 6 câu hỏi phỏng vấn chuyên viên tuyển dụng dễ gặp nhất
- Vốn huy động là gì? Vai trò và cách huy động vốn phổ biến
- Capitalization là gì? Ý nghĩa và các yếu tố ảnh hưởng
- Marketplace là gì, khác gì với cửa hàng trực tuyến?
- Equity financing là gì? Phân loại, ưu và nhược điểm
- Assessment là gì? Các thuật ngữ liên quan đến assessment
- Absenteeism là gì và thường gặp trong những trường hợp nào?
- Business communication là gì và làm sao để đạt hiệu quả cao?
- Phương pháp so sánh là gì và lợi ích của việc áp dụng?
- Bút tệ là gì? Các hình thái và vai trò của bút tệ
- Nhập khẩu ủy thác tiếng Anh là gì và những điều cần biết
- Bidding documents là gì và thường được sử dụng khi nào?
- Thuyết thị trường hiệu quả Efficient market hypothesis là gì?
- Định giá động dynamic pricing là gì, ưu nhược điểm ra sao?
- Vay tín chấp tiếng Anh là gì? Có gì khác so với vay đảm bảo?
- Downgrade là gì trong lĩnh vực chứng khoán?
- Đàm phán trong kinh doanh là gì? Cách để đàm phán thành công
- Chiến lược 5 whys là gì và cách áp dụng hiệu quả
- Employee turnover là gì? Nguyên nhân và giải pháp khắc phục
- Shareholders là gì? Đặc điểm và quyền lợi của shareholder
- Turnkey project là gì? Ưu nhược điểm của turnkey project?
- Holding period return là gì và công thức tính
- Quan điểm dựa trên nguồn lực Resource based view là gì?
- Ministry of Industry and Trade là gì, trách nhiệm ra sao?
- Leasing là gì? Vai trò và các điều khoản của Leasing
- Laissez faire là gì? Đặc điểm và cách áp dụng hiệu quả
- Thủ tục kiểm soát là gì và được ứng dụng thế nào?
- Equivalent Annual Cost EAC là gì? Ý nghĩa và công thức tính
- Nhà đầu cơ speculator là gì và có gì khác với nhà đầu tư
- Đơn vị sự nghiệp có thu là gì? Đặc điểm và phân loại
- Discounted cash flow là gì? Ưu và nhược điểm ra sao?
- Thâm hụt kép là gì? Mối quan hệ giữa thâm hụt kép và vàng
- Business portfolio là gì và cách thực hiện hiệu quả
- Licensing là gì? Có gì khác so với nhượng quyền thương mại
- Thu nhập chịu thuế tiếng Anh là gì và thuật ngữ liên quan
- Too big to fail là gì và cách để ngăn chặn
- Tổng hạnh phúc quốc gia GNH là gì và các chỉ số đánh giá?
- Quyền được hưởng vesting là gì, lợi ích và bất lợi ra sao?
- Tài sản được quản lý AUM là gì và hoạt động ra sao?
- Quy mô sản xuất là gì? Cách lựa chọn quy mô sản xuất phù hợp
- Predictive analytics là gì và vì sao lại quan trọng?
- Operating lease là gì và có gì khác biệt với finance lease?
- Nhà bán lẻ là gì? Chức năng và vai trò của nhà bán lẻ
- Mô hình tăng trưởng kinh tế là gì và các loại hình nổi tiếng
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm tiếng Anh là gì?
- Hostile takeover là gì? Dấu hiệu nhận biết và giải pháp
- Tìm hiểu forum seeding là gì và vai trò gì trong marketing
- Fiscal policy là gì? Ưu nhược điểm của fiscal policy
- Arithmetic mean là gì và các vấn đề liên quan thường gặp
- 7 cách mở đầu thư ứng tuyển nhàm chán nên tránh sử dụng
- Tách rời tương quan Decoupling là gì và diễn ra khi nào?
- General partner là gì, có gì khác so với Limited partner?
- Truy thu thuế tiếng Anh là gì và các khái niệm liên quan
- Penny là gì? Ưu nhược điểm của cổ phiếu penny
- Trái khoán tín dụng debenture là gì? Khác gì với trái phiếu?
- Par value là gì? Mệnh giá cổ phiếu và mệnh giá trái phiếu
- Mã số thuế Tax Identification Number là gì?
- Bảo hộ thương mại là gì? Tác động và cách thực hiện
- Financial accounting là gì? Khác gì so với kế toán quản trị?
- Công nghệ gen là gì? Ảnh hưởng của công nghệ gen
- Brand name là gì? Nguyên tắc đặt brand name hiệu quả
- Lean Startup là gì? Có lợi thế gì so với Startup?
- Lạm phát inflation là gì? Cách đo lường chỉ số lạm phát
- Chi phí dồn tích Accrued Expense là gì trong kế toán?
- Phân phối độc quyền Exclusive Distributor là gì?
- Free float là gì? Tại sao free float lại quan trọng?
- Tiếp thị đa cấp Multi level marketing MLM là gì?
- Khu chế xuất Export Proccessing Zone – EPZ là gì?
- Rào cản thương mại là gì? Các hình thức phổ biến và tác động
- Information system là gì, có đặc trưng và vai trò ra sao?
- Án lệ case law là gì và phân tích án lệ là gì?
- Gợi ý cách tập trung cao độ vào một việc
- Hội nhập kinh tế quốc tế là gì? Lợi ích khi gia nhập ra sao?
- FMCG là gì? Sự khác biệt giữa FMCG và Retail
- Định chế tài chính là gì? Vai trò của định chế tài chính
- Nhóm ngành Sector là gì? Những thông tin cơ bản bạn cần biết
- Năng lực cốt lõi core competencies là gì và tiêu chí xác định
- Hợp đồng mua bán điện PPA là gì? Ưu nhược điểm ra sao?
- Tagline là gì? Vì sao tagline lại quan trọng?
- Third party là gì? Third party transaction là gì?
- Fixed cost là gì? Tác động của fixed cost đến lợi nhuận
- Capital goods là gì? Có gì khác so với Consumer goods?
- Áp dụng phương pháp Pomodoro để làm việc tại nhà hiệu quả
- 6 câu hỏi phỏng vấn ngân hàng khó và cách trả lời “ăn” điểm
- Công ty mẹ tiếng Anh là gì? Đặc điểm nổi bật của công ty mẹ
- Tìm hiểu thông quan hải quan Customs Clearance là gì
- Pareto Chart là gì, có ý nghĩa như thế nào với doanh nghiệp?
- Dividend Payout Ratio là gì? Công thức, ý nghĩa Payout Ratio
- Compliance Officer là gì? Nhiệm vụ công việc ra sao?
- Accountability là gì, có khác biệt gì với responsibility?
- Request for Information RFI là gì? Khi nào nên sử dụng RFI?
- Bán chéo là gì? Lợi ích của bán chéo đối với doanh nghiệp
- Sản phẩm du lịch là gì, thành phần và đặc điểm cơ bản
- LIBOR là gì? Vai trò của Libor đến thị trường tài chính
- EPE là gì? Điều kiện và thủ tục thành lập doanh nghiệp EPE
- Outsourcing là gì? Lợi ích và hạn chế khi outsource
- SG&A là gì? Vai trò của SG&A trong quản lý doanh nghiệp
- D/P at sight là gì và có gì khác với D/A?
- Null hypothesis là gì, khác gì với alternative hypothesis?
- Remittance là gì và được thực hiện ra sao trong giao dịch?
- Exchange là gì trong thị trường chứng khoán?
- Coefficient of Variation là gì? Vai trò và ưu, nhược điểm
- NPV là gì? Ưu nhược điểm và công thức tính
- Khấu hao lũy kế Accumulated Depreciation là gì và cách tính
- Retained Earnings là gì và sử dụng thế nào cho hiệu quả?
- Động lực là gì? Vì sao cần tạo động lực cho nhân viên?
- Giá trị sổ sách là gì? Vai trò của giá trị sổ sách
- Công ty offshore là gì? Ưu, nhược điểm của công ty offshore
- Truyền thông nội bộ là gì? Lợi ích và cách cải thiện
- Variance là gì? Công thức tính variance và ứng dụng
- Machine Learning là gì? Ứng dụng của Machine Learning
- Thông tin là gì? Các dạng thông tin trong doanh nghiệp
- Carbon footprint là gì? Cách đơn giản giảm khí thải carbon
- Confidence Interval là gì - khái niệm và cách tính chuẩn xác
- Mortgage là gì? Thế chấp và khoản vay khác nhau thế nào?
- Mục tiêu SMART là gì? Các ứng dụng và tầm quan trọng
- Comparative Advantage là gì? Cách xác định lợi thế so sánh
- Back office là gì? Tầm quan trọng và các vị trí liên quan
- Bình quân gia quyền là gì? Ứng dụng và cách tính chuẩn xác
- Kim ngạch là gì? Cách tính kim ngạch xuất khẩu
- Holding Company là gì? Ưu nhược điểm của Holding Company
- SWOT là gì? Vì sao cần tiến hành phân tích SWOT?
- Tài khoản đối ứng là gì, tầm quan trọng và mục đích sử dụng
- VN30 là gì? Giải đáp các thắc mắc liên quan đến VN30
- Tỷ lệ nợ xấu là gì? Mục đích và cách tính tỷ lệ nợ xấu
- Hệ số tương quan (Correlation Coefficient) là gì và ứng dụng
- Chỉ số giá tiêu dùng CPI là gì? Ý nghĩa và cách xác định
- Data Flow Diagram là gì? Thành phần và các bước xây dựng
- Standard deviation là gì? Công thức tính và ứng dụng
- Lợi nhuận biên là gì? Công tính thức lợi nhuận biên
- Neural network là gì? Vai trò và ứng dụng của neural network
- Tổng doanh thu là gì? Các loại doanh thu và cách tính
- Interest rate là gì? Các loại lãi suất phổ biến
- Barcode là gì? Giải đáp các thắc mắc về barcode
- Quy mô thị trường là gì? Tầm quan trọng và cách xác định
- P&L là gì? Các thành phần quan trọng của một P&L
- Thuế môn bài là gì? Quy định về thuế môn bài bạn cần biết
- PCI là gì? Tất tần tật những lĩnh vực mà PCI biểu thị
- YTD là gì? Lợi ích và cách tính YTD cho doanh nghiệp
- Equity là gì? Tìm hiểu các hình thức equity trong tài chính
- Lead time là gì? Ý nghĩa, vai trò và các vấn đề liên quan
- End To End là gì? Vai trò và đặc điểm của quy trình đầu cuối
- Cash flow là gì? Cách giúp quản lý Cash flow hiệu quả
- Dự án là gì, tính năng và các bước thực hiện dự án
- Biểu đồ Gantt là gì? Lợi ích của biểu đồ Gantt trong quản lý
- Debit note là gì? Cách phân biệt Debit note và Credit note
- Thư xin việc cho sinh viên mới ra trường: 7 lỗi nên tránh
- LLC là gì? Ưu và nhược điểm của công ty trách nhiệm hữu hạn
- Lợi nhuận gộp là gì? Cách tính lợi nhuận gộp đơn giản