Công văn tiếng Anh là gì? Các yêu cầu trong soạn thảo công văn tiếng Anh

Công văn tiếng Anh là gì là từ khóa rất được nhiều người tìm kiếm. Vậy bạn có biết công văn là gì và công văn tiếng Anh có nghĩa thế nào? Khi soạn thảo công văn tiếng Anh cần đảm bảo những yêu cầu gì? Hãy cùng tìm hiểu qua nội dung dưới đây nhé.

Công văn là gì?

Công văn được hiểu là một hình thức văn bản hành chính dùng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp. Đây được xem là phương tiện giao tiếp chính thức được ban hành từ cấp trên xuống cấp dưới. Có nhiều loại công văn khác nhau như công văn chỉ đạo, công văn hướng dẫn, công văn yêu cầu, công văn giải trình, công văn hỏa tốc, công văn mời họp, công văn phúc đáp…

Công văn tiếng Anh là gì?

Đa số đều hiểu về công văn trong tiếng Việt, nhưng ít ai biết công văn tiếng Anh là gì. Trong tiếng Anh, công văn được gọi bằng thuật ngữ Official dispatch hoặc Documentary. Các từ này dùng để chỉ loại hình văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nơi ban hành công văn thường là nhà nước, cơ quan pháp luật hoặc lãnh đạo cấp cao của một doanh nghiệp. Đối tượng nhận công văn thường là các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân hoặc các phòng ban cấp dưới.

Nội dung của Official dispatch (hay Documentary) bao gồm thông báo, chỉ đạo, hướng dẫn hoặc phân công nhiệm vụ… Căn cứ vào nội dung công văn, các cá nhân, tổ chức nhận được công văn phải lên kế hoạch và thực hiện theo đúng những gì ghi trong văn bản.

Các loại công văn tiếng Anh là gì?

Ngoài biết được công văn tiếng Anh là gì, bạn cũng cần tìm hiểu thêm thuật ngữ các loại công văn khác nhau trong tiếng Anh. Dưới đây là tên gọi một số loại công văn tiêu biểu, phổ biến hiện nay:

– Công văn hỏa tốc: Dispatch express

– Công văn hướng dẫn: Instructive dispatch

– Công văn chỉ đạo: Directive dispatch

– Công văn đến: Incoming official dispatch

– Công văn đi: Official dispatch travels

Nội dung các phần trong công văn tiếng Anh là gì?

Một công văn tiếng Anh cơ bản có bố cục 3 phần gồm: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc. Vậy nội dung cụ thể của các phần trong công văn tiếng Anh là gì? Đó là:

1. Nội dung phần mở đầu công văn

Trong phần mở đầu công văn, người soạn thảo cần đặt ra vấn đề cần giải quyết. Đây là phần bắt buộc phải có trong mẫu công văn đúng chuẩn.

Đặt vấn đề chính là trình bày lý do vì sao công văn này được ban hành, mục đích hướng đến của công văn là gì và đối tượng tiếp nhận là ai. Đồng thời, người lập công văn cũng phải giới thiệu về nội dung tổng quát của văn bản để người tiếp nhận có thể nắm bắt vấn đề nhanh chóng. Những nội dung này được xem là đề dẫn để đi đến nội dung chính của công văn ở phần sau.

2. Nội dung phần chính của công văn

Đáp án cho câu hỏi “Nội dung phần chính của công văn tiếng Anh là gì?” không cố định. Nó phụ thuộc vào từng mục đích ban hành công văn cụ thể tương ứng với từng tình huống khác nhau. Căn cứ vào mục đích hướng tới, người lập công văn sẽ lựa chọn cách triển khai nội dung chính sao cho phát huy hiệu quả cao nhất.

Dù vậy, phần nội dung của công văn vẫn phải đảm bảo các yêu cầu theo quy định. Cụ thể là:

– Có đề cập đến ý kiến của các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền liên quan đến những phương án giải quyết được nêu ra ở công văn.

– Trình bày các ý kiến, đề xuất theo trình tự logic, mạch lạc và làm nổi bật được chủ đề, làm rõ mục đích của công văn khi ban hành.

– Sử dụng ngôn từ thuộc phong cách ngôn ngữ hành chính, mang tính khách quan, đảm bảo đúng theo quy định và phù hợp với mục đích của từng loại công văn. Chẳng hạn, nếu công văn được ban hành nhằm mục đích từ chối thì người lập công văn cần phải sử dụng từ ngữ lịch sự, nhẹ nhàng. Với loại công văn dùng để nhắc nhở, đôn đốc thì từ ngữ, câu chữ phải mang tính răn đe, nghiêm khắc. Trong trường hợp công văn được ban hành để giải trình thì lập luận phải rõ ràng, mạch lạc, đi kèm các dẫn chứng thuyết phục và lời lẽ chân thành.

3. Nội dung phần kết thúc công văn

Để biết nội dung phần kết thúc công văn tiếng Anh là gì, hãy xem xét nhiệm vụ của nó. Phần kết thúc công văn mang nhiệm vụ tóm lại nội dung chính của các phần đã nêu ở trên. Do đó nội dung phần này cần được viết một cách ngắn gọn, súc tích, khái quát lại nội dung trọng tâm nhất của vấn đề thể hiện trong công văn.

Bên cạnh đó, tại phần kết thúc, người lập công văn cần nhấn mạnh về trách nhiệm và ý thức nghiêm túc thực hiện của các cá nhân, tổ chức, cơ quan… tiếp nhận. Đồng thời phần kết thúc cũng không được thiếu lời chào lịch sự hoặc lời cảm ơn nếu có.

Cần lưu ý gì khi soạn công văn tiếng Anh?

1. Về hình thức

– Thứ nhất, từ vựng dùng trong công văn tiếng Anh cần đúng chuyên ngành, lĩnh vực và câu văn phải chuẩn ngữ pháp.

– Thứ hai, ngôn ngữ sử dụng trong công văn tiếng Anh phải là ngôn ngữ khách quan, nghiêm túc và mang tính lịch sự.

– Thứ ba, chú ý sử dụng đại từ xưng hô trong tiếng Anh sao cho chính xác. Vậy người soạn thảo nên xưng hô trong công văn tiếng Anh là gì? Trong tiếng Anh, bạn có thể dùng từ “Mr” để gọi nam giới, bao gồm cả người độc thân và người đã kết hôn. Tuy nhiên, đối với nữ giới thì bạn cần lưu ý điểm khác biệt giữa từ “Mrs” và “Miss”. Theo đó, “Mrs” dùng để gọi người người phụ nữ đã có gia đình, trong khi từ “Miss” mang hàm ý người người phụ nữ chưa lập gia đình.

– Thứ tư, bố cục công văn cần logic, tường minh, các phần được trình bày rõ ràng, nổi bật.

– Thứ năm, các cách thức trình bày như căn chỉnh lề, quốc hiệu, tiêu chữ, số ký hiệu… trên công văn phải đúng chuẩn theo quy định.

2. Về nội dung

Đó là phần nội dung phải đảm bảo ngắn gọn, súc tích, bám sát chủ đề và hướng đến mục đích của công văn sau khi được ban hành. Bên cạnh đó, phần nội dung cũng phải được biên soạn dựa trên các chuẩn mực và quy định chung.

Ngoài ra, trong quá trình giải quyết vấn đề, nội dung công văn phải được lập luận chặt chẽ, chứa đựng chứng xác thực để minh chứng cho các luận điểm được đề cập. Cụ thể là:

– Trước khi đi vào nội dung chính, người soạn thảo cần nêu rõ vì sao công văn này được lập với các lý do thuyết phục. Sau đó mới đưa ra các đề xuất hay phương án giải quyết vấn đề trong công văn. Lưu ý rằng các luận điểm cần được sắp xếp theo một trình tự khoa học, hợp lý và chặt chẽ.

– Nội dung của công văn phải mang tính khách quan, ý nghĩa sáng rõ, không bị thiên lệch, xuyên tạc theo hướng khác hay mơ hồ về nghĩa.

– Chủ đề được nêu ra trực tiếp, ngắn gọn và rõ ràng.

Bài viết trên đây nhằm cung cấp cho bạn đọc hiểu rõ khái niệm công văn tiếng Anh là gì và bổ sung các kiến thức quan trọng xoay quanh công văn tiếng Anh như bố cục công văn, nội dung công văn cũng như các lưu ý khi soạn thảo. Hy vọng bài viết này đã giúp ích được ít nhiều cho bạn đọc đang quan tâm về vấn đề này. Ghé thăm website www.careerlink.vn mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác nữa nhé.

Pha Lê