Công văn tiếng Anh là gì là từ khóa rất được nhiều người tìm kiếm. Vậy bạn có biết công văn là gì và công văn tiếng Anh có nghĩa thế nào? Khi soạn thảo công văn tiếng Anh cần đảm bảo những yêu cầu gì? Hãy cùng tìm hiểu qua nội dung dưới đây nhé.
Công văn là gì?
Công văn được hiểu là một hình thức văn bản hành chính dùng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp. Đây được xem là phương tiện giao tiếp chính thức được ban hành từ cấp trên xuống cấp dưới. Có nhiều loại công văn khác nhau như công văn chỉ đạo, công văn hướng dẫn, công văn yêu cầu, công văn giải trình, công văn hỏa tốc, công văn mời họp, công văn phúc đáp…
Công văn tiếng Anh là gì?
Đa số đều hiểu về công văn trong tiếng Việt, nhưng ít ai biết công văn tiếng Anh là gì. Trong tiếng Anh, công văn được gọi bằng thuật ngữ Official dispatch hoặc Documentary. Các từ này dùng để chỉ loại hình văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nơi ban hành công văn thường là nhà nước, cơ quan pháp luật hoặc lãnh đạo cấp cao của một doanh nghiệp. Đối tượng nhận công văn thường là các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân hoặc các phòng ban cấp dưới.
Nội dung của Official dispatch (hay Documentary) bao gồm thông báo, chỉ đạo, hướng dẫn hoặc phân công nhiệm vụ… Căn cứ vào nội dung công văn, các cá nhân, tổ chức nhận được công văn phải lên kế hoạch và thực hiện theo đúng những gì ghi trong văn bản.
Các loại công văn tiếng Anh là gì?
Ngoài biết được công văn tiếng Anh là gì, bạn cũng cần tìm hiểu thêm thuật ngữ các loại công văn khác nhau trong tiếng Anh. Dưới đây là tên gọi một số loại công văn tiêu biểu, phổ biến hiện nay:
- Công văn hỏa tốc: Dispatch express
- Công văn hướng dẫn: Instructive dispatch
- Công văn chỉ đạo: Directive dispatch
- Công văn đến: Incoming official dispatch
- Công văn đi: Official dispatch travels
Nội dung các phần trong công văn tiếng Anh là gì?
Một công văn tiếng Anh cơ bản có bố cục 3 phần gồm: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc. Vậy nội dung cụ thể của các phần trong công văn tiếng Anh là gì? Đó là:
1. Nội dung phần mở đầu công văn
Trong phần mở đầu công văn, người soạn thảo cần đặt ra vấn đề cần giải quyết. Đây là phần bắt buộc phải có trong mẫu công văn đúng chuẩn.
Đặt vấn đề chính là trình bày lý do vì sao công văn này được ban hành, mục đích hướng đến của công văn là gì và đối tượng tiếp nhận là ai. Đồng thời, người lập công văn cũng phải giới thiệu về nội dung tổng quát của văn bản để người tiếp nhận có thể nắm bắt vấn đề nhanh chóng. Những nội dung này được xem là đề dẫn để đi đến nội dung chính của công văn ở phần sau.
2. Nội dung phần chính của công văn
Đáp án cho câu hỏi “Nội dung phần chính của công văn tiếng Anh là gì?” không cố định. Nó phụ thuộc vào từng mục đích ban hành công văn cụ thể tương ứng với từng tình huống khác nhau. Căn cứ vào mục đích hướng tới, người lập công văn sẽ lựa chọn cách triển khai nội dung chính sao cho phát huy hiệu quả cao nhất.
Dù vậy, phần nội dung của công văn vẫn phải đảm bảo các yêu cầu theo quy định. Cụ thể là:
- Có đề cập đến ý kiến của các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền liên quan đến những phương án giải quyết được nêu ra ở công văn.
- Trình bày các ý kiến, đề xuất theo trình tự logic, mạch lạc và làm nổi bật được chủ đề, làm rõ mục đích của công văn khi ban hành.
- Sử dụng ngôn từ thuộc phong cách ngôn ngữ hành chính, mang tính khách quan, đảm bảo đúng theo quy định và phù hợp với mục đích của từng loại công văn. Chẳng hạn, nếu công văn được ban hành nhằm mục đích từ chối thì người lập công văn cần phải sử dụng từ ngữ lịch sự, nhẹ nhàng. Với loại công văn dùng để nhắc nhở, đôn đốc thì từ ngữ, câu chữ phải mang tính răn đe, nghiêm khắc. Trong trường hợp công văn được ban hành để giải trình thì lập luận phải rõ ràng, mạch lạc, đi kèm các dẫn chứng thuyết phục và lời lẽ chân thành.
3. Nội dung phần kết thúc công văn
Để biết nội dung phần kết thúc công văn tiếng Anh là gì, hãy xem xét nhiệm vụ của nó. Phần kết thúc công văn mang nhiệm vụ tóm lại nội dung chính của các phần đã nêu ở trên. Do đó nội dung phần này cần được viết một cách ngắn gọn, súc tích, khái quát lại nội dung trọng tâm nhất của vấn đề thể hiện trong công văn.
Bên cạnh đó, tại phần kết thúc, người lập công văn cần nhấn mạnh về trách nhiệm và ý thức nghiêm túc thực hiện của các cá nhân, tổ chức, cơ quan... tiếp nhận. Đồng thời phần kết thúc cũng không được thiếu lời chào lịch sự hoặc lời cảm ơn nếu có.
Cần lưu ý gì khi soạn công văn tiếng Anh?
1. Về hình thức
- Thứ nhất, từ vựng dùng trong công văn tiếng Anh cần đúng chuyên ngành, lĩnh vực và câu văn phải chuẩn ngữ pháp.
- Thứ hai, ngôn ngữ sử dụng trong công văn tiếng Anh phải là ngôn ngữ khách quan, nghiêm túc và mang tính lịch sự.
- Thứ ba, chú ý sử dụng đại từ xưng hô trong tiếng Anh sao cho chính xác. Vậy người soạn thảo nên xưng hô trong công văn tiếng Anh là gì? Trong tiếng Anh, bạn có thể dùng từ “Mr” để gọi nam giới, bao gồm cả người độc thân và người đã kết hôn. Tuy nhiên, đối với nữ giới thì bạn cần lưu ý điểm khác biệt giữa từ “Mrs” và “Miss”. Theo đó, “Mrs” dùng để gọi người người phụ nữ đã có gia đình, trong khi từ “Miss” mang hàm ý người người phụ nữ chưa lập gia đình.
- Thứ tư, bố cục công văn cần logic, tường minh, các phần được trình bày rõ ràng, nổi bật.
- Thứ năm, các cách thức trình bày như căn chỉnh lề, quốc hiệu, tiêu chữ, số ký hiệu… trên công văn phải đúng chuẩn theo quy định.
2. Về nội dung
Đó là phần nội dung phải đảm bảo ngắn gọn, súc tích, bám sát chủ đề và hướng đến mục đích của công văn sau khi được ban hành. Bên cạnh đó, phần nội dung cũng phải được biên soạn dựa trên các chuẩn mực và quy định chung.
Ngoài ra, trong quá trình giải quyết vấn đề, nội dung công văn phải được lập luận chặt chẽ, chứa đựng chứng xác thực để minh chứng cho các luận điểm được đề cập. Cụ thể là:
- Trước khi đi vào nội dung chính, người soạn thảo cần nêu rõ vì sao công văn này được lập với các lý do thuyết phục. Sau đó mới đưa ra các đề xuất hay phương án giải quyết vấn đề trong công văn. Lưu ý rằng các luận điểm cần được sắp xếp theo một trình tự khoa học, hợp lý và chặt chẽ.
- Nội dung của công văn phải mang tính khách quan, ý nghĩa sáng rõ, không bị thiên lệch, xuyên tạc theo hướng khác hay mơ hồ về nghĩa.
- Chủ đề được nêu ra trực tiếp, ngắn gọn và rõ ràng.
Bài viết trên đây nhằm cung cấp cho bạn đọc hiểu rõ khái niệm công văn tiếng Anh là gì và bổ sung các kiến thức quan trọng xoay quanh công văn tiếng Anh như bố cục công văn, nội dung công văn cũng như các lưu ý khi soạn thảo. Hy vọng bài viết này đã giúp ích được ít nhiều cho bạn đọc đang quan tâm về vấn đề này. Ghé thăm website www.careerlink.vn mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác nữa nhé.
Pha Lê
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Gợi ý hay để trả lời câu hỏi “Điểm mạnh của bạn là gì?”
- All rights reserved là gì? Hiểu đúng để bảo vệ bản quyền sáng tạo của bạn
- Trình độ chuyên môn là gì? Cách trình bày trên CV hiệu quả
- Bộc trực là gì? 6 biểu hiện của người có tính bộc trực
- Nhất quán là gì? Vì sao nhất quán là yếu tố giúp bạn thành công?
- Làm ca xoay là gì? Điều cơ bản bạn cần biết về ca xoay và ca gãy
- Kỹ năng tư duy logic: tầm quan trọng và 4 cách để rèn luyện
- HTKK là gì? Hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm HTKK
- Người lãnh đạo là gì? 10 yếu tố hình thành nên người lãnh đạo tuyệt vời
- Sở trường là gì? Cách trả lời ghi điểm khi được hỏi về sở trường
- Lạc quan là gì? 5 cách để trở nên lạc quan hơn trong công việc
- Sắp xếp công việc hiệu quả: đặc điểm và cách thể hiện khi tìm việc
- Tư duy phản biện là gì và dấu hiệu của người có tư duy phản biện?
- Tỉ mỉ, cẩn thận: tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả
- Best regards là gì? Cách sử dụng Best regards và các lời chào kết thúc email khác
- “Mẹo” nêu ưu nhược điểm của bản thân thuyết phục nhà tuyển dụng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản – những điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
- Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
- Cách phát triển bản thân hiệu quả để có một năm mới thành công
- Dự đoán công danh sự nghiệp của 12 chòm sao trong năm 2020
- Vì sao bạn nên cải thiện kỹ năng quản lý thời gian?
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 6 kỹ năng viết email công việc ai cũng cần biết
- Kỹ năng giao tiếp với khách hàng: 7 cách để cải thiện
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 5 lỗi phổ biến khi tạo danh sách các việc cần làm
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- 5 lợi ích khi ước lượng thời gian cho việc cần làm
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- Trễ giờ: lí do bạn không nên mắc phải và cách xử lý
- 7 cách du lịch giúp cải thiện sự nghiệp của bạn
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 lỗi phỏng vấn khiến bạn đánh rơi công việc mơ ước
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 bước trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- 8 điều tối kị trong giai đoạn thử việc
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- 6 ngôn ngữ cơ thể nên có trong mọi buổi phỏng vấn
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp
- 7 Cách Để Thoát Khỏi “Khủng Hoảng” Tuổi Trung Niên
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- 6 thay đổi nhỏ giúp bạn thêm yêu công việc của mình
- 4 bước cơ bản phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Tái tạo năng lượng sau một ngày làm việc căng thẳng
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- 5 cách cho thấy bạn đã sẵn sàng cho vị trí quản lý
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- Những sai lầm phổ biến khi đi thực tập
- 15 từ khóa bạn cần khi ứng tuyển cho các vị trí cấp cao
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- 5 sai lầm có thể phá hỏng sự nghiệp của bạn
- Để thành công, cần rèn luyện những thói quen nào?
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- 6 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định hiệu quả hơn
- 12 Nguyên tắc Đạo đức dành cho Chuyên viên Kinh doanh
- Làm sao để hạnh phúc trong công việc?
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- 5 cách để trở thành người “không thể thay thế” tại công ty
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- 9 điều gây cản trở cho sự nghiệp của người phụ nữ
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- 7 kỹ năng lãnh đạo tạo dấu ấn khác biệt
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)
- Giá trị bản thân là gì? Cách hiệu quả giúp bạn xác định giá trị bản thân