Khi nói đến việc nâng cao năng suất làm việc, mỗi người sẽ thích hợp với những cách khác nhau. Tuy nhiên, có một số bí quyết giúp tăng năng suất sẽ hiệu quả với tất cả mọi người, ước tính thời gian cho từng nhiệm vụ cần thực hiện là một trong số đó. Vậy, việc định lượng này giúp ích cho bạn như thế nào, hãy cùng tham khảo ngay sau đây nhé.
Khiến danh sách các việc cần làm trông ít “đáng sợ” hơn
Hãy tưởng tượng, nếu nhìn vào một danh sách việc cần làm (to do list) trong ngày với hơn 30 nhiệm vụ, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp và sợ hãi ngay lập tức, phải không? Danh sách việc cần làm của bạn càng dài, bạn sẽ càng muốn tránh nó.
Thế nhưng, độ dài của danh sách có thể “đánh lừa” bạn, bởi trong đó có những việc khá nhỏ, không thực sự cần nhiều thời gian để hoàn thành. Nếu không ước tính thời gian thì bạn có thể thấy đó là một danh sách dường như vô tận. Nhưng một khi bạn đính kèm thời gian cho từng nhiệm vụ và nhìn vào tổng thể, nhận thức của bạn về danh sách có thể thay đổi ngay lập tức.
Thúc đẩy bạn bắt tay vào thực hiện sớm hơn
Nhiều người thường có suy nghĩ chủ quan rằng thời gian trong ngày dường như vô tận và họ vẫn còn nhiều thời gian để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Điều này khiến họ hoàn toàn không có cảm giác cấp bách với các công việc trong ngày, để rồi khi sắp hết giờ, họ mới cuống cuồng lao vào thực hiện.
Nếu ước tính thời gian cho từng công việc, bạn sẽ không rơi vào tình huống như thế, bởi nó sẽ giúp bạn biết được bạn mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao. Và điều này sẽ thôi thúc bạn bắt tay vào thực hiện sớm hơn, thay vì trì hoãn.
Làm cho một nhiệm vụ khó khăn trở nên ít thử thách hơn
Không có ước tính thời gian, bạn sẽ chỉ thấy những gì công việc đòi hỏi. Nếu đó là một nhiệm vụ khiến bạn khó chịu hoặc đặc biệt khó khăn, bạn sẽ sinh “ác cảm” và có xu hướng trì hoãn thực hiện. Khi thêm thời gian ước tính vào nhiệm vụ, bạn sẽ có một thứ khác để tập trung vào, đó là sự khó chịu này sẽ nhanh chóng qua đi như thế nào. Suy nghĩ tích cực này sẽ giúp bạn giải tỏa căng thẳng và sẵn sàng đối mặt với khó khăn.
Tuy nhiên, điều này chỉ có hiệu quả với các nhiệm vụ được thực hiện trong thời gian ngắn, khoảng 15-25 phút. Vì vậy, nếu muốn tận dụng lợi thế này, thì điều cực kỳ quan trọng là giữ cho danh sách các việc cần làm ngắn gọn và linh hoạt bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, đặc biệt là các nhiệm vụ khiến bạn sợ hãi.
Cải thiện kỹ năng lập kế hoạch dự án
Nếu bạn sử dụng ước tính thời gian kết hợp với việc theo dõi thời gian thực hiện thực tế, bạn sẽ biết được đâu là những nhiệm vụ bạn đánh giá thấp và nhiệm vụ nào được xử lý nhanh hơn bạn nghĩ. Điều này giúp bạn ước tính thời lượng nhiệm vụ tốt hơn trong tương lai.
Đây rõ ràng là một kỹ năng rất quan trọng đối với nhiều người. Chẳng hạn như các freelancer - người thường xuyên sẽ thực hiện nhiều dự án cùng một lúc và cần cung cấp cho khách hàng thời gian hoàn thành dự án chính xác; các doanh nhân cần có lộ trình thực hiện cho nhiều dự án để phát triển kinh doanh; nhân viên văn phòng muốn đảm bảo họ có thể hoàn thành công việc đúng hạn và đưa ra thời hạn thực tế ngay từ đầu.
Tăng sự hài lòng với công việc
Mỗi người chúng ta đều có một thời gian làm việc nhất định, và khả năng tập trung, năng lượng cũng ở mức giới hạn. Nếu nhận quá nhiều nhiệm vụ so với khả năng và không hoàn thành tất cả trong ngày sẽ khiến bạn cảm thấy không hài lòng, thậm chí nghi ngờ khả năng của bản thân, dẫn đến kém năng suất hơn vào những ngày tiếp theo. Do đó, bạn cần sắp xếp sao cho công việc không vượt quá khả năng hoàn thành và lúc này ước tính thời gian cho từng công việc sẽ rất hữu ích.
Định lượng thời gian sẽ giúp bạn tạo ra một danh sách việc cần làm thực tế hơn – là những điều bạn thực sự có thể hoàn thành trong một ngày. Khi hoàn thành được những gì đã đề ra, bạn sẽ cảm thấy tốt về bản thân và hạnh phúc hơn, tăng thêm sự tự tin và thỏa mãn hơn với công việc.
Huỳnh Trâm
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Thiết kế cơ sở tiếng Anh là gì và các thuật ngữ cần biết?
- AIFTA là gì, các lĩnh vực hợp tác và kết quả đạt được?
- 4 thử thách khi phân tích dữ liệu Marketing và cách xử lý
- 7 ngôn ngữ hình thể không thể thiếu khi chăm sóc khách hàng
- 8 kỹ năng trả lời câu hỏi hiệu quả và thuyết phục
- 8 kỹ năng đàm phán thương lượng cần thiết trong kinh doanh
- Ngành chăm sóc sức khỏe đòi hỏi các kỹ năng mềm nào?
- Các câu hỏi phỏng vấn về thái độ bạn dễ gặp nhất
- Sử dụng thời gian hợp lý khi làm việc tại nhà
- 7 cách tối ưu hóa hiệu quả cho người lần đầu làm việc từ xa
- 8 bí quyết tự tạo động lực khi làm việc tại nhà
- 6 câu hỏi phỏng vấn xin việc bạn có thể gặp trong mùa Covid
- 7 mẹo làm việc tại nhà online dành cho nhân viên kinh doanh
- Giao tiếp qua email, thế nào là chuyên nghiệp?
- Thiếu tập trung khi làm việc tại nhà, nên làm gì?
- Nâng cao trách nhiệm của bản thân khi làm việc tại nhà
- 9 thói quen của người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
- Tạo không khí hài hước vui nhộn cho bài thuyết trình đúng cách
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng bằng các từ khóa đắt giá
- Lí do kiên trì nhẫn nại quan trọng với nhân viên kinh doanh
- Tip phỏng vấn: 8 “không” để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng
- “Điểm danh” các kỹ năng thiết yếu cho công việc lễ tân
- Thế nào là lắng nghe khách hàng hiệu quả?
- “Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?” và cách trả lời chuẩn
- 5 kiểu khách hàng khó tính và lời khuyên khi ứng xử
- Tìm hiểu về cách trả lời câu hỏi “Sở thích của bạn là gì?”
- Nghỉ phép tiếng Anh là gì? Cách xin nghỉ phép chuẩn
- Sales Representative là gì? Tìm hiểu cụ thể về công việc Sales Representative
- Nghề nghiệp là gì? Vai trò của định hướng nghề nghiệp
- Cống hiến là gì? 4 dấu hiệu của nhân viên có tinh thần cống hiến
- Tự học là gì? Các phương pháp tự học hiệu quả
- Trình bày kỹ năng nghề nghiệp khi tìm việc thế nào cho thú vị?
- LinkedIn là gì? Mẹo tạo hồ sơ ghi điểm nhà tuyển dụng
- Ngoại thương là gì? Học Ngoại thương ra trường làm gì?
- Trách nhiệm là gì? Làm gì để trở thành người có trách nhiệm?
- 8 mục tiêu phát triển nghề nghiệp trong năm 2021
- Công văn tiếng Anh là gì? Các yêu cầu trong soạn thảo công văn tiếng Anh
- Credential là gì? Cách thể hiện chuyên nghiệp trong CV
- Để làm tốt công việc hành chính nhân sự, bạn cần kỹ năng nào?
- Support là gì? Tìm hiểu về công việc support và các vấn đề liên quan
- Gợi ý hay để trả lời câu hỏi “Điểm mạnh của bạn là gì?”
- All rights reserved là gì? Hiểu đúng để bảo vệ bản quyền sáng tạo của bạn
- Trình độ chuyên môn là gì? Cách trình bày trên CV hiệu quả
- Bộc trực là gì? 6 biểu hiện của người có tính bộc trực
- Nhất quán là gì? Vì sao nhất quán là yếu tố giúp bạn thành công?
- Làm ca xoay là gì? Điều cơ bản bạn cần biết về ca xoay và ca gãy
- Kỹ năng tư duy logic: tầm quan trọng và 4 cách để rèn luyện
- HTKK là gì? Hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm HTKK
- Người lãnh đạo là gì? 10 yếu tố hình thành nên người lãnh đạo tuyệt vời
- Sở trường là gì? Cách trả lời ghi điểm khi được hỏi về sở trường
- Lạc quan là gì? 5 cách để trở nên lạc quan hơn trong công việc
- Sắp xếp công việc hiệu quả: đặc điểm và cách thể hiện khi tìm việc
- Tư duy phản biện là gì và dấu hiệu của người có tư duy phản biện?
- Tỉ mỉ, cẩn thận: tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả
- Best regards là gì? Cách sử dụng Best regards và các lời chào kết thúc email khác
- “Mẹo” nêu ưu nhược điểm của bản thân thuyết phục nhà tuyển dụng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản – những điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
- Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
- Cách phát triển bản thân hiệu quả để có một năm mới thành công
- Dự đoán công danh sự nghiệp của 12 chòm sao trong năm 2020
- Vì sao bạn nên cải thiện kỹ năng quản lý thời gian?
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 6 kỹ năng viết email công việc ai cũng cần biết
- Kỹ năng giao tiếp với khách hàng: 7 cách để cải thiện
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 5 lỗi phổ biến khi tạo danh sách các việc cần làm
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- Thiếu kỹ năng lắng nghe: 9 dấu hiệu bạn cần biết
- 8 lợi ích khi tạo danh sách các việc cần làm
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 điều nên biết trước khi làm việc tại startup
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 mẹo quản lý thời gian dành cho nữ nhân viên bận rộn
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- 7 điều khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp khi tìm việc
- 5 lí do nên ngừng so sánh công việc của mình với người khác
- Mẹo tìm kiếm công việc cho người hướng nội
- 6 điều nên làm nếu bạn “ghét” công việc mới
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- Cần làm gì trong 6 tháng đầu ở công việc mới?
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- Tự quảng bá bản thân để thăng tiến trong sự nghiệp
- 3 điều cần nhớ khi cảm thấy “đuối” với công việc mới
- Từ chối nhận thêm việc thế nào để tránh mất lòng sếp?
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp
- 8 tuyệt chiêu tạo thiện cảm trong giao tiếp
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- Bạn nên làm gì trong ngày đầu tiên nhận việc?
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- Những cú sốc dành cho lính mới công sở
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- Tạo dấu ấn với nhà tuyển dụng bằng thư cảm ơn
- 5 đặc điểm của một ứng viên ấn tượng
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- Luyện kỹ năng thuyết trình một cách dễ dàng nhất
- Làm thế nào để phát triển kỹ năng lãnh đạo (Phần 1)
- Hướng dẫn cách lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả
- 10 điều cần thiết để phát triển kỹ năng đàm phán
- Hướng dẫn cách lập kế hoạch cho bản thân trong 5 năm tới
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- Tư duy tích cực – chìa khoá của thành công
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- Làm thế nào để thành công trong tuần đầu tiên của công việc mới?
- Rèn luyện kỹ năng học và tự học hiệu quả
- Làm việc nhóm hiệu quả và 8 kỹ năng không thể thiếu
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- Kỹ năng giải quyết xung đột trong môi trường công sở
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)