5 lợi ích khi ước lượng thời gian cho việc cần làm

Khi nói đến việc nâng cao năng suất làm việc, mỗi người sẽ thích hợp với những cách khác nhau. Tuy nhiên, có một số bí quyết giúp tăng năng suất sẽ hiệu quả với tất cả mọi người, ước tính thời gian cho từng nhiệm vụ cần thực hiện là một trong số đó. Vậy, việc định lượng này giúp ích cho bạn như thế nào, hãy cùng tham khảo ngay sau đây nhé.

Khiến danh sách các việc cần làm trông ít “đáng sợ” hơn

Hãy tưởng tượng, nếu nhìn vào một danh sách việc cần làm (to do list) trong ngày với hơn 30 nhiệm vụ, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp và sợ hãi ngay lập tức, phải không? Danh sách việc cần làm của bạn càng dài, bạn sẽ càng muốn tránh nó.

Thế nhưng, độ dài của danh sách có thể “đánh lừa” bạn, bởi trong đó có những việc khá nhỏ, không thực sự cần nhiều thời gian để hoàn thành. Nếu không ước tính thời gian thì bạn có thể thấy đó là một danh sách dường như vô tận. Nhưng một khi bạn đính kèm thời gian cho từng nhiệm vụ và nhìn vào tổng thể, nhận thức của bạn về danh sách có thể thay đổi ngay lập tức.

Thúc đẩy bạn bắt tay vào thực hiện sớm hơn

Nhiều người thường có suy nghĩ chủ quan rằng thời gian trong ngày dường như vô tận và họ vẫn còn nhiều thời gian để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Điều này khiến họ hoàn toàn không có cảm giác cấp bách với các công việc trong ngày, để rồi khi sắp hết giờ, họ mới cuống cuồng lao vào thực hiện.

Nếu ước tính thời gian cho từng công việc, bạn sẽ không rơi vào tình huống như thế, bởi nó sẽ giúp bạn biết được bạn mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao. Và điều này sẽ thôi thúc bạn bắt tay vào thực hiện sớm hơn, thay vì trì hoãn.

Làm cho một nhiệm vụ khó khăn trở nên ít thử thách hơn

Không có ước tính thời gian, bạn sẽ chỉ thấy những gì công việc đòi hỏi. Nếu đó là một nhiệm vụ khiến bạn khó chịu hoặc đặc biệt khó khăn, bạn sẽ sinh “ác cảm” và có xu hướng trì hoãn thực hiện. Khi thêm thời gian ước tính vào nhiệm vụ, bạn sẽ có một thứ khác để tập trung vào, đó là sự khó chịu này sẽ nhanh chóng qua đi như thế nào. Suy nghĩ tích cực này sẽ giúp bạn giải tỏa căng thẳng và sẵn sàng đối mặt với khó khăn.

Tuy nhiên, điều này chỉ có hiệu quả với các nhiệm vụ được thực hiện trong thời gian ngắn, khoảng 15-25 phút. Vì vậy, nếu muốn tận dụng lợi thế này, thì điều cực kỳ quan trọng là giữ cho danh sách các việc cần làm ngắn gọn và linh hoạt bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, đặc biệt là các nhiệm vụ khiến bạn sợ hãi.

Cải thiện kỹ năng lập kế hoạch dự án

Nếu bạn sử dụng ước tính thời gian kết hợp với việc theo dõi thời gian thực hiện thực tế, bạn sẽ biết được đâu là những nhiệm vụ bạn đánh giá thấp và nhiệm vụ nào được xử lý nhanh hơn bạn nghĩ. Điều này giúp bạn ước tính thời lượng nhiệm vụ tốt hơn trong tương lai.

Đây rõ ràng là một kỹ năng rất quan trọng đối với nhiều người. Chẳng hạn như các freelancer – người thường xuyên sẽ thực hiện nhiều dự án cùng một lúc và cần cung cấp cho khách hàng thời gian hoàn thành dự án chính xác; các doanh nhân cần có lộ trình thực hiện cho nhiều dự án để phát triển kinh doanh; nhân viên văn phòng muốn đảm bảo họ có thể hoàn thành công việc đúng hạn và đưa ra thời hạn thực tế ngay từ đầu.

Tăng sự hài lòng với công việc

Mỗi người chúng ta đều có một thời gian làm việc nhất định, và khả năng tập trung, năng lượng cũng ở mức giới hạn. Nếu nhận quá nhiều nhiệm vụ so với khả năng và không hoàn thành tất cả trong ngày sẽ khiến bạn cảm thấy không hài lòng, thậm chí nghi ngờ khả năng của bản thân, dẫn đến kém năng suất hơn vào những ngày tiếp theo. Do đó, bạn cần sắp xếp sao cho công việc không vượt quá khả năng hoàn thành và lúc này ước tính thời gian cho từng công việc sẽ rất hữu ích.

Định lượng thời gian sẽ giúp bạn tạo ra một danh sách việc cần làm thực tế hơn – là những điều bạn thực sự có thể hoàn thành trong một ngày. Khi hoàn thành được những gì đã đề ra, bạn sẽ cảm thấy tốt về bản thân và hạnh phúc hơn, tăng thêm sự tự tin và thỏa mãn hơn với công việc.

Huỳnh Trâm