Mẫu đơn xin nghỉ không lương: cách ghi lý do, bàn giao và đề nghị BHXH

Nghỉ không hưởng lương là thỏa thuận giữa người lao động và công ty, nên lá đơn chính là bằng chứng của thỏa thuận đó. Bài viết đưa ra mẫu đơn xin nghỉ không lương để điền sẵn, cách ghi thời gian, lý do, phần bàn giao và những hệ quả về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế mà nhiều người chỉ phát hiện khi đi khám bệnh.

Trước hết, hãy xác định bạn đang ở trường hợp “thông báo” hay “xin phép”.

1. Nghỉ không lương cần công ty đồng ý hay chỉ cần thông báo

Điều 115 Bộ luật Lao động 2019 chia việc nghỉ không hưởng lương thành hai nhóm. Khoản 2 cho nghỉ 1 ngày và chỉ cần thông báo khi ông bà nội, ngoại hoặc anh chị em ruột mất; khi cha, mẹ hoặc anh chị em ruột kết hôn. Ngoài các trường hợp đó, khoản 3 cho phép hai bên thỏa thuận, nghĩa là công ty có quyền từ chối. Phần luật về thời hạn có trong bài Nghỉ Không Lương Tối Đa Bao Lâu? Quy Định Điều 115 BLLĐ 2019, còn bài này tập trung vào cách viết đơn.

Nếu công ty đã có mẫu riêng trong nội quy hoặc phần mềm chấm công, hãy dùng mẫu đó.

2. Mẫu đơn xin nghỉ không lương để điền sẵn

Đây là mẫu tham khảo vì pháp luật không quy định biểu mẫu bắt buộc; các ô trong ngoặc vuông là phần bạn tự điền.

Mẫu dùng được cho cả văn phòng lẫn nhà máy. Phần lý do và bàn giao chỉ cần viết ngắn gọn, còn phần bảo hiểm là chỗ nhiều người để trống. Nếu chưa rõ công ty xử lý thế nào, bạn cứ để ô đó và hỏi phòng nhân sự trước khi nộp.

Cách ghi thời gian và số ngày nghỉ

Hãy ghi số ngày làm việc thay vì số ngày lịch. Nghỉ từ thứ Hai đến hết thứ Sáu tuần sau là 10 ngày làm việc nếu công ty làm 5 ngày một tuần, nhưng là 12 ngày nếu làm 6 ngày. Ngày đi làm lại nên ghi riêng để tránh hiểu nhầm.

3. Gửi đơn cho ai và nộp trước bao lâu

Đơn thường đi qua quản lý trực tiếp, phòng nhân sự, rồi người có thẩm quyền. Ở nhà máy, đơn đi qua Tổ trưởng (Team Leader) trước khi tới Nhân viên nhân sự (HR Staff). Kỳ nghỉ dài nên nộp sớm 1–2 tuần để kịp xếp người thay ca. Với Công nhân sản xuất (Production Worker), nhu cầu nghỉ dài thường dồn vào dịp Tết hoặc khi phải chăm con nhỏ.

Các tin trong mục việc làm lao động phổ thông cho thấy nhiều nhà máy làm theo ca cố định, nên tìm người thay thế cần thời gian.

Nếu cần nghỉ lâu hơn, hãy gửi đơn gia hạn trước ngày đi làm lại.

4. Cách viết lý do theo từng tình huống

Lý do nên đủ cụ thể để người duyệt hiểu vì sao bạn không dùng phép năm. Câu chung chung như “vì việc cá nhân” dễ bị hỏi lại, còn câu nêu rõ hoàn cảnh và thời gian thường được duyệt nhanh hơn.

– Việc gia đình: “Tôi cần về quê lo sửa nhà cho cha mẹ trong 5 ngày làm việc.”

– Chăm người thân: “Mẹ tôi nằm viện sau phẫu thuật và cần người chăm khoảng hai tuần.”

– Chăm con nhỏ: “Con tôi chưa có chỗ gửi trẻ trong tháng này nên tôi cần ở nhà.”

– Về quê dịp Tết: “Tôi đã dùng hết phép năm và đề nghị nghỉ thêm 3 ngày.”

Bốn câu trên chỉ là khung gợi ý, hãy đổi chi tiết cho đúng sự thật.

Lá đơn không cần thuyết phục bằng cảm xúc, chỉ cần trả lời đủ ba câu: nghỉ bao lâu, vì sao, và ai làm thay phần việc của bạn.

5. Nghỉ không lương ảnh hưởng gì đến BHXH, BHYT và phép năm

Theo Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15 (hiệu lực 01/07/2025), không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì tháng đó không đóng BHXH, trừ khi hai bên thỏa thuận đóng tiếp. Khi công ty báo giảm, thẻ BHYT có thể tạm ngưng giá trị, nên người nghỉ dài có thể cân nhắc mua BHYT hộ gia đình. Về phép năm, hướng dẫn của Chính phủ về ngày nghỉ hằng năm tính thời gian nghỉ không lương được công ty đồng ý vào thời gian làm việc, nếu cộng dồn không quá 1 tháng trong năm; bạn nên đối chiếu quy chế công ty.

Tình huống nghỉ	Cần công ty đồng ý?	BHXH tháng đó	Ghi chú khi viết đơn
Ông bà, anh chị em ruột mất; cha, mẹ, anh chị em ruột kết hôn (1 ngày)	Không, chỉ thông báo	Vẫn đóng	Ghi quan hệ và ngày sự việc
Dưới 14 ngày làm việc trong tháng	Có	Vẫn đóng	Ghi số ngày làm việc, ngày đi làm lại
Từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng	Có	Không đóng, trừ khi thỏa thuận đóng tiếp	Ghi rõ đề nghị tạm dừng hay đóng tiếp

Hãy đối chiếu thêm với nội quy công ty.

Người đang mang thai nên hỏi về chế độ thai sản trước khi chọn nghỉ không hưởng lương.

6. Câu hỏi thường gặp

1. Công ty có được từ chối đơn xin nghỉ không lương không? Được, trừ các trường hợp nghỉ 1 ngày chỉ cần thông báo theo khoản 2 Điều 115.

2. Có thể gửi đơn qua email hoặc phần mềm chấm công không? Có, nếu quy chế công ty chấp nhận.

3. Muốn đi làm sớm hơn ngày ghi trong đơn thì sao? Hãy báo quản lý để được xếp lại lịch.

Một lá đơn rõ ràng giúp cả người lao động lẫn công ty tránh tranh cãi về sau. Khi điền mẫu đơn xin nghỉ không lương, hãy ghi số ngày làm việc, ngày đi làm lại, lý do cụ thể, người nhận bàn giao và đề nghị về bảo hiểm. Chỉ bắt đầu nghỉ khi đơn đã có chữ ký duyệt, giữ một bản cho riêng mình và kiểm tra số ngày phép trước khi nộp.

Mẫu đơn chỉ mang tính tham khảo, không phải biểu mẫu bắt buộc do Nhà nước ban hành; hãy hỏi phòng nhân sự hoặc cơ quan BHXH trước khi nghỉ dài ngày.

Minh An