Mẫu email xin tài trợ sự kiện: viết từ lợi ích nhà tài trợ, kèm 3 mẫu

Nhiều thư kêu gọi tài trợ bị bỏ qua chỉ vì người viết kể nhu cầu của mình thay vì nói nhà tài trợ nhận được gì. Bài viết chia mẫu email xin tài trợ sự kiện thành từng phần, từ tiêu đề đến đề xuất quyền lợi, kèm ba mẫu cho câu lạc bộ sinh viên, doanh nghiệp và thư nhắc lại khi chưa có phản hồi.

Thư hay vẫn thất bại nếu gửi sai người, nên hãy bắt đầu từ khâu chuẩn bị.

1. Chuẩn bị gì trước khi gửi thư xin tài trợ

Doanh nghiệp thường chốt ngân sách marketing theo quý hoặc năm, nên hãy liên hệ trước sự kiện vài tháng. Hãy chuẩn bị hồ sơ tài trợ (sponsorship deck) khoảng 8–12 trang gồm mục tiêu, đối tượng, quy mô dự kiến và các gói quyền lợi. Thư gửi hộp chung kiểu info@ dễ bị bỏ sót, nên hãy tìm người phụ trách brand, marketing hoặc CSR (trách nhiệm xã hội doanh nghiệp) qua LinkedIn. Người làm Nhân viên tổ chức sự kiện (Event Executive) có thể xem thêm bài Câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện: kế hoạch B và ý trả lời để thấy vị trí của khâu tìm tài trợ.

2. Cấu trúc email mời tài trợ từ tiêu đề đến chữ ký

Một email xin tài trợ gọn đọc hết trong một phút. Tiêu đề nên có tên sự kiện, thời gian và đề xuất, ví dụ “Mời [Doanh nghiệp] đồng hành Ngày hội việc làm IT – gói Vàng”. Hãy xưng “Kính gửi anh/chị [Họ tên]” khi biết người nhận, chỉ dùng “Kính gửi Quý công ty” khi chưa có tên. Bạn có thể xem các doanh nghiệp mô tả vị trí phụ trách đối ngoại trong mục việc làm quảng cáo – khuyến mãi – đối ngoại để hiểu người nhận thư làm gì.

Phần thân nên đi theo bốn bước sau:

– Câu mở đầu giới thiệu đơn vị tổ chức kèm một sự kiện đã làm trước đó.

– Đoạn tiếp theo nêu tên, thời gian, địa điểm, đối tượng và quy mô sự kiện.

– Đoạn thứ ba giải thích vì sao sự kiện hợp với tệp khách hàng của họ.

– Câu kết đề xuất gói quyền lợi và hẹn một cuộc gọi 15 phút trong tuần.

Cuối thư là chữ ký đủ họ tên, chức vụ, số điện thoại, kèm hồ sơ tài trợ dạng PDF.

Dưới đây là các mẫu theo tình huống.

3. Ba mẫu email xin tài trợ theo tình huống

Các mẫu để trống phần trong ngoặc vuông cho bạn điền thông tin thật. Mẫu A dành cho câu lạc bộ xin hiện vật, mẫu B cho doanh nghiệp, mẫu C là thư nhắc lại. Hãy chỉnh giọng văn theo từng thương hiệu.

Mẫu A: câu lạc bộ sinh viên xin hiện vật

Tiêu đề: [Tên CLB] mời [Doanh nghiệp] tài trợ nước uống cho [Tên giải]

Kính gửi anh/chị [Họ tên], em là [Họ tên], trưởng ban đối ngoại [Tên CLB], [Tên trường]. Ngày [ngày], CLB tổ chức [Tên giải]. Vì [Sản phẩm] hướng tới khách trẻ, chúng em mong được tài trợ [số lượng] thùng. Đổi lại, thương hiệu có logo trên backdrop và một gian trưng bày. Anh/chị có thể dành 15 phút trao đổi trong tuần không ạ?

Mẫu B: doanh nghiệp mời đồng hành sự kiện ngành

Tiêu đề: Đề xuất đồng hành [Tên hội thảo] – tiếp cận [đối tượng]

Kính gửi anh/chị [Họ tên], [Công ty] tổ chức [Tên hội thảo] vào [thời gian] cho [chức danh khách mời]. Thấy [Doanh nghiệp] đang mở rộng giải pháp cho nhóm khách này, chúng tôi gửi đề xuất gói [tên gói], gồm phiên chia sẻ 15 phút và gian hàng. Rất mong được hẹn anh/chị trao đổi.

Mẫu C: thư nhắc lại khi chưa có phản hồi

Tiêu đề: Re: Đề xuất đồng hành [Tên sự kiện]

Kính gửi anh/chị [Họ tên], em xin nhắc lại thư ngày [ngày]. Ban tổ chức vừa có thêm [diễn giả mới]. Nếu thời điểm này chưa phù hợp, anh/chị có thể cho em biết người phụ trách khác không ạ?

Thư nhắc lại tốt không hỏi “anh/chị đọc chưa”, mà đưa thêm một lý do mới để người nhận mở lại hồ sơ.

Nên nhắc sau khoảng 5–7 ngày làm việc và tối đa hai lần.

4. Đề xuất gói quyền lợi và việc cần làm khi được nhận lời

Bạn nên chia mức đóng góp thành gói để nhà tài trợ chọn theo ngân sách. Số tiền tùy quy mô, hãy tính từ chi phí thực tế rồi định giá từng quyền lợi. Bảng dưới gợi ý cách sắp xếp.

Gói	Đóng góp	Quyền lợi đi kèm	Cách báo cáo lại
Kim cương	Tiền mặt, mức đóng góp lớn	Logo lớn trên backdrop, phát biểu khai mạc, gian hàng	Ảnh logo, lượt check-in gian hàng
Vàng	Tiền mặt mức trung bình	Logo trên ấn phẩm, một bài giới thiệu trên fanpage	Lượt tiếp cận, tương tác bài đăng
Bạc – Đồng	Tiền mặt nhỏ hoặc kèm hiện vật	Logo trên slide cảm ơn, nhắc tên khi tổng kết	Ảnh slide, link bài tổng kết
Hiện vật	Sản phẩm, quà tặng, voucher	Trưng bày sản phẩm, gắn tên trên phần quà	Số phần quà đã trao, ảnh

Cột cuối giúp nhà tài trợ quyết định có quay lại mùa sau.

Khi doanh nghiệp đồng ý, hai bên nên ký thỏa thuận tài trợ ghi rõ giá trị, quyền lợi và cách nghiệm thu. Nhà tài trợ thường cần hóa đơn, chứng từ hợp lệ để hạch toán theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 và văn bản hướng dẫn. Việc in logo nhà tài trợ trên ấn phẩm cũng cần tuân thủ Luật Quảng cáo 2012, sửa đổi bởi Luật số 75/2025/QH15. Sau sự kiện, hãy gửi báo cáo kèm ảnh và số liệu.

5. Đưa kinh nghiệm kêu gọi tài trợ vào CV

Kỹ năng viết đề xuất tài trợ được chú ý khi ứng tuyển Nhân viên tổ chức sự kiện, Chuyên viên quan hệ công chúng (PR Executive) hay Chuyên viên đối ngoại (External Relations Executive). Nhà tuyển dụng muốn thấy bạn tìm đúng đối tác và thuyết phục bằng lợi ích. Vì vậy, đừng chỉ ghi “phụ trách tài trợ CLB” mà hãy viết thành câu có kết quả đo được.

Ví dụ: “Liên hệ 30 doanh nghiệp, kêu gọi được 6 nhà tài trợ” (số minh họa, hãy thay bằng số thật của bạn).

6. Câu hỏi thường gặp

1. Có nên ghi số tiền ngay trong thư đầu? Nên nêu tên gói, để chi tiết trong hồ sơ.

2. Gửi email xin tài trợ lúc nào trong tuần? Giữa tuần thường dễ được đọc hơn, tùy lịch từng nơi.

3. Bị từ chối có nên liên hệ lại? Có, hãy cảm ơn và hỏi thời điểm phù hợp mùa sau.

Thư kêu gọi tài trợ thuyết phục bắt đầu từ nhu cầu nhà tài trợ, không phải khoản tiền ban tổ chức đang thiếu. Khi áp dụng mẫu email xin tài trợ sự kiện, hãy chuẩn bị hồ sơ trước, gửi đúng người phụ trách, đề xuất quyền lợi theo gói và nhắc lại đúng lúc. Sau sự kiện, một bản báo cáo rõ ràng sẽ mở đường cho lần hợp tác tiếp theo.

Bài viết mang tính tham khảo; quy định thuế và quảng cáo có thể thay đổi, bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành trước khi ký thỏa thuận.

Minh An