Cách lập ngân sách cá nhân hàng tháng và cách giữ cho nó không vỡ

Cuối tháng nhìn lại thấy tiền đã hết mà không nhớ tiêu vào đâu là tình huống nhiều người đi làm gặp phải. Cách xử lý không nằm ở việc tiêu ít đi, mà ở chỗ có một bản kế hoạch chi tiêu viết ra giấy. Bài này đi qua cách lập ngân sách cá nhân hàng tháng và cách vận hành để kế hoạch đó không vỡ.

1. Ngân sách cá nhân là gì và vì sao bản đầu tiên hay vỡ

Ngân sách cá nhân là bản phân bổ số tiền thực nhận trong tháng cho từng nhóm chi, kèm cách theo dõi để biết mình đang bám hay lệch. Nó không phải danh sách những thứ bị cấm mua, mà là công cụ cho bạn biết mỗi nhóm còn bao nhiêu dư địa. Bản đầu tiên hay vỡ vì khâu lập: nhiều người mới viết ra một phiên bản lý tưởng, thu nhập tính theo một tháng cao điểm, chi tiêu ước theo trí nhớ nên thấp hơn thực tế, lại không chừa dòng nào cho phát sinh.

Muốn nhìn bức tranh rộng hơn về mục tiêu dài hạn, bạn có thể đọc bài Kế hoạch tài chính cá nhân trên CareerLink.

2. Năm bước lập ngân sách từ số liệu chi tiêu thật

Thứ tự dưới đây đi từ dữ liệu tới hạn mức, chứ không đặt hạn mức trước rồi ép chi tiêu theo sau. Nguyên liệu là sao kê tài khoản và lịch sử ví điện tử hai tới ba tháng gần nhất. Chưa quen ghi chép thì hãy ghi đủ một tháng trước đã.

Bước	Việc cần làm	Chỗ hay sai
1. Chốt thu nhập	Lấy số thực về tài khoản sau thuế và các khoản trừ	Dùng lương trên hợp đồng
2. Dựng lại chi tiêu	Gom chi tiêu hai tới ba tháng gần nhất theo nhóm	Ước theo trí nhớ, sót khoản nhỏ
3. Tách nhóm	Chia thành chi cố định, chi thay đổi, khoản để dành	Trộn chung, không biết cắt đâu
4. Đặt hạn mức	Đặt trên số thật rồi hạ dần, chừa dòng phát sinh	Cắt quá sâu ngay tháng đầu
5. Theo dõi	Đối chiếu cuối tháng rồi sửa hạn mức tháng sau	Bỏ theo dõi sau hai tuần

Bước bốn đáng dừng lâu hơn cả: một dòng cho chi phát sinh giúp ngân sách hấp thụ khoản không lường trước.

3. Ba nhóm chi cần tách riêng

Mỗi nhóm có cách xử lý khác nhau nên việc tách nhóm quyết định chất lượng bản ngân sách cá nhân. Chi cố định gồm tiền thuê nhà, học phí của con, khoản trả nợ định kỳ và phí dịch vụ theo tháng, khó đổi trong ngắn hạn. Chi thay đổi gồm ăn uống, đi lại, mua sắm và giải trí, là nơi bạn điều chỉnh từng tuần. Nhóm thứ ba là khoản trả cho tương lai, nên coi như hoá đơn trả đầu tháng thay vì phần còn thừa.

Ngân sách không quyết định thay bạn nên tiêu gì; nó chỉ cho bạn thấy cái giá của mỗi lựa chọn trước khi bạn quyết định.

Phân tích dòng tiền cũng là chuyên môn của Chuyên viên phân tích tài chính (Financial Analyst) và Chuyên viên hoạch định tài chính (Financial Planner); bạn có thể xem tin việc làm tài chính – đầu tư trên CareerLink để hiểu thêm nhóm nghề này.

4. Khoản chi theo chu kỳ dài mới là thứ phá vỡ kế hoạch

Nhiều bản ngân sách chỉ liệt kê khoản lặp lại mỗi tháng, nên tháng nào có bảo hiểm phải đóng, xe phải bảo dưỡng hay đám cưới phải đi là tháng đó vỡ kế hoạch. Đây không phải chi tiêu bất ngờ, vì bạn biết chúng sẽ tới, chỉ là chúng không tới hằng tháng nên bị bỏ quên. Cách xử lý là cộng toàn bộ khoản loại này của mười hai tháng qua rồi chia cho mười hai, sau đó đưa vào ngân sách như một dòng chi cố định. Bảng dưới minh hoạ cách quy đổi.

Khoản chi	Tần suất	Số tiền minh hoạ mỗi lần	Quy về mỗi tháng
Bảo hiểm đóng theo năm	Một lần mỗi năm	6.000.000 đồng	500.000 đồng
Bảo dưỡng và sửa xe	Hai lần mỗi năm	1.500.000 đồng	250.000 đồng
Chi tiêu dịp Tết	Một lần mỗi năm	12.000.000 đồng	1.000.000 đồng

Khi các dòng trên được gom vào một khoản để dành riêng hằng tháng, tháng có sự kiện sẽ không còn phá vỡ kế hoạch.

5. Vận hành hằng tháng và xử lý thu nhập thất thường

Một bản ngân sách chỉ có giá trị khi được chạm tới thường xuyên. Nhịp vận hành gọn gồm ba việc: ghi khoản chi trong ngày, xem mức còn lại của từng nhóm giữa tháng, và đối chiếu rồi sửa hạn mức cuối tháng. Công cụ có thể là sổ tay, bảng tính hay ứng dụng; thứ quyết định là nhịp chứ không phải công cụ.

Khi thu nhập thay đổi theo tháng

Người làm tự do, nhân viên hưởng hoa hồng hay người kinh doanh nhỏ gặp bài toán khác: thu nhập tháng này không nói lên tháng sau, nên lập ngân sách theo mức trung bình sẽ khiến bạn tiêu vượt ở tháng thấp điểm.

– Lấy tháng thu nhập thấp nhất trong sáu tháng gần nhất làm mức sàn để lập ngân sách.

– Phần vượt trên mức sàn đưa vào một khoản san bằng, dùng bù cho tháng thấp điểm.

– Tự trả cho mình một số tiền cố định mỗi tháng từ khoản đó để chi tiêu ổn định.

Cách này biến dòng tiền lên xuống thành mức chi ổn định hơn, nhờ vậy bạn không phải lập lại ngân sách mỗi tháng. Vài tháng đầu khoản san bằng còn mỏng nên cần thận trọng.

6. Câu hỏi thường gặp

1. Nên lập ngân sách cá nhân theo tháng hay theo kỳ nhận lương?

Hãy chọn nhịp trùng với lúc tiền về. Người nhận lương một lần mỗi tháng thì lập theo tháng; người nhận hai kỳ chia làm hai nửa, mỗi nửa gánh khoản đến hạn trong quãng.

2. Ghi chép bao lâu thì đủ để đặt hạn mức sát thực tế?

Hai tới ba tháng thường đủ để lộ ra các nhóm chi lớn. Riêng khoản chi chu kỳ dài chỉ hiện rõ khi nhìn lại cả năm.

3. Tháng nào cũng vượt hạn mức thì nên làm gì?

Nếu vượt ở cùng một nhóm ba tháng liên tiếp, nhiều khả năng hạn mức đó thấp hơn nhu cầu thật chứ không phải do thiếu kỷ luật. Hãy nâng nhóm đó lên sát số thật rồi bù ở nhóm khác.

Tóm lại, cách lập ngân sách cá nhân hàng tháng hiệu quả bắt đầu từ số liệu chi tiêu thật chứ không từ bảng tỷ lệ lý tưởng. Tách ba nhóm chi, quy khoản chu kỳ dài về mức mỗi tháng, chừa dư địa cho phát sinh và giữ nhịp rà soát cuối tháng là bốn việc giúp bản kế hoạch trụ được lâu. Hãy chỉnh dần theo hoàn cảnh riêng thay vì đòi một bản hoàn hảo ngay.

Nội dung bài mang tính tham khảo chung về kỹ năng quản lý chi tiêu, không phải tư vấn tài chính cá nhân hoá, không phải khuyến nghị đầu tư hay khuyến nghị dùng bất kỳ sản phẩm, dịch vụ tài chính nào. Mọi con số trong bài chỉ là ví dụ minh hoạ. Với quyết định về vay nợ, bảo hiểm hay đầu tư, bạn nên tham vấn người có chuyên môn.

Minh An