Quản trị viên là gì? Tiêu chí để trở thành quản trị viên

Quản trị viên là người làm công việc quản lý trong các công ty, doanh nghiệp. Vậy quản trị viên là gì? Công việc cụ thể của quản trị viên ra sao, để trở thành quản trị viên cần có những tiêu chí nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí này.

Quản trị viên là gì?

“Quản trị viên (tiếng Anh Administrator) là chức danh của người thực hiện chức năng quản lý công việc sản xuất, kinh doanh…. và chịu sự điều hành của ban giám đốc công ty.”

Quản trị viên là người thực hiện việc lập kế hoạch, giám sát và kiểm tra tiến độ công việc của cấp dưới; đề xuất ý tưởng, báo cáo hiệu quả công việc cho cấp trên; chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động mình đang phụ trách.

Nhìn chung những người làm công việc quản trị viên cần có kiến thức sâu rộng, kỹ năng giao tiếp và quản lý, tác phong nhanh nhẹn, tính năng động và linh hoạt để xử lí thông minh mọi tình huống trong công việc. Hiện, mức lương cho vị trí quản trị viên ở các doanh nghiệp dao động từ 7 – 45 triệu đồng/tháng tùy theo khối lượng công việc ở mỗi doanh nghiệp.

Vai trò của quản trị viên

Quản trị viên có vai trò quan trọng trong bộ máy nhân sự của mỗi công ty, doanh nghiệp. Cụ thể vai trò của một Administrator gồm:

Vai trò đại diện

Trong nhiều đơn vị, quản trị viên sẽ là người đại diện cho công ty, doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ tiếp khách, đàm phán, trao đổi công việc trực tiếp với đối tác… và thay mặt lãnh đạo công ty giải quyết các vấn đề với những người dưới quyền.

Vai trò lãnh đạo

Administrator cũng có thể thay mặt lãnh đạo để kiểm tra tiến độ, công việc của cấp dưới và cũng có thể đứng ra tuyển dụng, đào tạo nhân sự mới, hướng dẫn và khích lệ nhân viên cố gắng hoàn thành tốt công việc đúng tiến độ.

Vai trò liên kết

Đây là công việc thường xuyên của các quản trị viên. Để đạt được hiệu quả tốt trong công việc thì quản trị viên cần liên kết, định hướng và dẫn dắt các thành viên phải đoàn kết, chung sức, nỗ lực vì mục tiêu chung, vì lợi ích của đơn vị.

Vai trò thông tin

Quản trị viên có nhiệm vụ thường xuyên thu thập và tiếp nhận những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới hoạt động của doanh nghiệp, phổ biến cho mọi người có liên quan các thông tin cần thiết cho công việc của họ hoặc thay mặt đơn vị đưa tin tức ra bên ngoài nhằm mục đích có lợi cho doanh nghiệp.

Vai trò phân phối tài nguyên

Ngoài những vai trò trên thì quản trị viên còn là người phân phối tài nguyên hợp lý, hiệu quả cao cho công ty, doanh nghiệp. Các tài nguyên được quản trị viên phân phối như con người, thời gian, quyền hạn, tài chính hay vật liệu.

Công việc của quản trị viên là gì? 

Công việc của quản trị viên ở mỗi một ngành nghề, đơn vị không giống nhau hoàn toàn mà cũng có một chút khác biệt. Nhưng nhìn chung thì họ vẫn làm những công việc sau:

– Đảm bảo môi trường làm thân thiện, hòa đồng giữa các nhân viên. Phổ biến các chính sách và quy định trong nội bộ nhân viên công ty;

– Sắp xếp lịch trình, trao đổi công việc với nhân viên và các phòng ban liên quan; 

– Theo dõi các dự án đang diễn ra và cập nhật hiệu suất, kết quả, tiến độ công việc để lập báo cáo trình sếp;

– Tính toán, cân đối chi phí và nhu cầu sử dụng nhân sự cho từng dự án của công ty;

– Tạo và cập nhật dữ liệu thông tin cho khách hàng;

– Duy trì mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng của công ty.

Để trở thành quản trị viên cần có tiêu chí nào?

Với sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế thị trường thì quản trị viên dần trở thành một vị trí quan trọng trong việc vận hành bộ máy của doanh nghiệp. Điều này mở ra nhiều cơ hội cho các bạn trẻ đang có mong muốn làm công việc này. 

Vậy các tiêu chí cần có của quản trị viên là gì?

Có bằng cử nhân ngành quản trị kinh doanh hoặc các ngành có liên quan 

Hầu hết các nhà tuyển dụng đếu thích những ứng viên có bằng cử nhân quản trị kinh doanh. Bởi những người tốt nghiệp đúng chuyên ngành sẽ có kiến thức cơ bản về quản trị kinh doanh, các kỹ năng và khả năng liên quan đến kinh doanh. 

Ngoài ra, các công ty cũng tuyển những ứng viên tốt nghiệp các ngành liên quan đến tài chính, kế toán, quản lý nhân lực hay lĩnh vực hoạt động của họ.

Có kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Quản trị viên là một vị trí đặc biệt nên rất cần những người có các kỹ năng như giao tiếp, đàm phán và làm việc theo nhóm. Đóng vai trò là cầu nối giữa công ty với bên ngoài, giữa cấp trên với nhân viên nên quản trị viên rất cần kỹ năng giao tiếp tốt để có thể truyền tải thông tin đến các bên một cách rõ ràng, chính xác và tránh các hiểu lầm dù là nhỏ nhất.

Có khả năng làm việc theo nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những yêu cầu khi tuyển dụng vị trí quản trị viên. Vì trong quá trình làm việc quản trị viên sẽ làm việc trực tiếp với một nhóm nhân viên… Nếu muốn đạt được kết quả công việc tốt nhất thì người quản lý sẽ kết nối các thành viên trong nhóm, giúp đỡ, hỗ trợ mọi người để hoàn thành công việc đúng kế hoạch.

Có khả năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian hiệu quả

Để đáp ứng đúng kế hoạch, thời gian và hiệu suất công việc, quản trị viên cần biết lập kế hoạch, sắp xếp công việc và quản lý thời gian. Hiện nay, nhờ có phần mềm lập kế hoạch và quản lý dự án nên họ có thể dễ dàng đáp ứng tiêu chí này.

Có trình độ ngoại ngữ, kỹ năng sử dụng các phần mềm hỗ trợ

Nhiều doanh nghiệp có nhân sự, sếp hoặc đối tác là người nước ngoài. Thế nên, biết ngoại ngữ là một lợi thế khi bạn đi ứng tuyển vào vị trí này.

Để giảm tải công việc, các đơn vị đã sử dụng các phần mềm chuyên dụng. Nếu ứng viên vị trí quản trị viên biết sử dụng các phần mềm đó sẽ tiết kiệm thời gian và công sức của bản thân.

Top 5 vị trí quản trị viên phổ biến hiện nay

Tới đây, các bạn đã hiểu được khái niệm, vai trò và nhiệm vụ của quản trị viên là gì rồi phải không. Sau đây, hãy cùng theo dõi tiếp top 5 vị trí quản trị viên phổ biến hiện nay nhé.

Quản trị văn phòng 

Quản trị văn phòng hay Admin văn phòng là người làm công việc quản trị văn phòng, hành chính trong các công ty. Admin văn phòng chủ yếu làm các công việc liên quan đến soạn hợp đồng, lên kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc và quản lý nhân sự. Ngoài ra, họ có thể còn phải làm các công việc khác phát sinh trong văn phòng.

Trợ lý kinh doanh

Trợ lý kinh doanh, thư ký kinh doanh hay Sale Admin sẽ phối hợp với bộ phận khác lập kế hoạch từng chiến dịch, tư vấn – hỗ trợ bán hàng, xử lý vấn đề của khách hàng, làm việc với đối tác, ban lãnh đạo. Ngoài ra, họ còn phải làm báo cáo tổng hợp các vấn đề liên quan đến doanh số cho cấp trên. 

Quản trị viên mạng (Admin website)

Admin website hay quản trị mạng có nhiệm vụ điều phối, kiểm soát các hoạt động của hệ thống website công ty. Công việc của Admin website gồm: kiểm duyệt nội dung, tăng tỉ lệ chuyển đổi của trang….

Quản trị viên fanpage, group

Người quản lý fanpage/group hay Admin Facebook/group là người có quyền quản lý, điều hành fanpage, /group đó. Nhiệm vụ của Admin là sẽ phải lên kế hoạch chạy quảng cáo, lên kế hoạch nội dung, cập nhật xu hướng hoặc tạo ra trend hot. Ngoài ra, họ còn phải tham gia vào các chiến dịch truyền thông của công ty.

Quản trị viên diễn đàn 

Công việc chính của họ là quản lý, kiểm duyệt nội dung và điều hành các hoạt động trong diễn đàn. Các quản trị viên có quyền phân cấp thành viên, giám sát hoạt động của người kiểm duyệt, quản lý các quy tắc trong diễn đàn…

Hi vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu chi tiết về quản trị viên là gì và những nội dung liên quan đến chức danh quản trị viên. Nếu muốn tham khảo thông tin tuyển dụng vị trí quản trị viên, hãy ghé ngay website CareerLink.vn nhé!

Thúy Vui