Procurement là gì? Sự khác nhau giữa Procurement và Purchasing

Procurement là một thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực quản trị chuỗi cung ứng, liên quan đến việc tìm nguồn hàng, thu mua và cung ứng. Để hiểu rõ hơn Procurement là gì, hãy cùng tham khảo nội dung sau đây nhé.

Procurement là gì?

“Procurement nghĩa là thu mua, gồm lập kế hoạch, xây dựng chiến lược và thực hiện hoạt động mua hàng cho các doanh nghiệp.”

Nhân viên đảm nhận vị trí Procurement sẽ thu mua các nguyên vật liệu thô, trang thiết bị máy móc phục vụ cho sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Procurement là bước đầu tiên trong chuỗi cung ứng hàng hóa, thế nên hoạt động này cần được tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu và quy trình kinh doanh, đồng thời giảm thiểu tối đa sự biến động về giá thành và hạn chế gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất.

Trong các doanh nghiệp sẽ có bộ phận chuyên trách việc thu mua, đứng đầu là Procurement Manager, theo sau là các nhân viên hành chính và nhân viên Procurement.

Procurement bao gồm những hoạt động nào?

Procurement gồm nhiều hoạt động được thực hiện tuần tự:

– Lên kế hoạch mua hàng (Planning);

– Lọc và tìm kiếm nguồn hàng phù hợp với nhu cầu (Sourcing);

– Lên danh sách và lựa chọn đối tác cung ứng (Selection);

– Đàm phán và thỏa thuận các điều kiện hợp tác (Negotation);

– Hỗ trợ ký kết hợp đồng hợp tác (Contract and Transaction);

– Theo dõi và kiểm soát chất lượng cung ứng của các đối tác (Supplier Performance Management);

– Duy trì hoạt động ổn định của chuỗi cung ứng.

Phân biệt sự khác nhau giữa Procurement và Purchasing

Cùng có ý nghĩa thu mua nhưng hai thuật ngữ Procurement và Purchasing có sự khác nhau rõ rệt. Khác như thế nào thì hãy cùng theo dõi phần so sánh sau đây nhé.

Về nguyên tắc: Procurement là hoạt động mang tính chiến lược còn Purchasing là chiến thuật nhằm đạt được hiệu quả thu mua cao nhất.

Về quy mô: Procurement có phạm vi rộng hơn so với Purchasing. Procurement bao quát các hoạt động mua hàng từ đầu đến cuối gồm nhận ra nhu cầu, tìm nguồn cung ứng và kết thúc hợp đồng trong khi đó Purchasing là chức năng giao dịch của Procurement gồm đặt hàng, đẩy nhanh và thực hiện thanh toán.

Về chất lượng hàng hóa: Procurement là bộ phận đánh giá chất lượng hàng hóa định kỳ, Purchasing phụ thuộc vào yêu cầu của cấp trên về bảng đánh giá.

Kỹ năng cần có của một Procurement

Tùy theo ngành nghề hoạt động mà doanh nghiệp sẽ cần các Procurement có kỹ năng khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các Procurement đều cần các kỹ năng sau:

Khả năng tư duy chiến lược

Lí do khả năng tư duy chiến lược quan trọng với các Procurement là gì? Đó là họ cần phải đảm bảo mua hàng chất lượng với giá cả hợp lý nhằm giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận, thế nên kỹ năng tư duy chiến lược là điều rất quan trọng đối với họ.

Kỹ năng đàm phán tốt

Đàm phán là cốt lõi của việc tìm nguồn cung ứng sản phẩm/dịch vụ. Đàm phán thành công là tìm cách đạt được các thỏa thuận có lợi cho cả hai bên với nhà cung cấp của bạn. Điều này đòi hỏi phải lắng nghe hiệu quả và đặt câu hỏi đúng để đảm bảo mọi người đều hiểu như nhau.

Nghiên cứu thị trường

Kho vũ khí kỹ năng mua sắm của một nhà quản lý nguồn cung ứng thành công sẽ vô dụng nếu thiếu “nghiên cứu thị trường”. Bạn chỉ có thể tìm được nguồn sản phẩm chất lượng cao nếu bạn biết cách tiến hành nghiên cứu thị trường hiệu quả. Nói một cách đơn giản, nghiên cứu thị trường là khám phá ra những nhà cung cấp và sản phẩm tốt nhất của công ty bạn.

Một chuyên gia Procurement lành nghề sẽ phân tích tất cả dữ liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu và xác định các cơ hội cũng như cách chúng có thể giúp công ty tiết kiệm chi phí với giá trị tốt nhất.

Giải quyết xung đột

Xung đột là điều không thể tránh khi đàm phán với khách hàng cũng như theo dõi đơn hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa. Thế nên, Procurement cần biết cách giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả để giúp duy trì mối quan hệ vừa đảm bảo quy trình quy mua diễn ra thuận lợi.

Quản lý rủi ro

Các chuyên gia mua sắm giỏi biết cách đánh giá, thẩm định và quản lý rủi ro liên quan đến quy trình thu mua. Điều này bao gồm việc hiểu các rủi ro có thể gặp phải, chẳng hạn như tuân thủ, gián đoạn chuỗi cung ứng, lỗi của nhà cung cấp hoặc gian lận.

Khả năng thích ứng: Mọi thứ có thể thay đổi nhanh chóng trong thế giới kinh doanh. Procurement phải có khả năng thích ứng nhanh với các xu hướng mới và tình huống không thể đoán trước. Điều này có thể có nghĩa là cần linh hoạt điều chỉnh các quyết định mua hàng để phù hợp với nhu cầu thay đổi.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã cái nhìn thoáng qua về Procurement là gì và liệu sự nghiệp trong lĩnh vực thu mua có phải là con đường phù hợp với bạn hay không. Bạn yêu thích giao tiếp và có nhiều kỹ năng đáp ứng được yêu cầu của Procurement, sao không bắt đầu sự nghiệp với vai trò này? Hãy truy cập vào trang web tuyển dụng uy tín CareerLink.vn để tìm kiếm những vị trí phù hợp và ứng tuyển nhé.

Thu Trang