ETC là gì trong xuất nhập khẩu ?

By CareerLinkĐăng ngày:

Việc thực hiện thủ tục hải quan ngày càng được số hóa để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Trong bối cảnh đó, ETC là gì trong xuất nhập khẩu trở thành câu hỏi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp cần nắm rõ khi tham gia hoạt động ngoại thương. Cùng khám phá khái niệm, chức năng và cách áp dụng ETC để vận hành quy trình xuất nhập khẩu thuận lợi hơn.

ETC là gì trong xuất nhập khẩu

ETC là gì trong xuất nhập khẩu ?

ETC là viết tắt của Electronic Customs Clearance, nghĩa là thủ tục thông quan điện tử. Đây là quy trình khai báo, tiếp nhận và xử lý hồ sơ hải quan thông qua hệ thống trực tuyến, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian làm thủ tục, giảm giấy tờ và tăng tính minh bạch khi xuất nhập khẩu hàng hóa.

Quy định pháp lý và phạm vi áp dụng ETC

ETC được triển khai tại Việt Nam theo các quy định của Tổng cục Hải quan, nổi bật là Thông tư số 39/2018/TT-BTC và hệ thống VNACCS/VCIS do Nhật Bản hỗ trợ. Các văn bản này quy định rõ quy trình khai báo điện tử, chuẩn dữ liệu truyền, mã số hồ sơ và cách thức phản hồi kết quả.

Phạm vi áp dụng ETC hiện bao gồm hầu hết các loại hình xuất nhập khẩu chính ngạch như thương mại, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất. Với xu hướng chuyển đổi số, ETC đang dần trở thành hình thức bắt buộc tại các cửa khẩu quốc tế, áp dụng rộng rãi cho cả doanh nghiệp lớn và vừa. Doanh nghiệp muốn thực hiện ETC cần có chữ ký số hợp lệ, phần mềm khai báo tương thích và kết nối với hệ thống hải quan điện tử.

Chức năng của ETC trong chuỗi thủ tục xuất nhập khẩu

ETC đóng vai trò là công cụ trung gian giúp doanh nghiệp truyền tải toàn bộ dữ liệu khai báo hải quan đến hệ thống tiếp nhận điện tử của cơ quan chức năng. Thay vì nộp hồ sơ giấy và chờ xử lý thủ công, hệ thống ETC cho phép người khai báo nhập liệu trực tiếp từ phần mềm chuyên dụng, gửi hồ sơ điện tử và nhận phản hồi phân luồng ngay trên nền tảng số. Quá trình này giúp rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế tình trạng sai sót do nhập liệu thủ công.

Ngoài ra, ETC còn đảm nhiệm chức năng kết nối các bên liên quan trong chuỗi xuất nhập khẩu như doanh nghiệp, đại lý khai thuê hải quan, hãng vận chuyển và cơ quan hải quan. Sự liên thông này tạo nên quy trình làm việc liền mạch, giảm thiểu trễ nải trong quá trình luân chuyển chứng từ và hỗ trợ đối chiếu dữ liệu hiệu quả hơn. Việc ứng dụng ETC cũng giúp nâng cao khả năng kiểm soát nội bộ, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực, từ đó nâng cao tính chủ động và độ chính xác trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu.

Xem thêm: Tìm việc làm Xuất nhập khẩu tại Careerlink.vn

Lợi ích kinh tế và vận hành khi sử dụng ETC

ETC mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu. Trước hết là tiết kiệm chi phí vận hành nhờ loại bỏ thủ tục giấy tờ, giảm nhân sự xử lý chứng từ và hạn chế phát sinh chi phí lưu kho do chậm trễ thông quan. Khi dữ liệu được truyền trực tiếp đến hệ thống hải quan, thời gian xử lý lô hàng được rút ngắn đáng kể, góp phần tăng hiệu suất hoạt động logistics.

Về mặt tổ chức, ETC giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ. Tất cả thông tin được lưu trữ điện tử, có thể tra cứu nhanh chóng khi cần đối chiếu hoặc phục vụ thanh tra. Điều này không chỉ tăng độ chính xác trong quản lý mà còn hỗ trợ doanh nghiệp chủ động ứng phó với các tình huống phát sinh. Việc triển khai ETC cũng thể hiện bước tiến trong chuyển đổi số, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

So sánh ETC với các hình thức truyền thống

So với phương pháp khai báo thủ công bằng hồ sơ giấy, ETC mang lại sự khác biệt rõ rệt về tốc độ, độ chính xác và hiệu quả quản lý. Nếu như quy trình truyền thống đòi hỏi người làm thủ tục phải in ấn, ký đóng dấu, nộp trực tiếp tại cơ quan hải quan và chờ phản hồi theo từng bước, thì với ETC, toàn bộ quá trình này được rút gọn và thực hiện trực tuyến, chỉ cần vài thao tác trên phần mềm.

Về độ chính xác, ETC giảm thiểu đáng kể lỗi sai do con người gây ra trong quá trình điền thông tin, nhờ hệ thống có khả năng kiểm tra logic và chuẩn hóa dữ liệu trước khi gửi đi. Ngoài ra, việc theo dõi, tra cứu, chỉnh sửa hoặc bổ sung hồ sơ cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều so với phương pháp truyền thống.

Một điểm quan trọng khác là tính liên thông. Trong khi hình thức giấy chỉ dừng ở tương tác hai bên (doanh nghiệp – hải quan), thì ETC cho phép kết nối đồng bộ giữa nhiều bên liên quan như ngân hàng, đại lý logistics, hãng tàu và cơ quan nhà nước, từ đó tạo nên quy trình thông quan liền mạch và minh bạch hơn.

Cuối cùng, ETC cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng phân biệt với các thuật ngữ khác thường dùng trong xuất nhập khẩu như EDI (trao đổi dữ liệu điện tử), C/O (giấy chứng nhận xuất xứ), hay VGM (trọng lượng hàng hóa đã xác minh). Mỗi thuật ngữ có chức năng riêng, và ETC đóng vai trò xử lý tổng thể trong thông quan điện tử.

Quy trình triển khai và xu hướng phát triển ETC

Để triển khai ETC, doanh nghiệp cần thực hiện tuần tự theo một số bước cơ bản. Đầu tiên là đánh giá hệ thống nội bộ để xác định khả năng tích hợp phần mềm khai báo điện tử và chuẩn bị đầy đủ thông tin pháp lý như mã số thuế, chữ ký số và thông tin tài khoản hải quan điện tử. Tiếp theo là lựa chọn phần mềm khai báo phù hợp, có thể là phần mềm riêng hoặc tích hợp từ nhà cung cấp dịch vụ logistics hoặc khai thuê hải quan.

Sau khi hoàn tất cài đặt, doanh nghiệp tiến hành kết nối thử nghiệm với hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan. Bước này giúp kiểm tra khả năng truyền nhận dữ liệu và khắc phục lỗi kỹ thuật nếu có. Tiếp đến là đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm và quy trình khai báo, đảm bảo mọi thao tác được thực hiện đúng chuẩn. Khi hệ thống hoạt động ổn định, doanh nghiệp có thể đưa ETC vào vận hành chính thức trong quy trình xuất nhập khẩu.

Trong quá trình triển khai, một số lỗi thường gặp có thể bao gồm sai mã HS, lỗi định dạng dữ liệu, hoặc thiếu chứng từ bắt buộc. Việc nắm rõ các lỗi phổ biến và cách khắc phục sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn và tránh bị gián đoạn thông quan.

Về xu hướng phát triển, ETC ngày càng gắn chặt với các công nghệ mới như blockchain, trí tuệ nhân tạo và nền tảng tích hợp dữ liệu lớn. Các giải pháp này không chỉ tăng độ an toàn, minh bạch cho dữ liệu khai báo mà còn hỗ trợ phân tích và tối ưu hoạt động logistics theo thời gian thực. Trong tương lai, ETC không chỉ dừng lại ở khai báo hải quan mà còn có thể mở rộng thành hệ thống quản lý chuỗi cung ứng điện tử toàn diện.

Câu hỏi thường gặp về ETC trong xuất nhập khẩu

Có cần ký số khi dùng ETC không?
Có. Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số hợp lệ để khai báo và xác nhận hồ sơ thông qua hệ thống hải quan điện tử.

ETC hỗ trợ loại hình hàng hóa nào?
ETC áp dụng cho hầu hết loại hình xuất nhập khẩu chính ngạch như thương mại, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất và phi mậu dịch có quy mô lớn.

Dữ liệu ETC có được lưu trữ để tra soát khi cần không?
Có. Hệ thống sẽ tự động lưu toàn bộ dữ liệu đã khai báo, cho phép doanh nghiệp và cơ quan chức năng truy xuất phục vụ đối chiếu, kiểm tra hoặc thanh tra khi cần thiết.

Việc hiểu rõ và áp dụng đúng quy trình khai báo điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng yêu cầu pháp lý trong hoạt động thương mại quốc tế. ETC là gì trong xuất nhập khẩu là nội dung quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm vững để thích ứng với sự chuyển đổi số. Trong tương lai, ETC sẽ tiếp tục mở rộng và trở thành giải pháp bắt buộc trong quản lý thông quan hiện đại.

Trí Nhân

Về Tác Giả

CareerLink
xuất nhập khẩu

Sao chép thành công