Application form là gì? 4 lưu ý khi tạo form trong tuyển dụng

Mặc dù đối với một số công việc, bạn sẽ được yêu cầu gửi CV và thư xin việc, nhưng nhiều công việc lại đòi hỏi bạn phải điền vào mẫu đơn đăng ký – application form. Vậy application form là gì? Thông tin nào cần điền vào application form và nên gửi thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp ngay sau đây.

Application form là gì?

“Application form được hiểu là mẫu đơn xin việc là mẫu đơn mà ứng viên điền vào để ứng tuyển vào một vị trí, xin học bổng hoặc đăng ký là thành viên.”

Thông thường các mẫu Application form sẽ do công ty, tổ chức nơi bạn xin việc hoặc xin học bổng cung cấp. Tùy vào từng trường hợp, bạn sẽ cần hoàn thành hầu hết các application form trực tuyến thông qua trang web hoặc hoàn thành trên giấy.

Các hình thức application form phổ biến

Employment application form

Đây là loại mẫu đơn thường gặp nhất được các nhà tuyển dụng sử dụng trong quá trình tuyển chọn ứng viên. Bạn sẽ phải hoàn thành tất cả các câu hỏi có trong đó. Điều này nhằm giúp nhà tuyển dụng dễ dàng so sánh năng lực cũng như chọn ra các ứng viên có tiềm năng nhất và loại bỏ sớm những người không đáp ứng đủ yêu cầu.

Bạn có thể hoàn thành employment application form theo link mà nhà tuyển dụng gửi đến hoặc điền vào giấy trước khi vào phỏng vấn.

Internship application form

Được hiểu là mẫu đơn xin thực tập, internship application form sẽ cần được hoàn thành khi bạn muốn xin thực tập ở một công ty nào đó để tích lũy thêm kinh nghiệm.

Scholarship application form

Bạn sẽ cần hoàn thành mẫu đơn này cùng với thư bày tỏ nguyện vọng nếu muốn xin học bổng của một tổ chức nào đó.

Volunteer application form

Nếu muốn tham gia vào các hoạt động cộng đồng nào đó trong các tổ chức từ thiện, bạn cần viết Volunteer application form – đơn xin tình nguyện.

Lí do nhà tuyển dụng cần application form là gì?

Sắp xếp và lưu giữ hồ sơ ứng viên

Khi bạn cần thông tin ứng viên thì các application form sẽ giúp bạn làm điều đó một cách nhanh chóng và dễ dàng dù là lưu trữ trên trực tuyến, trong các tập tin hoặc trên giấy.

So sánh ứng viên

Bằng cách yêu cầu tất cả các ứng viên hoàn thành cùng một biểu mẫu, bạn có thể so sánh kỹ năng và trình độ của họ cho vị trí tuyển dụng một cách hiệu quả.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả tuyển dụng

Bằng cách lưu giữ các biểu mẫu cho từng ứng viên và phân tích con số tổng thể, bạn có thể hiểu rõ hơn về hiệu quả tuyển dụng của công ty mình. Ngoài ra, nếu có thêm câu hỏi về nơi ứng viên biết đến thông tin tuyển dụng, bạn có thể xác định chiến lược nào nên được sử dụng trong tương lai.

Thông tin cần có trong application form

Bạn muốn tạo application form cho tuyển dụng nhưng chưa biết các thông tin cần có trong application form là gì? Hãy tham khảo các nội dung sau đây.

Thông tin cá nhân

Họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ là những thông tin cơ bản bạn sẽ cần từ mọi ứng viên. Điều này không chỉ cần thiết để liên hệ với họ để tìm hiểu thêm, phỏng vấn hoặc gửi lời mời làm việc mà còn giúp bạn nhập thông tin của họ vào cơ sở dữ liệu nhân sự của mình.

Vị trí ứng tuyển và thời gian bắt đầu

Với mục đích theo dõi, bạn sẽ muốn biết nhân viên đang ứng tuyển vào công việc cụ thể nào, điều này rất quan trọng đối với các công ty có nhiều tin tuyển dụng cùng một lúc. Vì mục đích lập kế hoạch chiến lược, bạn cũng cần biết khi nào ứng viên có thể bắt đầu làm việc hoặc nơi ứng viên nhìn thấy tin tuyển dụng.

Trình độ học vấn

Hầu hết các công việc đều yêu cầu ứng viên phải có trình độ học vấn nhất định để thành công. Vì vậy, tên và địa chỉ của trường, xếp loại tốt nghiệp, bằng cấp đạt được, điểm trung bình (GPA) (tùy chọn) là điều cần biết.

Lịch sử làm việc

Tương tự như trình độ học vấn, phần lịch sử làm việc cung cấp cho bạn thêm thông tin về những kinh nghiệm trong quá khứ của ứng viên và đánh giá xem họ có thích hợp với vị trí hiện tại hay không.

Các thông tin cần có trong phần này bao gồm: Tên công ty trước đây, chức danh và trách nhiệm công việc, ngày tháng làm việc, lý do thôi việc (tùy chọn).

Kỹ năng và đào tạo

Kỹ năng và trình độ là dấu hiệu dễ thấy nhất cho biết ứng viên có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không. Yêu cầu ứng viên điền các thông tin này vào trong application form sẽ giúp bạn dễ dàng so sánh trình độ của họ với yêu cầu công việc để xác định xem họ có phải là người mà bạn đang tìm hay không.

Người tham khảo

Họ và tên, số điện thoại và địa chỉ email, mối quan hệ với ứng viên là những thông tin về người tham khảo mà bạn cần biết. Liên hệ với những cá nhân này có thể giúp bạn xác định xem ứng viên có phù hợp với văn hóa công ty của bạn hay không và có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về môi trường tốt nhất để ứng viên phát triển.

Điều cần lưu ý khi tạo application form

Số trường trong application form nên hợp lý

Nếu application form có càng nhiều trường thì bạn sẽ càng nhận được ít ứng viên. Điều này cũng có thể được xem là tích cực bởi vì có nhiều trường và yêu cầu cụ thể thì bạn sẽ tránh được những ứng viên ngẫu nhiên nộp đơn vào mọi vị trí đang tuyển, bất kể vị trí đó có phù hợp với hồ sơ của họ hay không.

Tuy nhiên, nếu bạn đang tuyển dụng cho các vị trí có số lượng lớn thì biểu mẫu càng ngắn thì bạn càng nhận được nhiều ứng viên. Tuy nhiên, điều đó không đảm bảo chất lượng ứng viên tốt hơn và có thể đồng nghĩa với việc phải mất nhiều thời gian hơn cho việc sàng lọc.

Chú ý đến nhóm ứng viên mục tiêu

Với những ứng viên không sử dụng máy tính thường xuyên như sản xuất hoặc dịch vụ khách hàng thì thay vì tạo biểu mẫu với nhiều trường thông tin phức tạp, bạn có thể để các thông tin cần thiết nhất như tên, số điện thoại, email và nhà tuyển dụng hiện tại. Phần còn lại của thông tin có thể được hỏi sau qua một cuộc gọi điện thoại.

Nếu bạn đang tuyển dụng cho những vị trí mà bạn dự đoán có thể nhận về một lượng lớn ứng viên như nhân viên Marketing thì sẽ hữu ích khi yêu cầu họ trả lời một vài câu hỏi cụ thể hoặc đáp ứng một yêu cầu nhất định. Khi đó, bạn sẽ không mất thêm thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển để phát hiện ra rằng họ không phù hợp với vị trí đó.

Application form phải thân thiện với thiết bị di động

Xu hướng nộp đơn qua điện thoại di động ngày càng tăng, vì vậy điều quan trọng là application form phải thích ứng với màn hình điện thoại. Lúc này, các biểu mẫu nên ngắn hơn để tạo điều kiện dễ dàng hơn cho ứng viên.

Gửi về tin nhắn xác nhận

Bạn cần xác nhận đã nhận được application form và cho ứng viên biết ngay về các bước tiếp theo. Đây là cách thông minh để thu hút sự chú ý của ứng viên và cho họ thấy bức tranh rõ ràng về văn hóa tổ chức của bạn.

Giờ đây bạn đã hiểu application form là gì cũng như lợi ích và các lưu ý khi thiết lập các mẫu dành cho tuyển dụng rồi phải không? Nếu bạn đang có nhu cầu về nguồn nhân lực, hãy liên hệ CareerLink để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất nhé.

Vân Phạm