Thiếu tập trung khi làm việc, làm gì để khắc phục?

Thiếu tập trung là thách thức mà hầu hết người làm việc tại nhà hay văn phòng đều gặp phải. Nếu đây là điều bạn đang gặp phải và mong muốn tìm cách để làm chủ sự tập trung, những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn đi đúng hướng.

Vì sao bạn khó tập trung?

Không ngủ đủ giấc

Giấc ngủ rất quan trọng. Nó giúp chúng ta nạp lại năng lượng, tạo cơ hội cho não thực hiện các kết nối nơ-ron và cho cơ thể chúng ta thời gian để hồi phục. Vì vậy, khi chúng ta không ngủ đủ giấc (và thời gian này khác nhau tùy theo từng người, nhưng trung bình khoảng 6 đến 8 tiếng), mọi thứ đều bị ảnh hưởng, đặc biệt là tâm trí. Bạn sẽ rất khó tập trung vào bất cứ việc gì vì não của bạn không chỉ mệt mỏi mà còn bối rối.

Có quá nhiều việc đang diễn ra

Mặc dù đa nhiệm không phải lúc nào cũng tệ, nhưng có quá nhiều việc phải làm có thể gây khó khăn khi chỉ tập trung vào một thứ. Đa nhiệm thường dẫn đến chất lượng công việc thấp hơn, cũng như sự thất vọng và căng thẳng.

Bạn không thích công việc mà bạn đang làm

Khi chúng ta muốn tránh làm điều gì đó, chúng ta thường bào chữa cho việc đó và cố gắng làm bất cứ điều gì khác thay thế. Sự thiếu tập trung này chủ yếu là do trì hoãn chứ không phải do không có khả năng tập trung.

Bạn đang làm việc quá chăm chỉ

Tất cả chúng ta đều đang làm việc quá nhiều và khả năng tập trung của chúng ta đang bị ảnh hưởng. Bằng cách làm việc mỗi lúc mà bạn có thể, bạn sẽ mất tập trung và kém hiệu quả hơn trong công việc hoặc bất cứ điều gì khác mà bạn muốn tập trung vào. Cách dễ nhất để giải quyết vấn đề là ngừng suy nghĩ về nó một lúc và để tiềm thức hoạt động. Bước ra xa, nghỉ ngơi, đi nghỉ và cho bản thân cũng như bộ não của bạn được nghỉ ngơi rất cần thiết.

Bạn chưa xác định được vấn đề cụ thể

Thật khó để tập trung vào một vấn đề nếu bạn không biết chi tiết về nó. Một ví dụ điển hình cho điều này là chúng ta hay hỏi “Chính xác thì vấn đề mà chúng ta đang cố gắng giải quyết ở đây là gì?” trong các buổi họp. Vì vậy, trước khi bạn tập trung vào nhiệm vụ hiện tại, hãy giải quyết vấn đề cụ thể mà bạn đang cố gắng giải quyết.

Làm sao để khắc phục tình trạng thiếu tập trung?

 

“Mặc dù không thể loại bỏ tất cả những điều phiền nhiễu gây thiếu tập trung, nhưng việc giữ chúng ở mức tối thiểu có tác động lớn đến ngày làm việc của bạn.”

 

Xác định các phiền nhiễu

 Hãy xác định chính xác những phiền nhiễu chính và loại bỏ chúng trước khi bạn bắt tay vào công việc. Nếu không có điều gì khiến bạn bận tâm, nhiều khả năng bạn sẽ tập trung hơn vào nhiệm vụ.

Chẳng hạn, nếu biết rằng nhà bếp lộn xộn sẽ khiến bạn dừng công việc đang làm và dọn dẹp toàn bộ vì bạn có thể nhìn thấy nó trực tiếp từ bàn làm việc, hãy đảm bảo nhà bếp sạch sẽ trước khi bắt đầu giờ làm việc để giúp bản thân tập trung hơn trong suốt cả ngày.  

 

Từ bỏ những điều bạn không thể kiểm soát

Khi càng cố gắng kiểm soát thứ gì đó hoàn toàn ngoài tầm tay mình, bạn càng cảm thấy căng thẳng. Để tránh cảm giác khó chịu này, tâm trí của bạn sẽ tìm kiếm những thứ gây xao nhãng. Có thể bạn nghĩ rằng điều gì đó bên ngoài kéo bạn rời xa khỏi các mục tiêu đề ra nhưng thực tế sự phân tâm nằm ở bên trong.

Bằng cách buông bỏ những gì không thể kiểm soát, bạn sẽ dễ dàng tập trung hơn.

Thay đổi trang phục

Bạn không cần phải mặc trang phục công sở, hãy mặc đồ thoải mái nhưng đừng là đồ bạn mặc khi đi ngủ. Thay đổi đơn giản này có thể giúp bạn chuyển khỏi chế độ thư giãn và sang chế độ làm việc.

Nếu bạn vẫn thấy mình bị phân tâm, hãy thử mặc quần áo đi làm. Bạn có thể không được thoải mái, nhưng đó là một tín hiệu tinh thần cho thấy đã đến lúc cần hoàn thành công việc.

Lên kế hoạch và chuẩn bị trước bữa ăn

Các bữa ăn có thể trở thành những thứ gây xao nhãng không chủ ý. Cần có thời gian để tìm ra những gì bạn muốn ăn và sau đó thêm thời gian để làm món đó. Nếu chuẩn bị trước mọi thứ, kể cả đồ ăn nhẹ, bạn sẽ không bị mất thời gian trong giờ làm việc.

Làm việc vào giờ hiệu quả nhất

Nhiều công việc từ xa cho phép bạn làm việc khi bạn muốn. Hãy tận dụng lợi thế này và chọn làm việc khi não của bạn hoạt động tốt nhất.

Nếu bạn là người thích buổi sáng, hãy làm việc khi mặt trời mọc và tận hưởng một buổi chiều dài vui chơi hoặc nghỉ ngơi. Nếu bạn là một con cú đêm, hãy để dành những công việc khó khăn nhất cho khoảng thời gian buổi tối và đêm khuya khi những người còn lại trong gia đình bạn đã yên giấc.  

Dọn dẹp bàn làm việc

Bàn làm việc lộn xộn có thể khiến tâm trí bạn rối bời, thiếu tập trung. Bạn không phải lúc nào cũng phải hoàn toàn gọn gàng và ngăn nắp, nhưng điều quan trọng là phải dọn dẹp không gian làm việc của mình đủ để tạo điều kiện cho năng suất làm việc.

Để bắt đầu, bạn nên tránh suy nghĩ “Tôi phải thật gọn gàng” và tiếp cận sự lộn xộn với quan điểm phù hợp. Ví dụ, hãy nhìn vào bàn làm việc và quyết định xem điều gì giúp bạn tiếp tục hoàn thành công việc. Sau đó, loại bỏ bất cứ thứ gì khiến bạn phân tâm hoặc không tạo thêm giá trị cho công việc của bạn.

Quản lý hiệu quả cách trả lời email và tin nhắn

Khi làm việc tại nhà, giao tiếp trực tuyến với đồng nghiệp là chìa khóa quan trọng vì tương tác mặt đối mặt không phải là một lựa chọn. Đối với nhiều nhân viên, điều này có nghĩa là hàng trăm email và tin nhắn làm gián đoạn ngày làm việc.

Một điều bạn nên làm là nhận ra có sự khác biệt giữa phản hồi và phản hồi tức thì. Bạn có thể kiểm tra tin nhắn thường xuyên trong khi vẫn có thời gian làm việc, chẳng hạn kiểm tra tin nhắn trong 5 phút sau mỗi nửa giờ.

Để giao tiếp tốt hơn qua các ứng dụng email và nhắn tin, bạn có thể thiết lập một buổi họp nhanh vào mỗi buổi sáng để mọi người đưa ra tóm tắt nhanh về những gì họ sẽ làm trong ngày. Bằng cách này, khi mọi người đều biết ai đang làm việc gì thì tất cả các bạn có thể dành thời gian để cho nhau những giờ tập trung mà không bị gián đoạn bởi các tin nhắn.

Tránh làm một việc cả ngày

Hầu hết mọi người đều thấy hữu ích khi thực hiện một loạt nhiệm vụ khác nhau trong ngày hơn là cố gắng hoàn thành một nhiệm vụ duy nhất. Khi không có tiếng ồn ào của văn phòng để giữ cho bạn tỉnh táo, một ngày dài tập trung vào một việc có thể khiến bạn mệt mỏi và buồn chán. Chuyển đổi giữa các công việc giúp chia nhỏ một ngày và sự đa dạng sẽ giúp bạn tỉnh táo hơn.

Bây giờ bạn đã biết cách loại bỏ phiền nhiễu gây thiếu tập trung khi làm việc rồi phải không? Vì có rất nhiều chiến thuật và hoàn cảnh làm việc tại nhà của mọi người cũng khác nhau, nên đừng ngại thử nhiều cách cho đến khi bạn tìm thấy phương pháp phù hợp nhất với mình nhé.

Pha Lê