Administrative Staff là gì, bạn cần kỹ năng gì để đáp ứng được công việc và cơ hội thăng tiến của một administrative staff ra sao? Tất cả sẽ được giải đáp sau đây.
Trong số các việc làm được đăng trên các trang web tuyển dụng, có một vị trí mà hầu như công ty nào cũng cần là Nhân viên hành chính, hay còn gọi là Administrative Staff. Bạn cần kỹ năng gì để đáp ứng được công việc và cơ hội thăng tiến của một Administrative Staff là gì? Đó là nội dung mà Trưởng phòng Tư vấn Tuyển dụng của CareerLink.vn, trang tin hỗ trợ tìm kiếm việc làm và tuyển dụng nhân sự chất lượng hàng đầu Việt Nam, muốn chia sẻ với các bạn, đặc biệt là những sinh viên vừa mới ra trường.
Administrative staff là gì? (hay Nhân viên hành chính là gì?)
Khi đọc bảng mô tả công việc nhân viên hành chính, bạn thấy rất rõ ràng và có giới hạn. Thế nhưng, thực tế thì Admin làm nhiều hơn thế, nhất là ở các công ty có quy mô vừa và nhỏ, việc gì cũng đến tay Admin miễn không phải là công việc chuyên môn. Hiểu nôm na, Administrative staff là những người hỗ trợ cho một công ty.
Mô tả công việc nhân viên hành chính
· Trả lời và gọi điện thoại trực tiếp
· Tổ chức và sắp xếp các cuộc họp và các cuộc hẹn
· Tạo ra và phân phối các biểu mẫu đến phòng ban
· Nhận, sắp xếp và phân phối thư
· Đặt hàng vật tư văn phòng
· Sắp xếp du lịch
· Phối hợp sửa chữa thiết bị văn phòng
Admin không chỉ là người trả lời điện thoại và sắp xếp phòng họp khi có yêu cầu mà bạn sẽ phụ trách cả những công việc như báo sửa chữa khi có thiết bị hư như đèn, máy móc, bàn ghế hoặc tủ kệ. Bạn không chỉ liên hệ gửi thư hay quản lý hồ sơ mà còn phải đóng các chi phí điện nước của công ty, mua cả văn phòng phẩm và sẵn sàng cung cấp cho nhân viên khi họ cần. Bạn sẽ lo luôn cả việc ổ khóa bàn làm việc của nhân viên nếu bị hư, nước uống trong văn phòng còn hay hết, thậm chí là khi nhà vệ sinh gặp sự cố... Tóm lại, muốn cho văn phòng vận hành trơn tru thì vai trò “người quản gia” của Admin là vô cùng cần thiết.
Những kỹ năng cần thiết của một Administrative staff là gì?
Microsoft Office
Có nền tảng vững chắc về tất cả các chương trình Microsoft Office là rất quan trọng đối với một người làm công việc hành chính. Word, Excel, PowerPoint và Outlook là yếu tố cơ bản trong nhiều quy trình và giao tiếp kinh doanh.
Mức độ thành thạo mỗi chương trình được yêu cầu khác nhau theo từng cấp độ. Ví dụ, một nhân viên hành chính mới vào nghề chỉ cần cập nhật các tài liệu hiện có và tạo các báo cáo cơ bản, trong khi một nhà quản lý hành chính có thể cần tạo ra các quy trình và mẫu mới. Nhìn chung, kiến thức về Microsoft là tiêu chí quan trọng nhất trong tuyển dụng nhân viên hành chính.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp là nguồn sống của doanh nghiệp và là cốt lõi của mọi tương tác của con người, dù bằng lời nói hay bằng văn bản. Có vô số lý do tại sao kỹ năng này lại quan trọng: bạn sẽ cần truyền thông tin cho đồng nghiệp, đặt lịch hẹn, chuyển cuộc gọi, nói chuyện với nhà cung cấp, khách hàng và các cơ quan bên ngoài khác. Rất nhiều điều có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến toàn thể doanh nghiệp nếu bạn không có nền tảng tốt trong kỹ năng này.
Chủ động, tự ra quyết định
Là một nhân viên hành chính, sẽ có rất nhiều tình huống bạn phải ra quyết định nhanh chóng. Do đó, nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm các ứng viên có thể chủ động, làm việc với ít sự giám sát hơn và sẵn sàng học hỏi nâng cao kiến thức. Khả năng đưa ra kết luận một cách hợp lý và đưa ra quyết định trong các trường hợp khác nhau giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn bởi bạn sẽ tránh được mọi sai lầm tương tự trong tương lai.
Khả năng tổ chức, sắp xếp
Như đã đề cập trong phần Administrative staff là gì, vai trò của nhân viên hành chính là hỗ trợ, trong đó liên quan rất nhiều đến giấy tờ, tìm nguồn cung ứng, nộp đơn, tài liệu, lưu giữ sổ sách, kế toán… Do đó, bạn cần nhanh chóng nhớ lại thông tin hoặc biết cách tìm các tài liệu này ở đâu. Ngoài công việc giấy tờ, gần như tất cả các nhiệm vụ mà bạn thực hiện đều đòi hỏi phải có kỹ năng sắp xếp mọi thứ lại với nhau trong thời gian ngắn nhất. Điều này có nghãi là bạn sẽ cần lên kế hoạch và ưu tiên những điều quan trọng, chủ động và nói chung là đảm bảo các hoạt động vận hành diễn ra suôn sẻ.
Khả năng giữ bình tĩnh dưới áp lực
Nhân viên hành chính phải tung hứng nhiều ưu tiên khác nhau. Khi các nhiệm vụ khẩn cấp xuất hiện, thời hạn sắp đến hoặc đồng nghiệp nghỉ ốm, áp lực lại càng tăng lên. Một nhân viên hành chính hiệu quả có thể giữ bình tĩnh và đa nhiệm. Nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí nhân viên hành chính, hãy chuẩn bị để nói với người phỏng vấn về khoảng thời gian bạn chịu áp lực trong công việc: tình huống là gì, bạn đã xử lý như thế nào và kết quả ra sao?
Chú ý đến chi tiết
Nhiều công việc của vị trí hành chính yêu cầu bạn cần có kỹ năng nhập dữ liệu và xử lý văn bản chính xác. Việc mắc lỗi trên các báo cáo ngân sách hoặc gửi thư sai địa chỉ có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng, do đó, việc có kỹ năng chú ý đến chi tiết là điều tối quan trọng.
Một biểu hiện cho thấy khả năng chú ý đến chi tiết của bạn khi ứng tuyển là đọc kỹ thư mời phỏng vấn. Hãy đọc và làm theo hướng dẫn, chẳng hạn như những gì cần mang theo và cần liên lạc với ai.
Thương lượng, đàm phán
Nhân viên hành chính cần có khả năng quản lý mong đợi của người khác. Nếu một dồng nghiệp đã đề xuất một thời hạn mà bạn không thể đáp ứng, bạn cần có sự tự tin để đàm phán chuyên nghiệp. Tương tự, nếu khách hàng hoặc người sử dụng dịch vụ đưa ra yêu cầu không thể đạt được, bạn sẽ cần truyền đạt thông tin này một cách dễ chịu, chuyên nghiệp và quyết đoán.
Hãy xem xét lại những lần bạn đã sử dụng các kỹ năng đàm phán trước đây. Tại sao bạn cần phải thương lượng, bạn đã nói gì và chuyện gì đã xảy ra tiếp theo?
Làm việc nhóm
Nhân viên hành chính thường được coi là chất keo gắn kết mọi người lại với nhau. Một người có tinh thần đồng đội sẽ là người dễ tiếp cận, đáng tin cậy, dễ thích nghi…
Khi tham gia phỏng vấn cho vị trí nhân viên hành chính, bạn nên chuẩn bị để cung cấp các ví dụ về những lần bạn đã thể hiện những phẩm chất này, có thể là trong lúc làm việc hoặc tham gia các hoạt động tình nguyện.
Đường hướng phát triển của Administrative là gì?
Như đã nói, Admin là người quán xuyến tất cả các công việc giúp cho văn phòng hoạt động trơn tru nên bạn có kinh nghiệm hay chưa vẫn có thể đảm nhận được, miễn là bạn cố gắng học hỏi và chịu khó.
Thông thường, một Admin có thể chuyển hướng theo con đường nhân sự tuyển dụng, thư ký hoặc trợ lý; đó là sự phát triển theo chiều ngang. Hướng đi này có vẻ đơn giản hơn vì kinh nghiệm có thể giúp bạn rẽ lối dễ dàng. Trong khi đó, nếu theo chiều sâu, bạn có thể trở thành Trưởng phòng Hành chính hoặc Quản lý các văn phòng có quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên, vị trí này không chỉ đòi hỏi bạn phải là người có kinh nghiệm mảng hành chính mà còn phải nắm vững nhiều kiến thức trong các lĩnh vực khác như kế toán, nhân sự, luật để có thể quản lý được công việc cũng như hoạt động của các bộ phận có liên quan. Những kiến thức này bạn không thể tìm hiểu qua loa mà phải hiểu đúng, làm được thì mới có thể trở thành một quản lý tốt. Nếu xác định đi theo hướng này, bạn nên tham gia các khóa học chuyên môn để nâng cao kiến thức và học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người đi trước.
Tóm lại, Admin là một công việc dễ mà khó: dễ vì không đòi hỏi chuyên môn quá nhiều nhưng lại khó vì nó cần sự tinh tế và bao quát. Khi quyết định chọn trở thành một Admin, bạn cần phải hiểu rõ để tránh rơi vào tâm lý chán nản vì phải giải quyết hàng núi những công việc không tên. Bạn cũng cần tránh để mình rơi vào trạng thái bối rối khi kinh nghiệm ngày càng tăng nhưng vẫn không biết mình đang đi đâu và muốn gì trong tương lai bằng cách định hướng phát triển nghề nghiệp cho mình ngay từ sớm.
Hi vọng với các thông tin Administrative Staff là gì (Nhân viên hành chính là gì), những kỹ năng cần thiết cũng như là con đường phát triển của vị trí này, mong rằng các bạn sẽ có thể định hướng nghề nghiệp tốt hơn cũng như đưa ra quyết định lựa chọn công việc đúng đắn.
13/11/2017
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Nên nói về điểm mạnh của bản thân thế nào khi phỏng vấn?
- Nâng cao kỹ năng chăm sóc khách hàng qua điện thoại
- Độ phân tán dữ liệu dispersion là gì và ý nghĩa kinh tế?
- Sử dụng cử chỉ tay trong giao tiếp sao cho hiệu quả?
- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh BPR là gì?
- Thiết kế cơ sở tiếng Anh là gì và các thuật ngữ cần biết?
- AIFTA là gì, các lĩnh vực hợp tác và kết quả đạt được?
- 4 thử thách khi phân tích dữ liệu Marketing và cách xử lý
- 7 ngôn ngữ hình thể không thể thiếu khi chăm sóc khách hàng
- 7 điều người quản lý thời gian thông minh không bao giờ làm
- 8 kỹ năng đàm phán thương lượng cần thiết trong kinh doanh
- Ngành chăm sóc sức khỏe đòi hỏi các kỹ năng mềm nào?
- Các câu hỏi phỏng vấn về thái độ bạn dễ gặp nhất
- Reconcile trong kế toán là gì và có tầm quan trọng ra sao?
- 7 cách tối ưu hóa hiệu quả cho người lần đầu làm việc từ xa
- 8 bí quyết tự tạo động lực khi làm việc tại nhà
- 6 câu hỏi phỏng vấn xin việc bạn có thể gặp trong mùa Covid
- 7 mẹo làm việc tại nhà online dành cho nhân viên kinh doanh
- Nâng cao trách nhiệm của bản thân khi làm việc tại nhà
- 9 thói quen của người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
- Tạo không khí hài hước vui nhộn cho bài thuyết trình đúng cách
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng bằng các từ khóa đắt giá
- Lí do kiên trì nhẫn nại quan trọng với nhân viên kinh doanh
- Tip phỏng vấn: 8 “không” để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng
- “Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?” và cách trả lời chuẩn
- 5 kiểu khách hàng khó tính và lời khuyên khi ứng xử
- Tìm hiểu về cách trả lời câu hỏi “Sở thích của bạn là gì?”
- Nghỉ phép tiếng Anh là gì? Cách xin nghỉ phép chuẩn
- Sales Representative là gì? Tìm hiểu cụ thể về công việc Sales Representative
- Nghề nghiệp là gì? Vai trò của định hướng nghề nghiệp
- Cống hiến là gì? 4 dấu hiệu của nhân viên có tinh thần cống hiến
- Tự học là gì? Các phương pháp tự học hiệu quả
- Trình bày kỹ năng nghề nghiệp khi tìm việc thế nào cho thú vị?
- LinkedIn là gì? Mẹo tạo hồ sơ ghi điểm nhà tuyển dụng
- Ngoại thương là gì? Học Ngoại thương ra trường làm gì?
- Trách nhiệm là gì? Làm gì để trở thành người có trách nhiệm?
- 8 mục tiêu phát triển nghề nghiệp trong năm 2021
- Công văn tiếng Anh là gì? Các yêu cầu trong soạn thảo công văn tiếng Anh
- Credential là gì? Cách thể hiện chuyên nghiệp trong CV
- Để làm tốt công việc hành chính nhân sự, bạn cần kỹ năng nào?
- Support là gì? Tìm hiểu về công việc support và các vấn đề liên quan
- Gợi ý hay để trả lời câu hỏi “Điểm mạnh của bạn là gì?”
- All rights reserved là gì? Hiểu đúng để bảo vệ bản quyền sáng tạo của bạn
- CBM là gì? Ví dụ dễ hiểu về cách tính CBM
- Kinh nghiệm tìm việc: 7 sai lầm không nên mắc phải
- Trình độ chuyên môn là gì? Cách trình bày trên CV hiệu quả
- Bộc trực là gì? 6 biểu hiện của người có tính bộc trực
- Nhất quán là gì? Vì sao nhất quán là yếu tố giúp bạn thành công?
- Làm ca xoay là gì? Điều cơ bản bạn cần biết về ca xoay và ca gãy
- Kỹ năng tư duy logic: tầm quan trọng và 4 cách để rèn luyện
- HTKK là gì? Hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm HTKK
- Người lãnh đạo là gì? 10 yếu tố hình thành nên người lãnh đạo tuyệt vời
- Sở trường là gì? Cách trả lời ghi điểm khi được hỏi về sở trường
- Lạc quan là gì? 5 cách để trở nên lạc quan hơn trong công việc
- Sắp xếp công việc hiệu quả: đặc điểm và cách thể hiện khi tìm việc
- Tư duy phản biện là gì và dấu hiệu của người có tư duy phản biện?
- Tỉ mỉ, cẩn thận: tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả
- Best regards là gì? Cách sử dụng Best regards và các lời chào kết thúc email khác
- “Mẹo” nêu ưu nhược điểm của bản thân thuyết phục nhà tuyển dụng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản – những điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
- Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
- Cách phát triển bản thân hiệu quả để có một năm mới thành công
- Dự đoán công danh sự nghiệp của 12 chòm sao trong năm 2020
- Cách để làm việc thông minh hơn trong năm 2020
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 6 kỹ năng viết email công việc ai cũng cần biết
- 7 yếu tố cần xem xét khi lựa chọn vị trí thực tập
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 5 lỗi phổ biến khi tạo danh sách các việc cần làm
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- 8 lợi ích khi tạo danh sách các việc cần làm
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 điều nên biết trước khi làm việc tại startup
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 mẹo quản lý thời gian dành cho nữ nhân viên bận rộn
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- 7 điều khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp khi tìm việc
- 5 lí do nên ngừng so sánh công việc của mình với người khác
- Mẹo tìm kiếm công việc cho người hướng nội
- 6 điều nên làm nếu bạn “ghét” công việc mới
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- Cần làm gì trong 6 tháng đầu ở công việc mới?
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- Tự quảng bá bản thân để thăng tiến trong sự nghiệp
- 3 điều cần nhớ khi cảm thấy “đuối” với công việc mới
- Từ chối nhận thêm việc thế nào để tránh mất lòng sếp?
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- 7 Cách Để Thoát Khỏi “Khủng Hoảng” Tuổi Trung Niên
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- 6 thay đổi nhỏ giúp bạn thêm yêu công việc của mình
- 4 bước cơ bản phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Tái tạo năng lượng sau một ngày làm việc căng thẳng
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- 5 cách cho thấy bạn đã sẵn sàng cho vị trí quản lý
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- Những sai lầm phổ biến khi đi thực tập
- 15 từ khóa bạn cần khi ứng tuyển cho các vị trí cấp cao
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- 5 sai lầm có thể phá hỏng sự nghiệp của bạn
- Để thành công, cần rèn luyện những thói quen nào?
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- 6 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định hiệu quả hơn
- 12 Nguyên tắc Đạo đức dành cho Chuyên viên Kinh doanh
- Làm sao để hạnh phúc trong công việc?
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- 5 cách để trở thành người “không thể thay thế” tại công ty
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- 9 điều gây cản trở cho sự nghiệp của người phụ nữ
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- 7 kỹ năng lãnh đạo tạo dấu ấn khác biệt
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)
- Giá trị bản thân là gì? Cách hiệu quả giúp bạn xác định giá trị bản thân