Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp

Administrative Staff là gì, bạn cần kỹ năng gì để đáp ứng được công việc và cơ hội thăng tiến của một administrative staff ra sao? Tất cả sẽ được giải đáp sau đây.

Trong số các việc làm được đăng trên các trang web tuyển dụng, có một vị trí mà hầu như công ty nào cũng cần là Nhân viên hành chính, hay còn gọi là Administrative Staff. Bạn cần kỹ năng gì để đáp ứng được công việc và cơ hội thăng tiến của một Administrative Staff là gì? Đó là nội dung mà Trưởng phòng Tư vấn Tuyển dụng của CareerLink.vn, trang tin hỗ trợ tìm kiếm việc làm và tuyển dụng nhân sự chất lượng hàng đầu Việt Nam, muốn chia sẻ với các bạn, đặc biệt là những sinh viên vừa mới ra trường.

Administrative staff là gì? (hay Nhân viên hành chính là gì?)

Khi đọc bảng mô tả công việc nhân viên hành chính, bạn thấy rất rõ ràng và có giới hạn. Thế nhưng, thực tế thì Admin làm nhiều hơn thế, nhất là ở các công ty có quy mô vừa và nhỏ, việc gì cũng đến tay Admin miễn không phải là công việc chuyên môn. Hiểu nôm na, Administrative staff là những người hỗ trợ cho một công ty.

Mô tả công việc nhân viên hành chính

·      Trả lời và gọi điện thoại trực tiếp

·      Tổ chức và sắp xếp các cuộc họp và các cuộc hẹn

·      Tạo ra và phân phối các biểu mẫu đến phòng ban

·      Nhận, sắp xếp và phân phối thư

·      Đặt hàng vật tư văn phòng

·      Sắp xếp du lịch

·      Phối hợp sửa chữa thiết bị văn phòng

Admin không chỉ là người trả lời điện thoại và sắp xếp phòng họp khi có yêu cầu mà bạn sẽ phụ trách cả những công việc như báo sửa chữa khi có thiết bị hư như đèn, máy móc, bàn ghế hoặc tủ kệ. Bạn không chỉ liên hệ gửi thư hay quản lý hồ sơ mà còn phải đóng các chi phí điện nước của công ty, mua cả văn phòng phẩm và sẵn sàng cung cấp cho nhân viên khi họ cần. Bạn sẽ lo luôn cả việc ổ khóa bàn làm việc của nhân viên nếu bị hư, nước uống trong văn phòng còn hay hết, thậm chí là khi nhà vệ sinh gặp sự cố… Tóm lại, muốn cho văn phòng vận hành trơn tru thì vai trò “người quản gia” của Admin là vô cùng cần thiết.

Những kỹ năng cần thiết của một Administrative staff là gì?

Microsoft Office

Có nền tảng vững chắc về tất cả các chương trình Microsoft Office là rất quan trọng đối với một người làm công việc hành chính. Word, Excel, PowerPoint và Outlook là yếu tố cơ bản trong nhiều quy trình và giao tiếp kinh doanh.

Mức độ thành thạo mỗi chương trình được yêu cầu khác nhau theo từng cấp độ. Ví dụ, một nhân viên hành chính mới vào nghề chỉ cần cập nhật các tài liệu hiện có và tạo các báo cáo cơ bản, trong khi một nhà quản lý hành chính có thể cần tạo ra các quy trình và mẫu mới. Nhìn chung, kiến thức về Microsoft là tiêu chí quan trọng nhất trong tuyển dụng nhân viên hành chính.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp là nguồn sống của doanh nghiệp và là cốt lõi của mọi tương tác của con người, dù bằng lời nói hay bằng văn bản. Có vô số lý do tại sao kỹ năng này lại quan trọng: bạn sẽ cần truyền thông tin cho đồng nghiệp, đặt lịch hẹn, chuyển cuộc gọi, nói chuyện với nhà cung cấp, khách hàng và các cơ quan bên ngoài khác. Rất nhiều điều có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến toàn thể doanh nghiệp nếu bạn không có nền tảng tốt trong kỹ năng này.

Chủ động, tự ra quyết định

Là một nhân viên hành chính, sẽ có rất nhiều tình huống bạn phải ra quyết định nhanh chóng. Do đó, nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm các ứng viên có thể chủ động, làm việc với ít sự giám sát hơn và sẵn sàng học hỏi nâng cao kiến thức. Khả năng đưa ra kết luận một cách hợp lý và đưa ra quyết định trong các trường hợp khác nhau giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn bởi bạn sẽ tránh được mọi sai lầm tương tự trong tương lai.

Khả năng tổ chức, sắp xếp

Như đã đề cập trong phần Administrative staff là gì, vai trò của nhân viên hành chính là hỗ trợ, trong đó liên quan rất nhiều đến giấy tờ, tìm nguồn cung ứng, nộp đơn, tài liệu, lưu giữ sổ sách, kế toán… Do đó, bạn cần nhanh chóng nhớ lại thông tin hoặc biết cách tìm các tài liệu này ở đâu. Ngoài công việc giấy tờ, gần như tất cả các nhiệm vụ mà bạn thực hiện đều đòi hỏi phải có kỹ năng sắp xếp mọi thứ lại với nhau trong thời gian ngắn nhất. Điều này có nghãi là bạn sẽ cần lên kế hoạch và ưu tiên những điều quan trọng, chủ động và nói chung là đảm bảo các hoạt động vận hành diễn ra suôn sẻ.

Khả năng giữ bình tĩnh dưới áp lực

Nhân viên hành chính phải tung hứng nhiều ưu tiên khác nhau. Khi các nhiệm vụ khẩn cấp xuất hiện, thời hạn sắp đến hoặc đồng nghiệp nghỉ ốm, áp lực lại càng tăng lên. Một nhân viên hành chính hiệu quả có thể giữ bình tĩnh và đa nhiệm. Nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí nhân viên hành chính, hãy chuẩn bị để nói với người phỏng vấn về khoảng thời gian bạn chịu áp lực trong công việc: tình huống là gì, bạn đã xử lý như thế nào và kết quả ra sao?

Chú ý đến chi tiết

Nhiều công việc của vị trí hành chính yêu cầu bạn cần có kỹ năng nhập dữ liệu và xử lý văn bản chính xác. Việc mắc lỗi trên các báo cáo ngân sách hoặc gửi thư sai địa chỉ có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng, do đó, việc có kỹ năng chú ý đến chi tiết là điều tối quan trọng.

Một biểu hiện cho thấy khả năng chú ý đến chi tiết của bạn khi ứng tuyển là đọc kỹ thư mời phỏng vấn. Hãy đọc và làm theo hướng dẫn, chẳng hạn như những gì cần mang theo và cần liên lạc với ai.

Thương lượng, đàm phán

Nhân viên hành chính cần có khả năng quản lý mong đợi của người khác. Nếu một dồng nghiệp đã đề xuất một thời hạn mà bạn không thể đáp ứng, bạn cần có sự tự tin để đàm phán chuyên nghiệp. Tương tự, nếu khách hàng hoặc người sử dụng dịch vụ đưa ra yêu cầu không thể đạt được, bạn sẽ cần truyền đạt thông tin này một cách dễ chịu, chuyên nghiệp và quyết đoán.

Hãy xem xét lại những lần bạn đã sử dụng các kỹ năng đàm phán trước đây. Tại sao bạn cần phải thương lượng, bạn đã nói gì và chuyện gì đã xảy ra tiếp theo?

Làm việc nhóm

Nhân viên hành chính thường được coi là chất keo gắn kết mọi người lại với nhau. Một người có tinh thần đồng đội sẽ là người dễ tiếp cận, đáng tin cậy, dễ thích nghi…

Khi tham gia phỏng vấn cho vị trí nhân viên hành chính, bạn nên chuẩn bị để cung cấp các ví dụ về những lần bạn đã thể hiện những phẩm chất này, có thể là trong lúc làm việc hoặc tham gia các hoạt động tình nguyện.

Đường hướng phát triển của Administrative là gì?

Như đã nói, Admin là người quán xuyến tất cả các công việc giúp cho văn phòng hoạt động trơn tru nên bạn có kinh nghiệm hay chưa vẫn có thể đảm nhận được, miễn là bạn cố gắng học hỏi và chịu khó.

Thông thường, một Admin có thể chuyển hướng theo con đường nhân sự tuyển dụng, thư ký hoặc trợ lý; đó là sự phát triển theo chiều ngang. Hướng đi này có vẻ đơn giản hơn vì kinh nghiệm có thể giúp bạn rẽ lối dễ dàng. Trong khi đó, nếu theo chiều sâu, bạn có thể trở thành Trưởng phòng Hành chính hoặc Quản lý các văn phòng có quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên, vị trí này không chỉ đòi hỏi bạn phải là người có kinh nghiệm mảng hành chính mà còn phải nắm vững nhiều kiến thức trong các lĩnh vực khác như kế toán, nhân sự, luật để có thể quản lý được công việc cũng như hoạt động của các bộ phận có liên quan. Những kiến thức này bạn không thể tìm hiểu qua loa mà phải hiểu đúng, làm được thì mới có thể trở thành một quản lý tốt. Nếu xác định đi theo hướng này, bạn nên tham gia các khóa học chuyên môn để nâng cao kiến thức và học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người đi trước.

Tóm lại, Admin là một công việc dễ mà khó: dễ vì không đòi hỏi chuyên môn quá nhiều nhưng lại khó vì nó cần sự tinh tế và bao quát. Khi quyết định chọn trở thành một Admin, bạn cần phải hiểu rõ để tránh rơi vào tâm lý chán nản vì phải giải quyết hàng núi những công việc không tên. Bạn cũng cần tránh để mình rơi vào trạng thái bối rối khi kinh nghiệm ngày càng tăng nhưng vẫn không biết mình đang đi đâu và muốn gì trong tương lai bằng cách định hướng phát triển nghề nghiệp cho mình ngay từ sớm.

Hi vọng với các thông tin Administrative Staff là gì (Nhân viên hành chính là gì), những kỹ năng cần thiết cũng như là con đường phát triển của vị trí này, mong rằng các bạn sẽ có thể định hướng nghề nghiệp tốt hơn cũng như đưa ra quyết định lựa chọn công việc đúng đắn.

13/11/2017