Trong số các việc làm được đăng trên các trang web tuyển dụng, có một vị trí mà hầu như công ty nào cũng cần là Nhân viên hành chính, hay còn gọi là Admin. Bạn cần kỹ năng gì để đáp ứng được công việc và cơ hội thăng tiến của một Admin là gì? Đó là nội dung mà Trưởng phòng tư vấn tuyển dụng của CareerLink.vn, trang tin hỗ trợ tìm kiếm việc làm và tuyển dụng nhân sự chất lượng hàng đầu Việt Nam, muốn chia sẻ với các bạn, đặc biệt là những sinh viên vừa mới ra trường.
Nhân viên hành chính, bạn là ai?
Khi đọc bảng mô tả công việc của vị trí Admin, bạn thấy rất rõ ràng và có giới hạn. Thế nhưng, thực tế thì Admin làm nhiều hơn thế, nhất là ở các công ty có quy mô vừa và nhỏ, việc gì cũng đến tay Admin miễn không phải là công việc chuyên môn.
Admin không chỉ là người trả lời điện thoại và sắp xếp phòng họp khi có yêu cầu mà bạn sẽ phụ trách cả những công việc như báo sửa chữa khi có thiết bị hư như đèn, máy móc, bàn ghế hoặc tủ kệ. Bạn không chỉ liên hệ gửi thư hay quản lý hồ sơ mà còn phải đóng các chi phí điện nước của công ty, mua cả văn phòng phẩm và sẵn sàng cung cấp cho nhân viên khi họ cần. Bạn sẽ lo luôn cả việc ổ khóa bàn làm việc của nhân viên nếu bị hư, nước uống trong văn phòng còn hay hết, thậm chí là khi nhà vệ sinh gặp sự cố... Tóm lại, muốn cho văn phòng vận hành trơn tru thì vai trò “người quản gia” của Admin là vô cùng cần thiết.
Kỹ năng mềm cần thiết của một Admin
Ngoài những kỹ năng bạn thường được nghe về một Admin cần có như giao tiếp tốt, có khả năng quản lý thời gian và tổ chức sắp xếp thì sự linh hoạt và thái độ tích cực cũng không kém phần quan trọng. Với 1001 công việc tủn mủn và thậm chí có những tình huống “khó đỡ”, người Admin cần phải nhanh nhạy trong việc xử trí và đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình thực tế. Và để làm được điều này, họ phải là người có tinh thần tích cực vì chỉ có người suy nghĩ tích cực mới có thể đơn giản hóa mọi vấn đề và tìm ra giải pháp khiến người xung quanh và bản thân họ cảm thấy hài lòng.
Đường hướng phát triển của Admin
Như đã nói, Admin là người quán xuyến tất cả các công việc giúp cho văn phòng hoạt động trơn tru nên bạn có kinh nghiệm hay chưa vẫn có thể đảm nhận được, miễn là bạn cố gắng học hỏi và chịu khó.
Thông thường, một Admin có thể chuyển hướng theo con đường nhân sự tuyển dụng, thư ký hoặc trợ lý; đó là sự phát triển theo chiều ngang. Hướng đi này có vẻ đơn giản hơn vì kinh nghiệm có thể giúp bạn rẽ lối dễ dàng. Trong khi đó, nếu theo chiều sâu, bạn có thể trở thành Trưởng phòng Hành chính hoặc Quản lý các văn phòng có quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên, vị trí này không chỉ đòi hỏi bạn phải là người có kinh nghiệm mảng hành chính mà còn phải nắm vững nhiều kiến thức trong các lĩnh vực khác như kế toán, nhân sự, luật để có thể quản lý được công việc cũng như hoạt động của các bộ phận có liên quan. Những kiến thức này bạn không thể tìm hiểu qua loa mà phải hiểu đúng, làm được thì mới có thể trở thành một quản lý tốt. Nếu xác định đi theo hướng này, bạn nên tham gia các khóa học chuyên môn để nâng cao kiến thức và học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người đi trước.
Tóm lại, Admin là một công việc dễ mà khó: dễ vì không đòi hỏi chuyên môn quá nhiều nhưng lại khó vì nó cần sự tinh tế và bao quát. Khi quyết định chọn trở thành một Admin, bạn cần phải hiểu rõ để tránh rơi vào tâm lý chán nản vì phải giải quyết hàng núi những công việc không tên. Bạn cũng cần tránh để mình rơi vào trạng thái bối rối khi kinh nghiệm ngày càng tăng nhưng vẫn không biết mình đang đi đâu và muốn gì trong tương lai bằng cách định hướng phát triển nghề nghiệp cho mình ngày từ sớm.
Mừng Mẫn
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- Những cú sốc dành cho lính mới công sở
- Xây dựng mối quan hệ với sếp mới: dễ hay khó?
- Bí quyết xin việc khi bạn chưa có kinh nghiệm làm việc
- 5 cách cho thấy bạn đã sẵn sàng cho vị trí quản lý
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- Những sai lầm phổ biến khi đi thực tập
- 15 từ khóa bạn cần khi ứng tuyển cho các vị trí cấp cao
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- 5 nguyên tắc quan trọng giúp bạn cải thiện kỹ năng bán hàng
- Bí quyết rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- 5 sai lầm có thể phá hỏng sự nghiệp của bạn
- Để thành công, cần rèn luyện những thói quen nào?
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- 6 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định hiệu quả hơn
- 12 Nguyên tắc Đạo đức dành cho Chuyên viên Kinh doanh
- 6 cách để hạnh phúc trong công việc
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- 5 cách để trở thành người “không thể thay thế” tại công ty
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- 9 điều gây cản trở cho sự nghiệp của người phụ nữ
- 9 điều làm nên chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- 7 kỹ năng lãnh đạo tạo dấu ấn khác biệt
- 10 kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh bạn nên biết
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)
- Chinh phục bản thân - Phần 3: Xác định giá trị bản thân
