Làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn bằng cách nào?

By CareerLinkĐăng ngày:

Bạn có bao giờ cảm thấy một ngày 24 tiếng là quá ít ỏi? Thời gian trôi qua quá nhanh còn công việc thì vẫn chất đống? Mình hiểu cảm giác đó rất rõ bởi hay rơi vào cảnh “chạy deadline như chạy giặc”, lúc nào cũng tất bật nhưng cuối ngày nhìn lại thì chẳng hoàn thành được bao nhiêu. Cho đến khi mình thử thay đổi một vài thói quen và nhận thấy sự khác biệt. Nếu bạn cũng đang tìm cách để xử lý công việc hiệu quả mà không phải “hy sinh” giấc ngủ hay sống trong căng thẳng, làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn thì những chia sẻ dưới đây có thể sẽ giúp ích cho bạn.

nhân viên làm việc

Cách để làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn

“Để làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, cần áp dụng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên nhiệm vụ quan trọng và loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng.”

Lên kế hoạch rõ ràng nhưng đừng quá ôm đồm

Trước đây mình làm việc thường không theo kế hoạch nào cả, cứ thích làm gì thì làm. Kết quả là giống như đi chợ mà không có danh sách, cứ đi lòng vòng mà vẫn thiếu đủ thứ, mình dễ bị cuốn theo những việc không quan trọng, mất thời gian mà chẳng đâu vào đâu, cuối cùng lại ôm về toàn việc linh tinh.

Sau này mình mới nhận ra, muốn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn thì phải có kế hoạch rõ ràng. Nhưng rõ ràng ở đây không có nghĩa là nhét cho đầy lịch làm việc rồi cố gắng “quẩy” tới tối. Ngược lại, mình sẽ chọn ra 2 – 3 việc quan trọng nhất trong ngày. Khi hoàn thành 3 việc đó, coi như ngày làm việc của mình đã “ổn áp” rồi. Những việc còn lại nếu làm được thì tốt, không thì để hôm sau cũng không sao và cũng không bị áp lực. 

Dồn việc tương tự lại để làm một lượt

Có một thói quen này mà mình nghĩ không chỉ mình mà nhiều người mắc phải là thấy việc gì xuất hiện là xử lý luôn nên cả ngày cứ nhảy từ việc này sang việc khác, não bị “chuyển kênh” liên tục còn đầu óc lúc nào cũng rối tung rối mù.

Từ lúc mình thử dồn những việc giống nhau lại làm một lượt, như gom hết email để trả lời trong 2 khung giờ cố định: 10 giờ sáng và 4 giờ chiều, còn thời gian viết thì tắt hết thông báo, chỉ tập trung làm một việc duy nhất thì thấy hiệu quả hẳn. Cảm giác như não được chạy một mạch, không phải đang trên đà tăng tốc rồi phanh gấp giữa chừng. Mỗi lần làm xong những việc tương tự, mình thấy là mình đang tiến gần tới mục tiêu trong ngày, chứ không còn kiểu bơi trong mớ ngổn ngang nữa. Mình cũng hoàn thành được nhiều việc hơn, đầu óc cũng nhẹ nhàng và đỡ “lag” hơn hẳn.

Chia nhỏ việc và giới hạn thời gian

Có những hôm nhìn danh sách việc cần làm mà mình chỉ muốn tắt máy đi ngủ. Nhất là mấy việc to to như “viết báo cáo 10 trang” hay “phải làm một bài thuyết trình dài 20 slide” nhìn thôi là đã thấy mệt. Điều này cũng bình thường thôi vì não chúng ta tự động bật chế độ trì hoãn khi thấy quá tải. Nhưng nếu chia nhỏ việc đó ra thành từng bước nhỏ hơn, rồi đặt thời gian cụ thể để làm từng phần, tự nhiên sẽ thấy nhẹ hơn nhiều.

Kiểu như thay vì ngồi xuống và tự ép “phải viết xong hết hôm nay” thì mình chia ra: sáng viết phần mở đầu, trưa viết ra các ý chính cho phần thân, chiều mới ráp lại. Mỗi phần chỉ mất khoảng 30 – 45 phút dễ giúp mình bắt đầu hơn. Khi cần thiết mình sẽ đặt đồng hồ Pomodoro (25 phút làm, 5 phút nghỉ). Cảm giác hoàn thành một phần nhỏ cũng tạo động lực lắm. Làm xong một phần, tự nhiên thấy cũng không khó rồi lại có hứng làm tiếp. Nhờ vậy mà mấy việc từng thấy “khổng lồ” giờ lại xong nhanh hơn mình nghĩ.

Tận dụng thời gian “chết”

Có một khoảng thời gian mình cứ nghĩ muốn làm được nhiều việc thì phải có nguyên cả buổi hoặc ít nhất cũng vài tiếng rảnh rỗi. Nhưng thực tế thì đâu phải lúc nào cũng có “combo” thời gian lý tưởng như vậy. Vậy nên mình bắt đầu để ý đến những khoảng thời gian “chết” như chờ máy tính cập nhật, bảo trì hệ thống hay đợi bắt đầu cuộc họp. Ngắn thôi, 5–10 phút nhưng gom lại thì không hề ít.

Ví dụ, mỗi sáng trong lúc đợi nước sôi pha cà phê, mình bật podcast nghe vài mẹo làm việc hiệu quả. Lúc đứng chờ thang máy, mình tranh thủ ghi nhanh ý tưởng ra app ghi chú hoặc xem lại to-do list. Thậm chí lúc phơi đồ cũng nghe audiobook luôn cho vui. Những việc nhỏ nhỏ đó không tốn nhiều công nhưng cộng dồn lại giúp mình tiết kiệm được cả giờ đồng hồ mỗi tuần. Quan trọng là mình cảm thấy chủ động hơn, dù bận rộn nhưng vẫn có thời gian “nạp” thêm được một chút kỹ năng và kiến thức mỗi ngày.

Biết khi nào nên dừng

Làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn thì sẽ thấy mình năng suất, giỏi giang, không bỏ phí thời gian nhưng cái giá của nó là sự mệt mỏi, cảm giác kiệt sức và không còn thấy vui trong chính những việc từng khiến mình hào hứng. 

Đó là lúc mình sẽ dừng lại. Không phải vì lười mà là vì mình hiểu rằng không phải lúc nào “làm nhiều” cũng là “làm đúng”. Có những ngày, hiệu quả không đến từ việc chạy đua với thời gian mà là chọn ra điều gì thật sự quan trọng. Năng suất không phải là làm cho đến “hết pin” mà là biết nghỉ đúng lúc để tái tạo năng lượng. Đôi khi, dừng lại để thở, để nghỉ một chút, để nhìn lại xem mình đang đi đâu lại là cách tốt nhất để đi tiếp. 

Làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn không phải là làm liên tục mà là làm thông minh hơn. Hy vọng một vài chia sẻ từ trải nghiệm này sẽ giúp bạn cảm thấy thời gian “nở ra” một chút mỗi ngày. Chỉ cần thay đổi vài thói quen nhỏ, kết quả sẽ bất ngờ đấy!

Huỳnh Trâm

Về Tác Giả

CareerLink

Sao chép thành công