Ký nháy tiếng Anh là gì? Phân biệt ký nháy và ký chính thức

Ký nháy là thao tác quen thuộc của những nhân viên hành chính văn phòng. Vậy bạn có biết ký nháy tiếng Anh là gì, sự khác biệt giữa ký chính thức và ký nháy, ký nháy thế nào là đúng chuẩn không? Đáp án của những thắc mắc này sẽ được giải đáp ngay trong bài viết sau đây.

Ký nháy tiếng Anh là gì?

“Ký nháy tiếng Anh là initial signature, là chữ ký vắn tắt, ngắn gọn để xác định văn bản trước khi được trình cho người ký chính thức.”

Ký nháy được sử dụng trong quá trình soạn thảo, xử lý và lưu chuyển văn bản, biên bản, hợp đồng và các tài liệu tương tự. Mục đích chính của ký này là để thể hiện người ký đã đọc và xác nhận nội dung đã được kiểm tra về độ chính xác, cách trình bày. Không cần chỉnh sửa hoặc thay đổi gì thêm cho văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức. 

Thông thường, người ký nháy là người soạn thảo hoặc người kiểm tra nội dung văn bản, cán bộ, nhân viên hoặc người đại diện cho tổ chức, cơ quan, hay cá nhân có trách nhiệm liên quan đến văn bản đó. Quyền ký nháy cũng có thể giao/ủy quyền cho người khác theo quy định của từng cơ quan, tổ chức hoặc quy trình nội bộ.

Sự khác nhau giữa ký nháy với ký chính thức

Ký nháy và ký chính thức đều là loại chữ ký trên các văn bản, hợp đồng… giữa các cơ quan, ban ngành, các đối tác, nhà phân phối với nhau. Tuy nhiên, chúng có sự khác nhau.

+ Ký chính thức là chữ ký gồm tên họ đầy đủ của cả người ký và đại diện cho người ký. Ký chính thức thường được sử dụng cho các tài liệu quan trọng, hợp đồng, văn bản có giá trị pháp lý. Nó thể hiện sự xác nhận, sự cam kết hoặc sự chấp thuận của người ký với nội dung của văn bản đó. Đặc biệt, ký chính thức được sử dụng để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản.

+ Ký nháy: cũng là một loại chữ ký nhưng không đầy đủ như chữ ký chính thức. Thông thường, ký nháy được rút ngắn gọn hoặc đơn giản là một ký hiệu đặc biệt được ký tại các vị trí cần thiết trong văn bản như nằm ở cuối dòng hoặc là cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy còn có thể nằm ở cuối cùng của văn bản hoặc cuối mỗi trang. 

Trong một văn bản hành chính, hợp đồng, chữ ký nháy cũng có thể nằm ngay bên cạnh hai chữ “nơi nhận” tại phần ghi tên đơn vị nhận hợp đồng, văn bản. Ký nháy thường chỉ được dùng để chỉ kiểm tra tính chính xác của văn bản mà không có giá trị pháp lý.

Các loại ký nháy phổ biến nhất

Cùng với khái niệm ký nháy, ký nháy tiếng Anh là gì, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu thêm các loại ký nháy thường được sử dụng. Hiện nay, ký nháy được chia thành 3 loại dựa vào vai trò, tính chất của chữ ký nháy.

Ký nháy dưới dòng nội dung cuối cùng

Thường thì loại chữ ký nháy dưới dòng nội dung là của người soạn thảo ra văn bản/hợp đồng đó. Mục đích nhằm thể hiện trách nhiệm với các nội dung do mình soạn thảo.

Ký nháy nháy tại phần chức danh hoặc nơi nhận

Ký nháy tại phần chức danh hoặc nơi nhận là của những người có thẩm quyền thể hiện trách nhiệm của bản thân trong việc kiểm tra, rà soát các lỗi chính tả, nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền cao hơn để tiến hành ký chính thức.

Ký nháy dưới từng trang văn bản

Loại chữ ký nháy này nhằm mục đích xác nhận sự liền mạch của nội dung văn bản. Người ký nháy sẽ ký từng trang văn bản do chính mình soạn thảo hoặc kiểm tra, rà soát chi tiết nội dung trong văn bản. Chữ ký nháy nằm dưới từng trang văn bản có công dụng như đóng dấu giáp lai.

Bên cạnh đó, người ký nháy có thể ký nháy vào từng trang của văn bản, hợp đồng nếu văn bản đó có nhiều trang. Nhờ đó, nội dung văn bản sẽ có tính liền mạch, tránh thêm bớt hoặc đánh tráo một số nội dung của các trang.

Quy định về việc ký nháy bạn cần biết

Quy định, nghị định hay hợp đồng là một văn bản quan trọng nhất, thể hiện sự thỏa thuận hợp tác giữa các bên về các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản thì ký nháy là việc làm cần thiết, tuân thủ đúng quy định. 

Dưới đây là quy định về việc ký nháy chuẩn quy định mọi người có thể tham khảo:

Về giá trị pháp lý của ký nháy

Ký nháy có vai trò trong việc xác nhận người soạn thảo/người quản lý đã đã đọc và xem xét toàn bộ nội dung văn bản đó.

Chữ ký nháy không có tính ràng buộc và giá trị pháp lý như chữ ký chính thức. Tuy nhiên, chữ ký nháy có giá trị xác nhận rằng văn bản đó đã được kiểm tra và thực hiện đúng quy trình.

Trách nhiệm của người ký nháy

Chữ ký nháy thể hiện trách nhiệm của người trực tiếp ký vào văn bản/hợp đồng đó. Ký nháy vào đó thể hiện là người ký đã đọc toàn bộ nội dung, xác nhận nội dung trong văn bản/hợp đồng có thể có chỉnh sửa hoặc không cần thay đổi gì thêm.

Thực hiện ký nháy để tránh các trường hợp sai sót hoặc điều chỉnh mất thời gian, hạn chế sai sót. Hình thức ký nháy trên văn bản phụ thuộc vào quy định của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Người ký nháy phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với nội dung của văn bản mà họ đã ký nháy trước khi chuyển đến lãnh đạo để ký chính thức. Trách nhiệm này bao gồm việc kiểm tra và đảm bảo tính chính xác của toàn bộ nội dung, bao gồm cả nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành. Trong trường hợp phát hiện sai sót hoặc không chính xác, người ký nháy phải chịu trách nhiệm về những sai sót đó.

Người ký nháy văn bản có phải chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung văn bản do mình đã ký không? Câu trả lời là không, bởi chữ ký này chỉ có tính chất rà soát, kiểm tra. Còn người phải chịu trách nhiệm trực tiếp là người ký chính thức, bởi chữ ký này có giá trị về mặt pháp lý. 

Do đó, nếu cá nhân là người soạn thảo, rà soát các văn bản đó mà không phát hiện ra sai sót gây nên những thiệt hại nhất định thì sẽ bị áp dụng các hình thức kỷ luật và khiển trách hoặc bồi thường theo quy định.

Vậy là ký nháy tiếng Anh là gì, cách ký nháy và những quy định cụ thể về việc ký nháy như thế nào đã được giải đáp cụ thể trong nội dung trên. Hy vọng, bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích giúp bạn hiểu thêm về chữ ký này và thực hiện đúng theo quy định. Để biết thêm những chia sẻ hay về việc làm, cách viết CV/Resume, định hướng nghề nghiệp… đừng quên truy cập website CareerLink.vn mỗi ngày nhé.

Thúy Vui