Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? 4 Kỹ Năng Cần Thiết Khi Tổ Chức Sự Kiện

Mục Lục

Tổ chức sự kiện là gì?
Vai trò của tổ chức sự kiện
Quy trình tổ chức sự kiện
Những lĩnh vực phát triển mạnh ngành tổ chức sự kiện
Công việc của người tổ chức sự kiện là gì?
Những kỹ năng cần thiết với người tổ chức sự kiện
Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một những nhóm nghề được rất nhiều bạn trẻ quan tâm hiện nay. Đây cũng là nghề có mức độ cạnh tranh cao trên thị trường việc làm và có rất nhiều tiềm năng phát triển trong tương lai. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng đi sâu tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì, các kỹ năng cần thiết với người tổ chức sự kiện và mức lương như thế nào nhé.

Tổ chức sự kiện là gì?

“Tổ chức sự kiện hay event là quá trình lập kế hoạch và điều phối các sự kiện, bao gồm việc xử lý hậu cần, lựa chọn địa điểm, sắp xếp các tiết mục, làm việc với các nhà cung cấp và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.”

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện được thực hiện nhằm mục đích cho việc tiếp thị, cụ thể là gia tăng khách hàng và nâng cao hình ảnh của thương hiệu và các mục tiêu bán hàng, kỉ niệm, hội họp hoặc tân niên, tất niên…Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ thu hút được sự chú ý của cộng đồng và tệp khách hàng mục tiêu mà họ muốn hướng đến. Nếu sự kiện thành công sẽ tạo ra các tác động tích cực cho truyền thông, trái lại nếu thất bại, hình ảnh của thương hiệu sẽ giảm sút đáng kể. \

Xem thêm: Việc Làm tổ chức sự kiện tại Careerlink

Quy trình tổ chức sự kiện

Một sự kiện được tổ chức thường trải qua các bước sau:

Giai đoạn bắt đầu tổ chức

Trước khi tiến hành tổ chức sự kiện, các thành viên trong nhóm tổ chức sẽ tiến hành thu thập thông tin để có sự hiểu biết nhằm tư vấn những hạng mục phù hợp cho sự kiện. Các thông tin bao gồm:

Mục tiêu, mong muốn của đơn vị muốn tổ chức sự kiện;
Yếu tố nào quyết định thành công của sự kiện;
Lên ý tưởng và vạch ra kế hoạch chi tiết cho sự kiện;
Vận chuyển, lắp đặt các trang thiết bị (âm thanh, ánh sáng) cần thiết cho sự kiện;
Lập kế hoạch phương án dự phòng trong trường hợp có sự cố xảy ra.

Giai đoạn chạy sự kiện

Thiết kế, trang trí sân khấu; lắp đặt các thiết bị cần thiết cho sự kiện;
Kiểm tra toàn bộ các hạnh mục trước khi chạy chương trình;
Sắp xếp đội ngũ nhân viên tiếp khách tham gia sự kiện;
Quản lý, giám sát chặt chẽ các hoạt động đang diễn ra trong sự kiện, điều hành sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.

Giai đoạn sau tổ chức sự kiện

Xúc tiến các hoạt động truyền thông nhằm quảng bá thương hiệu;
Duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trong sự kiện;
Chăm sóc và quan tâm đến khách hàng để mang lại dịch vụ tốt nhất khiến họ quay lại những lần sau.

Giai đoạn giải quyết các vấn đề sau sự kiện

Có nhiều vấn đề có thể phát sinh trong sự kiện, do đó khi kết thúc sự kiện thì ban tổ chức cần xem xét, xử lý các vấn đề còn tồn đọng như kinh phí cao hơn dự kiến và tìm phương án khắc phục, rút kinh nghiệm từ các thiếu sót.

Những lĩnh vực phát triển mạnh ngành tổ chức sự kiện

Các lĩnh vực thể thao, giải trí, kinh doanh đến các chiến dịch công tác xã hội đều cần đến sự hỗ trợ của khâu tổ chức sự kiện để thực hiện các buổi họp báo, hội thảo, giao lưu, triển lãm… Những hoạt động thường có liên quan và cần đến tổ chức sự kiện bao gồm

Hội chợ triển lãm;
Hội thảo, hội nghị giao lưu, bàn bạc chuyên đề;
Biểu diễn âm nhạc, lễ hội;
Sự kiện gây quỹ từ thiện hoặc giải trí;
Lễ giới thiệu, ra mắt, quảng bá sản phẩm, dịch vụ;
Sự kiện văn hóa, thể thao hoặc sự kiện của Nhà nước;
Các sự kiện xúc tiến thương mại, chương trình khuyến mãi…

Công việc của người tổ chức sự kiện là gì?

Người tổ chức sự kiện sẽ thực hiện những công việc sau…

Thu thập thông tin sự kiện

Đây là giai đoạn đầu tiên của tổ chức sự kiện. Người tổ chức sự kiện sẽ gặp khách hàng để thu thập càng nhiều thông tin càng tốt về sự kiện của họ. Các thông tin cần thu thập như loại sự kiện, số lượng người tham dự, địa điểm sự kiện, mục tiêu, ngân sách…

Sau đó, ban tổ chức sẽ xác định địa điểm, nhà cung cấp phù hợp và cung cấp cho khách hàng ý tưởng chi tiết cho sự kiện của họ. Sau khi được chấp thuận, đơn vị tổ chức sẽ tiến hành giai đoạn sản xuất sự kiện.

Quản lý nhân viên

Quản lý nhân sự là quá trình đảm bảo địa điểm có đủ nhân viên trong suốt sự kiện. Họ có thể bao gồm người chào đón, người phục vụ và nhân viên quảng cáo.

Điều này rất quan trọng để đảm bảo trải nghiệm sự kiện trọn vẹn cho người tham dự.

Lên kế hoạch sự kiện

Đối với tất cả các sự kiện, cần có một kế hoạch cụ thể phác thảo cách sự kiện sẽ được tiến hành cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc của từng phân đoạn.

Sau khi hoàn tất, người tổ chức sẽ sắp xếp một buổi thảo luận về kế hoạch này với khách hàng, đồng thời đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng về mặt hậu cần.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Vào ngày diễn ra sự kiện, người tổ chức sự kiện sẽ chạy thử nghiệm cũng như kiểm tra mộ lần nữa các thiết bị, đảm bảo mọi khía cạnh của quá trình sản xuất sự kiện đều sẵn sàng.

Thiết bị có thể bao gồm micro và loa, đèn chiếu sáng, màn hình sân khấu… Các thiết bị này có thể do chính đơn vị tổ chức mang đến hoặc do nhà cung cấp cung cấp.

Trong suốt sự kiện, các nhân viên sẽ điều khiển từng thiết bị được cung cấp. Sự hòa hợp hoàn toàn là cần thiết để đảm bảo một sự kiện thành công.

Tổng kết sự kiện

Khi mọi thứ đã hoàn tất, người tổ chức sự kiện sẽ so sánh kết quả của sự kiện với mục tiêu đề ra, trao đổi với khách hàng về những điểm chính rút ra từ sự kiện, chẳng hạn như những thành công của sự kiện. Đây cũng là giai đoạn diễn ra hoạt động quản trị sau sự kiện với những việc như lập hóa đơn và thu thập phản hồi.

Những kỹ năng cần thiết với người tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang muốn theo đuổi nghề tổ chức sự kiện thì cần biết kỹ năng cần thiết đối với nghề tổ chức sự kiện là gì. Đó là:

Kỹ năng làm việc nhóm

Để tổ chức một sự kiện có đông đảo người tham dự thì chắc chắn nhân viên tổ chức sự kiện không thể làm việc một mình mà cần đến sự hỗ trợ của đội nhóm. Thế nên, để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần có kỹ năng làm việc nhóm, biết cách phối hợp với đồng đội để mọi thứ diễn ra theo cách suôn sẻ nhất.

Kỹ năng giao tiếp

Trong quá trình tổ chức sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ tiếp xúc và gặp gỡ nhiều đối tác tiềm năng cũng như các nhà cung cấp khác nhau. Do đó, việc có kỹ năng giao tiếp khéo léo sẽ giúp bạn có thể nhiều khách hàng cũng như phối hợp tốt với nhà cung cấp để giúp sự kiện diễn ra một cách thành công.

Ngoài ra kỹ năng giao tiếp còn giúp phân chia công việc hiệu quả và điều phối nhân sự hợp lý. Thế nên việc trao đổi với đồng nghiệp một cách rõ ràng, chính xác và chuyên nghiệp là điều nhân viên tổ chức sự kiện cần thành tha để thúc đẩy khả năng của các thành viên trong nhóm.

Kỹ năng xây dựng kịch bản

Khác với suy nghĩ của nhiều người rằng tổ chức sự kiện là công việc tay chân, đây là công việc cân lên kế hoạch, xây dựng kịch bản từ trước. Thế nên, việc sử dụng đến cái đầu là điều đương nhiên. Nếu không có kịch bản thì chắc chắn sự kiện sẽ diễn ra không theo hướng đề ra ban đầu. Thế nên, bên cạnh kiến thức chuyên môn thì bạn cũng cần trang bị kỹ năng xây dựng kịch bản nếu muốn theo đuổi công việc này lâu dài.

Khả năng sáng tạo

Để tạo ra các ý tưởng sự kiện độc đáo để lại ấn tượng với khách tham dự thì kỹ năng sáng tạo là điều không thể thiếu ở các nhân viên tổ chức sự kiện. Họ chịu trách nhiệm cho tất cả các khâu từ chọn địa điểm, trang trí, thiết kế sân khấu, kịch bản chương trình, sắp xếp các tiết mục, lên ý tưởng truyền thông… Với những điều này thì họ cần sự sáng tạo không giới hạn để giúp sự kiện có điểm nhấn riêng, thu hút người tham gia và để lại ấn tượng mạnh mẽ.

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện

Hiện tại mức lương của nhân sự hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện đang thuộc vào hàng top và có thể có sự tăng trưởng mạnh dựa trên hiệu quả công việc mang lại. Cụ thể, nhân viên tổ chức sự kiện có mức lương trung bình 9 triệu đồng/tháng. Mức lương này sẽ gia tăng theo năng lực làm việc cũng như lượng dự án nhận được.

Với những thông tin trên, CareerLink hi vọng bạn đã hiểu được tổ chức sự kiện là gì cũng như công việc và kỹ năng cần có để bước chân vào nghề. Nếu bạn đang tìm các công việc liên quan đến tổ chức sự kiện thì hãy truy cập vào CareerLink.vn nhé, có rất nhiều vị trí hấp dẫn đang chờ đợi bạn ứng tuyển.

Thu Trang