Chứng từ là gì? Tìm hiểu các khái niệm liên quan đến chứng từ

Chắc hẳn, chúng ta ai cũng từng nghe qua thuật ngữ chứng từ. Vậy chứng từ là gì? Có bao nhiêu loại hình chứng từ? Ý nghĩa và tầm quan trọng của chứng từ ra sao? Hãy cùng CareerLink tìm hiểu những thông tin đó ngay sau đây nhé!

Chứng từ là gì? Chứng từ tiếng Anh là gì?

“Chứng từ là loại giấy tờ bắt buộc phải có trong quá trình kinh doanh, dùng để ghi lại mọi giao dịch, nghiệp vụ cần hạch toán và ghi vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp.”

Chứng từ còn được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kế toán, với mục đích làm bằng chứng ghi nhận các giao dịch kinh doanh vào sổ kế toán của doanh nghiệp. Chứng từ còn thể hiện thông tin thông qua các thước đo là hiện vật, lao động và giá trị.

Chứng từ tiếng Anh là voucher, receipt, document hoặc report.

Phân loại chứng từ

Chứng từ được phân loại dựa theo 2 yếu tố sau:

Căn cứ vào hình thức trình bày văn bản

Chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử là gì? Đó là văn bản thể hiện dữ liệu dưới dạng điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi khi truyền qua mạng máy tính hoặc vật mang tin.

Việc sử dụng văn bản điện tử ngày càng phổ biến và dần thay thế văn bản giấy không chỉ vì sự tiện lợi mà còn vì tính minh bạch trong sử dụng. Với chứng từ điện tử, việc kê khai thuế và lập hóa đơn điện tử nhanh chóng và đơn giản hơn, hỗ trợ cho cả doanh nghiệp và chính phủ.

Chứng từ giấy

Đâu là các loại chứng từ có nội dung hợp lệ khi nộp theo mẫu quy định hoặc theo đúng hướng dẫn định trước. Chứng từ giấy là việc ghi lại dữ liệu bằng giấy (bản cứng) để chứng minh rằng một giao dịch kinh tế đã được hoàn thành hoặc đã xảy ra mà không ghi lại thông qua dữ liệu điện tử.

Dựa vào yêu cầu quản lý

Chứng từ bắt buộc

Đó là loại văn bản được nhà nước quy định về hình thức, tiêu chuẩn nhằm phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ và phổ biến rộng rãi. Chứng từ bắt buộc áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp thuộc mọi ngành, lĩnh vực của nền kinh tế.

Chứng từ hướng dẫn

Đây là tài liệu kế toán được sử dụng rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Chứng từ hướng dẫn là một số nội dung hoặc tiêu chuẩn cụ thể do nhà nước quy định, làm cơ sở để các đơn vị, doanh nghiệp áp dụng tùy theo từng tình huống khác nhau. Ví dụ như phiếu xuất kho, biên nhận nhập kho…

Yêu cầu của chứng từ hợp lệ là gì?

Một chứng từ hợp lệ yêu cầu cần phải đủ tính pháp lý, tính pháp luật, tính trung thực và tính rõ ràng.

Tính pháp lý

Tính pháp lý được coi là đảm bảo khi chứng từ có đủ chữ ký của tất cả các bên được đề cập đến. Đây là một trong những biện pháp giúp ngăn ngừa tranh chấp trong quá trình giao dịch. Khi xảy ra tranh chấp, chứng từ vừa là chứng cứ, vừa là cơ sở pháp lý để xác định đúng sai và trách nhiệm của các bên liên quan.

Tính pháp luật

Khi tạo lập một chứng từ phải tuân thủ các quy định của nhà nước, bao gồm cả hình thức, nội dung và đúng phân loại thì mới có thể sử dụng một cách hiệu quả. Ví dụ, nếu hóa đơn không ghi chính xác nội dung như tên món hàng, giá cả, ngày tháng thì chứng từ được xem là không phù hợp khi tính thuế doanh nghiệp.

Tính trung thực

Nói đến yêu cầu về tính hợp lệ của chứng từ là gì thì không thể thiếu tính trung thực. Các sự kiện được ghi lại bằng chứng từ có tính khách quan và trung thực. Nội dung của văn bản không được bịa đặt vì đây là cơ sở để chứng minh các giao dịch kinh tế trong hoạt động nhà nước và thương mại.

Tính rõ ràng

Nội dung chứng từ phải đảm bảo tính đầy đủ, cụ thể, rõ ràng. Tránh sử dụng các từ có nhiều nghĩa vì có thể gây ra những hiểu lầm, nhầm lẫn không đáng có khi xét duyệt và sử dụng tài liệu. Một lưu ý quan trọng rằng các loại mực như mực mờ, mực đỏ và mực bút chì không được sử dụng cho bất kỳ nội dung nào hiển thị trên chứng từ.

Ý nghĩa và tầm quan trọng của chứng từ

Vai trò của chứng từ là gì? Chứng từ được sử dụng để ghi lại quá trình thu nhập và chi tiêu và dòng tiền của công ty nhằm mục đích giảm và hoàn thuế. Ngoài ra, việc chuẩn bị chứng từ giúp doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kế toán ban đầu cũng như các nhiệm vụ nội bộ khác.

Các chứng từ được coi là chỉ thị công việc, có mục đích truyền đạt yêu cầu chuyên môn, công việc giữa các cấp trong đơn vị. Đồng thời, đây cũng là cơ sở chứng minh đã hoàn thành nhiệm vụ, công việc được giao. Nếu công ty không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ thì dù số liệu thống kê, số liệu ghi chép có chính xác hay không thì vẫn bị coi là hồ sơ giả, chứng từ giả. Khi làm như vậy, doanh nghiệp có thể phải chịu các biện pháp trừng phạt theo quy định của pháp luật và không thể thực hiện quyết toán cùng với cơ quan thuế.

Tìm hiểu về chứng từ kế toán

Hiểu về chứng từ kế toán sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về chứng từ.

Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những hóa đơn, vật chất chứa đựng những thông tin phản ánh sự diễn ra, hoàn thành của nghiệp vụ kinh tế, tài chính và là căn cứ để ghi sổ kế toán”. Các chứng từ liên quan bao gồm: hóa đơn, phiếu thu – chi, hóa đơn xuất nhập khẩu hoặc vật dụng mang thông tin trong quá trình trao đổi hàng hóa.

Vai trò của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là một phần không thể thiếu trong kế toán quản trị vì việc đánh giá chất lượng hoạt động kế toán phụ thuộc phần lớn vào loại chứng từ này. 

Bằng việc chuẩn bị chứng từ kế toán, mọi giao dịch kinh tế phát sinh hoặc hoàn thành của doanh nghiệp sẽ được ghi nhận để đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch sau này.

Chứng từ kế toán chứng minh các thông tin kinh tế và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, xem xét các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết.

Ngoài ra, các số liệu, thông tin giá trị ghi trên chứng từ kế toán còn là cơ sở để xác định mức độ trách nhiệm và hình phạt khi công ty mắc sai sót.

Các loại chứng từ kế toán phổ biến

Một vài chứng từ kế toán thường gặp có thể kể đến như:

Chứng từ liên quan đến tài sản cố định

– Chứng từ ghi tăng tài sản cố định: Đây là chứng từ dùng để thể hiện việc mua sắm tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên.

– Chứng từ ghi giảm tài sản cố định: Là chứng từ dùng để thể hiện số giảm khi tài sản cố định được thanh lý, nhượng bán. Hoặc trong trường hợp kế toán là chuyển đổi tài sản cố định thành công cụ, dụng cụ.

Chứng từ liên quan đến tiền

• Biên lai thu tiền: Là chứng từ ghi biên lai thu tiền bán hàng hóa, thành phẩm mà khách hàng đã thanh toán ngay bằng tiền mặt.
• Biên lai chi tiền: Là chứng từ ghi nhận việc thanh toán tiền mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dịch vụ và thanh toán ngay bằng tiền mặt cho nhà cung cấp.

Chứng từ liên quan đến hóa đơn

• Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ dùng để ghi nhận việc bán sản phẩm, hàng hóa thành công đã được kế toán ghi nhận là doanh thu.
• Hóa đơn mua hàng: Là chứng từ ghi lại việc mua hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm.

Các khái niệm liên quan đến chứng từ

Chứng từ gốc là gì? Chứng từ gốc là tài liệu, giấy tờ được lập khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh như phiếu thu, hóa đơn giá trị gia tăng…

Chứng từ ghi sổ là gì? Chứng từ ghi sổ là chứng từ được lập dựa trên chứng từ kế toán giúp kế toán nắm được tình hình tài chính và hoạt động của doanh nghiệp một cách hệ thống.

Số chứng từ là gì? Số chứng từ là những con số được dùng để đánh số thứ tự của các chứng từ nhằm tránh thiếu sót.

Chứng từ ngân hàng là gì? Đây là các tài liệu ghi lại tất cả các giao dịch liên quan đến ngân hàng dưới mọi hình thức.

Chứng từ thanh toán là gì? Chứng từ thanh toán là những giấy tờ chứng minh cho việc thanh toán phù hợp với pháp luật.

Hy vọng CareerLink đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích xoay quanh thuật ngữ chứng từ là gì. Đừng quên chia sẻ bài viết và thường xuyên truy cập trang web CareerLink.vn để tìm hiểu thêm về nhiều thuật ngữ khác nhé.

Đoàn Loan