5W1H là gì? Ý nghĩa và ứng dụng của 5W1H trong các lĩnh vực

By CareerLinkĐăng ngày:

Phương pháp 5W1H đã quá quen thuộc với nhiều bạn làm việc trong lĩnh vực marketing bởi đây là phương pháp có thể giải quyết được nhiều vấn đề trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy thực chất 5W1H là gì? Có ứng dụng và ý nghĩa như thế nào trong thực tế? Mời bạn đọc bài viết dưới đây để có câu trả lời nhé!

5W1H là gì? Ý nghĩa và ứng dụng của 5W1H trong các lĩnh vực

5W1H là gì?

“5W1H là cách viết tắt của các từ để hỏi trong tiếng Anh “What – When – Who – Where – Why – How” có thể giải quyết tất cả các vấn đề bằng cách xác định mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho mỗi chiến dịch, dự án hay ý tưởng.”

Tư duy 5W1H được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là marketing. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng lên kế hoạch thực hiện và đạt được mục tiêu đề ra nhờ vào công thức 5W1H.

Cùng với 5W1H thì còn có phương pháp 5W-2H. Vậy 5W-2H là gì?

5W-2H đại diện cho Who (Ai), Cái gì (what), Khi nào (When), Ở đâu (Where), Tại sao (Why), Như thế nào (How), Bao nhiêu (How much/How manay).

 5W2H là công cụ cung cấp các câu hỏi hướng dẫn khi đánh giá một quy trình hoặc một vấn đề. Năm chữ W và hai chữ H buộc bạn phải xem xét nhiều khía cạnh khác nhau của tình huống đang được phân tích.

Giải thích từng thành phần trong 5W1H

Để hiểu rõ 5W + 1H là gì hay 5W-1H là gì, hãy đi sâu tìm hiểu ý nghĩa của từng yếu tố bên trong nhé.

What – cái gì?

What có nghĩa là cái gì cần được mô tả một cách cụ thể ví dụ như sản phẩm, vấn đề hay mục đích của dự án.

Chẳng hạn, khi doanh nghiệp chuẩn bị cho ra mắt sản phẩm mới, What ở đây có thể hiểu là sản phẩm đó là gì. Trong trường hợp công ty đang lên kế hoạch Marketing cho một dự án ra mắt sản phẩm mới thì bạn cũng cần xác định được sản phẩm ở đây là gì, có đặc điểm, công dụng gì và cách thức hoạt động hay công dụng, ý nghĩa của nó đối với người dùng ra sao. 

Để xác định được WHAT là gì bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

– Đó là cái gì? Hoặc vấn đề ở đây là gì?     

– Đặc điểm tính cách của sản phẩm là gì? 

– Sau hoạt động này thì có những vấn đề gì xảy ra?

– Những câu hỏi phụ có liên quan đến vấn đề này là gì?

When: Khi nào?

Ý nghĩa của When trong 5W1H là gì? Đó có nghĩa là khi nào, là thời gian thích hợp để bạn thực hiện kế hoạch của mình. Chẳng hạn khi doanh nghiệp ra mắt sản phẩm mới thì cần chọn lựa thời gian phù hợp để sản phẩm ấy được bán ra tại các cửa hàng, đại lý hoặc có thể xác định thời gian cho chiến dịch marketing là trong bao lâu.

Toàn bộ những dự định về thời gian cần được xác định một cách rõ ràng, chính xác và có khả thi bằng những câu hỏi cụ thể như:

– Sự kiện đó sẽ diễn ra khi nào?

– Mặt hàng này được bán ra khi nào?

– Hình thức, chiến lược này được áp dụng bao nhiêu lần?

– Khi nào cần áp dụng chiến lược này?

Where: Ở đâu?

Khi đã xác định được thời gian thì yếu tố tiếp theo chính là địa điểm diễn ra dự án/chiến dịch – Where.

Địa điểm có thể hiểu đó là nơi mà đối tượng khách hàng tiềm năng đang sinh sống, thị trường mà doanh nghiệp hướng tới cho sản phẩm. Đối với doanh nghiệp có trang web hay các trang mạng xã hội để bán hàng online thì cũng cần cân nhắc để khách hàng nhớ về biết đến tên của website, các trang mạng xã hội kèm theo những thông tin cụ thể về địa điểm đến trực tiếp mua hàng. Vì thế mà việc xác định địa điểm mục tiêu rất quan trọng.

Một số câu hỏi giúp xác định địa điểm như sau:

– Vấn đề xảy ra ở đâu?

– Nguồn gốc của sản phẩm là gì?

– Đối tượng khách hàng mục tiêu sinh sống ở vùng nào?

– Sự kiện được tổ chức ở địa điểm nào?

Why: Tại sao?

Đây là câu hỏi giúp giải thích nguyên nhân dẫn đến vấn đề hoặc các động cơ đằng sau những kế hoạch được thực hiện khi một sản phẩm được tung ra thị trường. Khi giới thiệu sản phẩm, bạn cần nêu bật được tính năng, ưu điểm của chúng, lý do tại sao lại hấp dẫn và đáng được sử dụng hơn các sản phẩm khác trên thị trường. Điều này nhằm thuyết phục được khách hàng tin tưởng và lựa chọn sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp.

Để làm được điều này, bạn cần nêu bật được vấn đề qua các câu hỏi sau:

– Tại sao cần phải nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề này?

– Tại sao lại sử dụng sản phẩm, thiết bị này?

– Tại sao cần thực hiện bán hàng trên trang web này?

– Tại sao vấn đề này cần được giải quyết ngay lập tức?

Who: Là ai?

Who là tất cả những người có liên quan và chịu ảnh hưởng từ dự án, kế hoạch hay sản phẩm, có thể là người thực hiện, nhà đầu tư hoặc khách hàng. Thành phần này trong 5W1H giúp bạn xác định được số người tham gia vào dự án để phân chia và quản lý công việc dễ dàng hơn. 

Mỗi sản phẩm khi ra mắt thị trường, người dùng thường quan tâm đến nguồn gốc xuất xứ từ đâu, do ai làm ra. Từ đó, khách hàng có thể đánh giá được sự uy tín của doanh nghiệp và của sản phẩm sau đó mới quyết định có lựa chọn sản phẩm đó hay không. Do đó, các doanh nghiệp khi đưa sản phẩm đến khách hàng cần thể hiện thông tin này rõ ràng đến khách hàng. 

Một số câu hỏi thường dùng để xác định được Who:

– Ai là người chịu trách nhiệm?

– Ai là người tìm ra vấn đề?

– Nếu có vấn đề phát sinh thì liên hệ ai?

– Khách hàng mục tiêu của sản phẩm/dịch vụ là ai?

How: Bằng cách nào?

How quyết định phương pháp hoặc cách thức triển khai của dự án hay chiến dịch. Ở bước này bạn cần xác định được phương pháp và các bước cụ thể trong quá trình diễn ra dự án.

Ngoài ra yếu tố How much (Bao nhiêu?) cũng cần được làm rõ. Ví dụ như: Chiến dịch marketing này sẽ có ngân sách là bao nhiêu?

Một số câu hỏi cụ thể để tìm ra How:

– Phương pháp được sử dụng là gì?

– Dự án cần bao nhiêu tiền?

– Mỗi phòng ban cần phối hợp với nhau như thế nào?

– Làm sao để khách hàng chú ý đến sản phẩm?

Ví dụ về 5W1H trong các lĩnh vực

Cùng tham khảo một số ví dụ để hiểu rõ hơn 5W1H là gì nhé.

Trong lĩnh vực Marketing

What:

– Vấn đề của bạn là gì?

– Các sản phẩm và dịch vụ bạn sử dụng để tiếp thị là gì?

Who:

– Ai là khách hàng mục tiêu của bạn?

– Bạn sẽ đàm phán với ai?

– Thành viên nào tham gia giám sát công việc?

Where:

– Lấy thông tin cần thiết ở đâu?

– Đâu là các kênh bạn muốn truyền thông?

When:

– Quảng cáo với tần suất như thế nào?

– Lịch trình quảng cáo là bao giờ?

Why:

– Mục tiêu của chiến lược truyền thông là gì?

Tại sao khách hàng nên chọn sản phẩm của bạn?

How: 

– Phương tiện truyền thông mà bạn thực hiện (trang web, mạng xã hội, sự kiện,…) là gì?

Trong lĩnh vực kinh doanh

What: – Bạn sẽ bán cái gì? Ở ngành nào?

When: – Khi nào là thời điểm thích hợp để bắt đầu kinh doanh sản phẩm đó? Chương trình khuyến mãi chạy khi nào?

Where: – Nguồn gốc của sản phẩm từ đâu? Khách hàng có thể mua sản phẩm thuận tiện ở địa điểm nào?

Why: – Tại sao khách hàng nên lựa chọn sử dụng dịch vụ/sản phẩm của bạn?

Who: – Định vị người dùng sản phẩm? Xác định khách hàng tiềm năng có nhu cầu sử dụng dịch vụ/sản phẩm.

How: – Làm sao để mua? 

Trong proposal, lập kế hoạch

What: – Dự án là gì? Các mục tiêu đề ra là gì?

Who: – Khách hàng là ai? Người dùng là ai? Các thành viên của đội bao gồm ai?

Where: – Dự án diễn ra ở đâu?

When: – Ngày gửi hàng là khi nào? Khi nào nó sẽ bắt đầu? Nó sẽ kéo dài trong bao lâu?

Why? – Tại sao dự án lại được bắt đầu? Những lý do là gì? Mục tiêu là gì?

How: – Phương tiện tài chính, nhân sự và kỹ thuật nào đã được đưa ra khi tạo ra dự án? 

Ưu điểm của phương pháp 5W1H

5W1H là mô hình giúp bạn xác định được mục tiêu, phạm vi và tối ưu hoá khi đưa ra quyết định. Vậy ưu điểm của phương pháp 5W1H là gì? Cụ thể sẽ được bật mí ngay dưới đây: 

Đơn giản, dễ hiểu

Bất cứ ai đều có thể hiểu và áp dụng phương pháp này bằng cách trả lời 6 câu hỏi mà không cần phải tham gia bất cứ lớp học nào.

Giải quyết vấn đề một cách có hệ thống

Có rất nhiều cách để bạn giải quyết vấn đề trong đó phương pháp 5W1H vẫn là phổ biến nhất. Bởi 6 câu hỏi được sắp xếp logic giúp bạn nhanh chóng tìm ra hướng triển khai và đạt hiệu quả. 

Đa năng

5W1H có thể được sử dụng để giải quyết bất cứ vấn đề nào vì các câu hỏi sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với từng tình huống và lĩnh vực khác nhau. 

Bao quát

Mọi vấn đề đều được giải quyết ở tất cả các khía cạnh chính nhờ áp dụng 5W1H. Khi xem xét vấn đề ở 360 độ người ta có thể xây dựng được ra lộ tình phát triển kinh doanh, học tập hay đàm phán một cách có hiệu quả hơn. 

Hy vọng qua bài viết bạn sẽ hiểu rõ hơn về phương pháp 5W1H là gì để áp dụng trong các lĩnh vực cần giải quyết vấn đề. Chúc bạn luôn thành công!

Hồng An

Về Tác Giả

CareerLink

Sao chép thành công