Back office là gì? Tầm quan trọng và các vị trí liên quan

Back office là gì mà được xem là thành phần không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp nào? Back office làm công việc gì? Những thắc mắc này sẽ được giải đáp sau đây.

Back office là gì?

Back office (BO) còn được gọi là hậu cần hay hành chính văn phòng là một phần của văn phòng công ty không phải tiếp xúc với khách hàng. Về cơ bản, back office sẽ hỗ trợ cho các bộ phận khác thông qua các nhiệm vụ khác nhau. Các nhân viên làm việc tại back office không liên hệ trực tiếp với khách hàng, nhưng họ duy trì mối quan hệ thân thiết với các nhân viên ở bộ phận front office (tiếp xúc trực tiếp với khách hàng). Do đó, sự giao tiếp tuyệt vời giữa các nhân viên back office và front office là yếu tố then chốt để vận hành trơn tru.

Mọi công ty đều có các nhiệm vụ hành chính hỏi thời gian và nỗ lực để chăm sóc khách hàng tốt hơn. Đây là lý do tại sao việc hỗ trợ của back office có thể tác động tích cực đến doanh nghiệp theo nhiều cách.

Back office là các bộ phận thực hiện công việc hành chính của doanh nghiệp, trái ngược với các công việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. 

Lí do back office quan trọng là gì?

Là xương sống của công ty

Họ xử lý tất cả các nhiệm vụ hoạt động, sắp xếp thông tin quan trọng và đáng tin cậy với các khía cạnh thiết thực như khoản phải trả, bảng lương và các chức năng khác giúp duy trì quy trình làm việc lành mạnh mà không bị gián đoạn.

Thúc đẩy năng suất của công ty

Họ tập trung vào các hoạt động chiếm nhiều thời gian hơn và cung cấp cho phòng ban khác thông tin họ cần để duy trì quy trình làm việc hiệu quả. Biết được khối lượng công việc cho phép nhân viên chủ động và cải thiện hiệu suất tổng thể của họ.

Bảo mật tất cả dữ liệu

Back office quản lý, sắp xếp và bảo mật các thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Các dữ liệu có thể quá tải và các nhân viên cần được đào tạo bài bàn và tập trung vào việc xử lý dữ liệu hàng để tạo ra hiệu quả trong công việc.

Các công việc back office phổ biến

Công việc back office là gì ở mỗi công ty sẽ trông khác nhau và điều này đặc biệt đúng khi xem xét ngành mà công ty đang hoạt động. Dưới đây là một số ví dụ về công việc back office và trách nhiệm chính của họ:

Nhân viên kế toán

Kế toán thực hiện nhiều nhiệm vụ bao gồm nhập dữ liệu, tạo bảng cân đối kế toán và đảm bảo hồ sơ tài chính được cập nhật. Họ cũng đảm bảo rằng tất cả các số dư tài khoản được đối chiếu và xác minh rằng các tính toán kế toán khác nhau là chính xác. Nhân viên kế toán nên có định hướng chi tiết, tổ chức sắp xếp tốt và có kỹ năng phân tích mạnh mẽ.

Nhân viên nhân sự

Nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm sắp xếp các cuộc hẹn, duy trì hồ sơ và chào đón nhân viên mới của công ty. Ngoài ra, họ xử lý bảng lương và báo cáo điểm danh cùng với các nhiệm vụ khác. Họ cũng hỗ trợ cho trưởng phòng nhân sự. Nhân viên làm công việc này nên đáng tin cậy, có tổ chức và có kỹ năng giao tiếp tốt.

Nhân viên công nghệ thông tin

Các nhân viên công nghệ thông tin được giao nhiệm vụ quản lý phần mềm, cơ sở dữ liệu và mạng khác nhau. Họ quản lý các nhóm mạng, cài đặt phần mềm, quản lý hệ thống công nghệ thông tin của một công ty và hơn thế nữa. Các nhân viên công nghệ thông tin cũng có thể hỗ trợ kỹ thuật cho các đồng nghiệp khác khi cần thiết.

Chuyên viên phân tích dữ liệu

Công việc của chuyên viên phân tích dữ liệu thuộc back office là gì? Các chuyên viên phân tích dữ liệu có nhiệm vụ diễn giải dữ liệu, phân tích dữ liệu và thực hiện các hệ thống thu thập dữ liệu. Họ cũng thực hiện các báo cáo và hỗ trợ kho dữ liệu. Các chuyên viên phân tích dữ liệu phải là những người giỏi toán học, có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và có thể phân tích chính xác dữ liệu.

Nhân viên tuân thủ

Nhân viên tuân thủ xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến việc tuân thủ quy định của một công ty. Điều này có nghĩa là họ đảm bảo rằng tất cả các cá nhân và bản thân công ty đang tuân thủ mọi nghĩa vụ hợp đồng, luật pháp hoặc các quy định khác. Các nhân viên tuân thủ thường chịu sự giám sát của giám đốc điều hành. Họ phải biết các tiêu chuẩn và chính sách tuân thủ, các vấn đề quy định và có kỹ năng giao tiếp tốt.

Chuyên viên phân tích rủi ro

Các chuyên gia phân tích rủi ro chịu trách nhiệm giám sát các khoản đầu tư và xác định rủi ro tiềm ẩn liên quan đến danh mục đầu tư của công ty. Dựa trên đánh giá về các khoản đầu tư này, họ có thể đưa ra các khuyến nghị để giúp hạn chế rủi ro trong tương lai. Họ cần có kỹ năng phân tích, chiến lược và đàm phán mạnh mẽ.

Quản lý điều hành

Người quản lý điều hành làm việc trong nhóm quản lý của công ty để phát triển và thực hiện một số chính sách và thủ tục hoạt động. Họ cũng hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng và đảm bảo rằng công ty đang làm việc với năng suất cao nhất. Các nhà quản lý điều hành phải là những nhà lãnh đạo giỏi và có thể hiểu các chính sách cũng như các văn bản pháp lý và quy định phù hợp.

Quản lý một doanh nghiệp không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, bất kể quy mô của công ty. Việc sắp xếp dữ liệu và các tác vụ tốn thời gian khác trong khi cố gắng bán hàng và tiếp cận khách hàng có thể quá tải. Có một đội ngũ đáng tin cậy và tài năng xử lý những công việc này có lợi cho khả năng ngày càng tăng của doanh nghiệp. Nó sẽ nâng cao hiệu suất của nhân viên và giúp họ tập trung vào công việc kinh doanh cốt lõi của mình.

Đến đây thì bạn đã hiểu back office là gì rồi phải không? Nếu bạn muốn ứng tuyển vào các công việc thuộc back office, hãy truy cập ngay careerlink.vn nhé.

Huỳnh Trâm