File mềm là gì? Các bước đơn giản tạo file mềm trên điện thoại

File mềm là gì, cấu trúc của file này như thế nào, có mấy loại, tạo file mềm bằng cách nào? Muốn biết cụ thể những thông tin liên quan đến file mềm, hãy cùng đọc bài viết sau đây nhé.

File mềm là gì?

“File mềm (soft file) là loại file được tạo ra để lưu những thông tin, tài liệu, hình ảnh, video… trên máy tính, điện thoại, USB, dữ liệu đám mây.”

File mềm giúp dễ dàng truy cập, chia sẻ hay lưu trữ những thông tin được số hóa vào thiết bị công nghệ một cách tiện lợi và nhanh chóng.

Hiện nay, có các loại File mềm phổ biến dùng để lưu văn bản, âm thanh, hình ảnh, video với các định dạng khác nhau như DOCX, JPG, JPEG, PDF, PNG, MP3, MP4….

Những file mềm mới được tạo ra sẽ không chứa bất kỳ một thông tin, dữ liệu nào khác ngoài. Vì vậy những file này sẽ được gọi với các tên khác đó là các file hoặc folder rỗng. Tên file mới được mặc định, khi dùng các bạn sẽ đổi tên và nhớ không được phép đặt tên giống nhau.

Kích thước của file mềm dựa trên dung lượng ổ cứng thiết bị, hệ điều hành bạn sử dụng. Đơn vị đo trọng lượng của file mềm là KB (kilobyte), megabyte (megabyte), và GB (giga byte) với giá trị quy đổi 1MB = 1024kb; 1GB = 1024MB.

Tìm hiểu về cấu trúc file mềm

Hãy cùng xem mô tả chi tiết về cấu trúc của file mềm là gì nhé.

Định dạng của file mềm

File mềm được định dạng bằng một mẫu cụ thể từ cấu trúc đến dữ liệu bên trong. Ví dụ: định dạng file văn bản .txt; định dạng file hình ảnh .jpg, jpeg, png; định dạng file âm thanh .mp3, .wav; định dạng video .mp4, .avi.

Cấu trúc dữ liệu

Mỗi một loại file mềm sẽ có cấu trúc dữ liệu riêng để lưu những thông tin tương ứng. Ví dụ file hình ảnh chứa dữ liệu pixel; file văn bản dùng kỹ tự, từ; dòng văn bản được mã hóa theo chuẩn ASCII hoặc Unicode; file âm thanh lưu trữ dữ liệu âm thanh lấy mẫu và file video bao gồm dữ liệu video và âm thanh liên quan.

Metadata

Các thông tin trong Metadata dùng để mô tả thuộc tính và nội dung của soft file. Đó là các thông tin để người dùng dễ tìm và quản lý hiệu quả gồm tiêu đề, ngày tạo, kích thước, người tạo…

Compression (nén dữ liệu)

Giải pháp tối ưu giúp làm giảm dung lượng và tối ưu hóa quá trình lưu trữ và truyền tải dữ liệu là nén file. Quá trình nén sẽ làm giảm kích thước, dung lượng hình ảnh, âm thanh nhưng chất lượng không hề bị ảnh hưởng. Những công nghệ nén file như RAR, ZIP hoặc các thuật toán nén MPEG, JPEG.

Các loại file mềm phổ biến

File mềm hiện có nhiều định dạng khác nhau và mỗi loại lại được sử dụng vào từng mục đích khác nhau. Sau đây là những định dạng file mềm phổ biến và quen thuộc với nhiều người:

– File mềm dùng cho văn bản (.docx, .pdf, .txt): Được dùng trong Word giúp soạn thảo, lưu trữ tài liệu, báo cáo và các văn bản khác.

– File mềm dùng cho bảng tính (.xls, .csv): Thường được sử dụng trong Excel để xử lý các công việc tính toán trong lĩnh vực thống kê, kế toán hay quản lý dữ liệu.

– File mềm dùng cho hình ảnh (.jpg, .png, .gif): Dùng để chỉnh sửa, chia sẻ và lưu trữ hình ảnh.

– File mềm dùng cho âm thanh (.mp3, .wav): Sử dụng để lưu trữ các bản ghi âm, bản nhạc hoặc các loại âm thanh khác.

– File mềm dùng cho video (.mp4, .avi): Các file mềm này sẽ dùng cho việc lưu video và đoạn phim.

Lý do file mềm được ưa chuộng là gì?

Trong thời đại công nghệ số phát triển nhanh như hiện nay thì file mềm mang lại đến cho người dùng những lợi ích sau:

– File mềm giúp người dùng soạn thảo, thiết kế, sáng tác và lưu trữ thông tin trên các thiết bị công nghệ như máy tính, ổ cứng, đám mây…

– Giảm dung lượng lưu trữ tài liệu, thông tin và tối ưu hóa quá trình truyền tải thông tin lên mạng bằng việc nén file giúp tiết kiệm thời gian và công sức quản lý.

– Có thể tích hợp file mềm với nhiều ứng dụng và tiện ích khác nhau, tạo ra một hệ sinh thái kết nối thông minh cho người dùng.

– Dễ dàng chia sẻ các dữ liệu từ file mềm lên trên mạng internet, email hoặc các ứng dụng và phương tiện truyền thông khác.

– File mềm có tính linh hoạt, tiện lợi, có thể mở và xử lý dữ liệu ở mọi nơi và trên nhiều thiết bị khác nhau từ máy tính bàn, laptop, máy tính bảng đến điện thoại thông minh (Smartphone).

– Khả năng chỉnh sửa và cập nhật dữ liệu nhanh là ưu điểm nổi bật của file mềm. Người dùng có thể tiến hành thêm mới, sửa đổi các nội dung trong tệp thông tin trên file mềm mà không cần tạo bản sao mới.

– Việc tích hợp thêm các tính năng hỗ trợ làm việc nhóm, vậy nên file mềm giúp nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu, thậm chí từ xa.

– Hỗ trợ tính năng bảo mật giúp bảo vệ thông tin quan trọng của người dùng tránh người lạ truy cập trái phép bằng việc mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập, mật khẩu.

– Nhờ được trang bị Metadata nên dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu, thông tin trong file mềm theo nhiều tiêu chí khác nhau.

– Sử dụng file mềm giúp giảm chi phí, bảo vệ môi trường nhờ giảm lượng giấy in.

Chi tiết các bước đơn giản để tạo file mềm trên điện thoại

Word, Excel và PowerPoint là những file mềm tiện ích và phổ biến nhất cho dân văn phòng. Để tạo file mềm trên điện thoại đơn giản, các bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Tạo file mềm Excel trên điện thoại

– Bước 1: Cài đặt ứng dụng Google Sheets (Google trang tính) bằng cách vào Google Play hoặc App Store tải về điện thoại hệ điều hành Android và iOS.

– Bước 2: Sau khi hoàn thành cài đặt, mở ứng dụng và đăng nhập GG Sheet bằng tài khoản Google của bạn. Nếu bạn chưa có sẵn tài khoản, bạn hãy đăng ký bằng một tài khoản mới.

– Bước 3: Để tạo tệp trên điện thoại, bạn nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc dưới bên phải rồi chọn “Bảng tính mới”. Đặt tên file tùy ý rồi nhấn vào mục “Tạo.”

– Bước 4: Để lưu tệp ở định dạng Excel (.xlsx) chọn biểu tượng ba chấm ở góc trên phía bên phải rồi chọn “Chia sẻ và xuất”. Chọn tiếp vào phần “Lưu ở dạng Excel (.xlsx)” là tệp sẽ được lưu vào thư mục “Tải xuống”.

Tạo file mềm Word trên điện thoại

– Bước 1: Tải ứng dụng Google Docs (Google Tài liệu) trên Google Play hoặc App Store về điện thoại hệ điều hành Android và iOS. Google Docs giúp soạn thảo, chỉnh sửa và lưu trữ văn bản, tài liệu trực tuyến.

– Bước 2: Mở ứng dụng Google Docs và tạo tài khoản mới hoặc đăng nhập tài khoản Google.

– Bước 3: Để bắt đầu tạo tệp soạn thảo, bạn hãy nhấn vào nút dấu cộng (+) màu xanh góc dưới bên phải màn hình. Nhấn chọn “Tài liệu mới” tiến hành đặt tên cho tệp, rồi nhấn vào chữ “Tạo.”

– Bước 4: Lưu tệp văn bản “.docx”, nhấn vào biểu tượng ba chấm nằm ở góc trên bên phải màn hình điện thoại. Tiếp theo, nhấn chọn “Chia sẻ và xuất,” sau đó chọn mục “Lưu ở dạng Word (.docx)” là xong.

Tạo file mềm PowerPoint trên điện thoại

– Bước 1: Tải ứng dụng Google Slides (Google Trang trình bày) từ Google Play hoặc App Store về điện thoại hệ điều hành Android và iOS.

– Bước 2: Mở ứng dụng Google Slides, tạo tài khoản và đăng nhập vào Google Slides.

– Bước 3: Nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) để tạo một trang trình bày mới. Hãy đặt tên cho tệp mới và chọn mẫu thiết kế tùy ý.

– Bước 4: Vào biểu tượng dấu ba chấm, nhấn chọn “Chia sẻ và xuất,” sau đó chọn vào “Lưu ở dạng PowerPoint (.pptx)” để lưu tệp ở định dạng .pptx.

Hy vọng rằng qua bài viết này bạn đã hiểu file mềm là gì cũng như cách ứng dụng file mềm vào những công việc thực tế của mình giúp cho hiệu quả được tốt hơn. Hãy nhớ truy cập vào CareerLink.vn để tìm hiểu các thuật ngữ khác và tham khảo các thông tin tuyển dụng hấp dẫn nhé.

Thúy Vui