Đi thực tập cần chuẩn bị những gì: hồ sơ, giấy tờ và câu hỏi tuần đầu

Nhiều sinh viên chỉ lo nộp CV, đến ngày đầu mới biết khoa còn yêu cầu nhật ký, phiếu nhận xét và báo cáo có số liệu thật. Vì vậy, câu hỏi đi thực tập cần chuẩn bị những gì nên được trả lời theo ba giai đoạn: trước khi nộp hồ sơ, trước ngày nhận việc và trong suốt kỳ thực tập.

Chuẩn bị sớm một bước ở mỗi giai đoạn giúp bạn đỡ bị động hơn nhiều.

1. Ba giai đoạn chuẩn bị khi đi thực tập

Với câu hỏi đi thực tập cần chuẩn bị những gì, phần lớn rắc rối của Thực tập sinh (Intern) không đến từ chuyên môn mà từ thiếu giấy tờ hoặc hiểu sai yêu cầu của khoa. Chia việc thành ba giai đoạn giúp bạn biết lúc nào làm gì, thay vì dồn vào tuần cuối. Bảng dưới là checklist có thể in ra để đánh dấu.

Giai đoạn	Việc cần chuẩn bị	Giấy tờ / công cụ
Trước khi nộp hồ sơ	Đọc đề cương của khoa, chọn doanh nghiệp đúng chuyên ngành, viết CV	CV, đơn xin thực tập, giấy giới thiệu, bảng điểm
Trước ngày đầu tiên	Tìm hiểu doanh nghiệp; xác nhận giờ làm, địa điểm, trang phục	CCCD, thẻ sinh viên, ảnh thẻ, thỏa thuận thực tập, sổ tay
Tuần đầu tiên	Hỏi người hướng dẫn về mục tiêu, tiêu chí đánh giá	Danh sách câu hỏi, email nội bộ
Trong suốt kỳ	Ghi nhật ký, lưu kết quả được phép, gom tư liệu báo cáo	Nhật ký, Microsoft Excel hoặc Google Sheets
Cuối kỳ	Xin nhận xét, đóng dấu xác nhận, hoàn thiện báo cáo	Phiếu nhận xét, báo cáo thực tập

Để biết những điều nên tránh khi đã nhận việc, bạn có thể đọc thêm bài Những sai lầm phổ biến khi đi thực tập.

2. Trước khi nộp hồ sơ: CV, đơn xin và giấy giới thiệu

Việc đầu tiên không phải là viết CV mà là đọc đề cương thực tập của khoa. Đề cương thường ghi rõ loại doanh nghiệp được chấp nhận, số tuần tối thiểu, mẫu nhật ký và mẫu phiếu nhận xét. Chọn nơi lệch chuyên ngành có thể khiến bạn phải đổi đơn vị giữa chừng.

Bộ hồ sơ xin thực tập thường gồm những thành phần sau:

– CV một trang nêu môn học liên quan, đồ án và kỹ năng tin học.

– Đơn xin thực tập ghi rõ chuyên ngành, thời gian thực tập dự kiến và bộ phận mong muốn.

– Giấy giới thiệu do phòng đào tạo hoặc khoa cấp, có đóng dấu của trường.

– Bảng điểm hoặc chứng chỉ tiếng Anh, tin học nếu tin tuyển dụng yêu cầu.

Bốn giấy tờ này nên có cả bản giấy lẫn bản PDF, đặt tên file theo dạng “Họ tên – Vị trí – Trường” để người nhận dễ tìm.

Ngoài danh sách doanh nghiệp liên kết của khoa, bạn có thể xem các tin trong mục việc làm mới tốt nghiệp – thực tập trên CareerLink để xem doanh nghiệp nào đang nhận thực tập sinh.

3. Trước ngày đầu tiên: tìm hiểu doanh nghiệp và đọc thỏa thuận

Khoảng một tuần trước ngày bắt đầu, bạn nên đọc về sản phẩm chính và khách hàng của doanh nghiệp. Hãy xác nhận giờ có mặt, địa chỉ, người đón và trang phục. Đừng quên mang CCCD, thẻ sinh viên, ảnh thẻ và một cuốn sổ tay ghi chép.

Nếu doanh nghiệp gửi thỏa thuận thực tập, hãy đọc kỹ trước khi ký. Văn bản này thường nêu thời gian, nhiệm vụ, phụ cấp (nếu có) và điều khoản bảo mật. Nếu nơi nhận chỉ xác nhận qua email, hãy lưu lại email ấy.

Hỏi sớm không bị xem là đòi hỏi, mà cho thấy bạn nghiêm túc với kỳ đi thực tập sắp tới.

4. Tuần đầu: chuẩn bị câu hỏi cho người hướng dẫn

Phần này thường bị bỏ qua dù quan trọng không kém hồ sơ. Ở nhiều trường, nhận xét của doanh nghiệp là một căn cứ để chấm điểm thực tập (tùy quy chế từng trường), nên bạn cần biết người hướng dẫn (Mentor) sẽ đánh giá mình theo tiêu chí nào. Chờ đến tuần cuối mới hỏi thì không còn thời gian điều chỉnh, nên hãy xin một buổi trao đổi ngắn ngay tuần đầu.

Biết người hướng dẫn chấm mình theo tiêu chí nào ngay từ tuần đầu thì bạn có cả kỳ thực tập để làm cho đúng.

Những câu hỏi nên mang theo gồm:

– Mục tiêu anh chị mong em đạt được sau kỳ thực tập này là gì?

– Anh chị sẽ đánh giá em dựa trên những tiêu chí nào và vào thời điểm nào?

– Ai là người duyệt báo cáo thực tập và ký phiếu nhận xét gửi về trường?

– Em nên cập nhật tiến độ công việc qua email, tin nhắn hay buổi họp hằng tuần?

Sau buổi gặp, hãy gửi email tóm tắt câu trả lời cho người hướng dẫn. Email đó là căn cứ khi xin nhận xét cuối kỳ.

5. Trong quá trình đi thực tập: nhật ký, kỹ năng văn phòng và sản phẩm cho CV

Nhật ký thực tập nên được viết mỗi ngày, mỗi lần chỉ năm đến mười dòng: việc đã làm, công cụ đã dùng, vướng mắc và người đã hỗ trợ. Cuối kỳ, nhật ký này là nguồn chính để viết báo cáo. Song song, hãy luyện kỹ năng văn phòng: viết email có tiêu đề rõ ràng, lọc dữ liệu bằng Microsoft Excel hoặc Google Sheets, ghi biên bản họp trên Google Meet hay Microsoft Teams.

Điểm nhiều người bỏ lỡ là thực tập chính là cơ hội lấy sản phẩm thật và người giới thiệu (Referee) cho CV. Một bảng tổng hợp bạn dựng có thể thành dòng kết quả cụ thể trong CV, miễn là bạn chỉ lưu phần được phép theo thỏa thuận bảo mật.

Khi lưu, hãy che tên khách hàng và số liệu nội bộ để không vi phạm quy định của doanh nghiệp.

6. Thực tập sinh khác người học nghề và người thử việc thế nào

Thực tập sinh theo chương trình của trường là người học đến doanh nghiệp để hoàn thành học phần, gắn với đề cương và đánh giá của nhà trường. Điều này khác với học nghề, tập nghề để làm việc cho người sử dụng lao động theo Điều 61 Bộ luật Lao động 2019, vốn là việc doanh nghiệp tuyển người để đào tạo hoặc hướng dẫn thực hành. Thực tập cũng khác thử việc, vì người thử việc đã là ứng viên cho một công việc cụ thể.

Trường hợp bạn được giao việc như nhân viên chính thức, có trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp, cần xem lại liệu đã phát sinh quan hệ lao động hay chưa. Bộ luật Lao động 2019 xác định bản chất hợp đồng lao động theo nội dung thỏa thuận chứ không chỉ theo tên gọi văn bản. Khi có thắc mắc, hãy hỏi phòng đào tạo của trường hoặc bộ phận nhân sự.

7. Câu hỏi thường gặp

1. Đi thực tập có bắt buộc phải có giấy giới thiệu của trường không? Phần lớn doanh nghiệp yêu cầu giấy giới thiệu để xác nhận bạn đang thực tập theo chương trình của trường.

2. Đi thực tập có được nhận phụ cấp không? Tùy chính sách từng doanh nghiệp, nên bạn cần hỏi rõ và ghi nhận trong thỏa thuận thực tập.

3. Nên bắt đầu viết báo cáo thực tập từ khi nào? Nên dựng khung báo cáo từ tuần thứ hai và bổ sung dần từ nhật ký hằng ngày.

Một kỳ thực tập suôn sẻ thường bắt đầu từ đề cương của khoa, rồi mới đến CV và đơn xin. Trả lời câu hỏi đi thực tập cần chuẩn bị những gì là lo đủ ba giai đoạn: hồ sơ trước khi nộp, thỏa thuận trước ngày đầu và nhật ký trong suốt kỳ, kèm danh sách câu hỏi cho người hướng dẫn tuần đầu. Hãy in checklist và đánh dấu việc đầu tiên ngay hôm nay.

Bài viết mang tính tham khảo; yêu cầu thực tập cụ thể tùy từng trường và doanh nghiệp, các quy định pháp luật lao động nên được đối chiếu với văn bản hiện hành.

Minh An