KPI của logistics gồm những chỉ số nào và cách tính từng chỉ số

Nhiều bạn mới vào nghề kho vận nghe cấp trên nhắc OTIF, fill rate hay dwell time nhưng chưa hình dung những con số ấy tính từ đâu. Nắm rõ KPI của logistics giúp bạn biết công việc hằng ngày đang được đo bằng thước đo nào, mốc tham chiếu hợp lý ra sao và cần chuẩn bị dữ liệu gì trước kỳ đánh giá.

1. KPI của logistics đo lường điều gì

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số hiệu suất trọng yếu, phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của một bộ phận. Trong kho vận, bộ chỉ số này xoay quanh ba trục: giao hàng đúng cam kết, giữ chi phí trong ngân sách và duy trì chất lượng hàng hoá. Khung tham chiếu phổ biến là mô hình SCOR (Supply Chain Operations Reference) do tổ chức ASCM phát triển, chia hiệu suất chuỗi cung ứng theo độ tin cậy, chi phí và hiệu quả sử dụng tài sản.

Với doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001, việc thiết lập chỉ tiêu đo lường quá trình còn là yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Nhờ vậy, chỉ số hiệu suất ngành logistics trở thành dữ liệu đầu vào cho quyết định về tuyến đường, mức tồn kho hay lựa chọn nhà thầu vận tải.

Một chỉ số chỉ có giá trị khi người chịu trách nhiệm có đủ quyền tác động vào yếu tố tạo nên chỉ số đó.

2. Nhóm chỉ số cốt lõi và công thức tính

Trước khi bàn tới chỉ tiêu từng vị trí, bạn cần nắm nhóm chỉ số nền mà đa số doanh nghiệp sản xuất và phân phối đang theo dõi. Chúng liên kết với nhau: giao trễ kéo theo chi phí phát sinh, còn tồn kho quá dày làm giảm vòng quay vốn. Bài viết về ngành logistics ra làm gì mô tả rõ các nhóm vị trí trong chuỗi.

– OTIF (On-Time In-Full) lấy số đơn giao đúng hạn và đủ số lượng chia cho tổng số đơn.

– OTD (On-Time Delivery) chỉ xét yếu tố thời gian, thường đặt mốc quanh 95 tới 98 phần trăm.

– Fill rate đo tỷ lệ dòng hàng đáp ứng ngay từ tồn kho trên tổng dòng đặt.

– Vòng quay tồn kho lấy giá vốn hàng bán chia giá trị tồn kho bình quân kỳ.

– Cost per order lấy tổng chi phí xử lý đơn chia cho số đơn hoàn tất cùng kỳ.

– Dwell time ghi nhận thời gian hàng hoặc phương tiện nằm chờ tại cảng, kho và bãi.

Hai con số nữa hay xuất hiện trong báo cáo cấp quản lý là tỷ lệ hàng hư hỏng và tỷ trọng chi phí logistics trên doanh thu. Tỷ lệ hư hỏng lấy số kiện vỡ, móp, ẩm chia cho tổng số kiện đã xuất. Theo Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA), tỷ trọng chi phí logistics ở Việt Nam vẫn cao hơn khu vực.

3. KPI khác nhau ra sao theo từng vị trí

Nhiều ứng viên nghĩ cả phòng vận hành dùng chung một bộ chỉ tiêu. Thực tế, nhân viên logistics (Logistics Staff) ở kho, ở đội điều phối vận tải hay ở bộ phận mua hàng được đo bằng thước đo khác nhau. Bạn có thể xem tin tuyển dụng việc làm Vận chuyển / Giao thông / Kho bãi trên CareerLink để đối chiếu phần chỉ tiêu nhà tuyển dụng đang đặt ra.

Vị trí	Chỉ số chính	Cách tính	Mốc tham chiếu
Nhân viên kho (Warehouse Staff)	Độ chính xác tồn kho và soạn hàng	Số dòng khớp chia tổng dòng kiểm đếm	Từ 99 phần trăm nếu có mã vạch
Điều phối vận tải (Transport Coordinator)	OTD, hiệu suất tải trọng, dwell time	Số chuyến đúng hạn chia tổng số chuyến	Quanh 95 phần trăm, tuyến nội địa
Nhân viên mua hàng (Purchasing Staff)	Lead time và tỷ lệ giao đúng hẹn	Số ngày trung bình từ đặt tới nhận đủ	Rút ngắn dần so với kỳ trước
Chăm sóc khách hàng logistics	Tỷ lệ khiếu nại xử lý trong hạn	Số vụ đóng đúng hạn chia tổng số vụ	Theo cam kết dịch vụ ký với khách

Bảng trên cho thấy vị trí tác nghiệp bị đo bằng chất lượng thao tác, còn cấp quản lý bị đo bằng OTIF và cost per order, nên thăng tiến thường đi kèm việc mở rộng phạm vi chỉ tiêu.

4. Thu thập dữ liệu và cải thiện chỉ số trong thực tế

Con số báo cáo chỉ đáng tin khi dữ liệu gốc sạch. Ở doanh nghiệp có hệ thống, dữ liệu tồn kho và soạn hàng lấy từ phần mềm WMS (Warehouse Management System), còn dữ liệu hành trình lấy từ TMS (Transportation Management System). Khi hai hệ thống kết nối với kế toán, chỉ tiêu cost per order mới phản ánh đúng thực tế.

Cải thiện KPI của logistics hiếm khi đến từ một thay đổi lớn. Chuẩn hoá cách dán nhãn, xếp hàng bán chạy gần khu vực xuất hay chốt khung giờ nhận xe thường hiệu quả hơn việc gây sức ép lên tuyến đầu. Ghi nhận nguyên nhân trễ theo nhóm lý do cũng giúp bạn giải trình khi chỉ tiêu chưa đạt.

5. Câu hỏi thường gặp

1. Người mới đi làm nên theo dõi chỉ số nào trước tiên?

Hãy bắt đầu từ chỉ số gắn với thao tác của bạn, chẳng hạn độ chính xác soạn hàng nếu làm kho hoặc tỷ lệ chuyến đúng hạn nếu làm điều phối, rồi mở rộng sang chỉ số chi phí.

2. Bộ chỉ số này khác gì KPI của phòng kinh doanh?

Phòng kinh doanh được đo bằng doanh số và tỷ lệ chốt đơn. Ngược lại, KPI của logistics thiên về độ tin cậy giao hàng và chi phí vận hành, tức đo khả năng thực hiện đúng cam kết sau khi đơn đã chốt.

3. Chỉ tiêu không đạt do nhà vận chuyển trễ thì đánh giá thế nào?

Doanh nghiệp thường tách nguyên nhân nội bộ và nguyên nhân từ đối tác khi phân tích số liệu. Bạn nên lưu biên bản giao nhận và lịch sử trao đổi làm căn cứ, đồng thời đề xuất đổi khung giờ nếu tình trạng lặp lại.

Tóm lại, hệ thống KPI của logistics được xây trên ba trục thời gian, chi phí và chất lượng, rồi phân bổ xuống từng vị trí theo phạm vi công việc mà người đó kiểm soát. Khi bạn hiểu công thức, biết dữ liệu lấy từ đâu và nắm mốc tham chiếu của ngành hàng mình phụ trách, các chỉ tiêu trong bản mô tả công việc sẽ dễ trao đổi hơn khi phỏng vấn.

Nội dung trong bài mang tính tham khảo. Công thức tính và mốc tham chiếu có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, vì vậy bạn nên đối chiếu quy định nội bộ của đơn vị mình trước khi áp dụng.

Minh An