Proforma Invoice Là Gì, được Phát Hành Trong Trường Hợp Nào?

Mục Lục

Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice được phát hành khi nào?
Những nội dung chính trên Proforma Invoice
Khi nào có thể sửa đổi Proforma Invoice?

Proforma Invoice là chứng từ quan trọng trong quá trình giao dịch thương mại quốc tế, giúp cả bên bán và bên mua có cái nhìn tổng quan về các điều khoản cũng như điều kiện của giao dịch trước khi hợp đồng chính thức được ký kết. Trong bài viết hôm nay, hãy cùng tìm hiểu Proforma Invoice là gì và được phát hành trong những trường hợp nào nhé!

Proforma Invoice là gì?

“Proforma Invoice, hay còn gọi hóa đơn chiếu lệ, là loại chứng từ thương mại quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu và giao dịch hàng hóa quốc tế.”

Bản chất của Proforma Invoice là một bản nháp, một phiên bản tạm thời của hóa đơn thương mại chính thức.

Trong Proforma Invoice, các thông tin cơ bản về hàng hóa như mẫu mã, số lượng, đơn giá và tổng số tiền được ghi lại. Tuy nhiên, điểm khác biệt chính giữa Proforma Invoice và hóa đơn thương mại chính thức là Proforma Invoice không có giá trị pháp lý để thanh toán hoặc nhận tiền. Nó thường được sử dụng như một công cụ để người bán cam kết về hàng hóa và giá cả, cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho người mua trong quá trình thương lượng và xác nhận đơn hàng.

Quá trình giao dịch sẽ tiếp tục sau khi Proforma Invoice được thống nhất, khi đó các bên sẽ tiếp tục đàm phán và thống nhất các điều khoản khác trong hợp đồng. Thông thường, Proforma Invoice có thể được sửa đổi và điều chỉnh nhiều lần cho đến khi tất cả các bên đồng ý với điều khoản cuối cùng, trước khi một hóa đơn thương mại chính thức được tạo ra và thanh toán được thực hiện.

Proforma Invoice được phát hành khi nào?

Mặc dù không có quy định cụ thể về thời điểm phát hành nhưng Proforma Invoice thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

Trước khi giao hàng

Trong quá trình chuẩn bị và thương lượng đơn hàng, bên bán có thể phát hành một bản Proforma Invoice cho bên mua để làm rõ các điều khoản và giá cả trước khi hàng hóa được giao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thương lượng và xác nhận đơn hàng.

Khi cần xác nhận giá trị hàng hóa

Trong một số trường hợp, nhất là khi thực hiện thủ tục thông quan nhập khẩu, bên nhập khẩu có thể cần xác nhận giá trị của lô hàng. Lúc này, Proforma Invoice có thể được sử dụng làm tài liệu tham chiếu để xác nhận giá trị này, giúp tiến hành các thủ tục hải quan một cách thuận lợi.

Khi Commercial Invoice chưa thể được phát hành

Trong một số trường hợp, Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) chưa thể được phát hành do các lý do kỹ thuật hoặc hình thức. Trong trường hợp này, Proforma Invoice có thể được sử dụng làm tài liệu tạm thời để ghi nhận các thông tin cơ bản về đơn hàng và giá trị của nó.

Tóm lại, Proforma Invoice thường được phát hành trong các tình huống cần làm rõ các điều khoản, xác nhận giá trị hàng hóa hoặc thay thế cho Commercial Invoice khi cần thiết.

Những nội dung chính trên Proforma Invoice

Các thông tin trên Proforma Invoice có vai trò quan trọng trong quá trình hợp tác, giúp cả hai bên hiểu rõ các điều khoản và điều kiện của giao dịch, từ đó tránh được những rủi ro và tranh cãi về sau. Đồng thời, Proforma Invoice cũng là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại.

Sau khi nắm được khái niệm Proforma Invoice là gì chắc hẳn bạn đã phần nào dự đoán được những nội dung không thể thiếu trong mỗi hóa đơn chiếu lệ, bao gồm:

Thông tin hóa đơn: Gồm số hóa đơn và ngày hóa đơn (invoice number và date), giúp xác định mỗi phiên bản của Proforma Invoice và ngày mà nó được tạo ra.
Thông tin người bán (Seller) và người mua (Buyer): Bao gồm tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại và fax của cả hai bên. Thông tin này cần được cung cấp đầy đủ và chính xác để liên lạc và xác định trách nhiệm của mỗi bên trong giao dịch.
Thông tin hàng hóa: Bao gồm tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, cách đóng gói và tổng số tiền cần thanh toán. Thông tin này rất quan trọng để bên mua có thể đánh giá và xác định chi phí cụ thể của đơn hàng.
Payment term (Điều khoản thanh toán): Thường là các điều khoản về phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán. Các điều khoản này thường được thỏa thuận trước giữa hai bên và phải được ghi rõ trên Proforma Invoice.
Thông tin ngân hàng của bên xuất khẩu: Đây là thông tin cần thiết để bên mua có thể tiến hành thanh toán cho đơn hàng.
Port of Loading (Cảng bốc hàng) và Port of Destination (Cảng hàng đến): Xác định nơi mà hàng hóa sẽ được bốc lên và đích đến của chúng.
ETD/ETA (Estimated time delivery/Estimated Time Arrival): Ngày dự kiến giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi, giúp cả hai bên lên kế hoạch và tổ chức việc vận chuyển cũng như nhận hàng.

Khi nào có thể sửa đổi Proforma Invoice?

Proforma Invoice là một tài liệu linh hoạt, có thể được điều chỉnh và sửa đổi trong quá trình thương lượng và thỏa thuận giữa bên bán và bên mua.

Giảm giá: Nếu bên mua cảm thấy mức giá được đưa ra trên Proforma Invoice quá cao, họ có thể đề xuất giảm giá với bên bán. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc sửa đổi thông tin về đơn giá của hàng hóa trên Proforma Invoice.

Thay đổi thời gian nhận hàng: Bên mua có thể muốn nhận hàng sớm hơn so với thời gian được ghi trên Proforma Invoice ban đầu. Trong trường hợp này, họ có thể yêu cầu điều chỉnh ngày giao hàng dự kiến (ETD) hoặc ngày dự kiến hàng đến nơi (ETA) trên Proforma Invoice.
Thay đổi thông tin về lô hàng: Nếu bên mua muốn thay đổi các thông tin về lô hàng như mẫu mã, số lượng hoặc các yêu cầu khác, họ có thể yêu cầu sửa đổi thông tin này trên Proforma Invoice. Ví dụ như thêm hoặc loại bỏ các mặt hàng, điều chỉnh số lượng hoặc mô tả chi tiết hơn về hàng hóa.
Thay đổi phương thức vận chuyển: Nếu bên mua cảm thấy không hài lòng với phương thức vận chuyển được ghi trên Proforma Invoice, họ có thể yêu cầu sửa đổi thông tin này. Chẳng hạn như chuyển từ phương thức vận chuyển biển sang vận chuyển hàng không hoặc thay đổi nhà vận chuyển.

Dù trong trường hợp nào, việc sửa đổi Proforma Invoice cần được thỏa thuận và nhận được sự đồng thuận của cả hai bên. Các thay đổi này cũng cần được ghi chép một cách rõ ràng và chi tiết trên phiên bản mới của Proforma Invoice để tránh phát sinh những hiểu lầm và tranh cãi sau này.

Bài viết hôm nay đã giải thích Proforma Invoice là gì cũng như các vấn đề xoay quanh khái niệm này. Có thể nói Proforma Invoice không chỉ là một bản tóm tắt các thông tin hàng hóa mà còn là một công cụ quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế, giúp xác định rõ cam kết và điều khoản giao dịch giữa các bên.

Trang Đoàn