Payroll là gì? Vai trò, tiêu chí xây dựng bảng lương payroll

Tất cả những người làm nhân sự đều hiểu rõ về payroll nhưng với nhiều người là một cụm từ xa lạ. Nếu bạn nằm trong số những người không biết payroll là gì thì hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé.

Payroll là gì?

Payroll có nghĩa là bảng lương, sổ lương, tổng quỹ lương. Nhưng ý nghĩa thông dụng, nhưng bảng lương được sử dụng nhiều nhất khi nhắc tới payroll.

“Payroll là bảng lương của doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo đúng cam kết trong hợp đồng.”

Nội dung chính trong một bảng lương sẽ bao gồm: 

– Danh sách người lao động.

– Ngày công/ngày nghỉ (có phép/không phép).

– Tổng lương gồm: lương chính và tất cả các khoản thu nhập khác: phụ cấp tiền ăn, tăng ca, tiền thưởng.

– Các khoản khấu trừ như thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN… và các khoản phí khác.

Bảng lương được nhân sự thực hiện theo định kỳ, thường là hàng tuần hay hàng tháng tùy theo quy định của từng doanh nghiệp.

Payroll có những vai trò nào?

Payroll không chỉ được sử dụng ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam mà là trên toàn thế giới. Theo các chuyên gia kinh tế thì bảng lương có vai trò và ý nghĩa lớn trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. 

Không chỉ thể hiện tổng quỹ lương mà payroll còn là thước đo hiệu suất làm việc của từng lao động. Ngoài ra, bảng lương còn là căn cứ để giải đáp những thắc mắc của người lao động về việc tính toán tiền lương, phụ cấp, thưởng…

Về cơ bản, Payroll có vai trò quan trọng sau:

Giúp kiểm soát khoản tiền lương và các chi phí liên quan đến lương

Bởi vì toàn bộ các thông tin trên bảng lương được thể hiện chi tiết từ danh sách người lao động, lương chính, phụ cấp đến các khoản khấu trừ theo lương nên các nhà quản trị doanh nghiệp có thể kiểm soát được khoản tiền lương và các chi phí liên quan đến lương. Bên cạnh đó, payroll giúp doanh nghiệp nhìn ra nhân viên nào có hiệu suất làm việc vượt trội và nhân viên nào có hiệu suất làm việc chưa tốt.

Đảm bảo việc trả lương đúng theo quy định

Theo quy định, trên bảng lương phải thể hiện rõ các mục: tên lao động, chức danh (vị trí làm việc), ngày công/ngày nghỉ phép, lương cơ bản, phụ cấp, tổng lương, các khoản khấu trừ: BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân (với nhân viên có mức lương > 10 triệu/tháng).

Là căn cứ hợp pháp quá trình trả lương

Bảng lương còn là căn cứ hợp pháp quá trình trả lương cho người lao động. Vì vậy, bảng lương là chứng từ quan trọng để kế toán làm căn cứ để đưa vào báo cáo tài chính còn nếu không có payroll sẽ được coi là lương khống.  

Là căn cứ để cập nhật số liệu trên báo cáo tài chính

Một vai trò quan trọng không thể không nhắc đến của payroll đó là được sử dụng trong quá trình lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Vì bảng lương là dữ liệu quan trọng để kế toán phân bổ chi phí từng bộ phận, cân đối số liệu thu – chi trong báo cáo tài chính. 

Tối ưu hiệu quả sử dụng lao động

Ngoài những vai trò đã kể ở trên thì payroll còn giúp tối ưu hiệu quả sử dụng lao động. Do trong bảng lương, các khoản tiền lương và phu cấp theo lương và tiền thường được thể hiện rõ. Điều này giúp người lao động nhận biết được chế độ đãi ngộ hấp dẫn của doanh nghiệp từ đó tạo động lực phấn đấu hơn trong công việc. 

Xây dựng bảng lương dựa vào những tiêu chí nào?

Xây dựng bảng lương là điều đơn giản nhưng làm thế nào để đúng chuẩn thì không phải ai cũng biết. Nếu muốn xây dựng được bảng lương hoàn chỉnh bạn cần dựa vào các tiêu chí nhất định. Hãy cùng tìm hiểu các tiêu chí xây dựng bảng lương payroll là gì nhé.

Xây dựng bảng lương dựa vào quy chế lương 

Quy chế lương là văn bản được nhà nước ban hành với các điều khoản liên quan đến tiền lương của người lao động. Đây chính là yếu tố giúp bảo đảm quyền lợi cho lao động trong suốt quá trình làm việc tại các cơ quan, doanh nghiệp. 

Do đó, xây dựng bảng lương sẽ dựa trên các nội dung: chức danh, lương cơ bản, thưởng, công thức tính lương và những đãi ngộ khác như BHYT, BHXH… 

Xây dựng bảng lương dựa vào mức lương tối thiểu vùng

Mức lương tối thiểu vùng là nền tảng quan trọng giúp các cơ quan, doanh nghiệp có thể xây dựng bảng lương cho người lao động một cách nhanh chóng và chính xác.  Căn cứ vào Nghị định 90/2019/NĐ-CP thì mức lương tối thiểu vùng được nhà nước quy định như sau: 

– Mức lương tối thiểu vùng I: 4.420.000 đồng/ tháng. 

– Mức lương tối thiểu tại vùng II: 3.920.000 đồng/ tháng. 

– Mức lương tối thiểu vùng III: 3.430.000 đồng/ tháng. 

– Mức lương tối thiểu tại vùng IV: 3.070.000 đồng/ tháng. 

Theo quy định thì doanh nghiệp phải trả mức lương cho người lao động cao hơn 7% mức lương tối thiểu vùng.

Xây dựng bảng lương dựa vào bảng chấm công hàng tháng 

Bảng chấm công là yếu tố chính, quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình lập bảng lương. Bảng chấm công sẽ bao gồm toàn bộ số ngày công đi làm trong tháng, số ngày nghỉ phép, số ngày công tác… Dựa vào số liệu trên bảng chấm công thì nhân sự hoặc kế toán của doanh nghiệp có thể tính chính xác tổng lương cho từng nhân viên.

Xây dựng bảng lương dựa vào mức lương trung bình 

Thông thường, mức lương trung bình sẽ được thống nhất qua quá trình thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động. Nhìn chung, mức lương trung bình sẽ tùy thuộc vào bằng cấp, trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng… của từng ứng viên cũng như mặt bằng lương của vị trí tuyển dụng chung. 

Xây dựng bảng lương dựa trên các khoản trích theo lương 

Khoản trích theo lương sẽ bao gồm các khoản như BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn. Theo quy định chung, doanh nghiệp sẽ phải nộp 23.5% tổng chi phí và người lao động cũng sẽ phải đóng 10.5% lương. 

Các cách lập bảng lương cho doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Qua những thông tin trên các bạn đã nhận thấy vai trò và tầm quan trọng của payroll trong doanh nghiệp là rất lớn. Tùy quy mô, cơ cấu của từng cơ quan, doanh nghiệp mà việc tính lương sẽ thực hiện bằng những cách sau:

Kế toán tự tính lương

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp có thể tự mình thực hiện quy trình tính lương mà không cần sự trợ giúp của bất kỳ bất kỳ phần mềm nào. Ưu điểm của cách làm này là tiết kiệm chi phí nhưng nhược điểm lớn là mất thời gian, tốn công sức bởi người tính lương phải tự làm tất cả.

Nhân sự tính lương riêng

Theo cách này, toàn bộ công việc tính lương được giao cho nhân sự tính lương riêng. Như vậy người đảm nhiệm công việc này phải thực hiện toàn bộ quá trình hoàn tất bảng lương. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là làm tăng chi phí của doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm payroll

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ nên các phần mềm đã giúp công việc tính lương trở nên đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm tính lương có giá thành phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp. 

Sử dụng phần mềm là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tự động hóa, tối ưu toàn bộ quy trình tính lương. Nhờ sự trợ giúp của phần mềm, các công đoạn tính lương sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Nhược điểm duy nhất của phương pháp tính lương bằng phần mềm đó là phải trả phí để duy trì công việc. Một số phần mềm tính lương được nhiều doanh nghiệp sử dụng như: Misa Amis, Tanca, 1Office HRM…

Trên đây là những thông tin quan trọng về payroll là gì, mong rằng qua bài viết này, bạn đọc có thêm nhiều kiến thức về lĩnh vực tiền lương và các giải pháp tính lương hiệu quả cho mình. Và đừng quên theo dõi Careerlink.vn để cập nhật thêm nhiều công việc hấp dẫn, những bài viết mới hay và hữu ích khác mỗi ngày nhé!

Thúy Vui