Checklist là gì? Sự khác biệt giữa to-do list và checklist

Mỗi ngày luôn có rất nhiều công việc bắt buộc chúng ta phải thực hiện, tình trạng khó kiểm soát, không biết công việc đang xử lý đến đâu gây nên nhiều hậu quả xấu. Vì vậy, tạo checklist việc cần làm, dựa vào đó để thực hiện và theo dõi tiến độ đang được nhiều người sử dụng để hoàn thành công việc. Vậy checklist là gì? Checklist mang lại những lợi ích gì? Tất cả những thắc mắc này sẽ được giải đáp thông qua bài viết dưới đây!

Checklist là gì?

“Checklist là một danh sách các mục cần thiết, những việc cần làm hoặc những điểm cần xem xét, được sử dụng như một lời nhắc nhở.”

Nội dung của checklist có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hoặc mục tiêu của checklist. Lời nhắc, nhiệm vụ, quy trình, hoạt động và các mục liên quan khác thường được liệt kê trong danh sách kiểm tra.

Hiện nay, checklist được sử dụng trong rất nhiều ngành nghề, lĩnh vực. Checklist gần như là “vũ khí tối ưu” không thể thiếu nếu bạn muốn đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra thuận lợi. Điều này là cần thiết cho cả nhân viên và quản lý.

Tạo checklist không nhất thiết là phải trên giấy mà vẫn có thể sử dụng phần mềm Excel để làm các mẫu checklist công việc hàng ngày, checklist dự án, checklist cho từng công việc…

Sự khác biệt giữa to-do list và checklist là gì?

Hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn và dần dần được sử dụng với ý nghĩa như đồng nghĩa. Thực tế, to-do list chỉ là danh sách những việc cần làm (có thể không liên quan đến nhau, chẳng hạn những việc cần làm sáng nay). Ngược lại, checklist là những việc cần làm để hoàn thành một quy trình, đảm bảo không bỏ sót bất cứ đầu việc nào, giúp công việc được hoàn thành trôi chảy với hiệu quả và chất lượng cao nhất. Vì vậy, các công việc trong checklist thường có trình tự và liên quan chặt chẽ với nhau.

Một to-do list có thể chứa nhiều checklist. Có thể hiểu đơn giản checklist là tất cả các bước để hoàn thành công việc, còn to-do list là những việc cần làm.

Ví dụ:

To-do list sáng nay:

• Đi chợ cho mẹ.
• Làm bài tập.

Checklist việc “Đi chợ cho mẹ”:

• Mua 2 cân thịt.
• Mua 2 bó rau muống.
• Mua ở chợ sau nhà giá rẻ và tiện đi lại.
• Chuẩn bị sẵn tiền mặt.

Checklist việc “làm bài tập:

• Làm bài cô giao chiều hôm nay trên lớp: 2 bài toán + 1 bài văn.

• Học thuộc các kiến thức về Tinh thể tích hình hộp.
• Chuẩn bị kiến thức cho bài mới ngày mai học môn Ngữ văn: Đọc trước bài Sóng – Xuân Quỳnh

Như vậy có thể thấy các mục trong checklist là để bạn hoàn thành một công việc, nhiệm vụ, dự án hay quy trình theo mục tiêu đã đề ra và chúng có liên quan với nhau.

Lợi ích của checklist trong công việc

Hiểu rõ định nghĩa checklist là gì, bạn có biết chúng có lợi ích gì trong công việc. Mỗi ngày chúng ta cần thực hiện và hoàn thành rất nhiều nhiệm vụ khác nhau. Nếu không kiểm soát được khối lượng công việc, bạn sẽ luôn cảm thấy mình không có đủ thời gian, stress vì công việc. Sử dụng checklist tại nơi làm việc sẽ giúp bạn tránh được cảm giác này vì chúng mang lại rất nhiều lợi ích sau.

Đối với nhân viên

• Ghi nhớ nội dung công việc cần làm.
• Kiểm soát thời gian cần thiết cho từng công việc.
• Sắp xếp công việc từ nhỏ đến lớn, làm trước làm sau, sao cho khoa học và hợp lý.

Nhờ đó, bạn hoàn toàn có khả năng hoàn thành được rất nhiều công việc theo đúng mục tiêu và kế hoạch đã đặt ra. Ngoài ra, theo checklist, tất cả các phòng ban, tổ chức của công ty sẽ phối hợp với nhau để đảm bảo quá trình phục vụ khách hàng được diễn ra suôn sẻ, duy trì tiêu chuẩn, đáp ứng tiến độ, mang đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.

Đối với quản lý

Đối với nhà quản lý các cấp, checklist giúp họ hình dung tổng thể công việc tác động đến kết quả, đưa ra định hướng và phân công đúng người cho từng vai trò, nhiệm vụ để hoàn thành mục tiêu chung:

• Có cơ sở để đánh giá năng lực mỗi nhân viên cũng như đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
• Tối ưu thời gian trong công tác quản trị.

Có thể nói, checklist hỗ trợ cho mọi hoạt động diễn ra thuận lợi hơn, đạt được tiêu chí đầy đặt ra để hoàn thành mục tiêu chung sau cùng. Từ những lợi ích mà checklist mang lại, các cá nhân, doanh nghiệp sẽ có cho mình một quy trình làm việc chuyên nghiệp mang lại kết quả công việc hiệu quả nhất.

Nhược điểm của checklist

Bên cạnh ưu điểm, checklist cũng có những nhược điểm nhất định. Vậy nhược điểm của checklist là gì? Đó là người dùng checklist đôi khi có thể trở nên phụ thuộc quá mức, khiến chúng ta phụ thuộc và ỷ lại. Ngoài ra, sử dụng checklist khó có thể ứng biến linh hoạt trước các tình huống đột xuất, khẩn cấp.

Ứng dụng của checklist trong các ngành nghề

Trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa, mọi công việc đều cần được giải quyết ở mức độ nhanh chóng và hiệu quả. Do đó, checklist được sử dụng một cách rộng rãi, mang lại nhiều lợi ích cho người dùng và phù hợp với nhiều ngành nghề. Một số ứng dụng của checklist có thể kể đến như:

Nhà hàng, khách sạn

Checklist được sử dụng rộng rãi trong ngành công nghiệp khách sạn và phục vụ bởi nó mang lại nhiều lợi ích cho nhiều lợi ích bao gồm:

Đối với nhân sự làm việc từ front office đến backoffice, checklist hỗ trợ nhân viên khi phải ghi nhớ nội dung công việc cần thực hiện, kiểm soát và phân chia thời gian hợp lý cho từng mục tiêu công việc. Nhờ vậy, người dùng dễ dàng hơn trong việc hoàn thành lượng lớn công việc mà lượng thời gian vẫn rất tối ưu. 

Checklist cũng hỗ trợ đắc lực cho những nhà quản lý, giúp họ phát hiện ra sai sót để khắc phục kịp thời và tìm ra hướng giải quyết. Hơn thế nữa, dựa vào checklist có thể đánh giá khách quan nhất về tiến độ, năng lực làm việc của mỗi nhân viên.

Có thể nói, checklist thực hiện hóa quy trình cung cấp dịch vụ, đảm bảo tiến độ công việc, duy trì tiêu chuẩn của nhà hàng, khách sạn, khách hàng cũng sẽ nhận được dịch vụ với chất lượng tốt nhất.

Trong công nghệ code

Trong công nghệ code, checklist hỗ trợ kiểm soát công việc, chẳng hạn như:

• Đảm bảo thực hiện đúng các yêu cầu của khách hàng trong quá trình kiểm thử, do đó giúp người dùng kiểm soát các yêu cầu để đảm bảo rằng không bỏ qua lỗi.
• Được sử dụng để đảm bảo rằng phần mềm được xem xét và thực hiện thử nghiệm theo mật độ cần thiết.
• Giúp tester làm việc hiệu quả hơn trong quá trình kiểm thử và kiểm tra lỗi phần mềm.

Các bước để tạo checklist

Đặt tên cho checklist

Tên checklist sẽ cho bạn biết mục đích và cách sử dụng của nó.

Thêm vào các nhiệm vụ cần hoàn thành

Mỗi nhiệm vụ nên đi kèm với deadline, ngày cần hoàn thành. Bạn cũng có thể thêm các nhiệm vụ phụ cho các phần việc phức tạp hơn.

Sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ

Khi đã liệt kê các nhiệm vụ, hãy sắp xếp và ưu tiên chúng. Bạn có thể gộp các nhiệm vụ tương tự với nhau.

Cập nhật checklist thường xuyên

Bạn có thể thấy rằng những nhiệm vụ mà bạn cho là quan trọng giờ đây đã bị giảm mức độ ưu tiên hoặc có lẽ bây giờ không còn cần phải hoàn thành nữa. Xem lại các nhiệm vụ mỗi ngày và loại bỏ các nhiệm vụ không còn cần chú ý.

Bạn có thể áp dụng các bước trên đây để tạo checklist trên Word và Excel. Hoặc để dễ sử dụng, bạn có thể chọn các phần mềm có sẵn.

Từ mục đích và ứng dụng của checklist trong công việc, có thể thấy ưu điểm nổi bật của checklist. Hiểu rõ checklist là gì là tiền đề giúp việc xây dựng checklist của bạn được thực hiện chính xác hơn, hiệu quả công việc cao hơn!

Đoàn Loan