Kỹ năng quản lý thời gian là điều quan trọng đối với bất kỳ nhân viên nào vì nó giúp sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên, tăng khả năng đáp ứng thời hạn và làm việc năng suất.

Có rất nhiều phương pháp quản lý thời gian khác nhau vì tính hữu ích của nó. Một số hiệu quả nhưng số khác chỉ là lầm tưởng khiến mọi nỗ lực đều thất bại. Đó là những lầm tưởng nào và bạn có đang mắc phải? Nếu có thì đâu là cách để khắc phục? Cùng đi tìm câu trả lời qua phần chia sẻ sau đây của Chuyên gia đào tạo Nguyễn Minh Thắng nhé.

“Những quan niệm sai lầm phổ biến về kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả khiến chúng ta đi chệch hướng trong nỗ lực đạt được các mục tiêu quan trọng trong công việc và cuộc sống”

Quan niệm sai lầm về kỹ năng quản lý thời gian

Bất kỳ chiến lược quản lý thời gian nào cũng phù hợp với bạn

Khi tìm cách quản lý thời gian, bạn có thể nghĩ rằng bất kỳ chiến lược nào cũng sẽ hiệu quả, nếu phù hợp với người khác cũng sẽ hợp với mình. Thực tế thì không phải cách nào cũng giúp ích cho bạn.

Theo anh Minh Thắng, điều này là do cách quản lý thời gian được xây dựng dựa trên lối sống của một người. Nếu không làm được điều này thì nó sẽ không hiệu quả. Và lối sống phụ thuộc vào giá trị, niềm tin, nhận thức, hoàn cảnh, tính cách, công việc, phong cách làm việc… của người đó. Các đặc điểm này thì không ai giống ai cả. “Có người dựa vào các công cụ kỹ thuật số, trong khi những người khác thích bút và giấy. Một số người làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng, trong khi những người khác lại dễ tập trung hơn vào ban đêm. Thế nên, mỗi người cần tìm một phương pháp phù hợp với nhu cầu và tính cách cá nhân để đảm bảo tính bền vững và hiệu quả của việc quản lý thời gian”, anh lí giải.

Quản lý thời gian là nên bám sát vào một nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành

Một số người nghĩ rằng kỹ năng quản lý thời gian tốt có nghĩa là tập trung làm một việc cho đến khi hoàn thành mới chuyển sang việc khác. Tuy nhiên, không nhất thiết phải như vậy. Đôi khi, bạn cảm thấy mình cứ loay hoay với một nhiệm vụ nào đó, rồi lại trở nên căng thẳng vì dường như không thể hoàn thành nó. Lúc này, chuyển sang một công việc khác và quay lại nhiệm vụ đầu tiên sau đó là hoàn toàn ổn.

“Thay vì ép buộc bản thân phải bám sát vào một nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành, bạn có thể thử làm việc theo các khoảng thời gian được chỉ định”, anh Minh Thắng đề xuất. Anh đưa ra ví dụ, bạn có thể dành 2 giờ trước giờ ăn trưa để chuẩn bị nội dung cho trang web, sau đó xem xét các quảng cáo đang chạy trên mạng xã hội và quay lại chuẩn bị tiếp nội dung vào buổi chiều hôm đó. Thực hiện các tác vụ tương tự trong một khung thời gian được xác định trước là một lựa chọn khác. Email là “ứng cử viên” hàng đầu cho việc này. Cố gắng xử lý từng email một khi chúng xuất hiện trong hộp thư đến là một cơn ác mộng về năng suất nhưng khi bạn dành ra 30 phút để thực hiện trước khi ra về thì việc hoàn thành sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Anh Thắng cũng lưu ý, mỗi lần chuyển đổi nhiệm vụ, não của bạn mất vài phút để hoàn toàn tập trung vào công việc mới. Vì vậy, mặc dù việc chuyển đổi là ổn nhưng chỉ nên ở mức độ vừa phải.

Quản lý thời gian là cần có lịch trình chặt chẽ 24/7

Mặc dù việc lên lịch cho các nhiệm vụ trong ngày là cần thiết, nhưng việc tính toán chính xác đến từng giờ từng phút vì tin rằng làm việc không ngừng nghỉ sẽ giúp bạn thành công dễ dàng hơn là không thực tế. Một lịch trình dày đặc có nghĩa là bạn không dành thời gian cho bản thân, cho dù đó là thời gian ăn uống, giao lưu với đồng nghiệp hay chỉ đơn giản là nghỉ ngơi. Nếu không thư giãn và cho phép tâm trí phục hồi, bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả trong thời gian dài.

“Bạn không thể làm việc hiệu quả từng giây trong ngày mà điều đó còn không cần thiết. Một vài phút giao lưu với đồng nghiệp, nghỉ giải lao ăn uống giúp bản thân thư giãn và nạp lại năng lượng để tiếp tục làm việc. Thế mới nói, được nghỉ ngơi là rất quan trọng đối với kỹ năng quản lý thời gian”, anh Minh Thắng khẳng định.

Khoa học thậm chí còn nói rằng đôi khi, không làm gì cả có thể là điều hiệu quả nhất mà bạn có thể làm. Vậy làm thế nào bạn có thể chủ động về khoảng thời gian “chết” này? Anh Thắng gợi ý “Hãy thử lên lịch nghỉ giải lao nhanh trong ngày (khoảng 5 phút) để bước ra khỏi văn phòng, ăn các món nhẹ có nhiều chất béo hay protein lành mạnh để ngăn ngừa tình trạng hạ đường huyết. Nếu không, bạn có thể nhìn chằm chằm vào khoảng không một lúc”.

Bạn có thể học cách quản lý thời gian một cách nhanh chóng

Thay đổi cần có thời gian, đặc biệt là khi nói đến quản lý thời gian. Lý do cần có thời gian đơn giản là vì nó thường đòi hỏi mọi người phải thay đổi các kiểu hành vi mà họ đã duy trì trong nhiều năm.

“Các kỹ năng quản lý thời gian không đơn giản như mọi người vẫn nghĩ. Chúng đang lập trình lại cách bạn suy nghĩ về thời gian, cách bạn thiết lập ranh giới, cách đưa ra các quyết định quan trọng, mức độ tập trung của bạn, cách bạn lập kế hoạch cho một ngày của mình. Việc điều chỉnh tất cả những điều đó sẽ không được giải quyết ngay lập tức mà phải mất ít nhất 3 tháng thực hành tích cực”, anh Thắng phân tích.

Kỹ năng quản lý thời gian là điều thiết yếu trong thế giới bận rộn ngày nay nhưng để quản lý thời gian hiệu quả, điều quan trọng là phải phân biệt giữa thực tế và các lầm tưởng phổ biến. Hiểu được những lầm tưởng sẽ giúp bạn có thái độ tích cực hơn đối với việc quản lý thời gian cũng như sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn trong tương lai.

Huỳnh Trâm