Education Admission Leader

* Xử lý hồ sơ du học & Visa (Document Processing & Visa Case Management)

- Trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra, đánh giá và xử lý hồ sơ du học của khách hàng tại các thị trường như Mỹ, Úc, Canada, Anh, New Zealand và các quốc gia khác.

- Thực hiện các thủ tục liên quan đến hồ sơ nhập học, xin học bổng, thư mời nhập học (Offer Letter), COE, I-20 và các giấy tờ cần thiết phục vụ quá trình xin visa.

- Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị, bổ sung và hoàn thiện hồ sơ học tập, tài chính, chứng minh nguồn thu nhập và các giấy tờ liên quan theo yêu cầu của từng trường và quốc gia.

- Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ từ giai đoạn nộp hồ sơ trường, nhận thư mời nhập học đến hoàn thiện thủ tục visa và chuẩn bị trước khi lên đường.

- Trực tiếp phụ trách các hồ sơ phức tạp như hồ sơ tài chính khó, gap year, lịch sử học tập chưa liên tục, hồ sơ có yếu tố rủi ro hoặc từng bị từ chối visa.

- Phân tích hồ sơ, xác định các điểm chưa phù hợp, đề xuất phương án xử lý và chuẩn bị nội dung giải trình phù hợp với từng trường hợp.

- Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị phỏng vấn visa, luyện phỏng vấn và hoàn thiện hồ sơ giải trình khi cần thiết.

- Chủ động phối hợp với khách hàng và các bộ phận liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo hồ sơ được xử lý chính xác và đúng tiến độ.

* Kiểm soát chất lượng & Quản lý quy trình hồ sơ (Document Quality Control & Process Management)

- Kiểm tra và thẩm định tính đầy đủ, chính xác, nhất quán của hồ sơ trước khi nộp cho trường học hoặc cơ quan có thẩm quyền.

- Đảm bảo hồ sơ đáp ứng các yêu cầu về học thuật, tài chính, điều kiện nhập học và quy định visa của từng quốc gia.

- Nhận diện sớm các rủi ro trong hồ sơ, chủ động đề xuất phương án xử lý nhằm hạn chế sai sót, bổ sung hồ sơ nhiều lần hoặc chậm tiến độ.

- Theo dõi, cập nhật và quản lý tiến độ xử lý hồ sơ trên hệ thống; đảm bảo thông tin khách hàng và tài liệu được lưu trữ đầy đủ, khoa học.

Xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến quy trình xử lý hồ sơ (SOP), biểu mẫu, checklist và tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ.

- Hướng dẫn, hỗ trợ các thành viên trong phòng Document về quy trình xử lý, tiêu chuẩn kiểm tra và cách giải quyết các tình huống phát sinh.

- Tổng hợp các lỗi hồ sơ thường gặp, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng xử lý và hiệu quả vận hành của bộ phận.

* Làm việc với trường học & Đối tác quốc tế (School & Partner Relations)

- Trực tiếp trao đổi với đại diện tuyển sinh của các trường đại học, cao đẳng, trung học và các tổ chức giáo dục quốc tế để xử lý hồ sơ nhập học.

- Theo dõi và trao đổi với trường về tình trạng hồ sơ, yêu cầu bổ sung giấy tờ, điều kiện nhập học, thư mời, học bổng và các vấn đề phát sinh.

- Chủ động liên hệ với đối tác để làm rõ các yêu cầu hồ sơ chưa rõ ràng, xử lý các trường hợp đặc biệt và đảm bảo tiến độ xét tuyển.

* Tham gia các buổi gặp gỡ, thăm trường, hội thảo giáo dục và sự kiện tuyển sinh nhằm cập nhật thông tin chuyên môn, chính sách tuyển sinh và xây dựng quan hệ làm việc với đối tác.

- Duy trì và phát triển mối quan hệ chuyên môn với trường học, tổ chức giáo dục và các đối tác xử lý hồ sơ trong và ngoài nước.

- Cập nhật thường xuyên các thay đổi về điều kiện nhập học, chính sách học bổng, quy trình xét tuyển và quy định visa tại các thị trường phụ trách.

* Phối hợp chuyên môn với các bộ phận (Cross-functional Collaboration)

- Phối hợp với bộ phận Sales/Tư vấn trong việc đánh giá tính khả thi của hồ sơ khách hàng trước và trong quá trình triển khai dịch vụ.

- Cung cấp thông tin chuyên môn về điều kiện nhập học, yêu cầu hồ sơ, chứng minh tài chính và quy trình visa để đội ngũ tư vấn truyền đạt chính xác đến khách hàng.

- Hỗ trợ đội ngũ tư vấn giải đáp các câu hỏi chuyên sâu liên quan đến hồ sơ và đề xuất phương án phù hợp đối với các trường hợp phức tạp.

- Phối hợp với bộ phận Chăm sóc khách hàng để hướng dẫn khách hàng bổ sung giấy tờ, cập nhật tiến độ và xử lý các vấn đề phát sinh.

Tham gia xây dựng tài liệu nghiệp vụ, hướng dẫn nội bộ và đào tạo kiến thức chuyên môn về xử lý hồ sơ cho các thành viên liên quan.

* Báo cáo & Cải tiến nghiệp vụ (Reporting & Continuous Improvement)

- Theo dõi và báo cáo định kỳ về số lượng hồ sơ phụ trách, tiến độ xử lý, thời gian hoàn thành và các vấn đề phát sinh.

- Tổng hợp, phân tích các trường hợp hồ sơ bị từ chối, yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý để đề xuất biện pháp cải thiện.

- Đề xuất giải pháp tối ưu hóa quy trình, nâng cao chất lượng dịch vụ và hạn chế rủi ro trong quá trình xử lý hồ sơ.

- Cập nhật cơ sở dữ liệu về trường học, yêu cầu tuyển sinh, học bổng và quy định visa để phục vụ hoạt động chuyên môn của phòng Document.