Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Vậy thì tại sao trong một chừng mực thời gian nhất định, có người chẳng làm được gì trong khi một số người làm được vô vàn những công việc lớn lao to tát?
Câu trả lời nằm ở chính khả năng sắp xếp thời gian giữa công việc và cuộc sống của mỗi người. Tuy nhiên, rất nhiều nhân viên gặp khủng hoảng khi bắt đầu bước chân vào môi trường công sở với cách làm việc, giao tiếp và văn hóa mới mẻ. Làm thế nào để nhân viên mới biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất? Hãy cùng CareerLink.vn tìm hiểu xem nhé.
Tăng
Lịch trình làm việc: Bạn nên sử dụng một quyển sổ ghi chép lịch trình công việc một cách khoa học để kiểm soát dễ dàng hơn. Để làm được điều này, hãy viết ra tất cả các việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những dự án lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy lúng túng khi khối lượng công việc ngày càng nhiều.
Các khoảng trống trong tuần: Đây là thời gian dành cho những hoạt động giúp bạn mở rộng mối quan hệ nơi công sở, nhất là với một nhân viên mới. Bạn nên tận dụng thời gian để gặp gỡ bạn bè, đồng nghiệp, đối tác và mở rộng các mối quan hệ trong công việc, cũng như nhu cầu giao tiếp của bản thân bằng cách đi ăn trưa cùng họ hoặc gọi điện trò chuyện với nhau. Hãy tự thưởng cho mình những phút giây nghỉ ngơi quý giá, để có thêm năng lượng và tinh thần cho ngày mới nhé.
Chia nhóm công việc theo mức độ ưu tiên: Trong cuốn sách “First Thing First”, Steven Convey đã chia cách quản lý thời gian ra làm 4 mục nhỏ, gồm: những việc cấp thiết nhưng không quan trọng, những việc quan trọng nhưng không cấp thiết, những việc không cấp thiết nhưng quan trọng và những việc không cấp thiết cũng không quan trọng. Việc sắp xếp công việc thành từng nhóm sẽ giúp các nhân viên mới tận dụng quỹ thời gian một cách hợp lý. Hãy thử kiểm tra lại xem trong danh sách công việc của mình có bao nhiêu việc không cấp thiết cũng như không quan trọng nhé, bạn sẽ tự rút ra được khá nhiều điều đấy.
Giảm bớt
Loại bỏ sự lộn xộn: Hãy thử tưởng tượng nếu chỉ tìm một chiếc bút hay một văn bản mà bạn phải lục tung cả bàn làm việc thì sẽ thế nào nhỉ? Vừa tốn thời gian, lại vừa mang bực dọc vào người. Trong khi bàn làm việc luôn là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến tâm trạng cũng như thái độ làm việc của bạn. Bạn nên tranh thủ thời gian rảnh để dọn dẹp sạch sẽ, sắp xếp lại góc làm việc cho gọn gàng. Môi trường sạch sẽ, không gian ngăn nắp sẽ giúp giải phóng phiền nhiễu ra khỏi tâm trí của bạn và thúc đẩy năng suất làm việc đến không ngờ đấy.
Những email không cần thiết: Một nghiên cứu của Chris Bailey ở Ottawa, tác giả của dự án “The Productivity Project”, cho thấy có đến 80% email trong hộp thư mỗi ngày đều là những email không quan trọng. Đó có thể là thư rác, quảng cáo hay ý kiến qua lại giữa các nhân viên về một vấn đề lâu dài. Vì vậy thay vì chỉ chăm chăm kiểm tra email, bạn nên tập trung giải quyết các công việc trong ngày và dành một khoảng thời gian nhất định để tổng hợp các thông tin từ email. Tuy nhiên, nhớ chú ý những email được đánh dấu “khẩn cấp” bởi nếu không bạn sẽ bỏ lỡ công việc quan trọng.
Mang việc về nhà: Đành rằng nhiều lúc công việc là không thể chờ đợi nhưng đừng tự đặt thêm cho mình gánh nặng khi về đến nhà. Đôi khi những thứ dường như nhỏ nhặt này lại là nguyên nhân khiến cuộc sống của bạn trở nên đảo lộn.
Hạn chế
Những thứ gây nghiện và mất thời gian: Giảm thiểu thời gian dành cho những câu chuyện tán gẫu không cần thiết, hay quá sa đà vào việc bàn tán các vấn đề không liên quan đến công việc ở nơi công sở. Những việc này rất dễ làm bạn bị phân tâm khi làm việc cũng như nhận được những đánh giá tiêu cực của đồng nghiệp.
Ôm đồm quá nhiều việc: Bạn có phải là người khó nói “không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang đối mặt với cả núi công việc không tên. Chính điều này dễ khiến bạn bị áp lực, suy sụp tinh thần khi kiểm soát thời gian của chính mình. Vậy thì trước khi gật đầu với bất kì việc gì, bạn hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:
• Việc đó có cần thiết hay không?
• Tôi có thời gian để làm việc này không?
• Thay vì việc đó, tôi có thể làm gì có ích hơn?
Nếu câu trả lời của bạn là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên nói “không” với công việc ấy. Thay vì cắn răng chịu đựng mất thời gian, công sức vào việc không đâu, hãy cân nhắc kĩ để lựa chọn cho mình những hoạt động có ích, mà lại đỡ gây căng thẳng và quá tải cho bản thân.
Mỗi ngày bạn chỉ có 24 tiếng, điều quan trọng là bạn biết cách dùng thời gian đó như thế nào. Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn hoàn thành các mục tiêu đặt ra và đạt được vị trí mong muốn. Chúc bạn thành công.
Phương Thảo
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- 5 lợi ích khi ước lượng thời gian cho việc cần làm
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- 8 lí do bạn không nên trễ giờ nơi công sở
- 7 cách du lịch giúp cải thiện sự nghiệp của bạn
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 lỗi phỏng vấn khiến bạn đánh rơi công việc mơ ước
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 bước chấp nhận lời mời làm việc một cách chuyên nghiệp
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- 6 ngôn ngữ cơ thể nên có trong mọi buổi phỏng vấn
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Nhân viên hành chính - người “quản gia” trên từng cây số
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- Những cú sốc dành cho lính mới công sở
- Xây dựng mối quan hệ với sếp mới: dễ hay khó?
- Bí quyết xin việc khi bạn chưa có kinh nghiệm làm việc
- 5 cách cho thấy bạn đã sẵn sàng cho vị trí quản lý
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- Những sai lầm phổ biến khi đi thực tập
- 15 từ khóa bạn cần khi ứng tuyển cho các vị trí cấp cao
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- 5 nguyên tắc quan trọng giúp bạn cải thiện kỹ năng bán hàng
- Bí quyết rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- 5 sai lầm có thể phá hỏng sự nghiệp của bạn
- Để thành công, cần rèn luyện những thói quen nào?
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- 6 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định hiệu quả hơn
- 12 Nguyên tắc Đạo đức dành cho Chuyên viên Kinh doanh
- 6 cách để hạnh phúc trong công việc
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- 5 cách để trở thành người “không thể thay thế” tại công ty
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- 9 điều gây cản trở cho sự nghiệp của người phụ nữ
- 9 điều làm nên chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- 7 kỹ năng lãnh đạo tạo dấu ấn khác biệt
- 10 kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh bạn nên biết
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)
- Chinh phục bản thân - Phần 3: Xác định giá trị bản thân